QuickBooks HelpQuickBooksHelpIntuit

Conectar o WooCommerce ao QuickBooks com o QuickBooks Connector ( OneSaas )

by Intuit• Updated 2 months ago

Saiba como conectar o WooCommerce ao QuickBooks com o QuickBooks Connector ( OneSaas ).

O QuickBooks Connector permite conectar o WooCommerce e o QuickBooks em minutos. Mostraremos como fazer isso.

Etapa 1: conectar o WooCommerce e o QuickBooks ao QuickBooks Connector

Caso ainda nĂŁo o tenha feito, conecte o WooCommerce e o QuickBooks ao QuickBooks Connector.

Selecione a guia Gerenciar .

Etapa 2: configure o WooCommerce e o QuickBooks

Observação: se você quiser se conectar a um terceiro aplicativo, será necessário configurá-lo durante o processo.

Antes de configurar seus fluxos de trabalho, você precisará configurar suas opções de sincronização:

  • Fuso horário da conta
  • Data de inĂ­cio das integrações
  • Opções de relatĂłrio de sincronização por e-mail

Etapa 3: configure fluxos de trabalho opcionais

Veja trĂŞs fluxos de trabalho opcionais e o que vocĂŞ pode fazer com eles.

  • Suas vendas do WooCommerce serĂŁo enviadas ao QuickBooks.
  • Seus produtos do WooCommerce serĂŁo enviados ao QuickBooks.
  • Se vocĂŞ ativar seu estoque no QuickBooks, o QuickBooks Connector poderá ler essas informações e atualizar o WooCommerce.
  1. Selecione o primeiro fluxo de trabalho para sincronizar seus pedidos do WooCommerce com o QuickBooks.
  2. Selecione os status de pedido do WooCommerce e o aplicativo recuperará as vendas para sincronizar com seu sistema de contabilidade.

Observação: dependendo da natureza de seu negócio, você poderá também sincronizar as vendas na seção Pagamento pendente ou em outros status.

  1. Selecione como os pedidos do WooCommerce serĂŁo exibidos no seu sistema de contabilidade. No caso do QuickBooks, escolha se deseja que seus pedidos do WooCommerce sejam enviados ao QuickBooks como faturas ou recibos de vendas.
  2. No Produto padrão e nas Opções avançadas, é possível configurar o seguinte:
Prefixo do nĂşmero do pedidoO prefixo inserido aqui Ă© adicionado a todos os pedidos recuperados do WooCommerce.
Por exemplo, se você tiver o pedido '1234' no WooCommerce e adicionar o prefixo 'Woo' na configuração, o pedido será recuperado no QuickBooks Connector com o número do pedido 'Wook1234'. Em seguida, é enviado ao QuickBooks de acordo.
Usar item de envioVocê talvez esteja cobrando custos de envio adicionais de seus clientes sobre suas vendas. Se isso ocorrer, a integração poderá permitir que você especifique um "Item" exclusivo para atribuir esses custos de envio.
Isso permitirá que você monitore facilmente qualquer receita gerada por custos de envio. Veja como funciona.
Produto com descontoDe modo semelhante à opção de envio de itens, é possível especificar um "Item" de desconto exclusivo para monitorar seus descontos nas vendas.
Cliente original/Organização do cliente/Cliente genérico de venda on-lineA maioria dos sistemas financeiros exige que seja especificado um registro de cliente quando uma fatura de venda é criada. Esta opção específica permite escolher a natureza do registro de cliente que está sendo criado.
A opção padrão é Cliente original. No entanto, se seus clientes do WooCommerce especificarem um nome de empresa e você preferir que ele apareça em seu sistema de contas, então você poderá optar pela opção Organização do cliente .
Por outro lado, se você não deseja que nenhum registro de cliente seja criado em seu sistema de contabilidade, é possível selecionar a opção Cliente genérico de venda on-line . Isso significa que todas as vendas serão sincronizadas com seu sistema de finanças em relação a um registro genérico de cliente "WookCommerce".
Leia mais sobre como isso funciona aqui.
Números automáticos de faturaEsta opção permite que você ignore completamente o número do pedido do WooCommerce e use a convenção de numeração sequencial em seu sistema financeiro.
Atribuir vendas a centro de custo/Atribuir vendas a um localEssas duas opções permitem que você escolha um centro de custo ou local padrão no QuickBooks.
Esta é uma opção exclusiva do QuickBooks e somente se você tiver centros de custo ou locais configurados no arquivo da empresa.
  1. (Opcional) Se você gosta das notas de crédito geradas no QuickBooks quando um pedido é reembolsado ou cancelado no WooCommerce, clique em Criar notas de crédito no QuickBooks.

Observação: selecione o status Reembolsado e parcialmente reembolsado no filtro de pedidos se desejar sincronizar as notas de crédito com seu aplicativo de contabilidade.

  1. Corresponda os produtos do WooCommerce e o QuickBooks. Para que as vendas se integrem corretamente ao seu sistema de finanças, espera-se que todos os seus itens do WooCommerce estejam configurados com códigos de item/serviços exclusivos.

Observação: com as integrações com o QuickBooks, temos duas opções de correspondência de produtos:

  • Nome - correspondemos o campo CĂłdigo de produto do produto no WooCommerce ao campo Nome do produto no QuickBooks.
  • CĂłdigo de produto - correspondemos o campo CĂłdigo de produto do WooCommerce ao campo CĂłdigo de produto no QuickBooks.
  1. Em seguida, você será levado à página de configuração de imposto. Aqui, para cada imposto criado no WooCommerce, você deve selecionar o código tributário correspondente no QuickBooks. Saiba mais sobre a configuração de imposto.

Observação: se a configuração de imposto sobre vendas estiver desativada na sua conta do QuickBooks ou se o imposto sobre vendas automatizado estiver ativado (somente no QuickBooks versão EUA), você pode pular esta etapa.

  1. Se você gosta do QuickBooks Connector para adicionar novos itens ao QuickBooks, clique em Criar novos itens no QuickBooks. Você terá que selecionar as contas de receitas e de despesas a serem usadas para itens não estoques.

Observação: para a configuração de item de estoque, o QuickBooks Connector pode atribuir somente a conta CMV dos produtos no momento da criação, mas não sincronizaremos o preço dos produtos no CMV. Saiba mais sobre integrações de itens.

  1. As configurações de pagamentos permitirão que você selecione se deseja que os dados de pagamento do WooCommerce sejam registrados nas suas vendas no QuickBooks.

Se você desejar mapear diferentes formas de pagamento para diferentes contas de compensação, isso pode ser feito nas configurações de Opções avançadas. Saiba como funciona.

Observação: se não tiver certeza de qual conta de compensação usar, consulte seu contador. Clique em Salvar quando estiver tudo certo com as alterações.

Alguns usuários preferem ter apenas itens usados em vendas reais, enquanto outros usuários preferem pegar todos os itens do WooCommerce e enviá-los.

Se você desejar que diferentes produtos tenham contas de receitas/despesas diferentes, tudo isso deverá ser configurado no seu sistema contábil depois que os itens forem criados pelo aplicativo.

Clique em Salvar quando estiver tudo pronto com as alterações. Saiba como funciona.

Se você gosta de enviar dados de nível de estoque do QuickBooks para seus produtos do WooCommerce, marque e ative a caixa de seleção Quando os níveis de estoque forem atualizados no QuickBooks, atualizar os níveis de estoque no WooCommerce . Em seguida, clique em Salvar.

Esta opção só deve ser ativada se você tiver níveis de estoque configurados no QuickBooks antes da integração. Caso contrário, você corre o risco de apagar os níveis de estoque do WooCommerce. Saiba mais sobre o processo de controle de estoque.

Etapa 4: sincronize seus dados nos aplicativos

Agora está tudo pronto para sincronizar seus dados nos aplicativos. Quando você ativa a sincronização automática, sua conta deve sincronizar a cada hora, mas você pode configurar uma sincronização manual a qualquer momento. Basta clicar em Sincronizar agora nas Opções de sincronização da guia Gerenciar .