2021-02-22 17:16:03 Controla tu negocio English Con el software administrativo de QuickBooks podrás manejar el control de ingresos y egresos de tu empresa a través de la función de... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2021/02/artin-bakhan-SqLyNHbsLKQ-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/como-analizar-ingresos-y-gastos-por-etiqueta/ Control de gastos e ingresos por etiqueta | QuickBooks México

Control de ingresos y egresos de una empresa por etiqueta

8 Minutos para leer

Analizar de forma más puntual y minuciosa los gastos e ingresos de tu pyme es muy sencillo cuando utilizas la opción de Etiquetas en QuickBooks Online. Conoce cómo poner en marcha esta herramienta, modifica los hábitos de compra que te generan pérdidas, para cambiarlos por aquellas buenas prácticas que más te brindan ganancias. Acompáñanos por el siguiente contenido:

  1. Introducción
  2. Categoriza tus transacciones financieras
    1. Formula etiquetas acordes a tus necesidades
  3. Nueva función de etiquetas en QuickBooks
  4. ¿Cómo utilizar las etiquetas? Paso a paso
  5. Analiza tus ingresos y gastos por etiqueta
    1. Observa las transacciones por etiqueta
    2. Crea reportes por grupos de etiquetas
  6. Conclusiones

 

Recientemente hablamos de la nueva función de etiquetas dentro del software administrativo de QuickBooks, pero si todavía no conoces para qué sirve esta opción y cómo explotar al máximo su uso, entonces estás en el sitio adecuado. En este artículo, te explicaremos con mayor detalle qué son estos tags para tu organización financiera, cuál es su papel en tu negocio y cómo puedes implementarlos en tus transacciones, si ya eres usuario de QuickBooks. Si todavía no lo eres, te invitamos a conocer por qué sumarte a la familia de QuickBooks Online es la opción más viable para llevar un mejor manejo de tu pyme.

Categoriza tus transacciones financieras

Sea para segmentar los gastos empresariales, conocer en qué rubros gastas menos o más, saber si tal o cual campaña de marketing resultó fructífera, o si determinado proyecto comercial no tuvo rendimiento, el uso de las etiquetas de transacciones financieras sirven en la misma proporción.

Si fuiste de los que alguna vez usó las tablas predeterminadas de Excel para dividir tus gastos e ingresos, o de los que creó una desde cero, sabrás lo práctico que resulta dividir ya no solo los montos totales por categorías: ingresos y egresos personales, del hogar y del negocio, sino cada una de las transacciones que integran cada rubro. Quizá sólo así te enteraste de que tus gastos hormiga no eran tan hormiga como creías, o de que estabas despilfarrando dinero en insumos u otros productos que devienen en merma para tu pyme.

Sin duda, aunque tengamos la sospecha de cómo andan nuestras finanzas, nunca de los nuncas será igual suponer que anotar. Mejor dicho: siempre es mejor anotar que lamentar. Por eso, un software contable y administrativo te puede facilitar por completo aquellas operaciones que, de otro modo, no son tan tangibles, pues te ayuda a organizar numérica y visualmente las operaciones que generas mes con mes, por decir poco. La mayor ventaja es que un software administrativo como QuickBooks concentra en un mismo lugar múltiples herramientas, convirtiéndose casi en tu propio asistente, y eso está muy por delante de cualquier hoja de cálculo.

Formula etiquetas acordes a tus necesidades

La práctica de ser específicos en nuestras etiquetas responde a una lógica similar al dicho: hay que hacer buenas preguntas para obtener buenas respuestas. Tal como en las redes sociales, las etiquetas financieras, mientras más específicas o precisas sean, más fácil podrás localizarlas y vincularlas con más contenido relacionado. Esto te proporcionará mayor calidad en la navegación.

Pero, ¿qué pasa cuando no asignas las etiquetas adecuadas a tu contenido (financiero o en las RRSS? La respuesta rápida es: desorganización. La respuesta menos rápida consiste en un paralelismo con la red social del momento.

TikTok, como todas las redes sociales, segmenta el contenido de los creadores con base en varios factores, pero uno de ellos consiste en los hashtags. La mayor aspiración de los usuarios es aparecer constantemente en la “página de inicio”, conocida como Para ti o For you page, ya que ahí experimentan mayor exposición y pueden atraer a un mayor número de seguidores. Sin embargo, los hashtags más explotados y menos efectivos son los que aluden a For You Page, por ejemplo: #fyp, #parati, etcétera. El problema consiste en que estos hashtags se han vuelto una miscelánea de contenido, un surtido rico, donde encontrarás, como diríamos en México, de chile, de mole y de pozole.

Lo mismo sucede cuando no categorizas tus finanzas, pues, de este modo, tus ingresos y gastos se vuelven una masa informe que te dificulta analizar a detalle sus peculiaridades.

Nueva función de etiquetas en QuickBooks

La función de etiquetas viene a ser, entonces, el más reciente aditamento de este programa en la nube, y aunque parezca sencilla, es una herramienta con mucho alcance, si la sabes explotar.

Esta funcionalidad te permitirá hacer un mejor análisis del rendimiento de tu negocio, según sus áreas específicas, campañas o proyectos temporales. Conoce más razones para utilizar etiquetas en tu contabilidad.

Recuerda que esta función de etiquetas no altera en absoluto tus libros contables, que por lo común son manejados por el contador de la empresa, así que despreocúpate y saca provecho libremente de esta herramienta.

¿Cómo utilizar las etiquetas? Paso a paso

Utilizar las etiquetas en QuickBooks es tan sencillo como colocar un hashtag en tus fotos de Instragram. Únicamente deberás seguir estas consideraciones:

  1. Una vez dentro de QuickBooks Online, dirígete a la barra lateral izquierda de color gris que dice “Transacciones”. Ahí deberás desplegar el submenú y dar clic en la opción “Etiquetas”.
  2. Aparecerá dicha pestaña, en donde podrás visualizar las etiquetas (y sus respectivas gráficas) que configures más adelante. Para hacerlo, selecciona el icono de tuerca que está en la parte superior derecha de tu pantalla. Ahora despliega el submenú y da clic en “Etiquetas”. En esta opción podrás gestionar y analizar las etiquetas y los momentos específicos de tu negocio, por ejemplo, las campañas o proyectos que hayas etiquetado.
  3. Para crear una nueva etiqueta, selecciona el botón verde que dice “Nuevo”, donde podrás optar por etiquetar un grupo de tags o crear una etiqueta desde cero.
  4. Para crear un grupo de etiquetas, deberás nombrar y seleccionar el color que desees, por ejemplo: “Deportes”, “Insumos”, “Belleza”… Además, tienes la opción de añadir subetiquetas a cada grupo, para especificar aun más, por ejemplo: en el grupo “Deportes”, podrías incluir “Natación”, “Gym”, entre otras.
  5. Por último, para confirmar su creación, da clic en “Agregar”.
  6. Es posible crear tantas etiquetas como desees. Si necesitas editar o eliminar alguna categoría, también puedes hacerlo en cualquier momento dando clic en “Editar”.
  7. Las etiquetas se pueden añadir a las facturas, en los recibos de ventas, en los gastos y en las facturas de proveedores. Cada vez que vinculas una etiqueta a determinada transacción, la pestaña principal despliega los ingresos y egresos que le correspondan a cada una, tal como se aprecia en la siguiente imagen:

Función de etiquetas QuickBooks Online

Además, puedes visualizar el dinero que entra y sale por grupo de etiquetas o de manera total, dando clic sobre la esquina derecha de cada recuadro, y seleccionando “Sin agrupar”.

  1. También podrás filtrar por fecha o lapso, tras seleccionar la esquina contraria en cada recuadro.
  2. Por ejemplo, si deseas etiquetar una factura a clientes, además de llenar los datos usuales del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), puedes añadir la etiqueta a la que corresponda esa transacción:

Función de etiquetas QuickBooks Online

Analiza tus ingresos y gastos por etiqueta

Ahora que conoces los pasos básicos para crear, editar y eliminar etiquetas en QuickBooks Online, veamos de qué forma puedes analizar tus gastos e ingresos por cada categoría.

En este momento comienza la magia. Para analizar con lupa el rendimiento de cada categoría o grupo, no es necesario que realices operaciones manuales ni nada por el estilo. Basta con ejecutar uno de los reportes automatizados que te ofrece QuickBooks. Para esto, tienes dos opciones, las cuales son complementarias entre sí.

Observa las transacciones por etiqueta

  • La primera opción consiste en dar clic sobre las barras de colores correspondientes a tus etiquetas, para ver las fechas de las transacciones, su tipo (si es dinero que entró o salió), su etiqueta, monto, concepto, detalles de la categoría (al dar clic en la hilera deseada).

Transacciones por etiqueta QuickBooks Online

Crea reportes por grupos de etiquetas

Como verás, en la misma pestaña de etiquetas, hay una barra lateral derecha que dice “Acción”.

  • Para obtener un reporte por etiqueta o grupo conformado de etiquetas y subetiquetas, solo da clic en “Ejecutar reporte”.

Reportes por grupos de etiquetas QuickBooks Online

Como resultado instantáneo tendrás un reporte de Beneficios y pérdidas por grupo de etiquetas, al que podrás agregar anotaciones y luego guardar como PDF en tu computadora, smartphone, o tablet, incluso enviar por correo a tus colaboradores.

Reportes por grupos de etiquetas QuickBooks Online

Así es como puedes usar las etiquetas en QuickBooks y rastrear las operaciones que necesites de forma rápida, fácil y organizada, para entender mejor el flujo de dinero que experimenta tu negocio mes con mes, para crear reportes en un solo clic y decidir a partir de ellos cuáles son los gastos más idóneos para recortar y cuáles son aquellas transacciones y áreas que te brindan mejores resultados.

Como ves, el análisis financiero no tiene que ser tan aburrido ni complejo como suena. Por el contrario, las funciones de automatización, que te ayudan a ahorrar tiempo en el proceso, junto con la posibilidad de personalizar tus etiquetas por colores, nombres y grupos, y ver tus gastos e ingresos de forma atractiva y limpia, por medio de gráficas, barras y listas, te brindan una manera amigable de llevar el control de tu negocio, sin la necesidad de ser un gran experto ni quebrarse la cabeza innecesariamente. Basta la disciplina para hacer de este proceso un hábito para el bien de tu empresa.

Si deseas más información como ésta, estar al día con artículos sobre contabilidad y finanzas para pymes, tutoriales, webinars gratuitos y muchos más recursos, no te pierdas nuestras entradas previas y las próximas mediante el blog de QuickBooks Online.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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