Integrar o Square Mais e o QuickBooks Online usando o OneSaas

Conecte os sistemas que deseja integrar. Você encontrará guias sobre como conectar todos os sistemas aqui.

Neste exemplo, conectaremos o Squareespaço ao QuickBooks. Clique em Gerenciar para avançar.

O processo de configuração abaixo apresenta várias opções de como você deseja que a integração do Squareespaço e do QuickBooks funcione. Esperamos que você tenha alguns conhecimentos básicos de contabilidade para garantir que as configurações de integração sejam ajustadas ao seu negócio e às suas práticas contábeis.

Se você tiver dúvidas, pode falar com nossa equipe de suporte para obter ajuda a qualquer momento.

1. Configure suas Opções de sincronização antes de começar a configurar seus fluxos de trabalho. Será necessário configurar o seguinte:
   • Fuso horário da conta
   • Data de início das integrações
   • Opções de relatório de sincronização de e-mail
     Será exibida uma lista dos principais fluxos de trabalho. São opcionais, então leia cada opção com atenção. Em geral, nossa sincronização permitirá o seguinte:
     • Vendas do Square serão enviadas a QuickBooks Online.
     • Produtos do Square serão enviados a QuickBooks Online.
     • Se o estoque está ativado no QuickBooks, o QuickBooks Connector pode ler essas informações e atualizar o Squareforce.
2. Inicie o processo de configuração selecionando o primeiro fluxo de trabalho para sincronizar os pedidos do Squarevapor no QuickBooks.
   Estas opções de configuração ajudarão a determinar o comportamento básico da integração:
   1. Selecione os status de pedido do Squareforce dos quais o aplicativo recuperará as vendas para sincronizar QuickBooks Online. Dependendo da natureza de seu negócio, você poderá sincronizar também as vendas com status Pendente ou Processado .
   2. Selecione como os pedidos do Square serão exibidos no QuickBooks Online. No caso de QuickBooks Online, escolha se deseja que seus pedidos do Squareplace sejam enviados para QuickBooks Online como faturas de vendas ou recibos de vendas. Selecione a opção adequada para seu negócio.
      
3. Há configurações avançadas chamadas Produto padrão e opções avançadas.
   • Prefixo do número do pedido - o prefixo inserido aqui é adicionado a todos os pedidos recuperados da sua conta do SquareBook. Por exemplo, se você tiver o pedido "1234" no Squareespaço e adicionar o prefixo "SQ-" na configuração, o pedido será recuperado no QuickBooks Connector com o número do pedido "SQ-1234" e enviado a QuickBooks adequadamente.
   • Usar item de envio - talvez você esteja cobrando custos de envio adicionais de seus clientes nas suas vendas. Se isso ocorrer, a integração poderá permitir que você especifique um item exclusivo para atribuir esses custos de envio. Isso permitirá que você monitore facilmente qualquer receita gerada por custos de envio. Leia mais sobre como isso funciona aqui.
   • Produto com desconto - semelhante à opção de item de envio acima, é possível especificar um item de desconto exclusivo para monitorar seus descontos nas vendas.
   • Produto de cartão-presente - semelhante às opções de envio e item de desconto acima, é possível especificar um item de cartão-presente exclusivo para monitorar seu cartão-presente nas vendas.
   • Cliente original / Organização do cliente / Cliente genérico de venda on-line - A maioria dos sistemas financeiros exige que um registro do cliente seja especificado quando uma fatura de venda é criada. Esta opção específica permite escolher a natureza do registro de cliente que está sendo criado. A opção padrão é Cliente original. No entanto, se seus clientes do Squareforce especificarem um nome de empresa e você preferir que ele apareça no seu sistema de contas, você poderá optar pela opção Organização do cliente .
     
     Por outro lado, se você não deseja que nenhum registro de cliente seja criado no seu sistema de contabilidade, é possível selecionar a opção Cliente genérico de venda on-line .
     Leia mais sobre como isso funciona.
   • Números automáticos de fatura - esta opção permite ignorar completamente o número de pedido do Squarequot e usar a convenção de numeração sequencial no seu sistema financeiro.
   • Atribuir vendas ao centro de custo / Atribuir vendas ao local - essas duas opções permitem escolher um centro de custo ou local padrão nas suas QuickBooks Online sistema. Esta é uma opção exclusiva do QuickBooks Online, e somente se você tiver configurado Centros de custo ou Locais nas suas QuickBooks arquivo da empresa.
   • Compensação de vencimento - será atribuída uma data de vencimento se as transações não possuírem datas de vencimento. Isso é calculado usando a data da transação e a Compensação da data de vencimento. Se não for definida, a data da transação será usada como a data de vencimento.
     
4. Ative a opção para criar notas de crédito em QuickBooks caso pretenda sincronizar pedidos reembolsados do Squareforce.
   
   • A conta da qual o dinheiro do pagamento é reembolsado. Selecione a conta de onde deseja que o QuickBooks Connector obtenha o pagamento reembolsado. QuickBooks.
   • Prefixo do número de reembolso - permite adicionar o prefixo do número da nota de crédito de sua preferência. O QuickBooks Connector adicionará suas novas notas de crédito criadas em QuickBooks.
   • Produto de reembolso parcial - Produto usado para representar reembolsos de valor parcial.
     
5. Corresponda os produtos do Squarevane e o QuickBooks. Para que as vendas se integrem corretamente ao seu sistema de finanças, espera-se que todos os seus itens do Squareespaço estejam configurados com códigos de item/serviços exclusivos.
   
   Observação: com QuickBooks Online integrações, temos duas opções de correspondência de produtos:
   • Nome - correspondemos ao campo Código de produto do SquareSP ao campo NOME do produto em QuickBooks Online.
   • Código de produto - corresponde ao campo Código de produto do SquareSP ao campo Código de produto do produto em QuickBooks Online.
     
6. Você será levado à página de configuração de imposto. Aqui, para cada imposto criado ou definido no Squarequot, você deve selecionar o imposto sobre vendas correspondente no seu sistema de contabilidade. Leia mais sobre a configuração de imposto.
   
   Observação: se a configuração de imposto sobre vendas estiver desativada no seu QuickBooks Online A conta do ou o imposto sobre vendas automatizado está ativado, você pode pular esta etapa.
   
7. Habilite essa opção se desejar que o QuickBooks Connector crie novos itens no QuickBooks Online:
   
   Você terá que selecionar as Contas de receitas e de despesas a serem usadas para Itens não contabilizados.
   
   Observação: para a configuração de um item de estoque, o QuickBooks Connector só pode atribuir a conta CMV dos produtos no momento da criação, mas não sincroniza o preço dos produtos no CMV.
   
   Obtenha mais informações sobre a integração de itens.
   
8. As configurações de pagamento permitirão que você selecione se deseja que os dados de pagamento do Square serão registrados nas vendas em até QuickBooks Online.
   Se você desejar mapear diferentes formas de pagamento para diferentes contas de compensação, selecione Mapear formas de pagamento individuais.

Observação: se não tiver certeza de qual conta de compensação usar, pergunte ao seu contador. Não se esqueça de clicar em Salvar para salvar suas alterações.

9. Você também tem a opção de enviar taxas de pagamento de pedidos que foram processadas pelo Squarequot, habilitando essa opção.
   
   Observação: se você desejar enviar taxas a QuickBooks Online, confirme que isso foi configurado com a ajuda do seu contador.
10. A próxima opção de fluxo de trabalho permitirá que o QuickBooks Connector leia todos os itens do seu Square Mais e os crie em QuickBooks Online.
    
    Alguns usuários preferem ter apenas itens usados em vendas reais a serem criados, enquanto outros usuários preferem pegar todos os itens do Squareplace e enviá-los por meio do.
    
    Observação: se você desejar que diferentes produtos tenham contas de receitas/despesas diferentes, isso deverá ser configurado em seu sistema contábil depois que os itens forem criados pelo aplicativo.
    
    Não se esqueça de clicar em Salvar para salvar suas alterações.
    
    Leia mais sobre como gerenciar sua integração de produtos.
    
11. Se você deseja atualizações de nível de estoque de QuickBooks para sincronizar novamente com o Squareforce, basta selecionar essa opção. Será perguntado se você deseja corresponder os itens a QuickBooks Online por Nome ou Código de produto.

Observação: essa opção deve ser habilitada somente se você tiver níveis de estoque configurados em QuickBooks Online antes da integração. Caso contrário, você corre o risco de apagar os níveis de estoque do SquareBook. Saiba mais sobre nosso processo de controle de estoque.

Observação: essa opção deve ser habilitada somente se você tiver níveis de estoque configurados em QuickBooks Online antes da integração. Caso contrário, você corre o risco de apagar os níveis de estoque do SquareBook.

Não se esqueça de clicar em Salvar para salvar suas alterações.

Sua conta agora está pronta para sincronizar seus dados em seus aplicativos. Quando a sincronização automática está ativada, sua conta deve ser sincronizada a cada hora, mas você pode acionar uma sincronização manual a qualquer momento. Basta clicar no botão Sincronizar agora nas Opções de sincronização, na parte superior da guia Gerenciar .