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10 tipos comunes de errores en contabilidad

11 Minutos para leer

¿Sabes cómo solucionar los problemas contables cotidianos de una pyme sin morir en el intento? En esta entrada te diremos cuáles son los 10 tipos de errores más comunes y cómo realizar la corrección de errores en los libros de contabilidad. Quédate y acompáñanos por el siguiente contenido.

Contenido:

  • Qué es la contabilidad de una empresa y por qué es importante
  • 10 tipos de errores en contabilidad comunes y cómo puedes evitarlos
  • No organizar los registros contables
  • Asignación incorrecta de partidas
  • Mezclar finanzas personales, inversiones con ganancias del negocio
  • No generar la factura de tus gastos e ingresos
  • Falta de seguimiento a gastos deducibles
  • No fomentar la comunicación con el área contable
  • No conciliar cuentas
  • No tener respaldados los libros contables
  • Gestionar la contabilidad de manera manual
  • No recurrir a un experto en contabilidad

Qué es la contabilidad de una empresa y por qué es importante

Para que cualquier negocio logre ser rentable y ser exitoso, debe hacer un registro disciplinado de su contabilidad. Esta regla aplica, tanto para profesionales independientes, pequeñas y medianas empresas (pymes), como para grandes compañías, pues sus números dan cuenta de diversos aspectos que permiten conocer el estado financiero de los negocios, entre otras organizaciones.

En ese sentido, las tareas relacionadas con las cuentas de los negocios deben ser gestionadas con las mejores prácticas y con procesos optimizados, con el objetivo de evitar, en la medida de lo posible, los errores en contabilidad.

Además, la clave para una contabilidad efectiva es registrar todo, incluso las transacciones con montos pequeños. Todo debe anotarse y registrarse en los libros contables dentro de la categoría que corresponda, ya que solo de esta forma se podrá confiar en la información disponible para la toma de decisiones y luego evaluar el rendimiento financiero del negocio.

En QuickBooks sabemos que el éxito de tu negocio podría depender de la utilidad que le des a la información contable que arroja tu pyme, por ello te contamos cuáles son los 10 tipos de errores contables más comunes y cómo puedes evitarlos.

10 tipos de errores en contabilidad comunes y cómo puedes evitarlos

No organizar los registros contables

Uno de los tipos de errores contables más comunes que cometen muchos emprendedores es no organizar los impuestos que se deben retener y declarar al fisco. Esto puede significar pagar más impuestos. Esto se complica al momento de presentar la declaración ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), lo que puede conllevar, entre otras consecuencias, a no deducir los impuestos sobre las ventas.

Además de la adecuada identificación de impuestos en el libro contable, es importante estar al día con los cambios recientes en materia de fiscalización, pues cada año se aprueban modificaciones que pueden incluir o quitar gravámenes a ciertos productos y servicios.

Por lo tanto, debes asegurarte de que tú y tu contador estén actualizados con los últimos cambios en las reglas del SAT, para que tu negocio pueda continuar cumpliendo y así limitar su responsabilidad fiscal.

Una de las recomendaciones es implementar un sistema contable que automatice algunos procesos y que esté homologado con los últimos cambios fiscales. Así podrás tener la certeza y tranquilidad de que tus cuentas van al día.

No clasificar de forma adecuada a los empleados

En la actualidad, las empresas requieren con mayor frecuencia de los servicios de contratistas, consultores y profesionales independientes que son externos a las organizaciones. Esto puede complicar la identificación de quienes forman parte del personal de la empresa y de quienes no están en la nómina a la hora de cumplir con las responsabilidades patronales.

Pero eso no es pretexto para descuidar este aspecto, ya que confundir a los empleados que tienen una relación laboral con los profesionales contratados por honorarios puede tener consecuencias importantes, que van desde sanciones fiscales, hasta demandas judiciales, por la simulación de esquemas.

Ten presente que el contrato laboral y el de honorarios son tan distintos como las obligaciones a las que ambas figuras están sujetas. Esta diferencia tiene consecuencias contables que hay que entender para evitar ambigüedades y problemas futuros relacionados con el cumplimiento de la Ley.

Para evitar errores en contabilidad, con un software de contabilidad como QuickBooks puedes automatizar la emisión de facturas al personal que trabaja contigo, así como los depósitos de nómina.

Mezclar finanzas personales o inversiones con ganancias del negocio

Es necesario mantener un procedimiento que designe las cuentas claras para la contabilidad del negocio. Aunque la mayoría de las categorías de gastos son claras y sencillas, los errores en contabilidad que cometen muchos emprendedores cuando llevan sus propias cuentas es no registrar los gastos en la categoría adecuada o duplicarlas.

Por ejemplo, uno de los tipos de errores contables en el libro diario es asumir que las ganancias son garantía de flujo de caja. Este trazado es peligroso, pues anotar una ganancia prevista como ingreso puede hacer que tu negocio parezca más saludable de lo que en la realidad es.

Esta distorsión del estatus real de tu pyme dificulta el poder hacer frente a imprevistos y puede afectar a las cuentas generales. En esos casos se debe efectuar una corrección de errores en los libros de contabilidad.

Para evitar confusiones, es necesario conocer las pautas generales de contabilidad para las categorías de cada modelo y crear el menor número posible de secciones nuevas.

En ese sentido, se recomienda recurrir a un contador profesional para ayudarte a hacer la corrección de errores en los libros de contabilidad y asegurarse de que tu plan de cuentas es ágil y está depurado.

No generar la factura de tus gastos e ingresos

Sabemos que las actividades que deben gestionar los emprendedores a diario requieren de atención, y esto a veces no permite mantener al día los registros contables. Lo mismo puede ocurrir con la emisión de facturas de acuerdo con el régimen de tributación de tu actividad económica.

Esto puede empeorar si no se solicita la factura de los gastos propios de la actividad, lo que permite declarar el pago de tributaciones como el Impuesto al Valor Agregado (IVA) o el Impuesto Especial sobre Productos y Servicios (IEPS).

Incluso, si los montos son pequeños, esto puede derivar en errores en contabilidad que afectan el balance de las cuentas. Esta desorganización obstaculiza otras tareas como la conciliación bancaria y el pago de impuestos.

Por ello, no olvides que debes generar la factura de todos y cada uno de los ingresos y gastos, además de contabilizarlos. No prestar suficiente atención a estos detalles puede distorsionar la realidad contable de la empresa.

Falta de seguimiento a gastos deducibles

Otro de los tipos de errores contables en el libro diario más frecuentes es descuidar el seguimiento de los gastos deducibles de impuestos. No solo se puede perder dinero; estas pérdidas se reflejan en la contabilidad del negocio.

Para evitar estas situaciones, recurre a un software contable como QuickBooks, el cual te permite dar seguimiento puntual a gastos y pagos, para estar al día con tu registro.

Fórmate el hábito de seguir tus gastos a medida que los vas acumulando. De lo contrario, mientras más tiempo pase sin que hagas un rastreo, más probabilidades hay de que se pasen por alto esos gastos y que el SAT te sancione en caso de alguna irregularidad.

Para estos casos, QuickBooks facilita recordatorios de pago automatizados que puede enviar a tus clientes y proveedores. Una función muy útil en caso de que requieras deducir estos gastos.

No fomentar la comunicación con el área contable

Cuando la persona responsable de la contabilidad de la empresa no sabe qué está ocurriendo en el negocio, o cuáles son algunas de las decisiones financieras que toman los propietarios del negocio, pueden surgir muchos problemas a la hora de cuadrar las cuentas.

La falta de coordinación y comunicación puede convertirse en una amenaza de importancia para las finanzas del negocio. Pues esta visión parcial puede dar lugar a errores que en apariencia pueden verse pequeños, pero que pueden derivar en problemas serios, así como trabajo adicional para identificar diversos tipos de errores contables en el libro diario.

Para evitar esto, si tu empresa utiliza una caja chica, puedes designar a un tesorero que pueda administrar y aprobar las compras. Esto garantizará el uso responsable de esos recursos. También limitará las posibilidades de fraude, robo y abuso.

Con ese propósito, tu empresa debe contar con políticas que sean claras para el personal, con respecto a las compras de caja chica. Así, cada compra realizada con ella debe ir acompañada de su ticket de compra o factura. Esto te ayudará a mantener una contabilidad clara.

No conciliar cuentas

Olvidarse de conciliar lo registrado en la contabilidad con la cuenta bancaria, así como del dinero disponible es otro de los tipos de errores contables en el libro diario más comunes. Para evitarlo, debes ser exhaustivo en la revisión de cada registro con los gastos e ingresos del libro para detectar y erradicar descuadres.

Conciliar tus cuentas con las operaciones bancarias es un aspecto básico para determinar la salud financiera de tu empresa. Además, es importante asegurarte de hacerlo de forma adecuada y sistemática.

Ten presente que la conciliación te ayuda a identificar cuánto dinero tienes a la mano en un momento dado y también te permite descubrir los errores bancarios antes de que se conviertan en problemas importantes.

Aunque la conciliación puede ser complicada, se sugiere contratar a un contador e integrar un sistema contable como QuickBooks , el cual te permite vincular cuentas bancarias con tu contabilidad y verificar en tiempo real la relación de operaciones bancarias.

No tener respaldados los libros contables

Cuando profundizamos en los tipos de errores contables, también debemos hablar de la seguridad y el resguardo de la información financiera. No hay que confiarse de tener una copia de datos sensibles en una memoria o computadora, al alcance de cualquier persona. Se vale disponer de un respaldo completo en la nube y que además esté cifrado.

Aunque realices varios respaldos de información, pregúntate si podrías localizar fácilmente el último respaldo. Si hubo alguna corrección, ¿sabes cuál sería el respaldo con error y cuál es el bueno? ¿Cómo se corrigen errores en los libros de contabilidad con tantos respaldos de información?

La manera de evitar estos errores de contabilidad no es hacer respaldos todos los días y a cada hora, sino, recurrir a un método de control que actualice la información en tiempo real.

Pero antes de contratar algún sistema contable que te ofrezca respaldos en la nube, es importante que verifiques sus políticas de seguridad, debido a que no todos los softwares basados en la nube cuentan con encriptación de datos, como es el caso de QuickBooks.

Gestionar la contabilidad de manera manual

Antes de que llegara la contabilidad electrónica, muchos procesos contables demandaban demasiadas horas de tiempo y aún así había una alta posibilidad de cometer errores.

En la actualidad, gracias a los sistemas contables como QuickBooks es posible automatizar los procesos de contabilidad y ahorrarse hasta 16 horas al mes en actividades contables.

Ten presente que registrar a la antigua tu contabilidad puede ser más engorroso que hacerlo con un sistema contable, mismo que te ayuda a disminuir de manera significativa la cantidad de errores. Esto te permitirá mayor precisión en tus cuentas y certeza de cómo va tu negocio.

En ese sentido, la automatización ahora es sinónimo de precisión, así como la mejor forma de evitar errores de contabilidad. Además, las decisiones que ayuden a avanzar hacia una contabilidad integral, donde se pueda consultar y modificar la información en tiempo real y se minimice la intervención de las personas, contribuirán a optimizar la gestión de las cuentas de tu empresa.

No recurrir a un experto en contabilidad

Sabemos que la mayoría de los emprendedores detestan llevar sus propios libros contables, sin embargo, algunos deciden hacerlo ellos mismos. Lo que muchos de ellos no saben es que los contadores profesionales tienen las habilidades necesarias para hacer el trabajo de manera rápida y eficiente.

Entonces, ¿cómo se corrigen errores en los libros de contabilidad? Como te habrás dado cuenta en nuestra revisión, la mayoría de los tipos de errores contables ocurren porque no se recurre a un contador profesional. Ten presente que, a largo plazo, tener un experto en contabilidad en tus registros financieros es muy beneficioso y te ahorrará tiempo y dinero.

Además, los contadores tienen la experiencia necesaria para identificar errores de contabilidad sutiles que de otra manera podrían pasar desapercibidos. Como profesionales, también son conscientes de los cambios fiscales que podrían afectar a las prácticas financieras de tu negocio en el día a día.

Puedes contratar a un contable independiente o a uno que se haga cargo de las cuentas de tu empresa de tiempo completo. Recuerda que la comunicación es la clave de una contabilidad eficaz, ya que esta mantiene a todos en la misma sintonía y, por lo tanto, minimiza los errores.

Ahora que sabes cómo se corrigen errores en los libros de contabilidad y cuáles son las fallas contables más comunes en un negocio, no te pierdas más contenido de este tipo mediante nuestro blog de QuickBooks Online.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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