2020-02-11 12:15:44 Controla tu negocio English Para muchas empresas es com煤n realizar transacciones multimoneda o multidivisa. Te ayudamos a utilizar esta funci贸n en el sistema... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/01/luis-villasmil-4v8umzx8fya-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/como-utilizar-la-opcion-de-multidivisa-en-quickbooks/ C贸mo utilizar la opci贸n de multidivisa en QuickBooks

C贸mo utilizar la opci贸n de multidivisa en QuickBooks

8 Minutos para leer

Para muchas empresas es com煤n聽realizar transacciones multimoneda o multidivisa. Este es un t茅rmino utilizado para describir las operaciones financieras que se realizan en una moneda distinta a la moneda de uso com煤n de la compa帽铆a o de la cuenta bancaria, si se trata de un individuo.

Este tipo de empresas, principalmente multinacionales con presencia en muchos pa铆ses, o compa帽铆as dedicadas al comercio electronico o a los viajes, son las que realizan m谩s com煤nmente este tipo de operaciones bancarias, lo que representa para su equipo contable un trabajo mayor.

Dichas empresas deben de informar la totalidad de sus transacciones en su moneda de uso com煤n, utilizando el tipo de cambio al d铆a, sin embargo, estas operaciones pueden llegar a extenderse en el tiempo, y con ello, las empresas pueden recibir el dinero despu茅s de algunos d铆as de diferencia, de cuando el pago fue realizado.

En estos casos, las variaciones entre el tipo de cambio de la moneda extranjera y la moneda de uso com煤n puede causar variaciones, lo que afecta el margen de ganancia de la empresa o individuo. Y, dicho sea de paso, representa para el equipo contable un trabajo extra que puede llevar mucho tiempo.

Debido a esto es conveniente tener herramientas como QuickBooks, que permitan聽registrar transacciones en distintas divisas聽para que no tengas confusiones o problemas a la hora de trabajar. Sin duda, utilizar la funci贸n multimoneda es decisivo para todas las empresas que tienen聽proveedores o clientes procedentes de otros pa铆ses.

驴Qu茅 es la opci贸n multidivisa?

La opci贸n multidivisa te permite聽registrar transacciones en distintas monedas dentro del mismo software de contabilidad electr贸nica QuickBooks, es decir, puedes generar los registros de tus cuentas en divisas extranjeras. Esto es 煤til para servicios y proveedores, pero tambi茅n para aquellos que tienen cuentas bancarias en el extranjero, por ejemplo, aquellas聽empresas en la frontera que poseen cuentas en pesos y en d贸lares.

Si este es tu caso o tienes una situaci贸n parecida, entonces te conviene聽activar la acci贸n multidivisa de QuickBooks. Hay que tener en cuenta que, si ya elegiste la opci贸n multidivisa,聽este cambio no se puede deshacer,聽as铆 que, antes que nada, aseg煤rate de que es conveniente para tu negocio usar esta opci贸n.

Sobre la funci贸n multidivisa

Esta funci贸n est谩 disponible en las versiones QuickBooks Essentials y QuickBooks Plus del mismo software de contabilidad electr贸nica, si necesitas esta caracter铆stica, pero tu versi贸n no la admite y te gustar铆a actualizarla, dir铆gete al apartado 鈥C贸mo actualizo mi suscripci贸n a QuickBooks Online鈥 o visita el sitio web oficial para m谩s informaci贸n. Tambi茅n puedes comunicarte con un asesor de ventas para adquirir QuickBooks para tu negocio marcando al 800-461-0093.

De este modo, dicha funci贸n permite asignar una divisa a la mayor铆a de los tipos de cuentas, incluidas las de proveedores, instituciones bancarias, tarjetas de cr茅dito, cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

Cabe destacar que las cuentas de ingresos y egresos siempre usan la divisa local previamente configurada, esta divisa es la moneda del pa铆s donde est谩 ubicado geogr谩ficamente tu negocio. Solo se puede asignar una divisa a cada una de las cuentas. De este modo se debe de agregar una nueva cuenta por cada divisa que se desee agregar.

驴C贸mo activar la聽opci贸n de multidivisa?

Como bien mencionamos, no olvides que si activas esta funci贸n, no podr谩s desactivarla ni cambiar tu divisa local; esto significa que, si desde el principio configuraste el Peso Mexicano (MXN) como moneda local, 茅sta se quedar谩 establecida.

Una vez dicho lo anterior, podemos activar esta caracter铆stica siguiendo estos pasos:

  • Primero, dir铆gete y selecciona el apartado 鈥淐onfiguraci贸n de tu cuenta鈥.
  • Dentro de la configuraci贸n, selecciona la opci贸n 鈥淐onfiguraci贸n de la empresa鈥.聽
  • Una vez que entres a configuraci贸n de la empresa, elige 鈥淥pciones avanzadas鈥.
  • Posteriormente, selecciona 鈥淓ditar鈥, y ah铆 podr谩s modificar la configuraci贸n de tu divisa.
  • Elige la 鈥淢ultidivisa鈥 en la casilla de verificaci贸n.
  • Si realizaste todos los pasos anteriores, puedes guardar los cambios y cerrar la configuraci贸n.

Campos de multidivisa

Ya que se activ贸 la opci贸n multidivisa, se mostrar谩n nuevos campos en algunas pantallas de QuickBooks.

  • Plan de cuentas

Aqu铆 se identifica la divisa de cada una de las cuentas. Si alguna de tus cuentas tiene asignada una transacci贸n, 茅st no se podr谩 cambiar de divisa.

  • Registros bancarios y de tarjetas de cr茅dito

Aparecer谩 en los encabezados de las columnas una anotaci贸n que muestra la divisa de los pagos, dep贸sitos, impuestos de las ventas y saldo pendiente en los registros de tu instituci贸n bancaria y de tus tarjetas de cr茅dito.

Divisa local y divisa extranjera en QuickBooks

  • Divisa local

Tu divisa actual se convertir谩 autom谩ticamente en tu divisa local, es decir, en la moneda del pa铆s donde se encuentra f铆sicamente tu negocio.

Si no asignas una divisa extranjera a alguna de tus cuentas, el valor predeterminado para todos los clientes, cuentas y proveedores ser谩 tu divisa local. De la misma manera, la cuenta de gastos y pagos siempre ser谩 en moneda local.

  • Divisa extranjera

Este tipo de moneda se puede asignar a todos los tipos de cuenta que se encuentran en el software contable QuickBooks, estas divisas aparecer谩n en las pantallas de clientes, proveedores, transacciones, cuentas y empresas.

Tambi茅n te permite pagar y recibir pagos de en divisa extranjera de un proveedor o cliente, pues el tipo de cambio se actualiza de forma autom谩tica cada 4 horas, a trav茅s de Wall Street On Demand.

驴C贸mo agregar divisas?

Para agregar las divisas tienes que seguir estos pasos:

  • Ve al apartado de 鈥Configuraci贸n鈥.
  • Posteriormente, selecciona la opci贸n 鈥Divisas鈥 (esta opci贸n aparecer谩 si ya activaste la opci贸n multidivisas con las instrucciones que te mencionamos antes).
  • Una vez aqu铆, tienes que seleccionar 鈥Agregar divisa鈥.
  • Aparecer谩 un men煤 desplegable donde puedes escoger la moneda que necesites.
  • Una vez que la encuentres la moneda correcta, escoge la opci贸n 鈥淎gregar鈥 y 茅sta aparecer谩 en tu lista聽 de divisas en autom谩tico.

驴C贸mo eliminar divisas?

De igual manera, puedes eliminar divisas que no te sirven o que no ocupes de tu lista de divisas. Es importante resaltar que solo puede eliminar divisas que no tengan ninguna cuenta vinculada.

Para eliminarla, en la misma opci贸n de聽鈥Divisas鈥,聽selecciona la flecha en la columna de聽鈥滱cci贸n鈥, y聽posteriormente escoge聽鈥Eliminar鈥. Da clic en s铆 para confirmar que esta聽divisa ser谩 eliminada.

Recuerda que de forma predeterminada tus cuentas est谩n configuradas en la divisa del pa铆s en el que contrataste QuickBooks.聽

驴C贸mo agregar una cuenta que usa una divisa extranjera?

La columna 鈥Divisa del plan de cuentas鈥 muestra la moneda que est谩 asignada a una cuenta espec铆fica, y los saldos de la cuenta se muestran en esa divisa. Aunque de forma predeterminada aparecen en la moneda local, pueden crearse en una divisa extranjera. Para hacerlo tendr谩s que seguir estos pasos:

Selecciona de nuevo la opci贸n 鈥Configuraci贸n鈥, y luego ingresa a聽鈥Plan de cuentas鈥聽y elige聽鈥Nuevo鈥. Escoge qu茅 tipo de cuenta es la que estar谩s utilizando; tambi茅n escribe el nombre, la descripci贸n y, para finalizar, la divisa en la que quieres que aparezca tu cuenta. Despu茅s selecciona聽鈥Guardar y cerrar鈥.聽Recuerda que necesitas configurar las divisas que vayas a ocupar antes de hacer una cuenta que sea en dicha moneda.

Agregar clientes o proveedores con divisa extranjera

Esta es otra herramienta muy 煤til para aquellos que tienen clientes en otros pa铆ses. Hay que tomar en cuenta que聽no podr谩s cambiar la divisa a un cliente ya existente,聽sino que tendr谩s que crear una聽cuenta nueva聽si quieres empezar utilizar otro tipo de moneda en las transacciones que tengas con 茅l.

Para agregarlo, ya deber谩s haber habilitado la funci贸n de multidivisas en tu cuenta QuickBooks. Selecciona la opci贸n de聽鈥Ventas鈥, 鈥淐lientes鈥 y 鈥淣uevo cliente鈥. Completa su informaci贸n requerida y luego selecciona聽鈥Pago y facturaci贸n鈥. En el campo donde debes indicar c贸mo te paga el cliente, selecciona la divisa en la que efect煤an transacciones con esa persona.

Finalmente, selecciona聽鈥Guardar鈥聽y 隆listo! Podr谩s utilizar esa moneda cada vez que realices facturas o transacciones con dicho cliente.

El procedimiento para agregar proveedores es parecido al anterior, solo que en 茅ste deber谩s ir a la opci贸n de聽鈥Gastos鈥, 鈥淧roveedores鈥. Ahora selecciona聽!Nuevo proveedor鈥, y llena toda la informaci贸n requerida en el formulario. En el men煤 desplegable, selecciona la opci贸n聽鈥Pagar a este proveedor con鈥聽y elige la divisa con la que quieras pagarle. Finalmente selecciona聽鈥Guardar鈥聽y 隆listo! Ya tendr谩s configurado a tu nuevo proveedor.

A tomar en cuenta

Las cuentas o nombres de contacto que tengas solo podr谩n tener una divisa, por lo que tendr谩s que聽agregar una nueva cuenta para cada divisa distinta聽en la que hagas tus transacciones con cada uno de ellos.

En registros bancarios y de tarjetas tambi茅n te aparecer谩 una anotaci贸n en los encabezados de las columnas donde聽se especificar谩 la divisa.

Los tipos de cambio se registran como el聽n煤mero de unidades de una moneda local necesarias para igualar a una moneda extranjera.聽La divisa local es siempre la que se ocupa en tu pa铆s donde contrataste QuickBooks y la divisa extranjera es la que pertenezca a cualquier otro pa铆s en el que necesites ocupar ese tipo de moneda.

La informaci贸n puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / informaci贸n no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situaci贸n financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado est谩 destinado a ser general. P贸ngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener informaci贸n espec铆fica de su situaci贸n.

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