2019-06-04 23:14:33 Comienza tu Negocio English Al emprender, no hay que dejar pasar varios gastos ocultos que no se toman en cuenta. Aquí te decimos cuales son y cómo evitarlos. 💸... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2019/06/6.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/comienza-tu-negocio/gastos-que-no-pensabas-al-empezar-tu-negocio/ Conoce estos gastos ocultos al abrir tu negocio | QuickBooks

Gastos ocultos al abrir tu negocio

8 Minutos para leer

Independientemente de lo que se dice y aparece en muchos libros y cursos de emprendimiento, administrar un negocio no es una tarea sencilla ni mucho menos barata. Además de los gastos que quizá ya conoces, desde que se comienza a elaborar un plan de gastos y un presupuesto, existen varios gastos ocultos al abrir tu negocio, que no se consideran ni al inicio ni durante el proceso de administración de tu empresa.

Este tipo de gastos ocultos al abrir tu negocio pueden parecer pequeños y no tan importantes, pero la verdad es que son bastante engañosos, ya que incluso pueden desencadenar en el final rápido e inesperado de tu empresa, si no tienes el debido cuidado. Es por esto que es muy recomendable que en tu presupuesto también consideres un porcentaje para los gastos ocultos que no se tomaron en cuenta al abrir tu negocio.

Según información del estudio Doing Business in Mexico, elaborado por el Banco Mundial, en México se necesitan al menos 20 mil pesos para poner una empresa en funcionamiento, sin embargo, esto no es una norma, pues dependiendo del giro de tu negocio este precio puede aumentar hasta 10 veces más.

Los costos iniciales pueden medirse con facilidad, pues prácticamente puedes ponerle un precio aproximado a cada una de las cosas que necesitas, como:

  • La renta de una oficina o almacén,
  • El inventario inicial,
  • Las licencias,
  • La creación de tu sitio web, etc.

Sin embargo, esto es solo el comienzo, pues hacer despegar el negocio y tener una inauguración exitosa puede resultar sencillo, pero convertir tu nueva empresa en un negocio debidamente establecido y preparado para tener una crecimiento a largo plazo es algo diferente por completo. Si no estás preparado para estos gastos ocultos al abrir tu negocio, te encontrarás en una situación complicada mucho antes de lo que creías posible.

Cabe destacar que es importante que realices una lista de los gastos variables, es decir, aquellos que no controlamos y que pueden cambiar de un día para otro. Ejemplos de estos son el aumento de materias primas, gasolina, tarifas de luz, agua, etcétera.

Algunos de los gastos ocultos al abrir tu negocio que normalmente no se toman en cuenta son:

  • Sanciones o multas: Es importante que al empezar un negocio, estés seguro de cumplir con todas las leyes y trámites administrativos. Por ejemplo, si tienes un restaurante o bar, este debe de contar con los debidos permisos del gobierno, o en caso contrario, podrías incurrir en sanciones como clausuras o multas. Asimismo, estar al día con el pago de impuestos ayudará a que no haya sanción de ningún tipo.

Para siempre estar al corriente en los pagos de impuestos te recomendamos utilizar la plataforma de contabilidad QuickBooks, ya que con ella centralizarás toda la información financiera de tu negocio en un solo lugar. Además, te permite realizar la facturación automáticamente y realizar reportes para que siempre tomes las mejores decisiones informadas.

  • Préstamos costosos: La mayoría de los emprendedores requieren de un crédito al inicio de sus operaciones para financiar su pequeña o mediana empresa (PyME). Éste, a menudo es otorgado por una institución bancaria o un prestamista tradicional. De esta manera, si no tienes una empresa establecida o experiencia comercial, lo más probable es que este crédito se base por completo en tu situación personal.

Por ello, si tienes un puntaje malo en el buró de crédito o si tienes muchas deudas, es probable que obtengas tu préstamo con términos que no te benefician mucho, si es aprobado. Aunque ésta no sea la situación de todos los emprendedores, el punto es ejemplificar que, si obtienes un crédito con malos términos, esto se traduce en gastar miles de pesos en el futuro, y eso tal vez no sea la mejor opción para tu empresa.

Para solventar de mejor manera esta situación, te recomendamos buscar alternativas de préstamos para PyMEs que se lanzan a través del Gobierno Federal. Estos, además de contar con tasas de interés atractivas, te ofrecen como beneficio extra un periodo de gracia.

  • Averías y reparaciones: Cuando se realizan todas las compras de lo que necesitamos en el negocio, muchas veces no se considera que estos objetos podrían llegar a romperse, dejar de funcionar o incluso ser insuficientes para el tipo de trabajo que estamos realizando, esto podría causar que se tengan que comprar más o incluso cambiarlos. En caso de que el negocio ocupe maquinaria especializada hay que considerar el costo de reparación y de mantenimiento, pues a menudo pueden generar gastos importantes.
  • Beneficios para los empleados: Otros de los gastos ocultos al abrir tu negocio son los beneficios a ofrecer a tus empleados, aparte de su salario. Hoy en día, si deseas atraer al mejor talento para tu negocio, no basta con ofrecer simplemente una remuneración económica: deberás realizar una estrategia para poder ofrecer ciertas ventajas como atención médica, jubilación o vacaciones.
  • Seguridad: A menudo, las pequeñas empresas no consideran en su presupuesto la adquisición de equipos de seguridad para sus oficinas o almacenes, como alarmas, cámaras de circuito cerrado o, inclusive, seguros que protejan tu oficina, tu almacén o fábrica y sus bienes, en caso de que se exponga a alguna actividad delictiva.

Además de contar con un seguro general para tu empresa o negocio, es recomendable que, a medida que tu compañía vaya creciendo, aumente también la cantidad y la diversidad de pólizas que contrates. Por ejemplo, puedes contratar una póliza de responsabilidad civil, seguro de errores u omisiones, seguro para tus trabajadores e incluso seguro cibernético para mantener respaldada toda la información que se encuentre en programas o en la nube de tu empresa, especialmente la contable.

El software de contabilidad QuickBooks encripta de forma segura toda tu información contable con los niveles más elevados de privacidad y seguridad, pues usa el mismo sistema que utilizan las instituciones bancarias para guardar tu dinero.

  • Contracción: Este es uno de los gastos ocultos al abrir tu negocio que hacen perder mayores cantidades de dinero a las empresas. Si tu empresa se dedica a la venta de productos físicos, este gasto es uno de los más recurrentes, pues ya sea intencional o no, la contracción cuesta a las pequeñas y medianas empresas un estimado de 400 millones de pesos anualmente.

Este gasto es el resultado de varias causas y afecta a todas la empresas, desde las pequeñas hasta las grandes corporaciones, por ejemplo, incluye el hurto, el robo de empleados, errores en el papeleo que afectan el flujo de efectivo o el fraude de los proveedores.

Aunque el llamado robo hormiga en México es casi imposible de evitar, debes de encontrar la manera de mitigarlo lo suficiente como para que no afecte a gran escala el resultado final de la empresa.

  • Outsourcing: En la fase de arranque de un nuevo negocio, no siempre tomamos en cuenta la adquisición de servicios externos como son la mensajería, la transportación, la publicidad, los servicios contables y legales, es decir, aquellos que tenemos que contratar a través de terceros. Estos servicios son de gran utilidad pues sería más caro contratar a un personal especializado que los realice internamente.

De allí que tu plan de gastos debe de incluir estos servicios, aunque no todos se necesiten desde un inicio. Varios de ellos puedes irlos agregando a medida que tu empresa crece.

  • Problemas de salud: Nunca se puede saber si tendremos un problema que requiera a un doctor, comprar medicamentos, hospitalización o días de incapacidad. Asimismo, los problemas de salud de nuestros empleados pueden requerir la contratación de un reemplazo, el pago de horas extras o  de días de incapacidad.

¿Cómo prevenir los gastos ocultos al abrir tu negocio?

Lo mejor es tener una partida del presupuesto para gastos de negocio de esta índole. Algunos le llaman fondo de emergencia. Éste solamente se debe ocupar para algo inesperado y evitará que nos quedemos sin recursos.

Si no cuentas con un fondo de emergencia, puedes recurrir a un préstamo rápido. Es bueno que, antes de que suceda una situación imprevista, tengas al alcance cierta información de qué bancos y de qué manera puedes solicitar un préstamo de este tipo, y saber en qué plazo puedes cubrirlo para no caer en una deuda mayor a la que ya tenías al comenzar el emprendimiento. Cabe destacar que esta opción es la última solución a la que cualquier emprendedor quisiera llegar, pues a la larga puede generar más problemas que soluciones.

¿Por qué es importante un fondo de emergencia?

En conclusión, al tener un fondo de emergencia que te ayude a cubrir los gastos ocultos al abrir tu negocio podrás ahorrar dinero. Por ejemplo, un préstamo podría tener altas tasas de interés que provocarán una deuda importante. Crear círculos viciosos de deuda puede arruinar tu negocio y la posibilidad de crecer a mediano y largo plazo. Una de las recomendaciones es tener guardado entre 3 y 6 meses de gastos corrientes para este tipo de imprevistos.

Además de tener un fondo de emergencia, es recomendable utilizar un sistema de contabilidad como QuickBooks que te permita tener una visión general y en tiempo real para poder visualizar cualquier gasto imprevisto que debas solucionar en el menor tiempo posible y con información correcta. ¿Qué esperas?

 

 

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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