2020-03-14 12:53:56 Controla tu negocio English El asiento contable de nómina es una de las operaciones más relevantes para tu negocio y el pago de nómina. Aprende qué es y cómo... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/03/tom-rodenby-dyamamnft5i-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/como-se-realiza-el-asiento-contable-de-nomina/ ¿Cómo se realiza el asiento contable de nómina? | QuickBooks

¿Cómo se realiza el asiento contable de nómina?

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Cada una de las empresas legalmente constituidas en el país necesita de empleados para poder crecer, estos empleados son contratados para realizar una función específica dentro del organismo, que en conjunto con otras personas hacen que el negocio funcione de forma óptima.

En un principio, cuando una empresa va iniciando, es sencillo manejar la nómina de su personal, pues la plantilla es reducida. Sin embargo, a medida que el personal va creciendo, este trabajo se vuelve más complicado, de modo que puedes cometer un error en las nóminas, que a futuro, es capaz de generar desorden en la contabilidad general. En este punto radica la importancia de implementar un asiento contable de nómina, ya que este procedimiento nos permitirá saber y tener archivado el pago de la nómina de cada empleado, así como los impuestos y compensaciones que se puedan generar para cada uno de los trabajadores de la compañía.

Si todavía no incorporas la contabilidad del asiento contable de nómina en tu negocio, en este artículo te guiaremos paso a paso por este proceso, y te explicaremos de forma sencilla en qué consiste y por qué es tan importante para la salud de tu proyecto.

¿A qué se refiere el asiento contable de nómina?

En materia de contabilidad, un asiento contable de nómina es el conjunto de anotaciones que se ingresan en el libro diario de contabilidad. Es decir, en el documento que contiene toda la actividad financiera de la empresa se anota y se archivan todos los datos de compensación, de beneficios y de impuestos de los colaboradores. Su fin es registrar las operaciones que se van generando en las cuentas de la empresa, y a través de estos datos, sea posible analizar la composición del patrimonio a lo largo del tiempo.

Por otro lado el asiento contable de nómina es uno de los tipos de asientos con que podemos medir la economía de una empresa, pues aquí se resumen todas las transacciones y el flujo de efectivo total.

Este proceso también ayuda al departamento de recursos humanos a generar datos sobre la nómina de un empleado, dicha información incluso podrá ser utilizada en su evaluación de desempeño.

De forma general, este proceso se trata de insertar información relevante en el libro de contabilidad general de la empresa. En éste, todos los activos y pasivos deben de registrarse con fines financieros y de cumplimiento. En cuanto a la compensación de empleados, se deben de registrar:

  • Sueldos, salarios brutos, comisiones y bonificaciones.
  • Retención de impuestos del empleador y el empleado.
  • Retención de sueldos, primas de seguros y planes de ahorro.
  • Gastos complementarios del empleador.

¿Cómo clasificar los gastos en el asiento contable de nómina?

En este proceso contable de nómina existen varias agrupaciones de cuentas, las cuales están alojadas en el plan de contabilidad de la empresa. El grupo “64”, que refiere a los Gastos de personal, es uno de los que competen al asiento contable de nómina. En este grupo se clasifican varias cuentas, las cuales nombraremos a continuación:

  • Sueldos y salarios (640)

En esta cuenta se incluyen las remuneraciones fijas y esporádicas que tu empresa abona a sus trabajadores. Estas remuneraciones se refieren al importe íntegro que, por derecho, se le debe al trabajador, con la excepción de los gastos generados por algún viaje de trabajo.

  • Indemnizaciones (641)

Esta cuenta recoge los gastos que se abonan a los trabajadores de la empresa, con el fin de cubrir un daño o perjuicio. En ella se ingresan específicamente las indemnizaciones por despido y por jubilación anticipada.

  • Seguridad Social a cargo de la empresa (642)

En dicha cuenta se incluyen las cuotas que tu compañía deberá pagar a la Seguridad Social por las prestaciones que ésta realiza a todos tus trabajadores, por ejemplo, el crédito para una vivienda o la prestación de servicios de salud.

  • Aportaciones a sistemas complementarios de pensiones (643)

En esta categoría, se refleja el importe de las aportaciones devengadas a las pensiones y otras formas de cubrir la jubilación, la invalidez o la muerte de algún trabajador.

  • Otros gastos sociales (649)

En esta cuenta se registran los gastos relacionados con el carácter social de la empresa, ya sea por disposición legal o voluntaria, por ejemplo, becas de estudio para sus trabajadores, el suministro de uniformes, el comedor y la provisión de comidas. Es importante no confundirlos con los gastos de Seguridad Social.

Otro de los grupos de cuentas que concierne al asiento contable de nómina es el grupo “46”, el cual incluye dos cuentas que se usan para visualizar el importe que está pendiente de pago o los pagos hacia estas cuentas que se han realizado anticipadamente, las cuales son:

  • Anticipos de remuneraciones (460)

Ésta se utiliza cuando se entrega una cantidad de dinero, como un anticipo del sueldo del empleado. Y se abonará cuando dicho anticipo sea cancelado en la nómina correspondiente; es decir, cuando se genera la nómina del colaborador, se le descontará el anticipo que haya recibido de la cantidad que le corresponde recibir. Dicho anticipo se le podrá descontar en una sola exhibición o en varias nóminas, dependiendo del acuerdo al que hayan llegado.

  • Remuneraciones pendientes de pago (465)

Con respecto a ésta, se abona cuando se contabiliza la nómina y se carga al momento de pagarse.

Otro de los grupos de cuentas importantes a recalcar es el que refiere a cuentas contables de Seguridad Social. Este grupo contiene dos cuentas con respecto al Organismo de Seguridad Social, las cuales explicamos a continuación:

  • Organismos de la Seguridad Social Deudores (471)

Esta cuenta se refiere a las cantidades que el organismo de Seguridad Social le debe a la empresa.

  • Organismos de la Seguridad Social Acreedores (476)

Ésta, por el contrario, se utiliza cuando se abonan cantidades que la empresa le debe al organismo de Seguridad Social.

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La partida doble

En contabilidad, la partida doble se refiere a una ecuación mediante la cual se busca un equilibrio entre el activo y el pasivo. Esto quiere decir que cualquier movimiento que realices afectará directamente en otro. En pocas palabras, este concepto funciona así: no puede haber un deudor sin un acreedor.

Por ejemplo:

  • Cuando en la operación intervienen dos cuentas de Activo, una aumenta y la otra disminuye por la misma cantidad.
  • Cuando en la operación intervienen dos cuentas de Pasivo, una aumenta y la otra disminuye por la misma cantidad.
  • Cuando en la operación intervienen una cuenta de Activo y una cuenta de Pasivo, ambas aumentan o disminuyen por la misma cantidad.

Estas operaciones se representan mediante una cuenta, y para ello, suele emplearse un esquema en forma de “T”, como en el cuadro siguiente. En el apartado Debe (izquierda), anotarás los débitos o partidas ingresadas, mientras que en el apartado Haber (derecha), deberás anotar los créditos o partidas egresadas:

Al final, la suma de las cuentas en el Debe equivaldrá a las cuentas del Haber.

¿Cómo calcular el salario bruto?

El salario bruto es el pago total del trabajador antes de que se le apliquen las retenciones o deducciones correspondientes en cada nómina. Esto quiere decir que es el importe total que un trabajador gana sin los descuentos del Impuesto Sobre la Renta (ISR) y las deducciones de Seguridad Social.

Para conocerlo, primero hay que calcular cuál es la remuneración bruta que le corresponde a cada uno de los trabajadores de la empresa, al igual que la retención de la Seguridad Social e impuestos marcados por la ley.

Poniendo en práctica los conceptos básicos antes mencionados, podemos ver el siguiente ejemplo, en donde llenarás las cantidades correspondientes, de acuerdo al sueldo de tu empleado, su Seguridad Social, entre otros valores:

De este modo es como queda el balance de tu asiento contable de nómina. Recuerda que los valores de cada celda deben corresponderse.

El resultado que has obtenido representa una deuda pendiente de pago, por lo tanto, deberás efectuarlo, ya sea por transferencia bancaria, en cheque o en efectivo. Ese mismo procedimiento es el que deberás seguir para cada uno de tus trabajadores.

Llevar un control adecuado de las nóminas es una obligación crucial para las Pequeñas y Medianas Empresas (PyME’s). Sobra decir que, como empresa, debes garantizar que todos y cada uno de los trabajadores perciban el salario en tiempo y forma, por lo que es crucial que reserves un fondo especial para cubrirlo y tengas siempre en cuenta que, en caso de haber errores de atraso o fallas de cálculo, el personal es el primer afectado.

Por último, brinda a tus empleados los recibos correspondientes a los pagos que has efectuado. De este modo, ellos podrán ver desglosada la información respecto a sus impuestos. Una manera fácil de hacerlo es a través de QuickBooks, nuestro sistema contable para facturar en línea, en donde es posible generar y timbrar CFDI ilimitadamente, entre muchos otros beneficios que ayudarán a que tu PyME esté al día y un paso más adelante con su contabilidad.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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