Torne anônimos os dados de clientes, fornecedores ou funcionários no QuickBooks

Segundo o RGPD, as pessoas têm o direito de serem esquecidas. Se seu cliente, fornecedor ou funcionário desejar ser excluído do QuickBooks, há alguns pontos a serem considerados:

• Você pode ter motivos legais ou de negócios para manter alguns ou todos os seus registros. Considere consultar um especialista para determinar que registros devem ser mantidos ou excluídos.
• Se você ainda acha que excluir é a decisão certa para seu negócio, temos instruções sobre como sobrescrever dados manualmente na sua conta do QuickBooks.

Observação: o registro de auditoria do QuickBooks pode manter traços de informações pessoais armazenadas em arquivos e dados de registro. O registro de auditoria não é editável caso seja necessário para fins de auditoria.

Para o QuickBooks

Clientes

1. Acessar Vendas e clique em Clientes (levar-me lá).
2. Selecione o cliente desejado.
3. Para alterar as informações do cliente, clique em Editar na parte superior.
4. Substitua o nome por um nome exclusivo (por exemplo, ExcluídoCliente1, ExcluídoCliente2 etc.). Não recomendamos mesclar clientes anônimos. Exclua ou substitua as informações pessoais (por exemplo, telefone, celular, detalhes do endereço etc.) pelo que desejar.
5. Clique em Salvar.

Fornecedores

1. Acessar Despesas e clique em Fornecedores (leve-me lá).
2. Selecione o fornecedor desejado.
3. Para alterar as informações, clique em Editar na parte superior.
4. Substitua o nome por um nome exclusivo (por exemplo, ExcluídoFornecedor1, Excluído Fornecedor2 etc.). Não recomendamos mesclar fornecedores anônimos. Exclua ou substitua as informações (por exemplo, telefone, celular, detalhes do endereço etc.) pelo que desejar.
5. Clique em Salvar.

Funcionários

1. Acessar Empregados e selecione o funcionário desejado.
2. Selecione Editarna coluna Ação.
3. Na página Informações do funcionário, substitua o nome por um nome exclusivo (por exemplo, Funcionário excluído1, Funcionário excluído2 etc.) Exclua ou substitua as informações (por exemplo, telefone, celular, detalhes do endereço etc.) pelo que desejar.
4. Clique em Salvar.

Limitações:

• Os contracheques e os formulários de saída e de final de ano permanecerão para este funcionário e não podem ser removidos ou anonimizados.
• Alguns dados históricos não estarão disponíveis para anonimos, como ausências históricas, histórico de pagamento para anos anteriores e informações fiscais mais antigas.
• Os relatórios de Envios de RTI e de aposentadoria continuarão a incluir dados desses funcionários.

Como empregador, você pode ter a obrigação de manter esses registros e as limitações podem não ser um problema.

Observe que os detalhes originais ainda podem estar disponíveis na Trilha de auditoria se houver transações antigas para o cliente/fornecedor/funcionário.