2019-06-06 18:30:21 Controla tu negocio English Aprende cómo administrar el pago de nómina de una PyME. Te decimos qué elementos debes considerar y cómo llevar un registro adecuado... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2019/06/63.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/consejos-para-administrar-el-pago-de-nomina-en-una-pyme/?utm_term=&utm_campaign=PMAX+%3E+GG+%3E+MX+%3E+ES+%3E+PM&utm_source=adwords&utm_medium=ppc&hsa_acc=6089519323&hsa_cam=12556554926&hsa_grp=&hsa_ad=&hsa_src=x&hsa_tgt=&hsa_kw=&hsa_mt=&hsa_net=adwords&hsa_ver=3&gclid=CjwKCAiA55mPBhBOEiwANmzoQuKu7BHbmrMiJxU8TlcYgSGxgg5R5KAX1C7FRlNBaK4EEI9vpP5UcxoCRuoQAvD_BwE Consejos para administrar el pago de nómina en una Pyme

Consejos para administrar el pago de nómina en una PyME

7 Minutos para leer

Cuando las PyMEs empiezan a tener cierto crecimiento, administrar el pago de nómina a sus empleados puede ser más complicado. Al principio, cuando hay pocos colaboradores, es relativamente sencillo llevar el control de impuestos, la fecha de depósitos y los recursos destinados a ellos. Pero esto acaba siendo difícil cuando tenemos decenas de empleados o más.

Afortunadamente ahora hay tecnología y programas que facilitan este proceso para que no tengas que sufrir el pago de nómina. En este artículo te explicaremos cómo administrar el pago de nómina de una PyME, cuáles son los elementos que debes tomar en cuenta y cómo facilitar el proceso a través de un sistema contable como QuickBooks.

¿Qué elementos integran el pago de nómina?

Antes que nada, es importante que conozcas todos los elementos que integran la nómina de una empresa.

El pago de nómina es mucho más que el simple depósito del salario de los trabajadores. Implica considerar otros aspectos como las prestaciones de tus empleados, las deducciones o las aportaciones patronales a la seguridad social y fondos para el retiro.

En efecto, el principal componente de la nómina corresponde a las percepciones de los trabajadores; es decir, el sueldo que deberás pagarles por su trabajo. Pero para administrar el pago de nómina de forma adecuada, deberás tener en cuenta que, además de los salarios fijos, también deberás pagarles otras prestaciones a la que pudieran tener derecho, según su contrato. Ejemplo de estas son las horas extras o los bonos por rendimiento. Es importante que tengas en cuenta estas obligaciones de pago para asegurarte de tener el presupuesto adecuado.

Además, la nómina de una empresa puede incluir a trabajadores con distintas prestaciones, derechos laborales, tipos de contrato o funciones. Parte de administrar el pago de nómina de una PyME consiste en gestionar estos elementos de forma estratégica.

De modo que, antes que nada, es importante que conozcas el estatus de los empleados de tu nómina. Esto depende del tipo de contrato de cada uno. Algunos trabajadores se consideran “de base”, es decir, con un puesto fijo en la estructura de la empresa. Otros, en contraste, son trabajadores eventuales, a quienes se contrata solo por un tiempo determinado o para alguna actividad en particular. Es importante que en tu presupuesto sepas en todo momento a cuántos trabajadores de base y a cuántos eventuales estás empleando, no sólo para contemplar el pago de sus sueldos, sino también sus prestaciones.

Finalmente, considera que tus responsabilidades en cuanto a la nómina también abarcan la retención de impuestos y la aportación de cuotas para el Seguro Social, el Infonavit y los planes de ahorro, entre otros aspectos.

Ahora bien: una vez que conoces todos elementos que integran el pago de nómina y tus obligaciones al respecto, es importante seguir los siguientes consejos:

Paga a tiempo

Recuerda que es importante para mantener el buen ánimo de tu personal que realices los depósitos en tiempo y forma. Para ello, es importante que te asegures de contar con los recursos suficientes y de entregarlos siempre en las fechas acordadas. Solo así podrás desarrollar una relación de confianza y reciprocidad con tus colaboradores.

Reserva el pago de nómina

Para administrar el pago de nómina es muy importante que, cada vez que vayas a realizar una contratación, tengas la seguridad de que cuentas con los recursos para pagar los salarios de tus trabajadores. Asimismo, cada semana, mes o quincena, deberás reservar los recursos necesarios para pagar a tus empleados. En otras palabras, se trata de garantizar que la empresa cuente con la liquidez suficiente para saldar las obligaciones que tiene con su personal.

Este dinero no debes ocuparlo para ningún otro ámbito más que salarios. Recuerda que si lo gastas para otra cosa y no puedes pagar a tiempo vas a generar desconfianza en tu personal, por lo que podrían querer abandonar a tu empresa.

Automatiza el pago

Tal vez cuando empezamos es relativamente sencillo realizar los pagos de forma manual. Pero con un mayor número de empleados podemos cometer errores a la hora de ingresar los datos. Lo mejor es que contrates un sistema contable o administrativo que tenga la opción de manejar nómina. De esta manera ya programas los pagos con cierta periodicidad y te quedas con la confianza de que todo se realizó a tiempo. Por ejemplo, con QuickBooks, incluso puedes realizar el cálculo de impuestos de manera automática.

Elige al responsable adecuado

Si tu empresa ya cuenta con departamentos bien estructurados, es importante que la persona que se encargue de las nóminas sea alguien con conocimiento en contabilidad. A pesar de que pagues a tu personal, no es correcto que pongas a una persona de recursos humanos (por ejemplo) a administrar la nómina, ya que se necesitan conocimientos que no necesariamente tienen que ver con alguien de RH. Lo mejor es que alguien del área de administración o contabilidad se haga cargo.

Contrata un programa bancario

En la actualidad, varios bancos en México ofrecen servicios para PyMEs, como paquetes especiales para manejar la nómina de cierto número de empleados. De esta manera, el dinero que tienes en la cuenta bancaria de tu empresa está conectado con las cuentas bancarias de tus empleados para realizar el pago automáticamente. La ventaja es que puedes programar los pagos hasta con uno o dos meses de anticipación y puedes cancelarlo un día antes del depósito; la desventaja es que en muchos casos necesitas tener en nómina a 50 empleados o más para que el paquete tenga un costo accesible.

Además, para automatizar los pagos, lo más recomendable es establecer una periodicidad de pago. Es decir, acordar con tus empleados si el depósito se realizará mensual, quincenal o semanalmente. De este modo tú podrás programar los pagos y tus empleados sabrán con certeza cuándo recibirán su dinero.

Por otro lado, una de las ventajas de pagar a tus empleados a través de una tarjeta de nómina es la seguridad para ambas partes. Al eliminar la entrega de efectivo, evitarás exponer a tus empleados y a la empresa ante posibles robos. Asimismo, al fomentar la bancarización de tus trabajadores, a ellos les será más fácil acceder a créditos o préstamos.

No te olvides cumplir con las obligaciones fiscales

Antes de pagar la nómina, debiste haber realizado los cálculos de impuestos correspondientes. Tampoco te olvides que debes entregar a tu personal los recibos donde venga el desglose de su salario, para que conozcan cómo ha sido el pago parcial de sus impuestos. También puedes ayudarte de un sistema contable que genere estos recibos automáticamente e incluso puedes enviarlos por correo.

Usa el pago de nómina para fomentar el rendimiento

Administrar el pago de nómina también te puede servir para fomentar el rendimiento de tus trabajadores a través de un sistema de controles. Así como puedes ofrecer bonos por rendimiento, también puedes establecer penalizaciones por faltas, retardos o por el incumplimiento de alguna labor.

Realiza tu asiento contable de nómina

Por último, el aspecto más importante para administrar el pago de nómina es el registro de todos los movimientos relacionados con el mismo. Para ello, te recomendamos realizar un asiento contable de nómina en QuickBooks.

Se conoce como asiento contable de nómina al conjunto de anotaciones que se ingresan en el libro diario de contabilidad donde se llevan los registros de la actividad financiera de la empresa.

Para realizar este documento, deberás registrar los sueldos, salarios brutos, comisiones y bonificaciones de los empleados. También tendrás que asentar la retención de impuestos, tanto de la empresa como de los trabajadores, las primas de seguro y planes de ahorro, indemnizaciones, cuotas de seguridad social, aportaciones al sistema de pensiones y gastos complementarios. En este enlace puedes consultar cómo realizar el asiento contable de nómina en QuickBooks.

Con estos consejos, será más sencillo administrar el pago de nómina de tu empresa. Y, además, podrás cumplir con tus obligaciones como empleador y sacarle un mayor provecho al talento de tus trabajadores.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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