Por que usar contas de compensação em seu sistema de contabilidade para PayPal, cartões de crédito e outros canais de pagamento?

Saiba por que é necessário usar contas de compensação em seus sistemas contábeis.

Em nosso mundo das informações altamente conectado, em rede e em tempo real, você acha que ao fazer um pagamento em um cartão de crédito, o valor é imediatamente transferido ao comerciante.  Não é o caso, e será necessária uma mudança significativa na tecnologia para mudar isso. Bancos e outras instituições financeiras dirão que sua tecnologia é de ponta. A verdade é que não são, com algumas exceções.

O problema principal é que leva de 2 a 3 dias para que os fundos sejam compensados nos diferentes sistemas bancários ao redor do mundo. Quanto mais partes houver, mais tempo levará. Tecnologia como cadeia de blocos e contratos inteligentes acabarão por corrigir isso, mas essa é outra história.

Por enquanto, se você é um comerciante de comércio eletrônico e usa um gateway de pagamento para recolher dinheiro dos clientes, seja um cartão de crédito, Amex ou outras formas de pagamento, há um atraso de 1 a 3 dias na entrada dos fundos sua conta bancária. 

Seus fluxos de trabalho podem parecer sem uma conta de compensação.

1. Um cliente sai do seu carrinho de compras.
2. Você emite uma fatura ou um recibo de venda que aumenta sua receita e as contas a receber em seu sistema de contabilidade.
3. A fatura é paga em seu sistema de contabilidade usando sua conta bancária. É aqui que o desafio começa (a menos que você esteja usando o PayPal - veja abaixo).

No PayPal, é assim que você faz:

1. Um cliente sai do seu carrinho de compras.
2. Você emite uma fatura ou um recibo de venda que aumenta sua receita e as contas a receber em seu sistema de contabilidade.
3. Você paga a fatura no seu sistema de contas com a conta bancária do PayPal configurada. Isso deve corresponder automaticamente aos feeds bancários enviados da sua conta do PayPal. Trabalhe com seu consultor financeiro (BPO) para que seus fluxos de trabalho facilitam isso.

Os recibos de clientes em seu sistema de contabilidade não corresponderão aos feeds bancários. Se você retirar dinheiro em 30 de novembro, ele talvez não esteja na sua conta bancária até 2 de dezembro. Você também ultrapassou o mês, o que aumenta o problema. Os contadores e consultores financeiros (BPOs) ficam mais incomodados com um sistema contábil em que o valor em dinheiro em seu balanço patrimonial não é igual ao do extrato bancário. A tecnologia de feed bancário na maioria dos sistemas de contabilidade na nuvem foi criada para resolver isso. No entanto, o problema da compensação do cartão de crédito ainda é uma lacuna.

Portanto, há uma etapa entre os dois, que envolve o uso das contas de compensação.

1. Um cliente sai do seu carrinho de compras.
2. Você emite uma fatura ou um recibo de venda que aumenta sua receita e as contas a receber em seu sistema de contabilidade.
3. Você paga a fatura em seu sistema de contas usando sua conta de compensação de cartão de crédito.
4. Você marca os recibos que chegam do seu feed bancário nessa conta de compensação: dinheiro que entra e que sai.

O saldo da conta de compensação ao final do mês seria composto por dois valores. Gere um balanço patrimonial para exibi-lo.

Os valores são exibidos como pagos em seu carrinho de compras e ainda não foram recebidos em sua conta bancária. Como um cheque, o prazo normalmente é de 2 a 3 dias úteis. A maioria dos comerciantes cobra a taxa de comerciante separadamente, em vez de compensá-la com seus recibos. Se você tiver diferenças, pode ser que sua instalação de comerciante ainda esteja fazendo uma compensação. Os estornos de clientes podem ficar muito ocultos. Os valores podem aparecer se você não estiver ciente deles. A conciliação da conta de compensação garante que você esteja ciente deles.

Porém, isso não é o ideal. Há um trabalho manual significativo para conciliar os valores recebidos como recibos no extrato bancário e as vendas do carrinho de compras. As datas diferentes também facilitam o problema de correspondência.

Use uma conta de compensação. Ao final do mês, confira o saldo. Se for muito diferente das vendas de 2 a 3 dias, vale a pena procurar para verificar se há perdas no seu negócio.