2019-06-05 16:45:05 Controla tu negocio English Conoce en QuickBooks los diferentes programas de facturación electrónica, que te ayudan a automatizar tus facturas en línea sin errores.... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2019/06/14.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/la-manera-mas-eficaz-de-emitir-una-factura-electronica/ Cómo usar los facturadores electrónicos | QuickBooks México

Ventajas de un sistema para la generación de facturas

13 Minutos para leer

En este artículo descubrirás maneras eficaces de emitir y generar facturas sin contratiempos a través de un sistema de facturación electrónica que se adapte a las necesidades de tu negocio.

  • ¿Cuál es el mejor software de facturación electrónica para ti?
  • ¿El facturador en cuestión te ofrece una interfaz amigable?
  • ¿Las funciones que posee son accesorias para tus necesidades empresariales?
  • Identifica un sistema de facturación electrónica confiable
  • Facturadores electrónicos: qué ventajas tienen
  • Portabilidad y compatibilidad
  • Genera facturas las 24 horas, los 365 días del año
  • QuickBooks, un software contable altamente seguro
  • Otros beneficios de los sistemas para generar facturas
  • Captura los datos y guárdalos para futuros CFDI’s
  • Envía tus facturas tras un solo clic
  • Da seguimiento fácil a tus CFDI’s
  • No te limites: factura cuanto quieras
  • Saca el mayor provecho a tu sistema para la generación de facturas
  • ¿Cómo facturar en QuickBooks de manera eficaz?
  • Mantente actualizado en materia contable

Facturar es un proceso indispensable para cualquier empresa. Es imposible llevar un óptimo control de la contabilidad si no se generan de forma correcta los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, entre otros procesos relacionados con la facturación. De hecho, cuando una empresa da sus primeros pasos o cuando se es un trabajador independiente, la labor de facturación puede ser cosa sencilla, pero a medida que los negocios crecen, el trabajo aumenta y la cantidad de facturas por hacer puede resultar abrumadora. En especial, el proceso puede tornarse poco ágil cuando esta tarea la realiza una persona no especializada, si no cuenta con el conocimiento o las herramientas que le faciliten el trabajo, por ejemplo, un sistema para la generación de facturas .

Por fortuna, herramientas digitales, como un software de facturación electrónica, permiten automatizar ésta y otras tareas con eficacia, ya sea de forma parcial o total. Incluso, el hecho de que estos sistemas sean intuitivos para los más nuevos en el ámbito contable no excluye que algunos de ellos puedan ser usados también por expertos, pues el ahorro de tiempo que se logra es realmente sustancial para todos. Es así como un facturador fomenta la emisión, el seguimiento y la cancelación ordenada de múltiples CFDI’s, y disminuye el riesgo a cometer errores.

Con esto, podemos adelantar que la mejor manera de emitir una factura electrónica es a través de un sistema electrónico de facturación. Pero, para no entrar en generalizaciones, hay que advertir que no todos los facturadores funcionan de la misma forma, ni tienen el mismo potencial, ni el mismo costo; tampoco ofrecen la seguridad que cada empresa necesita. Es por eso que, en este artículo, además de guiarte en el proceso más práctico para emitir una factura electrónica , ahondaremos respecto a las funciones que debes buscar antes de contratar cualquier software contable.

¿Cuál es el mejor software de facturación electrónica para ti?

Cuando hablamos de un buen sistema para la generación de facturas, nos referimos no solo a aquel que te permita emitir un comprobante fiscal, sino a uno que incluya múltiples funciones relacionadas con la facturación en general. No solo es necesario que crees CFDI’s de forma rápida; también tendrás que cancelarlos de cuando en cuanto, dar seguimiento a su estatus de pago y enviarlos a tus clientes y proveedores desde un mismo lugar. Además, un software de facturación electrónica ideal debería permitirte la generación ilimitada de CFDI’s. Y es que, aunque realizar más facturas sea sinónimo de un negocio próspero, los costos de un software que limita la emisión de CFDI’s se elevan de formas absurdas, dando como resultado un gasto innecesario para tu empresa.

Entonces, para emitir facturas de la manera más eficaz, antes debes buscar un sistema apropiado para ti. Algunas preguntas clave para hallarlo son:

¿El facturador en cuestión te ofrece una interfaz amigable?

Por ejemplo, ¿te es suficiente el software de la página del SAT , o cada vez que accedes te eternizas buscando cada opción o sueles hablar a su soporte técnico para que vaya guiándote? ¿La búsqueda de tutoriales o artículos te lleva el triple de tiempo de lo que tardarías en hacer el proceso? Podría sonar descabellado que alguien tenga que pasar por eso, pero créenos, las primeras veces que facturas pueden ser abrumadoras e improductivas.

¿Las funciones que posee son accesorias para tus necesidades empresariales?

Supongamos que tal sistema para la generación de facturas te ofrece 5 mil timbrados al año. Además, te da la posibilidad de personalizar tus facturas con publicidad de tu empresa, para darles un toque más profesional y estético. Todo eso y algunas opciones más por un costo que, a primera vista, no te agrada mucho.

Pensando de forma objetiva, ¿consideras que utilizarás todas esas facturas que equivalen a más de 400 ventas por mes? ¿Puedes darte el gusto de gastar esa cantidad por una función como la de personalizar la imagen de tus CFDI’s? Sea cual sea la respuesta, hay que considerar si todas las características que ofrece un facturados son realmente explotables, o si implicarán un gasto innecesario a mediano o largo plazo.

Identifica un sistema de facturación electrónica confiable

Otro paso importante antes de la contratación del mejor sistema que te permita facturar de manera muy sencilla, es que evalúes su autenticidad.

Al contar con un programa para la generación de facturas confiable puedes tener la certeza de que tus facturas serán válidas y legales frente al SAT. ¿Cómo identificar su autenticidad ante el Servicio de Administración Tributaria? En el sitio web del SAT puedes encontrar un apartado especial que agrupa a todos sus Proveedores Autorizados de Certificación (conocidos por las siglas PAC) vigentes e inactivos. Los PAC’s son empresas que están facultadas para prestar sus servicios como facturadores oficiales a otros contribuyentes.

QuickBooks es un facturador seguro, pues está certificado por el SAT, sigue todos sus lineamientos legales y siempre está al día con las leyes y los cambios que puedan realizar las autoridades del país. Con esto, puedes asegurarte de que, cualquier novedad, será implementada dentro del software y tú tendrás los avisos y tutoriales pertinentes, para que siempre estés enterado de cómo dar un buen uso al sistema. De este modo podrás cumplir con los requerimientos del fisco.

Con el software de facturación electrónica de QuickBooks Online puedes conciliar tus cuentas y gestionar tus facturas, ahorrándote hasta 15 horas de trabajo al mes. Conoce los precios y funcionalidades que te ofrece QuickBooks y ahórrate un 50% por tres meses.

Facturadores electrónicos: qué ventajas tienen

Portabilidad y compatibilidad:

Otro punto para emitir tus facturas electrónicas de manera eficaz es que puedas realizarla, ya no solo desde un mismo software facturación electrónica , sino desde cualquier dispositivo. Si te preguntabas para qué contratar un servicio como éste cuando tienes al alcance el facturador gratuito del SAT, debes saber que uno de los inconvenientes de Mis cuentas es que solo funciona en computadoras que tienen instaladas ciertas características, lo que muchas veces entorpece la generación de CFDI. Además, al ser utilizado por tantos usuarios a la vez, puede causarte problemas técnicos.

Genera facturas las 24 horas, los 365 días del año

Por otro lado, entre esos fallos del SAT se encuentra la irregularidad en su servicio, debido a la sobrecarga de usuarios (esto sucede, por ejemplo, al final de cada ejercicio fiscal, cuando los contribuyentes acceden para enviar sus declaraciones). Con QuickBooks es imposible enfrentarse a las típicas frases de “se cayó el sistema”, por lo tanto, nunca tendrás retrasos al facturar; en este software de facturación electrónica podrás emitir tus comprobantes las 24 horas los 365 días del año, sin ningún inconveniente en su servicio.

Además, al utilizar un sistema para la generación de facturas como QuickBooks sabes que podrás generar tu factura desde tu celular, tablet o computadora, sin necesidad de realizar ninguna instalación de software, ya que se aloja por completo en la nube. Para utilizar QuickBooks Online solo necesitas PC (1 GHz con 256 de RAM, Windows XP o posterior) o Mac (basada en Intel con SO X 10.5 o posterior), conexión a internet y la última versión de Internet Explorer, Firefox, Google Chrome o Safari , si estás usando una Mac.

QuickBooks, un software contable altamente seguro

QuickBooks cuenta con los estándares de seguridad más altos, ya que encripta toda tu información con su método de cifrado SSL de 128 bits, que el que utilizan las instituciones bancarias. De este modo, puedes estar seguro de que tus datos y los de tus clientes quedarán en total privacidad y a disposición únicamente de aquellos usuarios que posean autorización para acceder al sistema.

Otros beneficios de los sistemas para generar facturas

Captura los datos y guárdalos para futuros CFDI’s

Es muy importante que, cada vez que realices una factura, seas cuidadoso con la información que te pide el formulario, como el RFC, la razón social, el método de pago, entre otros campos.

Para que el proceso al emitir una factura electrónica sea correcto y evites perder tiempo al cancelar y capturar de nuevo la información, corrobora todos los datos de tus clientes. Una vez que los confirmes, QuickBooks te permitirá guardar la información de aquellos clientes frecuentes y generar facturas más amigables para que no tengas que capturarla una y otra vez. Esto te ahorrará tiempo y lograrás una emisión de facturas eficaz y sin errores.

Envía tus facturas tras un solo clic

Por otro lado, recuerda que, al realizar la factura, no solo debes enviar la representación impresa sino el archivo .XML, que es la información de la factura encriptada. A veces, por descuidos, se olvida enviar ambos documentos y esto puede generar retrasos en los pagos del CFDI. Con QuickBooks, los archivos estarán listos para enviarse de inmediato después de haberlos generado : solo ingresa el correo electrónico de tus clientes y da clic en Enviar. Incluso, puedes usar la herramienta para importar las direcciones de correo desde tu propio mail.

Da seguimiento fácil a tus CFDI’s

Después de que generaste tus facturas es muy útil poder volver a ellas en cualquier momento. Así podrás poner orden y dar un seguimiento de cuáles ya se pagaron y cuáles están pendientes de pago. En un sistema de facturación como lo es el portal gratuito del SAT, este procedimiento es posible, pero involucra mucho tiempo, pues exige tener a la mano el folio fiscal, la fecha exacta de emisión o, por lo menos, el rango de fecha de emisión, entre otros datos que vuelven más complicada y minuciosa esta tarea.

No te limites: factura cuanto quieras

Como decíamos antes, para facturar de la manera más eficaz, necesitas disponer de facturas ilimitadas. Con el software de facturación electrónica de QuickBooks no tienes que preocuparte si estás excediendo los límites que ponen otros facturadores, pues éste te ofrece la generación de tantas facturas como desees.

En conclusión, la manera más eficaz de emitir una factura electrónica es a través de un facturador electrónico, y, en específico, a través de QuickBooks.

Saca el mayor provecho a tu sistema para la generación de facturas

Una vez que has tomado nota de la mejor solución para ahorrar tiempo y esfuerzo al emitir una factura electrónica, no debes olvidar que de poco o nada sirve contar con el mejor sistema para la emisión de facturas si no te familiarizas con él y si no llevas a la práctica el procedimiento. Es por eso que te instamos a que repases, cuantas veces necesites, cuáles son esos pasos indispensables para llevar una buena emisión y un óptimo control de tu facturación.

Ahora que, si quieres volverte un experto en facturación, no te olvides de consultar este artículo sobre los errores que debes evitar al emitir una factura electrónica. Te servirá mucho para repasar aquellos errores más frecuentes que impiden hacer de esta tarea un proceso eficaz.

¿Cómo facturar en QuickBooks de manera eficaz?

Hasta ahora, hemos hablado de varias consideraciones antes de decidirte por la mejor herramienta de trabajo contable para tu empresa; has visto los beneficios que te ofrece un sistema de contabilidad ideal y cómo diferenciar entre uno que te hará perder tiempo y dinero, y otro que te ahorrará muchos dolores de cabeza y que te ayudará a crecer.

Antes de irnos, podrás ver cuáles son los pasos para realizar una factura electrónica con QuickBooks Online , de manera eficaz y en cuestión de minutos:

  1. Accede a tu cuenta de QuickBooks con tu usuario y tu contraseña.
  2. Dentro del panel principal, busca la opción Factura a clientes > Cliente (donde deberás seleccionar el nombre de tu cliente al que le emitirás una factura y, una vez hecho, verifica su RFC) > Uso de la factura a clientes.
  3. Ahora, selecciona el Método de pago (PUE o PPD) > Forma de pago (que se encuentra dentro del menú desplegable).
  4. Elige qué impuestos agregar en la opción “Los montos son”. En este campo, puedes olvidarte de hacer el cálculo tú mismo y cometer posibles errores, pues podrás encontrar los impuestos predeterminados en el sistema.
  5. Selecciona el Producto/Servicio por facturar. Ahí deberás añadir la clave del producto o servicio y la unidad de medida que QuickBooks sugiere en su menú de opciones.
  6. Confirma tus datos y da clic a Timbrar. Confirma con Sí. ¡Listo!
  7. Ahora puedes enviar los formatos .PDF y .XML por correo electrónico directamente desde QuickBooks. También tienes la opción de descargarlos.

Mantente actualizado en materia contable

Como pudiste ver a lo largo de este texto, realizar facturas no tiene por qué ser una tarea tortuosa y tardada, como en algunos casos. Ahora que sabes cuáles son los criterios principales para elegir un software de facturación que te facilite el trabajo, así como el proceso de emisión de un CFDI, tras unos cuantos clics, te invitamos a que sigas investigando más respecto al mundo de la contabilidad.

Recuerda que la facturación, como la contabilidad electrónica en general, requieren de aprendizaje constante, y más al llevar la delantera de una empresa, pues no se sabe en qué momento cambiarán las políticas oficiales (tal como pasó con la llegada de la más reciente versión de factura 3.3) y, entonces, tendremos que actualizarnos y adaptar nuestros procesos contables y financieros. Un buen sistema para la generación de facturas debería estar preparado para esos cambios, y de ser posible, ofrecerte material para que siempre te mantengas actualizado y sepas cómo utilizar sus nuevas funcionalidades.

Acércate a tu contador de confianza, pídele los consejos que necesites para comprender mejor los aspectos que más se te dificulten y mantente informado de artículos como éste y otros materiales, como videotutoriales, webinars gratuitos y más, a través de nuestro Centro de recursos QuickBooks .

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

Artículos relacionados

Las 50 mejores apps para PyMEs, ordenadas por procesos

No te endulzaremos: tienes mucho por hacer. Es la naturaleza de la…

Lee mas

Programas de facturación electrónica en México

Conoce las características, ventajas y aspectos que debes saber sobre los programas…

Lee mas

38 sitios para encontrar trabajo independiente o freelance

Entonces, has decidido convertirte en un profesional independiente. En primer lugar, ¡felicidades!…

Lee mas