Reembolsar a quilometragem e as despesas de veículos dos funcionários

Saiba como inserir e dar reembolsos de quilometragem aos seus funcionários.

Os funcionários devem usar veículos da empresa para viagens de negócios. Se um funcionário usou seu carro pessoal para negócios, você pode reembolsá-lo pela quilometragem. Veja como monitorar reembolsos de quilometragem e pagar as despesas dos funcionários.

Observação: siga estas etapas se o funcionário pagou do próprio bolso as despesas de veículo da empresa , como uma troca de óleo.

Etapa 1: configurar o monitoramento manual do reembolso de quilometragem

Caso ainda não o tenha feito, configure um perfil de fornecedor para o funcionário e uma conta de despesas especial para monitorar os reembolsos.

Configurar um perfil de fornecedor para o seu funcionário

Este perfil de fornecedor é separado do perfil normal de funcionário usado para folha de pagamento. Use-o somente para monitorar reembolsos. Continue usando perfis de funcionário para todo o resto.

1. Acessar Todos os apps , clique em Despesas e faturas e selecione Fornecedores ( Leve-me até lá ).
2. Clique em Novo fornecedor.
3. Digite as informações do funcionário.
4. Dê à conta de fornecedor do funcionário um nome exclusivo no campo Nome de exibição do fornecedor . 
   Dica : adicione "(Quilometragem)" ao final para saber qual perfil de fornecedor escolher para monitorar a quilometragem.
5. Clique em Salvar.

Configure uma conta de despesas de reembolso de quilometragem

1. Acessar Todos os apps , clique em Contabilidade e selecione Plano de contas ( Leve-me até lá ).
2. Selecione Nova conta.
3. No menu suspenso Tipo de conta , selecione Despesas.
4. No menu suspenso Tipo de detalhe , selecione um entre Automóvel, Despesas de viagem - gerais e administrativasou Despesas de viagem - despesas de vendas.
5. Dê à conta um nome exclusivo e fácil de identificar.
6. Clique em Salvar.

Criar um item para reembolso de quilometragem

Crie um item de quilometragem que possa ser adicionado a uma conta. Use-o sempre que monitorar este tipo de reembolso.

1. Acessar Todos os apps , clique em Vendas e receba e selecione Produtos e serviços ( Leve-me até lá ).
2. Clique no menu suspenso Novo produto/serviço ▼ e selecione Item não de estoque .
3. Nomeie o item "Quilometragem manual".
4. Na seção Vendas , selecione Eu vendo isto aos meus clientes . Depois, insira uma descrição.
5. No campo Preço/taxa , insira o custo que você paga pela viagem por quilômetro.
6. Na seção Compras , selecione Eu compro de um fornecedor . Depois, insira uma descrição.
7. No menu suspenso Conta de despesas ▼, selecione a conta de despesas com quilometragem que você acabou de criar.
8. Selecione Salvar e fechar.

Etapa 2: crie uma conta para o reembolso de quilometragem

Crie uma despesa a prazo sempre que desejar reembolsar um funcionário. Use o perfil de fornecedor, a conta de despesas e o item de quilometragem que você acabou de criar.

1. Clique em + Novo ou + Criar.
2. Clique emConta.
3. No menu suspenso Fornecedor ▼, selecione o perfil de fornecedor do funcionário criado para quilometragem.
4. Clique em Detalhes do item para expandir a seção.
5. No menu suspenso Produto/Serviço , selecione o item de quilometragem que você criou.
6. Insira ou atualize a Descrição, Qtde., Taxae Valor conforme necessário.
7. Selecione o aplicável Imposto.
8. Marque a caixa de seleção Faturável se precisar tornar estadespesa faturável para um cliente. Em seguida, selecione Cliente/Projeto no menu suspenso.
9. Selecione Salvar e fechar.

Etapa 3: reembolse o funcionário

Após pagar o funcionário, é possível registrar o pagamento em QuickBooks:

1. Clique em + Novo ou + Criar.
2. Clique em Pagar faturas.
3. Selecione a Conta de pagamento e o funcionário a ser reembolsado.
4. Clique em Salvar.

Esses reembolsos são exibidos no relatório de resultado do exercício . No final do ano, você pode determinar sua dedução.

Próximas etapas: ver todos os reembolsos de quilometragem

O QuickBooks monitora essas contas na sua conta de despesas de quilometragem:

1. Acessar Relatórios e selecione Relatórios padrão ( Leve-me até lá ).
2. Em seguida, gere um relatóriode resultado do exercício.
   Todas as despesas estão listadas na sua conta de despesas de quilometragem.

Você também pode acessar oPlano de contas erevisar o histórico da conta de despesaspara ver despesas específicas reembolsadas.