2019-05-28 22:09:32 Controla tu negocio English Descubre cuáles son las ventajas de tener un sistema de contabilidad electrónica para hacer tu negocio rentable. Conoce el software... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2019/06/28.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/8-cosas-que-todo-sistema-de-contabilidad-debe-tener/ Beneficios de un sistema de contabilidad | QuickBooks México

Beneficios de un sistema de contabilidad en línea para pymes en México

13 Minutos para leer

La contabilidad es uno de los pilares más importantes para cualquier empresa, incluso para las más pequeñas. De hecho, el correcto o desfavorable manejo del área contable es capaz de marcar el éxito o el fracaso de los negocios. Si quieres saber más sobre qué herramientas pueden hacer más efectivo el control de tu contabilidad empresarial, como los sistemas de contabilidad, entonces te presentamos los temas que abordaremos a continuación:

  • El papel de los sistemas de contabilidad en el ámbito empresarial
  • Sistemas de contabilidad: definición
  • Consideraciones antes de elegir un software contable
  • Analiza esta información de tu empresa
  • Prevé la organización de tus procedimientos administrativos
  • 8 características y beneficios que todo sistema de contabilidad debe tener
  • Acceso en línea 24/7, los 365 días del año
  • Altos criterios de seguridad
  • Ahorro de tiempo administrativo
  • Facilidad de uso: interfaz amigable
  • Automatización de procesos administrativos
  • Conciliaciones rápidas
  • Informes en tiempo real
  • Copiado automático de seguridad
  • Control de inventario
  • Menores costos
  • Valor añadido de los sistemas contables para administrar negocios
  • Manejo de divisas internacionales
  • Automatización de reportes personalizados
  • Acceso multiusuario

Como es bien sabido (y temido) el proceso contable regularmente toma mucho tiempo y requiere de mano de obra especializada para llevarlo a cabo de la forma correcta; de no hacerlo, puede resultar costoso a la larga.

Los emprendedores necesitan información financiera regular y periódica para asegurarse de tomar las decisiones correctas en su negocio, y para alcanzar los objetivos que se plantean. Entonces, ¿cómo aligerar esa carga administrativa de la mejor manera y sin que suponga un gran gasto para las empresas?

El papel de los sistemas de contabilidad en el ámbito empresarial

Un software de contabilidad electrónica puede hacer que los procesos administrativos sean mucho más sencillos y más económicos de llevar, ya que cuentan con una gama de herramientas a tu servicio: desde la facturación en línea eficaz hasta la conciliación bancaria, la ejecución de tareas de forma automática, entre otras funciones desde el mismo sitio.

De este modo, el sistema contable de una empresa puede fungir como un aliado, pues optimiza las labores contables, fiscales y administrativas sin que esto interfiera con el trabajo que realizan los expertos en la materia. De hecho, los sistemas de contabilidad resultan una herramienta de gran valor para los contadores o el personal encargado de dichas funciones, pues están conscientes de que una herramienta digital de este tipo es capaz de hacerles la vida más fácil.

Por esta razón, cada día son más las empresas que optan por complementar su contabilidad para ahorrar tiempo y esfuerzo mediante el uso de un software contable.

Sistemas de contabilidad: definición

Antes que nada, puntualicemos la definición formal de un sistema de contabilidad. Un sistema contable se define como una estructura en la que se registran diversas operaciones realizadas por una organización. En términos más claros, podemos decir que la información recopilada por un sistema contable de una empresa está sujeta al registro y el análisis de quienes se vinculan con la compañía, ya sean los empresarios, posibles inversionistas, incluso algunos clientes, y que, por esa razón, cada software debe adaptarse al rubro y a la estrategia de cada empresa.

En un primer plano, un software de contabilidad te permite optimizar de un modo palpable las diferentes áreas de tu negocio y lo hace por medio de procesos estandarizados que, además, dan paso a una lectura más clara por parte de los interpretantes.

Por otro lado, debido a que los datos proporcionados por el departamento contable son imprescindibles para contar con la información financiera y tributaria requerida por la ley, es vital contar con una estructura que facilite el acceso a información precisa, oportuna y, sobre todo, confiable.

Por ello, para empezar con el pie derecho, antes de implementar un sistema contable para tu negocio, es importante tener en claro algunas consideraciones con las que puedas elegir el que más se adapte a tus objetivos de trabajo. Las enumeramos a continuación.

Consideraciones antes de elegir un software contable

Quizá te preguntes, ¿cómo elegir el programa contable ideal para mi negocio? Para contestar a ello, haremos hincapié en 2 consideraciones breves y, luego, en 8 características que te servirán como guía para determinar cuál software te conviene más.

Analiza esta información de tu empresa

Tomando en cuenta la actividad en la que te desempeñas, conviene que consideres cuáles son los objetivos organizacionales puntuales que buscas cumplir mediante un software contable, además de considerar el tamaño de tu equipo de trabajo y el presupuesto previsto para ello.

Prevé la organización de tus procedimientos administrativos

Algo no menos importante será establecer metodologías y procedimientos que permitan recolectar, canalizar y organizar correctamente la información. Una vez que cuentes con un software contable, ¿quiénes se encargarán del registro y el análisis de información? ¿Cómo desempeñarán esos procesos? Sin orden y sistematización, el sistema de contabilidad de poco servirá.

8 características y beneficios que todo sistema de contabilidad debe tener

Acceso en línea 24/7, los 365 días del año

Cambiar a un sistema diseñado para la contabilidad de tu negocio significa que podrás tener acceso a la información financiera de tu empresa y a reportes personalizados en cualquier momento y en cualquier lugar, siempre que cuentes con una conexión a internet.

Nuestros software de contabilidad, QuickBooks Online, permite tener acceso a todos los datos de tu negocio, ya que toda la información contable de tu empresa se encuentra respaldada en la nube con el mismo sistema de seguridad que utilizan los bancos para guardar tu dinero. Conoce precios y funcionalidades de nuestro software contable para pymes en México y obtén un 50% de descuento por 3 meses.

Altos criterios de seguridad

Debido a los estándares de seguridad, con QuickBooks Online tienes la certeza de que tu información siempre estará en buenas manos y disponible desde cualquier lugar. Simplemente ingresa con tus credenciales de inicio de sesión y listo. Puedes establecer también roles dentro de la plataforma para asignar permisos a tus empleados, estos permisos pueden estar limitados para que tú decidas qué información pueden ver y cuál no.

Además, es posible ingresar desde la computadora, tablet o celular, para que nunca te pierdas ningún detalle de lo que ocurre con tu empresa.

Ahorro de tiempo administrativo

Tener una pyme y trabajar para alcanzar el éxito implica muchas tareas para realizar, por lo que administrar el tiempo es una de las principales dificultades. De esta manera, a tu pyme le podría ayudar tener un software de contabilidad en línea. pues te ahorrará tiempo en todos los aspectos contables del negocio.

QuickBooks Online te permite ahorrar hasta 15 horas al mes de trabajo contable, para que te ocupes de otros temas importantes, acá podrás conocer cómo sus funcionalidades te pueden ayudar a controlar tu negocio.

Desde la misma plataforma puedes crear, enviar y modificar CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet), gracias a la asociación que tiene con varios Proveedores Autorizados de Certificación (PAC’s) , y con todas las regulaciones que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) exige a sus contribuyentes. Por supuesto, estos sistemas no solo se centran en crear facturas; también te permiten ahorrar tiempo con cada una de sus otras funciones útiles, entre las cuales destacan la creación de una lista de proveedores frecuentes, la conciliación bancaria fácil y el control de inventarios de forma automática.

¿Te imaginas todo el tiempo que puedes ahorrar utilizando un sistema contable que pueda automatizar varias tareas regulares? Al no tener que revisar todas tus cuentas, una a una, contarás con mayor disponibilidad para hacerte cargo de otras tareas importantes para el crecimiento de tu pyme.

Facilidad de uso: interfaz amigable

Algunos sistemas de contabilidad están específicamente diseñados para ser fáciles de usar, esto para que los dueños o emprendedores de pymes puedan trabajar con ellos sin ningún problema, incluso si no se tiene experiencia en ámbitos contables. Ya hemos remarcado que es importante que el software que elijas sea el que más se adecue a tus necesidades, las de tu empresa y las de tus trabajadores, incluso para aquellos que no son expertos en temas contables o en temas tecnológicos.

Después de la configuración inicial, estos programas cuentan con una pequeña introducción para que sepas sus funciones principales y, además, tienen un apartado en línea de soporte, donde siempre podrás encontrar la información que buscas acerca de la plataforma, sus herramientas y su funcionamiento.

Un sistema contable como QuickBooks se caracteriza por una interfaz depurada e intuitiva que simplifica su uso, cuenta con algunas opciones automatizadas y semiautomatizadas.

Automatización de procesos administrativos

Un ejemplo práctico sobre la facilidad de uso en QuickBooks para facturación, hallarás los impuestos más utilizados de manera predeterminada, para que sólo los escojas desde una lista desplegable, aunque también puedes crear opciones personalizadas. Otro ejemplo son las conciliaciones bancarias.

Conciliaciones rápidas

Antes, la conciliación bancaria era una carga de trabajo especialmente grande para los emprendedores que querían corroborar sus finanzas con sus estados de cuenta bancarios. A pesar de que se tuvieran informes de cada uno de los pagos y gastos que se generaban en la empresa, para poder verificar esta información, tenías que esperar hasta que te llegaran los estados de cuenta bancarios mes con mes, o entrar a tu banca móvil, cada vez que necesitabas comprobar información.

Un sistema de facturación electrónica como QuickBooks Online te permite importar toda tu información bancaria a la misma plataforma, para que siempre puedas visualizar en tiempo real cada una de las transacciones. Además, puedes clasificar las operaciones que se realicen en tu empresa con la función de conciliación semiautomatizada, para saber de forma ordenada cuánto estás gastando y cuáles son las cuentas por pagar.

Informes en tiempo real

Ya te hemos hablado en varios artículos sobre la importancia de la gestión eficiente del flujo de efectivo, pues éste es la llave principal para alcanzar el éxito financiero para cualquier empresa. Si los dueños de los negocios desconocen por completo el estatus actual de su negocio, pueden tomar decisiones erróneas que obstaculicen su éxito o, en el peor de los casos, que acaben con el sueño que representaba la empresa. Tomar decisiones sin tener conocimientos puede perjudicar para siempre a tu empresa.

Es así como un sistema para llevar la contabilidad debe permitirte tener toda la información de tu negocio en tiempo real, para poder visualizar los ingresos y egresos, incluso la facturación e inventario en un solo lugar. Así sabrás cuándo es el mejor momento de ajustar algunas áreas.

Copiado automático de seguridad

Un software de contabilidad en línea como QuickBooks te permite respaldar en la nube todos los datos contables de tu empresa. QuickBooks realiza una copia automática de seguridad de todos tus datos con el mismo nivel de seguridad que utilizan las instituciones financieras para asegurar las transacciones de dinero.

Gracias esta herramienta, tu usuario, tus datos y tus cuentas se pueden revisar en línea y desde cualquier dispositivo, para que siempre estés seguro de que tienes la última versión de tus finanzas a la mano.

Esto se traduce en mayor confianza para ti y para tus clientes, para que sepas que estás tomando cada decisión con información veraz. Por otro lado, en la administración de pymes hay muchos procesos que desconocemos, hasta que llega el momento de enfrentarnos a ellos. Tal es el caso de la contabilidad, los impuestos y las regulaciones del SAT. Si solo tienes nociones de cuáles son los requisitos, cómo se calculan los impuestos y qué gastos puedes deducir, lo mejor es que contrates un programa de contabilidad en línea que ya esté adecuado a las regulaciones de esta institución.

Control de inventario

Gracias a esta funcionalidad puedes llevar un registro automático de cada uno de los productos o los insumos son los que cuenta tu pyme.

Además, puedes recibir actualizaciones y notificaciones directamente en tus dispositivos para avisarte que cuentas con inventario bajo. Así jamás dejarás ir a un cliente con las manos vacías, pues tu empresa siempre tendrá productos en stock para afrontar cualquier pedido.

Menores costos

Los sistemas de contabilidad en línea te pueden hacer ahorrar dinero. Antes, muchas de sus funciones tenían que hacerlas por programas independientes, contadores u otras personas encargadas de la contabilidad. Es verdad que pagas un costo por el uso del software pero, en el caso de QuickBooks, su precio es muchísimo menor de lo que costaban antes los software de contabilidad que te cobraban una licencia o por número de folios o transacciones.

Los sistemas para la contabilidad ahora funcionan por medio del denominado Pay as you go, lo que quiere decir que la suscripción puede ser cancelada en el momento que lo decidas, sin alguna penalización o problema.

Además, las herramientas que tendrás disponibles son eficaces para optimizar tu tiempo. Otra ventaja: no necesitarás gastar en impresiones o papel para tus facturas o reportes, ya que todo lo tendrás disponible de manera digital.

Valor añadido de los sistemas contables para administrar negocios

Hasta este momento, es posible que tengas en claro cuáles son aquellas características que todo sistema contable de una empresa debe tener, y quizá pienses que son suficientes para decidirte a elegir uno.

De cualquier modo, queremos añadir algunas de las funciones avanzadas que podrían beneficiarte y servir como un valor añadido para tu negocio:

Manejo de divisas internacionales

En QuickBooks sabemos que existen empresas cuyas necesidades implican operaciones en el extranjero, tanto con clientes como proveedores, por lo que con nosotros tendrás la opción de facturar o pagar en otras monedas con facilidad.

Automatización de reportes personalizados

La automatización y personalización de diversos reportes que te simplifiquen la vida es algo que puedes alcanzar con QuickBooks: desde filtrar por fechas, predeterminar la presentación y organización de tus reportes, comparar ingresos vs. gastos por proveedor o cliente, hacer comparativas entre períodos diferentes, entre otras funciones.

Además, podrás además exportar tus documentos en .pdf y compartirlos con tu equipo de trabajo.

Acceso multiusuario

Con Quickbooks no tendrás que preocuparte de adquirir licencias para cada equipo que tenga acceso al sistema, ya que es posible disponer de hasta 25 usuarios además del contador. Podrás configurar permisos específicos y decidir qué información estará visible para cada usuario. Toda la información se encuentra en todo momento sincronizada en tiempo real para que tengas el control de tu negocio.

Además, puedes crear recibos y cotizaciones para tus clientes, monitorear tu inventario y rentabilidad, llevar control de tus facturas pendientes de cobro o pago, entre muchas cosas más que hacen de Quickbooks un sistema integral en pro de tu empresa.

Tal como pudiste ver a lo largo de este artículo, los sistemas de contabilidad para una empresa, sin duda, pueden marcar la diferencia para su perdurabilidad y su éxito. Incluso, ahora ya no son tanto una elección sino una necesidad, ya que la mayoría de empresas ocupan estos sistemas para mejorar su nivel de competitividad y aprovechar de los beneficios que estos software le pueden brindar a su negocio.

Si te interesa saber sobre este y otros temas similares en torno a las finanzas y a la contabilidad en México, te invitamos a darle un vistazo a otros artículos que hemos hecho para ti, en Intuit QuickBooks.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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