2019-06-05 17:10:21 Controla tu negocio English Conoce las ventajas de implementar un sistema de control administrativo en tu empresa para verificar facturas o gestionar recursos. Entra a... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2019/06/20.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/conoce-los-sistemas-de-control-administrativo-para-pyme/ Ventajas de los software administrativos l QuickBooks México

Funciones de un sistema de administración y control empresarial

10 Minutos para leer

El control en una empresa va mucho más allá de la supervisión del personal. Si quieres aprender cómo lograr una gestión más óptima de tus recursos, en este artículo te hablaremos de algunos consejos, incluyendo el uso de sistemas de control administrativo. Acompáñanos a través de este contenido:

  • ¿Para qué sirve el control administrativo en una empresa?
  • Procesos del control administrativo
  • Ventajas de los sistemas de control administrativo para empresas
  • Ahorro de tiempo y recursos
  • Información al instante
  • Facilita la toma de decisiones oportuna
  • Convierte números en acciones
  • Prueba QuickBooks y crece tu negocio
  • Cumplimiento con la normativa fiscal
  • Uso amigable para todos
  • Información al alcance desde un solo lugar
  • La mejor protección de datos e información
  • Soporte técnico y material informativo actualizado

Al hablar de sistemas de control administrativo nos referimos a un tipo de software administrativo diseñado para la administración de recursos en tu negocio y para la unificación y planificación de los datos más relevantes de una empresa, como lo son los ingresos y egresos, el inventario, las operaciones diarias, entre otros aspectos.

Se trata de un sistema capaz de albergar la información esencial que toda pyme y empresa, en general, necesita medir para realizar una toma decisiones informadas, con base en números fiables y reportes específicos. En otras palabras, los sistemas de control administrativo, gracias a su avanzada tecnología, fungen como un sistema all in one, que te permite consultar toda esta información en tiempo real y desde el sitio en el que estés.

Pero, antes de ir de lleno a las funciones que te brinda un sistema administrativo, hay que aclarar la importancia de llevar un control de este tipo y quién es la persona o el equipo encargado de seguirlo.

¿Para qué sirve el control administrativo en una empresa?

Partir de esta pregunta para ahondar en la relevancia de un proceso de control administrativo podría parecer innecesario a simple vista. ¿Quién no está consciente de lo esencial que es mantener un buen control de la administración? Y, en específico, ¿qué empresario no lo lleva casi tatuado en la frente?

Según afirmaciones del Instituto de Emprendimiento Eugenio Garza Lagüera, uno de los problemas principales de las empresas y pymes en México es el mal o nulo control administrativo. Para explicarnos mejor, entre las debilidades de las empresas, se encuentran:

  • No contar con suficientes indicadores.
  • Falta de análisis de los mismos.
  • Manejo inadecuado del tiempo.

Para caer dentro de las estadísticas desfavorables que arrojan éste y múltiples estudios, es necesario conocer más sobre cómo impulsar el crecimiento de una empresa, incluso conocer el panorama actual de las pymes en México, cuáles son sus prácticas (las más favorables y las menos acertadas) y analizar qué ejemplos seguir y a cuáles rehuir. Además, conviene estar en constante capacitación en materia contable y financiera, y mantener siempre en alto la iniciativa.

Esto nos lleva a la afirmación de que el control administrativo es indispensable para una coordinación óptima de los recursos de una compañía, ya sean recursos monetarios, tecnológicos, capital humano, entre otros.

Procesos del control administrativo

Pero, ¿cómo hablar del control administrativo en general y, en específico, de un sistema administrativo, sin antes detenernos en su análisis?

De acuerdo a la Enciclopedia Económica, existen 4 fases o etapas de control administrativo, las cuales se reflejan en la siguiente imagen:

Sistemas de control administrativo

Fase 1: Vemos que el paso 1 es determinar los estándares y objetivos , y con esto, la empresa podrá identificar qué desea obtener de este proceso administrativo. Si trasladamos este punto a tu negocio, en concreto, una pregunta idónea para determinarlo es: ¿para qué quiero medir X resultado y qué voy a lograr a partir de ello?

Fase 2: El siguiente paso consiste en hacer la evaluación. Una vez que se establece el paso anterior, cabe preguntarse: ¿cómo evaluaré los procesos?

Fase 3: De nada sirve evaluar si, posteriormente, el resultado no se somete a una comparación. La comparación de los valores viene después de haber evaluado los procesos y sirve para saber el rendimiento de los mismos. Aplicándolo a un ejemplo más palpable, este paso consiste en comparar el nuevo periodo de ventas en tu empresa con el periodo anterior.

Fase 4: La retroalimentación y la toma de decisiones consiste en llevar a cabo aquellas acciones que dieron paso a un resultado óptimo y evitar aquellas que no resultaron. Todo a partir de un análisis detallado de las fortalezas y las debilidades en el proceso de control.

Como verás, estos 4 pasos son aplicables a cada uno de los objetivos que te plantees como empresa, ya sea en los objetivos generales y en los más específicos, para cada una de las áreas.

Y, ahora sí: como no es posible hablar de administración o de control administrativo sin relacionar la palabra ‘medición’, una de las herramientas aliadas o life hacks para tu empresa será, sin duda, un sistema administrativo.

Ventajas de los sistemas de control administrativo para empresas

En un contexto actual, en el que la información nos rodea de forma vertiginosa, ya no es viable desempeñar tareas administrativas a la perfección de forma manual o analógica. Es por eso que los sistemas de control administrativo entran en juego, para facilitar las tareas y automatizar procesos que, de otro modo, nos llevarían una eternidad y nos expondrían a errores humanos de cálculo o de precisión.

Dicho lo anterior, ahora que conoces los procesos para lograr un buen control administrativo, así como su definición, podemos hacer un recorrido por las principales funciones que ofrecen estas útiles herramientas.

Ahorro de tiempo y recursos

Mediante los sistemas  de administración lograrás hacer más eficiente y eficaz tu operación: podrás ahorrar tiempo y recursos al automatizar procesos, que van desde la elaboración, el timbrado y emisión de facturas, la gestión de inventarios, las conciliaciones bancarias, incluso la creación de reportes especializados, como los reportes de gestión, el reporte de estado de proyecto, reportes de ingresos y egresos, entre otros. Incluso, puedes verificar las horas trabajadas de tus empleados.

Además del ahorro tangible de tiempo, también conocido como “horas-hombre”, y del ahorro de dinero que pueden causar en ciertas ocasiones los errores humanos, hay que añadir que, además, la contabilidad es un área que pertenece a esta gran esfera de la administración, por lo que uno de los aspectos más importantes al utilizar herramientas como éstas es que podrás disminuir la carga de trabajo en tareas relacionadas con tus obligaciones fiscales. Por ejemplo: al llevar un control de tus Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI’s) o al realizar tus declaraciones anuales.

Todo esto es posible gracias a la automatización y al resguardo seguro de cada transacción.

Provee de información al instante

Otra gran aportación de los sistemas de control administrativo es que esos reportes específicos puedes generarlos al instante.

Esta facilidad dista mucho de procesos poco ágiles como la recopilación manual de datos dispersos en distintos sistemas o sitios. Así, puedes olvidarte de crear desde cero los reportes en herramientas como Excel, por ejemplo. Con un sistema administrativo puedes entender en qué situación financiera se encuentra tu negocio, gracias a la generación de reportes, y a las estadísticas e incluso gráficos que el software de administración te arroja.

Facilita la toma de decisiones oportuna

Pérdidas, ganancias, facturación y otro tipo de información relevante para la toma de decisiones podrán representarse gráficamente en pocos clics, y estará lista para que la compartas con tu equipo de trabajo o ante posibles inversionistas, ya sea desde el mismo sistema (que tiene capacidad de acceso para múltiples usuarios simultáneos) o por medio del correo electrónico (pues puedes enviar toda la información necesaria al instante y desde el sistema).

De esta forma puedes impulsar el crecimiento de tu negocio cuando sea el momento oportuno y, además, analizar si su rendimiento es óptimo, lo cual te encaminará a tomar decisiones más certeras.

Convierte números en acciones

Con el apoyo tecnológico de un sistema administrativo, tú, tus socios y tu equipo de administración y contabilidad interpretan con mayor facilidad y rapidez las cifras que el sistema arroja, para convertirlas en acciones inmediatas. Así, puedes trabajar con tu personal, para dar el seguimiento adecuado a las metas de tu negocio.

Prueba QuickBooks y crece tu negocio

QuickBooks Online es un sistema administrativo que reúne todas y cada una de estas características, para ofrecerte un control integral de recursos: desde el control de tu stock, para que puedas estar al tanto de qué productos están próximos a agotarse y qué es lo que conviene resurtir, hasta el control de recursos humanos, por medio de sus horas laboradas, o el control de ventas, un registro de suma importancia para conocer la demanda de tus clientes y aquellos productos o servicios más frecuentes.

Por otro lado, te ayuda a conciliar tus cuentas y a controlar tu negocio, permitiéndote ahorrar hasta 15 horas de trabajo al mes. Conoce sus planes asequibles y ahórrate más de un 50% por tres meses.

Cumplimiento con la normativa fiscal

Debido a que QuickBooks tiene presencia en prácticamente todo el mundo, su software contable y de control administrativo se ha adaptado a las distintas necesidades de cada región.

En México, QuickBooks está alineado con las normativas del Servicio de Administración Tributaria (SAT), por lo que te ayudará a cumplir en forma con los procesos antes enumerados: facturar, conciliar tus cuentas, manejar diversas funciones administrativas acordes a los estatutos fiscales oficiales.

Uso amigable para todos

QuickBooks está diseñado para que aprendas a utilizarlo de manera sencilla, su interfaz es intuitiva y amigable para todos: desde quienes apenas comienzan a familiarizarse con los procesos contable-administrativos, hasta los profesionales en el área.

Sin importar el tamaño de tu empresa, puedes contratar el plan que más te convenga para tener más características e incluso compartir la información de tu negocio con tu contador o con otros miembros de tu equipo.

Información al alcance desde un solo lugar

Olvídate de registrar tus transacciones en carpetas distintas, en la PC y en la web al mismo tiempo. Unifica la información en un solo sitio de manera digital para que no te confundas al analizar tus finanzas.

Conéctate a Internet, accede desde cualquier dispositivo, tablet, teléfono o computadora y mira cómo tu negocio crece en tiempo real.

La mejor protección de datos e información

Con QuickBooks tienes la seguridad de que tus datos permanecerán en la nube, por lo que no perderás información valiosa. Un software de contabilidad y de control administrativo como éste protege tu data para que nadie más que tú y aquellas personas autorizadas mediante un acceso exclusivo puedan verlos.

Soporte técnico y material informativo actualizado

QuickBooks es una plataforma que está diseñada para ayudarte a resolver tus dudas siempre, darte consejos sobre cómo gestionar y administrar tu negocio e incluso motivarte.

Por una parte, al contratar cualquiera de los 3 planes de renta mensual que tiene disponibles, adquieres soporte técnico gratuito, ya sea por chat o vía telefónica. Además, al contratar su plan Plus obtienes un nivel mayor de asistencia personalizada, pues un equipo de expertos te guiará en la configuración de tu cuenta y también podrás acceder a consultorías que te ayudarán a alcanzar las metas de tu negocio.

Por otro lado, en su centro de recursos podrás encontrar opiniones e historias de éxito de nuestros clientes que dejan constancia de cómo QuickBooks los ha ayudado a manejar su empresa. Incluso podrás consultar material de apoyo, como artículos, videotutoriales y artículos especializados en el uso de funciones específicas del sistema, para que no te compliques en el camino. Así, sacarás el máximo provecho a tu programa y aprenderás diferentes procesos que hagan a tu empresa más eficaz.

En suma, QuickBooks no puede faltar entre los sistemas de administración en una empresa.

Esperamos que este artículo haya sido de utilidad para mejorar el control del área administrativa de tu empresa. Ahora que tienes claro en qué consiste, cómo está dividido este proceso, y cuáles son las principales funciones ofrecen algunos sistemas de control administrativo, ¿qué esperas para explotar estas herramientas y optimizar al máximo tu negocio con QuickBooks?

¡Sigue pendiente de más información relacionada mediante nuestro centro de recursos QuickBooks!

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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