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Adicione e gerencie funções personalizadas no QuickBooks

by Intuit• Updated 3 weeks ago

Saiba como criar e gerenciar funções personalizadas para seus usuários do QuickBooks Online Advanced.

Observação:

Alguns campos são somente leitura e são incluídos automaticamente em uma função para sua informação.

Com as funções personalizadas, é possível gerenciar o acesso dos usuários no QuickBooks e oferecer a eles somente o acesso necessário para a função. Escolha o que os usuários podem ver e fazer nas diferentes áreas do QuickBooks, como Vendas, Despesas, Estoque, Listas, Consultoria financeira, Contabilidade, Relatórios, Monitoramento de horas, Gerenciamento de conta e Orçamentos.

Ao configurar uma nova função, você tem a opção de:

Crie uma nova função e escolha o que ela pode acessar.
Selecione uma função personalizada predefinida, como Gerente de vendas ou Gerente de despesas.
Selecione na lista de funções do QuickBooks como Administrador da empresa ou Monitorar apenas horas.

Observação: a opção de conceder permissões em nível granular (Exibir, Criar, Editar ou Excluir) está disponível somente para áreas selecionadas do QuickBooks no momento.

Adicionar uma nova função

Se desejar criar uma nova função personalizada, basta adicionar a função e escolher as diferentes áreas que ela pode acessar.

Acessar Definições e selecione Gerenciar usuários.
Clique na guia Funções e clique em Adicionar função.
Insira um Nome da função e uma Descrição da função.
Selecione o que a função de usuário pode acessar no QuickBooks e clique em Salvar função.

Criar uma função de vendas por local

Se você tem negócios em diferentes locais, é possível criar uma função com acesso a vendas diferente para cada um. Dessa forma, os usuários podem gerenciar transações de venda com base no local.

Observação: caso ainda não o tenha feito,configure e adicione um local para sua empresa.

Acessar Definições e selecione Gerenciar usuários.
Clique na guia Funções e clique em Adicionar função.
Insira um Nome da função e uma Descrição da função.
Selecione Vendas.
No menu suspenso Todos os locais ▼, selecione um ou mais locais.
Selecione o que o usuário pode acessar.
Clique em Salvar função.

Atribuir uma função a um novo usuário

Se você tiver um novo usuário, será necessário adicioná-lo em QuickBooks e atribua uma função.

Acessar Definições e selecione Gerenciar usuários.
Clique na guia Usuários e em Adicionar usuário.
Insira o Nome, o Sobrenomee o E-maildo usuário.
No menu suspenso ▼, na seção Atribuir funções , selecione a função que deseja atribuir ao usuário.
Revise as permissões desta função e clique em Enviar convite.

O usuário receberá um convite por e-mail e deverá clicar em Vamos lá! para acessar.

Observação: se o usuário esqueceu a senha, ele pode redefinir sua própria senha.

Atribuir uma função personalizada a um novo usuário

Se você tiver um novo usuário, será necessário adicioná-lo em QuickBooks e atribua uma função personalizada.

Acessar Definições e selecioneGerenciar usuários.
Clique na guiaUsuáriose emAdicionar usuário.
Insira o Nome, o Sobrenomee o E-maildo usuário.
Na seçãoAtribuir funções , selecione Ver todas as permissõese atribua as permissões personalizadas que deseja atribuir ao usuário.
Revise as permissões e selecioneEnviar convite.
Será solicitado que você Crie uma função personalizada, já que você usou permissões personalizadas.
Insira o Nome da função personalizada e a Descrição da função.
Clique emSalvar função.

O usuário receberá um convite por e-mail e deverá clicar em Vamos lá! para acessar.

Observação: se o usuário esqueceu a senha, ele pode redefinir sua própria senha.

Editar acesso para uma função

Depois que o usuário aceitar seu convite por e-mail, você poderá editar o acesso das funções criadas a qualquer momento. Veja como.

Acessar Definições e selecione Gerenciar usuários.
Selecione a guia Funções . Na coluna Ação , clique em Editar.
Faça as alterações necessárias e selecione Salvar função.

Observação: ao selecionar as permissões de usuários, você poderá selecionar uma caixa, uma linha ou uma caixa de seleção vazia. Uma linha significa que você só poderá editar as informações que criou.

Para voltar à caixa de seleção vazia, será necessário clicar duas vezes na caixa.

Editar a função de um usuário

Às vezes, as funções do usuário são alteradas e talvez seja necessário permitir mais acesso para um usuário. Veja como editar a função de um usuário.

Acessar Definições e selecione Gerenciar usuários.
Clique na guia Usuários e encontre o usuário que deseja editar.
Na coluna Ação , clique em Editar .
Selecione uma das funções personalizadas ou do QuickBooks existentes.
Clique em Salvar alterações. Se você editar as permissões depois de selecionar a função, será solicitado que você salve uma nova função personalizada. Insira um Nome e uma descrição da funçãoe clique em Salvar função.

Reativar ou desativar a função de um usuário

Você pode ativar ou desativar uma função de usuário se necessário.
Observação: antes de poder desativar uma função, é necessário atribuir usuários associados a uma função diferente.

Acessar Definições e selecione Gerenciar usuários.
Clique na guia Funções e encontre a função que deseja editar.
Na coluna Ação , clique em cult ao lado de Editare, em seguida, clique em Desativar.
Selecione Desativar.

Se a função de usuário já estiver desativada, clique em cult na coluna Ação e clique em Reativar. Clique em Reativar para confirmar.

Se for necessário reduzir o número de usuários, você poderá excluí-los para não atingir o limite de uso. Saiba mais sobre os limites de uso.

Funções e acesso personalizados

As funções personalizadas permitem atribuir permissões detalhadas a diferentes áreas de QuickBooks que definem:

Quais recursos um usuário pode acessar no QuickBooks
Que ações ele pode realizar com esses recursos, como somente visualizar, criar, editar, excluir, aprovar e todo o acesso
Observação: nem todas as permissões no nível de ação estão ativadas no momento
Quais restrições de dados se aplicam ao acesso, como restringir dados de vendas por local

Veja mais informações sobre controle de acesso para diferentes áreas e permissões:

Área: Vendas

Todas as vendas

Você pode:

Inserir propostas, faturas, recibos de vendas, notas de crédito e reembolsos.
Insira encargos e créditos.
Criar e excluir demonstrativos.
Receber pagamentos de clientes.
Preencha registros de horas para qualquer pessoa.
Adicionar, editar e excluir clientes, produtos e serviços.
Exibir imposto alíquotas e configurações de agência.
Usar e ajustar imposto em transações de vendas e lançamentos contábeis no livro diário, inclusive a substituição manual calculada imposto valores.
Adicionar, editar e excluir moedas.
Editar taxas de câmbio.

Você não pode:

Imprimir cheques (inclusive reembolsos).
Torne contas e compras faturáveis para clientes.
Adicionar, editar e excluir contas com quantidade em estoque.
Ver histórico da conta.
Veja os valores totais de receita e despesas na página inicial e nas páginas de fornecedores e clientes.
Executar imposto relatórios ou exibição imposto histórico.
Preparar ou enviar uma imposto retornar ou registrar pagamentos de vendas.
Configure novas autoridades fiscais ou altere as atuais.
Configurar multimoeda.
Ajustar moeda local.
Exibir todos os relatórios.

Faturas

Você pode:

Crie, edite e envie faturas.
Acesse todos os produtos, serviços e clientes.

Você não pode:

Aplique horas faturáveis, despesas ou créditos e encargos pendentes com acesso somente a faturas.
Acessar outras transações ou relatórios, a menos que receba permissão separada.

Propostas

Você pode:

Criar, editar e enviar propostas.
Acesse todos os produtos, serviços e clientes.

Você não pode:

Acessar outras transações ou relatórios, a menos que receba permissão separada.

Restrição: Local

Será necessário ativar os locais e, depois de configurados, adicionar os locais.
É possível restringir o acesso de vendas de um usuário a locais específicos na exibição Gerenciar usuários .
Depois de restringir o acesso às vendas por local, eles só podem ver e operar as transações de vendas relacionadas ao local atribuído. Se eles podem criar transações, são obrigados a atribuir o local ao qual têm acesso.

Área: Despesas

Acesso completo

Você pode:

Adicionar contas de fornecedores.
Adicionar compras à vista e com cartão de crédito.
Dê baixa em despesas a prazo, emitir cheques e ver relatórios detalhados de cheques.
Imprimir cheques (exceto reembolsos).
Adicionar, editar e excluir fornecedores, produtos e serviços.
Exibir imposto alíquotas e configurações de agência.
Usar e ajustar imposto em transações bancárias, de compra e cartão de crédito, inclusive a substituição manual calculada imposto valores.
Preparar ou enviar uma imposto declaração ou registro imposto pagamentos.
Adicionar, editar e excluir moedas.
Editar taxas de câmbio.

Você não pode:

Adicionar, editar ou excluir contas com quantidade em estoque.
Ver histórico da conta.
Configurar novas autoridades fiscais ou alterar imposto configurações.
Configurar multimoeda.
Ajustar moeda local.
Veja os valores totais de receita e despesas na página inicial e nas páginas de fornecedores e clientes.
Exibir todos os relatórios.

Contas

Você pode:

Ver, criar, editar e anular contas.
Solicitar cheques.
Veja registros com o tipo de conta em Despesas à vista.
Visualize a página dos fornecedores.

Você não pode:

Pagar contas.
Veja outros tipos de transação em despesas à vista.
Atualizar dados do fornecedor.
Desativar um fornecedor.

Cheques

Você pode:

Visualize, emitir, copiar, editar e anular cheques.
Criar transações por meio de cheques.
Veja registros com o tipo de cheques em despesas.
Ver registros de baixa de despesa a prazo (cheque).
Visualize a página dos fornecedores.

Você não pode:

Exibir ou atualizar detalhes de registros de pagamento de contas (cheque).
Consulte a barra lateral na página de criação de cheque para vinculá-lo a uma conta existente.
Veja outros tipos de transação em despesas à vista.
Atualizar dados do fornecedor.
Desativar um fornecedor.

Despesas

Você pode:

Visualize, crie, copie, edite e exclua despesas com base em permissões no nível de ação.
Solicitar cheques.
Visualize a página dos fornecedores.

Você não pode:

Dar baixa em despesas a prazo ou imprimir cheques.
Veja outros tipos de transação em despesas à vista.
Atualizar dados do fornecedor.
Desativar o fornecedor.

Pagamentos de contas

Você pode:

Marcar contas como pagas com permissões "criar"
Ver, copiar, editar e excluir transações de baixa de despesa a prazo com base em permissões no nível de ação
Exibir contas
Solicitar cheques
Visualize a página dos fornecedores.

Você não pode:

Imprimir cheques.
Visualize outros tipos de transação em despesas, além de contas e pagamentos de contas.
Desativar o fornecedor.

Créditos de fornecedor

Você pode:

Ver, criar, copiar, editar e excluir créditos de fornecedor com base em permissões no nível de ação
Solicitar cheques.
Visualize a página dos fornecedores.

Você não pode:

Dar baixa em despesas a prazo ou imprimir cheques.
Veja outros tipos de transação em despesas à vista.
Atualizar dados do fornecedor.
Desativar o fornecedor.

Créditos de cartão de crédito

Você pode:

Ver, criar, copiar, editar e excluir créditos de cartão de crédito com base em permissões no nível de ação
Solicitar cheques.
Visualize a página dos fornecedores.

Você não pode:

Dar baixa em despesas a prazo ou imprimir cheques.
Veja outros tipos de transação em despesas à vista.
Atualizar dados do fornecedor.
Desativar o fornecedor.

Ordens de compra

Você pode:

Ver, criar, copiar, editar e excluir ordens de compra com base em permissões no nível de ação
Solicitar cheques.
Visualize a página dos fornecedores.

Você não pode:

Dar baixa em despesas a prazo ou imprimir cheques.
Veja outros tipos de transação em despesas à vista.
Atualizar dados do fornecedor.
Desativar o fornecedor.

Você também pode atribuir permissões no nível de ação em transações de despesas.

Área: Estoque

Acesso completo

Você pode:

Visualize e edite a lista de Produtos e serviços.
Gerenciar categorias.
Ajustar estoque.
Visualize a conta do ativo do estoque, a conta de receitas e a conta de despesas.
Ver e atualizar detalhes do fornecedor.

Você não pode:

Adicione uma nova conta de ativo de estoque, conta de ajuste de estoque, conta de receitas ou conta de despesa.
Gerar relatórios.
Executar ações em lote para enviar e-mails e pagar despesas a prazo.
Cria novas transações para um fornecedor.

Área: Listas

Você pode controlar o acesso a certas listas no QuickBooks como parte das funções personalizadas. Quando você atribui acesso a transações, os usuários podem obter acesso automático a listas como clientes e fornecedores. Verifique ao criar ou editar funções.

Clientes

Você pode:

Veja, crie, edite e desative com base em permissões no nível de ação.
Visualize a página dos clientes.

Você não pode:

Criar faturas ou outras transações de vendas (necessárias permissões separadas).
Veja outros tipos de transação em vendas ou despesas.
Criar demonstrativos.
Exibir ou modificar fornecedores.

Fornecedores

Você pode:

Veja, crie, edite e desative com base em permissões no nível de ação.
Visualize a página dos fornecedores.

Você não pode:

Criar despesas a prazo ou outras transações de despesas (necessárias permissões separadas).
Veja outros tipos de transação em vendas ou despesas.
Ver e gerenciar prestadores de serviços.
Exibir ou modificar clientes.

Você também pode atribuir permissões no nível de ação a listas

Permissões de ação	Descrição
Exibir	Visualize listas como clientes ou fornecedores sem a capacidade de criar, modificar ou excluir.
Criar	Visualize e crie novos clientes ou fornecedores e modifique esses clientes ou fornecedores, mas não aqueles criados por outros.
Editar	Visualize, crie e edite listas que eles têm acesso a como clientes ou fornecedores sem a possibilidade de excluí-los.

Área: Consultoria financeira

Acesso completo à consultoria financeira

Você pode:

Acesse todas as transações bancárias. Essa função também obtém acesso a vendas, despesas e listas.
Conecte um banco ou cartão de crédito para importar transações (somente se o administrador criou uma conta no Plano de contas).
Criar uma nova regra e editar as regras existentes.
Faça upload e exporte recibos.
Configurar encaminhamento de recibos.
Ver histórico da conta (somente atual, poupança e cartões de crédito).
Adicione, corresponda e registre transações.
Criar, editar e excluir depósitos bancários.

Você não pode:

Exibir o Plano de contas.
Editar histórico da conta.
Crie um lançamento contábil.
Exibir conciliação, orçamentos ou registro de auditoria.
Ajustar estoque.
Exibir todos os relatórios.

Depósito bancário

Você pode:

Ver, criar, copiar, editar ou excluir depósitos bancários.
Solicitar cheques.

Você não pode:

Conecte uma conta bancária ou cartão de crédito.
Exibir transações bancárias.
Veja e edite o histórico da conta.
Exibir regras e recibos.
Acessar outras transações de vendas ou despesas.

Transações bancárias

Você pode:

Acesso a todas as transações bancárias. Essa função também terá acesso a vendas, despesas e listas.
Criar uma nova regra e editar as regras existentes.
Ver histórico da conta (somente atual, poupança e cartões de crédito).
Adicione, corresponda e registre transações.
Criar, editar e excluir depósitos bancários.

Você não pode:

Exibir o Plano de contas.
Conecte-se a um banco ou cartão de crédito para importar transações.
Editar histórico da conta.
Crie um lançamento contábil.
Exibir conciliação, orçamentos ou registro de auditoria.
Ajustar estoque.
Exibir todos os relatórios.

Área: Contabilidade

Plano de contas

Você pode:

Acesse a página de lista do plano de contas.
Veja, crie ou edite contas dependendo das permissões no nível de ação.

Você não pode:

Conecte uma conta bancária ou cartão de crédito.
Conciliar contas.
Histórico da conta.
Acessar outras transações de vendas ou despesas.

Conciliação

Você pode:

Conciliar contas.
Veja o histórico e o plano de contas da conta.
Acesse transações de vendas e despesas.
Acesse depósitos bancários e transferências ou veja lançamentos contábeis.

Você não pode:

Conecte uma conta bancária ou cartão de crédito.

Histórico da conta

Você pode:

Veja o histórico e o plano de contas da conta.
Acesse transações de vendas e despesas.
Acesse depósitos bancários e transferências ou veja lançamentos contábeis.

Você não pode:

Conecte uma conta bancária ou cartão de crédito.
Conciliar contas.

Você também pode atribuir permissões em nível de ação a recursos do plano de contas.

Permissões de ação	Descrição
Exibir	Visualize contas ou transações sem poder modificá-las ou excluí-las.
Criar	Ver e criar novas contas ou transações. E modifique-as, mas não as criadas por outros.
Editar	Visualize, crie e edite contas ou transações sem poder excluí-las.
Excluir	Ver e excluir contas ou transações.
Acesso completo	Permite que um usuário execute todas as ações nas contas e transações às quais tem acesso.

Área: Relatórios

As funções personalizadas permitem atribuir permissões detalhadas para diferentes relatórios padrão no QuickBooks, como:

Quais grupos de relatórios um usuário pode acessar no QuickBooks.
Quais relatórios específicos um usuário pode acessar no QuickBooks.
Quais ações os usuários podem realizar com relatórios como somente exibir ou personalizar.

Entenda as permissões de nível de ação em mais detalhes:

Exibir

Você pode:

Veja o relatório.
Datas de filtro, exportação e relatórios de programação.

Você não pode:

Modifique a aparência do relatório usando as opções de agrupamento e filtragem.
Altere o conteúdo do relatório usando a ferramenta criadora de relatórios personalizados.
Criar novos relatórios personalizados do zero.

Personalizar

Você pode:

Veja o relatório.
Edite o relatório reordenando as colunas do relatório.
Formatar números nos relatórios.
Filtre dados nos relatórios.
Classificar dados em relatórios.
Organize dados em relatórios resumidos.
Salve um relatório personalizado criado personalizando o relatório padrão.

Você não pode:

Adicione novas entidades ao relatório.
Adicione novos atributos ao relatório.
Criar novos relatórios personalizados do zero com o criador de relatórios.

Combina o acesso de exibir e personalizar.

Observação:

Completo

As funções personalizadas permitem que os usuários gerenciem o acesso somente a relatórios padrão e não aos relatórios personalizados criados por outros usuários.
Alguns grupos de relatórios e relatórios podem ainda não estar disponíveis para acesso personalizado, por isso, talvez você não veja as caixas de seleção para gerenciar com funções personalizadas.
Se o QuickBooks adicionar novas opções de relatórios, seus usuários com função personalizada não terão acesso, a menos que você conceda a eles. Você receberá uma notificação quando novos relatórios estiverem disponíveis.

Área: Monitoramento de horas

As funções personalizadas permitem ativar e configurar o monitoramento de horas para monitorar e cobrar clientes pelo número de horas gastas em um projeto ou atividade.

Isso permite que você também monitore relatórios de seus funcionários, clientes e tempo não cobrado.

Área: Gerenciamento de conta

Não é possível salvar funções personalizadas com acesso restrito de gerenciamento de conta. Você precisa selecionar pelo menos mais um tipo de acesso para esta função.

Editar informações sobre a empresa

Faça alterações no nome, no tipo, nas informações de contato e no endereço da sua empresa.

Área: Orçamentos

Você pode:

Ver, criar, editar e excluir orçamentos.

Você não pode:

Gere qualquer relatório.
Exibir o Plano de contas.

Observação: no momento, apenas acesso completo e permissões somente exibição estão disponíveis como opções de atribuição. No momento, não é possível adicionar permissões de acesso parciais.