Se le conoce como contabilidad a la “disciplina que analiza y proporciona información en torno a las decisiones económicas de un proyecto o institución”. Al mencionar contabilidad se habla de una ciencia, una técnica y un sistema de información. Dicho sistema ayuda a la creación de reportes o estados financieros de una empresa, cuya finalidad es resumir su situación económica y financiera.

La historia de la contabilidad se remonta a tiempos de nuestros antiguos ancestros; los hombres primitivos contaban sus herramientas de caza y también su comida. En la época antigua (4,000 a. C.) el ser humano ya comenzaba a almacenar su alimento, por lo que también comenzaban a tener registros de la cantidad de comida con la que contaban; en el antiguo Egipto aparecieron los primeros libros contables, mientras que, en la Edad Media, en Roma, figura por vez primera el cargo de contador general del Estado, el cual era el responsable de la contabilidad y la gestión administrativa de los recursos del imperio.

Ya entrado el Renacimiento es cuando el fraile Luca Pacioli crea el libro Summa de Arithmetica, Geometría, Proportioni e Proporcionalita, en el cual crea el principio de partida doble por el que a cada crédito le corresponde una deuda, es decir, todo debe ser registrado en algún lugar: se usa el dinero para invertir en colegiatura, entonces entra en concepto de “gastos”, por poner un ejemplo. Estas enseñanzas aún siguen en uso, con sus debidas adaptaciones al mundo contable actual sin perder lo esencial. Actualmente, con la ayuda de las nuevas tecnologías, el administrativo contable puede realizar su tarea de una manera más sencilla, apoyándose de herramientas como internet y programas especializados de contabilidad,

Qué es la contabilidad general

“La contabilidad básica es la ciencia que se ocupa fundamentalmente del análisis y la medición de los patrimonios de individuos o de empresas”. Así pues, la contabilidad general se encarga del manejo y control de las operaciones diarias de una empresa, de una manera cronológica para así llevar el historial de compras, ventas, gastos, inversiones y pagos en donde el contador será la persona encargada de registrar y clasificar todas las actividades anteriores con el objetivo de brindar información económica de la empresa, tanto para agentes internos como externos, así como también, llevar un control en las actividades financieras.

Principales funciones de la contabilidad

• Establecer la cuantía de los bienes, deudas y el patrimonio que posee la empresa.
• Llevar el control de ingresos y egresos
• Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el periodo contable
• Ofrecer información ordenada del estado económico y financiero de la empresa.
• Contar con información fiable ante terceros (clientes, inversionistas, bancos y gobierno).

Tipos de contabilidad

El tipo de contabilidad dependerá de quienes sean sus destinatarios; entre los más destacados, figuran la contabilidad financiera, la cual aporta información financiera a los agentes externos de una empresa (inversionistas, clientes, etcétera) y se encuentra regulada de forma oficial por el estado; también se pide que siempre se entregue un informe contable estándar con el objetivo de que sea legible para cualquier usuario. Por otro lado, la contabilidad de gestión o contabilidad analítica, es la encargada de suministrar información interna con el objetivo de calcular costos dentro de la empresa.

A continuación, se presentan los tres principales tipos dentro de la contabilidad:

• Contabilidad administrativa. Acorde con Gerardo Guajardo y Nora E. Andrade en el libro Contabilidad financiera, la contabilidad administrativa “es un sistema de información al servicio de las necesidades internas de la administración, orientado en facilitar las funciones administrativas de planeación y control, así como la toma de decisiones”. Como principales aplicaciones se encuentran la elaboración de presupuestos, determinación de costos de producción, entre otras. Este tipo de contabilidad únicamente es útil para usuarios internos dentro de cualquier organización.
• Contabilidad fiscal. Es un “sistema de información diseñado para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones respecto de un usuario específico, el fisco”. (Contabilidad financiera, Gerardo Guajardo y Nora E. Andrade, 2008). Este tipo de contabilidad sólo es útil para las autoridades gubernamentales.
• Contabilidad financiera. En este tipo de contabilidad se encuentran las transacciones que realiza cualquier entidad, así como ciertos sucesos económicos con el fin de proporcionar información concisa, segura y transparente a usuarios externos, así como también, ayudar en la toma de decisiones.

Otras funciones de la contabilidad

Ahora que hemos expuesto un poco de la historia contable, descrito y definido los conceptos básicos y sus principales tipos, también hay que enfatizar las siguientes funciones que se realizan en la contabilidad. Antes que nada, es importante indicar que como función principal dentro de la contabilidad financiera es la de informar de manera periódica la economía y contabilidad de cualquier empresa.

• Registra. La contabilidad se encarga de registrar las operaciones y transacciones que acontecen dentro de alguna institución o empresa de una manera clara y precisa de todas las operaciones de ingresos y egresos. Dichas operaciones son primeramente evaluadas, ordenadas, clasificadas y sistematizadas en orden cronológico, para finalmente ser registradas en los libros contables.
• Analiza. Y se encarga de dar seguimiento a todas las transacciones para dar como resultado final los estados financieros de la empresa, con el objeto de obtener seguridad y transparencia en los resultados.
• Informa. Es el proceso básico del contador, el cual recoge los documentos que tendrá que registrar y mediante dicho registro se elaborarán los estados financieros de la empresa. Mediante los estados financieros, la segunda función de la contabilidad será la de informar acerca de la situación financiera de cualquier institución, empresa o negocio.
• Toma de decisiones. Con el apoyo de información financiera que aporta la contabilidad, a los ejecutivos les será más sencillo la toma de decisiones de su empresa, negocio o afín para obtener un mejor desempeño económico.
• Cumple. Con la reglamentación establecida que se encuentra dentro de las normativas, leyes, decretos y demás reglamentos legales que rigen y existen en contabilidad; éstos son importantes debido a que destacan exactitud de los informes contables.
• Asesora. El contador, al ser la persona experta en la materia contable, será responsable de interpretar, analizar y asesorar a los ejecutivos con ciertas recomendaciones que mejoren el rendimiento financiero de la empresa en cuestión.
• Operaciones comerciales. Buscar presupuestos para cualquier gasto de la empresa y compararlos para que la dirección pueda elegir el que mejor convenga.
• Inventario. El contador gestionará el inventario para llevar un control de los activos y pasivos de la empresa.
• Verificar que el cliente pague sus deudas a tiempo.
• Facturación. Elaboración y registro de facturas en un plazo vigente.
• Controles financieros para evitar fraudes
• Certificación de pagos a trabajadores
• Declaraciones fiscales. Tramitar las obligaciones fiscales pertinentes.

Funciones de la contabilidad administrativa

La contabilidad administrativa es la encargada de proporcionar la información de cualquier empresa a fin de crear planes que ayuden en la organización de esta. Como función principal se encuentra el dar a conocer los movimientos económicos de una empresa para establecer medidas de control que ayuden al análisis del desarrollo empresarial. Las funciones secundarias dentro de esta rama de la contabilidad son:

• Análisis periódico del avance de las operaciones administrativas contables
• Contar con un plan estratégico para conseguir objetivos
• Manejo de presupuestos de financiación
• Búsqueda de inversiones y financiamiento de recursos
• Creación de políticas estratégicas para facilitar las operaciones financieras

Funciones de la contabilidad fiscal

La contabilidad fiscal, por otro lado, tiene por objetivo el registrar los impuestos sobre el IVA y sobre las sociedades ya que, de no llevarse a cabo, no sería posible cumplir con las cuentas anuales que exige la norma contable y mercantil; el contador, tomando como base la contabilidad fiscal, puede preparar el informe para presentar el pago de impuestos y las declaraciones de la empresa para la que se encuentre laborando.

Por todo lo anterior, es necesario que cualquier empresario o ejecutivo tenga conocimientos contables para el buen manejo de la empresa. Las funciones de la contabilidad son de suma importancia cuando se tiene una empresa, ya que permiten conocer, en cualquier momento, el estatus, los movimientos económicos y el control de ingresos, egresos y costos que ésta ha generado en un periodo determinado. Asimismo, brindan información fidedigna a diferentes usuarios para una adecuada toma de decisiones y proporcionan estados financieros que informan a los administradores acerca de las operaciones realizadas por la empresa en un cierto periodo de tiempo así como también se conocen los derechos y obligaciones de la empresa.

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