2020-07-13 07:14:12 Controla tu negocio English Aprende cómo facturar en línea desde la página del SAT o con el sistema de facturación electrónica de QuickBooks diseñado para pymes... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/07/rsz_kelli-mcclintock-cr-gh5a_9nc-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/consejos-para-hacer-una-facturacion-en-linea-eficaz/ Facturación en línea para pymes | QuickBooks México

Sistema de facturación en línea para pymes en México

12 Minutos para leer

A lo largo de este artículo conocerás algunos consejos para facturar en línea de forma eficaz y te diremos mediante qué programas contables puedes llevar a cabo este proceso. Acompáñanos por el siguiente contenido:

  • Antecedentes de la facturación en línea
  • La facturación en línea y la digitalización
  • Aspectos básicos para facturar en línea
  • ¿Cómo fomentar la cultura fiscal y financiera?
  • Alternativas para facturar en línea
  • Facturador en línea: la opción más amigable
  • Mis cuentas del SAT: facturación gratuita
  • Forma (rápida) para facturar desde “Mis Cuentas”
  • Paso a paso para hacer una factura en “Mis Cuentas”
  • Factura en un dos por tres con QuickBooks Online

¿Quién no ha sufrido al hacer una factura? Algo tan indispensable para muchos prestadores de servicios y trabajadores en general puede resultar una verdadera pesadilla, pero esto sucede, por lo general, cuando no cuentan con las herramientas ideales. Si este es tu caso, no te preocupes, en este artículo te daremos varios consejos para hacer una facturación en línea eficaz y sin complicaciones.

Sin duda alguna, un facturador en línea es la mejor herramienta que un emprendedor puede adquirir para evitarse todo sufrimiento durante la emisión de CFDI’s, para dar celeridad a sus procedimientos contables, para evitar errores cuyo origen son pequeños descuidos y, por supuesto, para tener mantener en orden la administración de su negocio.

Para cualquier empresa, sin importar su tamaño, la facturación resulta crucial. De hecho, si una empresa no está en posibilidad de facturar, simplemente no hay negocio, así de sencillo.

Cuando se multiplica la carga de trabajo de una pequeña o mediana empresa, la demanda de la facturación también aumenta, y es ahí cuando una pyme se enfrenta a nuevos retos contables y administrativos, para los cuales debe prepararse lo mejor posible, o de lo contrario, podría verse superada por sus obligaciones y los deadlines correspondientes.

Enseguida te hablaremos de algunos antecedentes de la facturación electrónica y  cómo fue ese tránsito hacia su digitalización; qué nociones deberías adquirir sobre la contabilidad electrónica y muchos consejos para hacer de este procedimiento de control algo mucho más llevadero y eficaz.

Antecedentes de la facturación en línea

Antes, la facturación se hacía a mano, lo que conllevaba un montón de inconvenientes entre los que destacaban el resguardo de una gran cantidad de papeles, además de las horas que los contadores invertían en su revisión para corroborar su validez o detectar pequeños o grandes errores. Si algo se perdía, el impacto era brutal y ni qué decir del tiempo que uno debía de conservar la información. De este modo, todos se llenaban de cajas y archiveros.

Desde entonces, la contabilidad (desde la clásica hasta la actual contabilidad electrónica) ha arrastrado connotaciones negativas, que asustan a todo aquel que no se dedique en esencia a este ámbito.

Quizá recuerdes haber visto en las caricaturas algunas caracterizaciones de contadores inmersos en montañas de hojas, amenazados por la posibilidad de que todo el papelerío se les venga abajo; contadores encerrados en un cuarto pequeño, que de tan lleno parece a punto de explotar. ¿Te suena?

La facturación en línea y la digitalización

El tema de digitalización, el de emitir facturas en línea a través de un facturador en línea específicamente, ha ayudado en muchos sentidos a que facturar sea algo amigable. Además, ha impactado (de forma positiva) en la cobranza y otros aspectos, como el inventario, las relaciones con los clientes y hasta en las ventas.

La contadora pública Patricia Rodríguez habla de los beneficios que trae consigo la digitalización de la contabilidad y, por lo tanto, la facturación en línea, y afirma que:

“Esto puede ser muy, muy bueno para las pyme, pues permite a estos negocios, que son los que más batallan con estos temas a llevar un mejor control de las facturas por cobrar, de los ingresos, de hacer llegar los archivos a los clientes y que no se queden como eternos pendientes”.

Además, al hablar del papel de los facturadores en línea, añade:

“Ojalá y todos los negocios vieran las ventajas que brinda un facturador electrónico, pues todo se hace casi casi como en un juego de lo sencillo que es. También está la otra opción, que es la plataforma gratuita del SAT, pero aquí el seguimiento no se hace en automático, es la desventaja, pero vaya, existe y también es una buena herramienta”.

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Aspectos básicos para facturar en línea

No está de más remarcar que lo que conoces como factura digital es el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) 3.3, un documento que se genera por medios electrónicos como prueba de la transacción entre el vendedor y el comprador.

En 2018 entró en operación esta versión, cuyo objetivo es que los contribuyentes, sin importar si son personas morales o físicas, emitan lo más fácil posible sus comprobantes fiscales. Por lo tanto, cualquier emprendedor que desee hacer crecer su negocio deberá de aprender a emitir facturas electrónicas y saber que existe un catálogo con miles de conceptos. De este tema también hemos hablado antes en nuestro blog de QuickBooks Online, y es importante familiarizarse con él, para evitar cualquier confusión e inconveniente con el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Esto nos lleva al siguiente punto.

¿Cómo fomentar la cultura fiscal y financiera?

Sabemos que en un principio puede parecer complicado habituarse a todos los pasos que implica la facturación electrónica, pero el que un emprendedor se involucre en el proceso le brindará un montón de beneficios. Varios de estos procesos se han simplificado con la facturación online, pero otros también se han vuelto más complejos, y es justo por eso que los emprendedores deben de tener en cuenta algunos puntos clave.

Para la contadora pública Patricia Rodríguez, la clave está en entrarle de lleno al tema: “Mi primer consejo es que vayan con todo al tema, de lleno, pues aunque puede parecer muy complicado implementar tanta cosa al principio, en realidad es algo muy sencillo y la facturación en línea brinda demasiados beneficios a los negocios”, subraya.

“Se debe de tener clara la obligatoriedad de la facturación, así como los requerimientos de la última versión del CFDI, por lo que resulta de especial importancia que los emprendedores, como sus colaboradores, se familiaricen con los catálogos del SAT ”.

Otra cosa a la que se le debe de prestar especial atención es al complemento de pago, pues se debe de emitir un comprobante fiscal por cada pago que se reciba cuando éste no se haya dado al momento de emitir la factura. El segundo consejo que Rodríguez brinda a los emprendedores es que investiguen las opciones de administración disponibles, pues ya no se trata solamente de emitir facturas sino de llevar un control de los documentos que se expiden, así como de otros aspectos, por ejemplo, los inventarios.

En caso de que la empresa maneje bajos volúmenes de facturación y cuente con el tiempo necesario, el SAT ofrece un servicio para facturar en línea de forma gratuita, a través de su portal de internet. Sin embargo, también existen alternativas integrales como QuickBooks, un facturador en línea diseñado para las pequeñas y medianas empresas, principalmente.

Alternativas para facturar en línea

Patricia Rodríguez enfatiza que, para los grandes volúmenes, o en caso de estar operando diversos aspectos del negocio, lo ideal es contratar un facturador electrónico. En opinión de la experta, los emprendedores enfrentan dos grandes obstáculos que deberán de vencer en materia de facturación: uno es el aspecto operativo y el otro cultural.

Sobre el segundo, Rodríguez comenta que los emprendedores tienen que contemplar que harán frente a importantes limitantes de tiempo y conocimiento, pues en la gran mayoría de los casos el fundador de una pyme es también el encargado de las finanzas y de la operación de la empresa.

“Educarse en el tema y sacar toda la información que se necesita es lo mejor para que estos emprendedores tengan muy claras y presentes las opciones y obligaciones fiscales a las que se enfrentarán”, reitera.

Respecto al obstáculo operativo, la contadora pública agrega que quien tiene un negocio debe asegurarse de contar con la infraestructura adecuada para evitar que el manejo de facturas consuma mucho más tiempo.

Facturador en línea: la opción más amigable

Eliminar los dolores de cabeza a la hora de facturar y ahorrar horas en este proceso son dos de las grandes ventajas de invertir en un facturador electrónico.

QuickBooks, la plataforma de contabilidad número 1 en el mundo, que brinda un sistema de facturación y administración para pyme, está certificado por el SAT, por lo que sigue todos sus lineamientos y siempre está al día de las leyes y cambios que pueda realizar esta institución. Así, cualquier novedad que exista por parte de las autoridades fiscales, siempre se verá reflejada dentro del sistema, y además lo hará constar a sus usuarios por medio de material informativo como éste.

Otras de sus grandes ventajas es que es posible facturar desde cualquier dispositivo que se tenga a la mano (computadora, tablet o celular), sin la necesidad de instalar ningún software.

Una gran, pero gran ventaja del facturador de QuickBooks, es que permite guardar la información de los clientes frecuentes, lo que evita a sus usuarios tener que capturar todos estos datos una y otra vez.

QuickBooks Online es totalmente intuitivo y ofrece asistencia técnica a sus usuarios. También cuenta con abundante material para que, tanto sus clientes como los usuarios en general, puedan mantenerse actualizados y sigan capacitándose con información contable y financiera. Esto es posible gracias a  sus artículos informativos, tutoriales y videotutoriales, que permiten usar al máximo sus herramientas, webinars gratuitos, donde grandes expertos comparten sus consejos, entre otros recursos.

Además, con este programa de facturación es posible emitir facturas electrónicas las 24 horas, los 365 días del año, aun cuando la página del SAT no se encuentre disponible. Para más información consulta a uno de nuestros asesores al 800-461-0093.

Mis cuentas del SAT: facturación gratuita

Tal como lo mencionamos antes, el SAT pone a disposición su herramienta Mis cuentas, pensada para todo aquel contribuyente que necesite facturar sin tener que gastar un solo centavo. Si todavía no lo has utilizado, o deseas familiarizarte mejor, te presentamos 2 maneras para hacerlo:

 Forma (rápida) para facturar desde “Mis Cuentas”:

  1. Escribe tu RFC y tu contraseña o tu e.firma, si es que cuenta con ella.
  2. Genera el comprobante fiscal.
  3. Entra a www.sat.gob.mx
  4. Ve a “Factura fácil”, y luego da clic a “Generar factura”.
  5. Si es la primera vez que usas “Factura fácil”, ingresarás automáticamente al apartado “Administración de catálogos” para que captures o selecciones la información favorita que posteriormente aparecerá precargada en la generación de la factura. Nota: cuando ya has configurado la “Administración de catálogos”, la próxima vez que ingreses a “Factura fácil” el sistema te mandará automáticamente al apartado “Capturar comprobante”.
  6. En el apartado “Datos del emisor”, el RFC se muestra automáticamente, por lo tanto de forma opcional podrás capturar tu nombre o razón social.
  7. En la sección “Datos del receptor” captura el RFC que debe de utilizarse siempre en la emisión de facturas por operaciones con el público en general, si el RFC ya está configurado en la “Administración de catálogos”, selecciónalo del combo desplegable.
  8. Recuerda que puedes modificar la información que necesites en cualquier momento.
  9. En el apartado “Comprobante” se mostrará la fecha y hora de expedición de forma automática, de acuerdo al horario local.
  10. Para la emisión de facturas por operaciones con el público en general, la forma de pago será aquella con la que se liquidó el comprobante de público en general de mayor monto.
  11. Después en el apartado “Conceptos”, da clic en “Nuevo” para agregar el producto o servicio que vas a facturar.
  12. Al seleccionar el producto o servicio, los demás datos se desplegarán en automático.
  13. Da clic en “Agregar información”.
  14. Para mayor información, tienes la opción de apoyarte en los íconos de ayuda marcados con el signo de interrogación.
  15. Da clic en el botón “Sellar”, enviar y descargar para generar la factura.
  16. Finalmente, cierra la sesión para salir de la app .

Factura en un dos por tres con QuickBooks Online

Es probable que te hayas agotado de tan solo leer los casi 30 pasos anteriores, y no queremos imaginarnos lo que sigue, es decir, llevar la teoría a la práctica mediante Mis cuentas. Pero, si tras intentarlo, consideras que esta no es tu opción en definitiva, puedes ahorrarte mucho tiempo y más de la mitad de los pasos al facturar con QuickBooks Online.

En QuickBooks sabemos lo importante que es el tiempo de aquellos que se deciden a emprender, y por lo tanto, es capaz de ahorrar desde 5 minutos en la emisión y el envío de una factura, hasta 15 horas mensuales en tus procesos contables y administrativos.

Por eso, alentamos a quienes desean optimizar su facturación a que se decidan por un sistema contable capaz de automatizar este y otros procesos, entre ellos:

  • La creación de reportes variados
  • La emisión y envío de CFDI a los clientes
  • El registro de proyectos

Y muchas opciones más.

Como pudiste ver, a lo largo de este artículo abordamos aspectos importantes para los emprendedores y trabajadores en general: desde cómo estar al día con las nuevas disposiciones fiscales, cómo preparar tu empresa antes de que la demanda de facturación aumente, cómo facturar paso a paso, entre otras alternativas, por ejemplo, utilizar un sistema de facturación acorde a tus necesidades y demanda de facturación. En suma, estos consejos te permitirán realizar una facturación en línea eficaz y libre de errores.

Sigue pendiente de más noticias y tips para crecer tu empresa y mejorar tus controles contables, y conoce los planes que QuickBooks ha diseñado para ti .

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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