2020-04-25 12:21:18 Controla tu negocio English Entérate en QuickBooks qué son los recursos financieros, cómo se clasifican y cómo optimizarlos, para mejorar la gestión de recursos... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/04/rsz_manny-pantoja-9ukcfpnotzs-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/como-se-hace-la-gestion-de-recursos-financieros/ Software gestion de recursos financieros | QuickBooks México

Software para gestión de recursos materiales y financieros

14 Minutos para leer

En esta ocasión, hablaremos acerca de cuáles son los recursos financieros de una empresa y cómo se clasifican. Nos adentraremos también en la importancia de contar con un software para gestión de recursos materiales y financieros, de la mano de algunos consejos que no deberás perder de vista. Acompáñanos por el siguiente contenido:

 

  • Conoce los recursos materiales y financieros de tu empresa
  • Consejos para mejorar la gestión financiera de tu empresa o negocio
  • Capacítate en materia de finanzas
  • Piensa en el conocimiento financiero como un recurso
  • Analiza los indicadores de tu negocio
  • Implementa un software de gestión de recursos financieros
  • Planifica con base en un fondo de inversión
  • Toma en cuenta tu liquidez
  • Conoce tu entorno de inversión
  • Diversifica tus inversiones
  • Administra tus deudas
  • Establece buenas relaciones personales
  • Herramientas fundamentales para la gestión de recursos financieros
  • Balance de situación
  • Estado de flujo de efectivo
  • Software para gestión de recursos materiales y financieros

 

Al empezar a operar, toda empresa cuenta con ciertos recursos financieros que utiliza para financiar sus operaciones. Posteriormente, a través de dichas operaciones, ya sean ventas, prestaciones de servicios o inversiones, es necesario incrementar esos recursos para obtener ganancias. Es por ello que la clave del éxito de toda empresa está en la adecuada gestión financiera de los recursos; es decir, en administrar el capital para hacerlo crecer.

¿Sabes exactamente a cuánto equivalen los fondos totales de tu negocio? ¿Tienes trazada una estrategia administrativa a corto, mediano y largo plazo? ¿Tienes conocimiento de cuáles son en específico los recursos con los que cuentas?

Si eres un emprendedor y no tienes claras las respuestas a las preguntas anteriores, necesitas implementar estrategias de gestión financiera a fin de garantizar la perdurabilidad de tu negocio. Por ello, en este artículo te explicaremos qué son los recursos financieros, cómo se clasifican y cómo optimizarlos. Te diremos algunos consejos a seguir y cómo hacerlo con la ayuda de un software de gestión de recursos materiales y financieros capaz de facilitarte el proceso y ahorrarte mucho, mucho tiempo.

Conoce los recursos materiales y financieros de tu empresa

Antes de hablar de cómo un software para gestión de recursos materiales y financieros puede aportar enormemente al funcionamiento de tu empresa, es necesario aclarar a qué nos referimos cuando hablamos de recursos.

Cuando hablamos de recursos, lo primero que se nos viene a la mente es el dinero. No obstante, los recursos financieros abarcan un espectro mucho más amplio: elementos como activos, cheques, divisas, bonos, depósitos, créditos, tenencias de acciones, inversiones en la bolsa, propiedades inmobiliarias, personal o recursos humanos: bienes materiales e inmateriales; son elementos indispensables en cada negocio rentable.

A grandes rasgos, las empresas obtienen sus recursos de dos principales fuentes. La primera de ellas es el capital social. Este se refiere a las aportaciones que realizan cada uno de sus miembros, incluyendo dinero y elementos materiales. Y la segunda es el financiamiento externo; es decir, aquel que se obtiene a través de alguna entidad financiera, por lo regular a través de un préstamo o crédito.

Por otro lado, si los analizamos de una manera más global los recursos también  pueden dividirse en dos principales categorías:

  • Recursos propios: Son los que pertenecen a la empresa enteramente, es decir, su patrimonio, así como utilidades y acciones, entre otros elementos. Estos incluyen, además del capital social, las adquisiciones que se hayan realizado con el mismo, y que, por ende, se añaden al patrimonio de la empresa.
  • Recursos ajenos: Son aquellos que provienen de terceros. Incluyen el financiamiento externo, que implica una obligación de pago, ya sea con bancos, proveedores u otras entidades.

Además, para identificar mejor y de manera puntual los recursos de tu empresa y los métodos eficientes para la administración del capital : su origen, características y la forma en que se clasifican, te presentamos las siguientes categorías en las que se agrupan:

  • Recursos materiales: Son aquellos bienes tangibles que posee la empresa, desde el terreno donde está construida y la construcción como tal, hasta la maquinaria de producción, la materia prima, los muebles, entre otros.
  • Recursos técnicos o tecnológicos: En esta categoría nos referimos, sobre todo, a recursos como software contables, incluso el conocimiento que se transmite al personal, es decir, el desarrollo o la capacitación del mismo. También abarca la propiedad intelectual, los derechos, la tecnología que podría desarrollarse dentro de tu empresa, por ejemplo, tus patentes o fórmulas. Por lo general, estos fungen como auxiliares o se coordinan en conjunto con otros tipos de recursos.
  • Recursos financieros: Aquí entra directamente el dinero como tal, la moneda, el efectivo (físico o virtual). Una forma de simplificarlo es refiriéndonos a todo el bien económico con el que cuenta tu empresa, ya sea por cuenta propia o ajena.
  • Recursos humanos: Dentro del lenguaje empresarial, también es conocido como “recurso” todo el grupo de personas que forman parte de tu equipo de trabajo. Por supuesto, hablamos de una parte esencial que, en conjunto, formará un engranaje importantísimo, sea cual sea el puesto o nivel jerárquico de cada individuo en tu organización.

Muchos piensan que el solo hecho de tener una buena idea empresarial, un buen equipo, una buena atención al cliente, etcétera, es suficiente para asegurar el éxito de la misma. La realidad es que, al margen de la calidad de tu empresa o servicio, no son elementos suficientes. Es imprescindible contar con una eficiente gestión de los recursos financieros, no importa el tamaño de tu empresa ni el rubro en la que se desempeña. Una correcta gestión de los recursos empresariales puede marcar la diferencia para la continuidad de tu empresa, y justo de eso hablaremos a continuación.

Consejos para mejorar la gestión financiera de tu empresa o negocio

Ahora que conoces los distintos aspectos que componen los recursos financieros de tu empresa, es importante que adoptes estrategias para optimizar su aprovechamiento, hacerlos crecer y obtener ganancias.

Como puedes ver, no es cosa fácil planear una estrategia para tu negocio de la noche a la mañana, sobre todo si tomas en cuenta todos y cada uno de los elementos anteriores. Pero no te abrumes, a continuación, te mostramos 10 estrategias que puedes seguir para mejorar el flujo financiero de tu empresa. Son muy sencillas y te servirán como catapulta para emprender el camino hacia una óptima gestión.

  1.   Capacítate en materia de finanzas

Aunque es de gran utilidad, no basta con apoyarte en un software para gestión de recursos materiales y financieros: siempre será importante contar con el conocimiento financiero, es decir, la capacidad de administrar de forma adecuada los recursos de  un negocio. Así que, primero lo primero: no puedes ejercer o diseñar una estrategia si no sabes desde dónde partir ni hacia dónde te diriges.

Una gran herramienta para descubrir cómo optimizar cada recurso es capacitarte y mantener constancia en ello. Mientras más actualizado estés en esta cuestión, podrás tomar mejores decisiones y delegar tareas mucho más específicas a las personas que integran tu equipo.

  1. Piensa en el conocimiento financiero como un recurso

A lo anterior hay que sumar la importancia de que consideres el conocimiento financiero como un recurso. Como comentamos antes, el personal de una empresa también forma parte de sus recursos.

En ese sentido, podría convenirte adquirir los servicios de algún asesor experto en temas financieros, o al menos, de un contador que pueda mantener en orden tus finanzas. No lo veas como un gasto, sino como una inversión, ya que él podría ayudarte a tomar decisiones más adecuadas.

La tecnología también forma parte de los recursos de una empresa, y es importante echar mano de ella para simplificar procesos y ahorrar tiempo y esfuerzos, lo que a su vez significa un ahorro de recursos.

Por eso, otra inversión que puedes realizar para sacarle el máximo provecho a tus recursos financieros es utilizar un software de contabilidad y de gestión de recursos financieros como QuickBooks Online. 

Recuerda que la combinación entre conocimiento financiero y tecnología te permitirá disminuir costos y, por ende, maximizar beneficios.

  1. Analiza los indicadores de tu negocio

Para este paso, sin duda, debes lograr el primer consejo. Realizar un buen análisis a partir de la visualización de tus números, no solo se trata de ver superficialmente gráficas o cifras: debes aprender a interpretarlas. Y para ello, requieres primero llevar un registro preciso de tus ingresos, egresos, inventarios, clientes, proveedores, adeudos, entre otros elementos.

Luego, a través de la creación de reportes personalizados, de acuerdo a tus necesidades, irás aprendiendo a traducir esa información en posibles acciones, en estrategias concretas. Una vez que lo hagas, estarás en posibilidad de hacer una comparativa para ver si estás direccionándote bien en tus objetivos. Si lo necesitas, aquí es donde entra en juego un software para gestión de recursos materiales y financieros, el cual puede ayudarte a crear estos reportes con toda la información que requieres de tus cuentas.

Por ejemplo, si todavía no conoces con cuántos fondos cuenta tu empresa, lo más conveniente es que un balance o presupuesto te ayude a determinar con exactitud cuáles son tus recursos financieros. Este tip nos lleva al siguiente:

  1. Implementa un software de gestión de recursos financieros

Una manera de optimizar tus recursos (aquí también entra en juego tu tiempo) es mediante un método automatizado para captar los números que ya hemos mencionado. Por ejemplo, sería absurdo que hoy en día, las empresas hicieran un conteo, día tras día, con pluma y papel de cada uno de los elementos existentes en inventario. ¿Cómo podría llevar un buen control estando tan expuesto al error humano, a cualquier interrupción, a la inexactitud?

Ya sea para tener las riendas de los números, realizar reportes específicos, expedir facturas, hacer tus cierres contables cada mes; para todas estas funciones, puedes ahorrarte muchísimas horas, si contratas un plan de un software para la gestión de recursos financieros.

QuickBooks es un software que se adapta a las necesidades de las pequeñas y medianas empresas, sus planes son muy asequibles y te ayudará a controlar los aspectos contables y administrativos de tu negocio.

  1. Planifica con base en un fondo de inversión

El principal indicador contable que deberás tener en cuenta para la adecuada gestión financiera es tu fondo de inversiones. Es decir, debes saber qué cantidad de dinero está disponible para ser invertida, sin afectar el funcionamiento cotidiano de tu empresa.

Con base en lo anterior, podrás determinar si es un momento adecuado para invertir, o si es conveniente esperar. Además, podrás definir si puedes realizar una inversión a corto, mediano o largo plazo. Ten en consideración que las inversiones a largo plazo suelen ser las que más tiempo tardan en redituar, pero sin duda son importantes para el crecimiento de una empresa.

  1. Toma en cuenta tu liquidez

No hay que pasar por alto realizar un análisis de la liquidez de tu empresa, es decir, en calcular el porcentaje de tus recursos, que consiste en dinero en efectivo y que, por ende, está disponible para su utilización inmediata. Todo activo es susceptible de convertirse en efectivo.

  1. Conoce tu entorno de inversión

La adecuada gestión empresarial no solo tiene que ver con el control interno, sino también con el conocimiento del entorno. Si tienes pensado invertir, asegúrate de que esa inversión será rentable. Para ello es necesario analizar el entorno: ¿Es el momento adecuado para invertir? ¿La inversión te dará ventajas sobre tu competencia?

  1. Diversifica tus inversiones

Otro aspecto importante para la adecuada gestión de recursos es la diversificación de inversiones. Piensa en las inversiones como oportunidades para expandir tu negocio. Puedes lograr este objetivo a través de alianzas con otras empresas que te ayuden a reducir costos de operación o mediante fusiones que te permitan acceder a otro tipo de mercados.

  1. Administra tus deudas

Recuerda que no todos los recursos financieros de una empresa son propios. Los créditos o financiamientos externos pueden ser buenas opciones para superar adversidades, adquirir equipos, mercancías u otros aspectos necesarios para mejorar el desempeño de una empresa. Sin embargo, como bien comentamos, estos generan una obligación de pago.

Por ello, parte de una buena gestión consiste en administrar la deuda de forma inteligente. Si vas a solicitar un crédito o préstamo, toma en cuenta las condiciones de pago, como los intereses, los plazos y las infracciones por incumplimiento.

Además, recuerda pagar a tiempo tus deudas, a fin de no generar recargos y mantener un buen historial crediticio, pues eso te permitirá mantener las puertas abiertas con instituciones bancarias, en caso de que necesites nuevos financiamientos.

  1. Establece buenas relaciones personales

Es bien sabido que los recursos humanos son un pilar fundamental en tu negocio. Fomenta constantemente la motivación en ellos. Implementa dinámicas de convivencia, ofrece incentivos, haz que se sientan confortables en ese espacio al que dedican gran parte de su vida y sus habilidades, de tal forma que su productividad también aumente.

Herramientas fundamentales para la gestión de recursos financieros

Ahora que te encuentras familiarizado no solo cuáles son los recursos financieros con los que cuenta tu empresa, sino que también has tomado nota de estos consejos para una buena gestión de tus recursos empresariales, hablaremos de 2 principales herramientas que son necesarias para ello.

Balance de situación

El balance de situación, también conocido como balance general o estado de situación patrimonial, es un informe que se enfoca en un periodo preciso, y muestra la situación financiera en la que se encuentra la empresa en ese lapso; detalla de forma seccionada los componentes de la empresa, es decir, activos, pasivos y patrimonio neto.

Es de gran utilidad para la gestión de los recursos financieros, y permite saber el estado financiero en el que se encuentra. Esto conlleva a una mejor toma de decisiones.

Estado de flujo de efectivo

El estado de flujo de efectivo es una herramienta clave para la gestión financiera, pues consiste en un control minucioso de entradas y salidas de efectivo. Al conocer cada gasto e ingreso, podremos saber el nivel de liquidez. Este reporte es capaz de corregir e incluso prever situaciones críticas.

Software para gestión de recursos materiales y financieros

Como lo comentamos en el apartado de consejos, el contar con un software para gestión de recursos materiales y financieros es una inversión mínima a favor de tu empresa y, sin duda, puede ser un gran apoyo en la gestión empresarial, pues te ahorra muchas horas de trabajo, que de otro modo tendrías que dedicar con mayor riesgo a cometer errores, te permite llevar el control de tus cuentas, inventarios, facturas al día, entre muchas otras ventajas.

QuickBooks es capaz de cumplir con estas tareas, ahorrándote con ello hasta 15 horas cada mes. Entre sus funciones principales se encuentra la creación de reportes estándar y personalizados, que además puedes compartir con tu equipo en tiempo real y desde la nube; incluso puedes enviarlos al instante por correo electrónico a tus colaboradores.

En QuickBooks puedes crear desde reportes de administración, de pérdidas y ganancias, de resumen de antigüedad de cuentas por cobrar, de cuentas por pagar, hasta reportes de otras cuentas de balance, entre muchas opciones más, de acuerdo a lo que tú necesites y según el plan de renta mensual que mejor te convenga. También te permite realizar una facturación más amigable a través de su proceso de facturación electrónica, además de crear cotizaciones, recordatorios de pago y mucho más, facilitándote la gestión de los recursos administrativos de tu empresa. Nuestros clientes así lo constatan.

Como viste, estos son tan solo algunos de los consejos que conviene llevar de la teoría a la práctica, si tu objetivo es mejorar la gestión de tus recursos financieros. ¿Cuál de estos ya has implementado antes? ¿cuál otro te gustaría llevar a cabo? Recuerda que, para toda empresa que busca perdurar, es necesario cuidar de sus recursos, potenciarlos, incluso prever situaciones de riesgo. Y todo ello, lo puedes lograr diseñando constantemente estrategias sanas, siguiendo los puntos antes mencionados y, por supuesto, seleccionando el software para gestión de recursos materiales y financieros que realmente te ayude a medir tus resultados y te acompañe en el crecimiento de tu negocio.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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