2021-08-02 06:08:23 Controla tu negocio English Estas herramientas de gestión de trabajo te permitirán realizar tus tareas de forma eficiente. Algunas son perfectas para trabajo... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2021/08/rsz_felipe-bustillo-btwlxbb22fk-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/las-mejores-herramientas-de-gestion-de-trabajo/ %%title%% %%page%% %%sep%% QuickBooks

Las mejores herramientas de gestión de trabajo

10 Minutos para leer

Los gestores de tareas son necesarios para que individuos y organizaciones puedan dar seguimiento en la planeación del trabajo. También son indispensables como herramientas colaborativas, ya que muchas de estas permiten una mejor comunicación entre un equipo. Te contamos cuáles son las mejores apps para organizar tareas, tanto gratuitas como de paga.

Contenido

  • Importancia de los gestores de tareas
  • Herramientas digitales de gestión de tareas
  • Beneficios de las herramientas de gestión de tareas
  • Mejores gestores de tareas
  • Asana
  • Trello
  • Quire
  • Any.do
  • nTask
  • Todoist
  • Proofhub
  • TaskQue
  • Freedcamp
  • Airtable

La importancia de los gestores de tareas

No importa el formato en el que se encuentren estas herramientas, su principal propósito es mantener el orden, ayudar a un equipo a trabajar de forma eficiente y, especialmente, ayudarte a cumplir metas específicas en un tiempo determinado.

Es por esto que se enfocan en ayudar a visualizar los distintos procesos de un proyecto, así como asignar a los responsables de cada tarea para que sea sencillo identificar las distintas fases para finalizar una tarea específica. En este sentido, las apps para organizar tareas deben mostrar la prioridad de cada una de estas.

Aunque hay herramientas de gestión de trabajo que son manuales, estas son útiles para proyectos pequeños donde no hay una gran cantidad de miembros. Pero para compañías más grandes, es necesario contar con herramientas digitales diseñadas para sus necesidades. Hay un amplio rango y cada una ofrece integraciones con otras aplicaciones para tener toda tu información en un solo lugar.

Herramientas digitales de gestión de tareas

La importancia de las herramientas digitales es que muchas veces se encuentran en la nube, por lo que permiten visualizar una gran cantidad de información. Cada vez son más populares ya que incluso permiten organizar el trabajo remoto. Además, podrás hacer un rápido análisis del flujo de trabajo mediante estadísticas y reportes automatizados. Podrás compartir y/o modificar archivos en tiempo real, así como chatear con compañeros de equipo, proporcionar comentarios, entre otras herramientas colaborativas. Conoce aquí qué son las competencias digitales y la importancia de aprenderlas .

Beneficios de utilizar gestores de tareas

Hay muchos beneficios en estas aplicaciones, pero principalmente te ayudarán a manejar y organizar flujos de trabajo. Así como visualizar cuáles tareas son prioritarias para avanzar en el proyecto. También te permitirán incrementar la productividad, ya que conocerás los pasos necesarios para alcanzar tu objetivo.

Podrás trabajar con equipos, incluso con equipos remotos, para que todo el equipo sepa en qué parte del proceso se encuentran y quiénes son los responsables de cada fase. Sobre todo, podrás cumplir las tareas en tiempo y forma, para no rebasar las fechas de entrega que te generen costos extras.

Los mejores gestores de tareas online

Asana

Esta herramienta tiene su versión gratuita y pagada. La primera te permitirá dirigir a un equipo con un número limitado de miembros. Es recomendable para equipos pequeños y medianos, aunque su uso podría dificultar para grandes compañías. Entre otras cosas permite asignar responsables, establecer fechas de entrega, fijar proyectos, tareas específicas, así como integrar herramientas de búsqueda.

En su versión premium también podrás agregar proyectos privados. También podrás ver tus tareas con diferentes opciones, ya sea en formato calendario, lista o panel de tareas. Tiene una interfaz amigable, pero una de sus desventajas es que las notificaciones pueden ser molestas ya que envía un correo cada vez que una tarea ha sido modificada. Esta app tiene bastante tiempo en línea, por lo que se ha ganado la confianza de distintas compañías.

Trello

Es una de las herramientas que cuenta con una visualización estilo kanban. Permite que se creen distintas tarjetas en las que se pueden asignar tareas, incorporar imágenes, fechas de entrega, responsables, así como compartir archivos. En su versión gratuita te permite crear distintos espacios de trabajo, no tiene un límite de usuarios, pero para proyectos de mayor complejidad es recomendable la versión premium. Además, tiene un historial de cambios por lo que permite saber quién ha agregado, modificado o finalizado tareas.

Otra ventaja es que te permite tener etiquetas en cada tarjeta, lo que puede ayudar a categorizar cada tarea dependiendo de las necesidades del proyecto. Al igual que Asana, en la versión premium puedes tener proyectos privados. Es una buena herramienta pero tampoco se recomienda para grandes equipos.

Quire

Quire permite dividir cualquier proyecto en cada una de las tareas necesarias para llevarlo a cabo. Te permite enfocarte y priorizar las tareas más esenciales para resolverlas lo más rápido posible, tiene filtros muy útiles que te permitirán saber qué se debe resolver primero. Además, también tiene una versión gratuita en la que encontrarás tareas y subtareas, reportes, calendario y también incluye paneles kanban. Una de sus ventajas es que te permitirá ver tu flujo de trabajo de manera rápida. Asimismo, es bueno para colaborar con equipos. Su principal ventaja es que podrás ver las tareas más sencillas pero dentro de la complejidad de tu proyecto. Otra ventaja es que te permite visualizar un cronograma con las tareas y procesos de cada equipo, para que nunca te pierdas en el flujo de trabajo. Además, cuenta con un resumen de proyecto en el que podrás ver las metas cumplidas, así como lo que está en progreso.

Any.do

Esta aplicación divide las tareas por días, es decir, te muestra hoy, mañana y cada día posterior todo lo que debe realizarse. Como otras herramientas, también incluye un calendario para tus eventos y fechas de entrega a tomar en cuenta. La herramienta gratuita es bastante básica, contarás con listas, calendario, organizador por día así como una herramienta para priorizar tareas. En su versión premium encontrarás la posibilidad de tener un número ilimitado de archivos adjuntos, etiquetas con color, así como la posibilidad de editar tareas recurrentes.

También cuenta con aplicación en tu celular para que todos tus dispositivos estén sincronizados. Te permite crear recordatorios de eventos o tareas específicas, así como sincronizar eventos con tu calendario de Google. También funciona con Apple Watch, Siri y Alexa. Aunque es perfecto para uso personal o equipos pequeños, no es recomendable para proyectos complejos.

nTask

Este software te permitirá administrar múltiples proyectos personales o laborales. Puedes crear distintos equipos y paneles de trabajo, o incluso dividirlo por departamentos de trabajo. Te permitirá compartir archivos, asignar tareas y llevar un cronograma de lo finalizado. Al igual que Asana, podrás decidir cómo quieres ver tu flujo de trabajo, vista, calendario y cronograma. Puedes generar tareas recurrentes de forma diaria, semanal o mensual. Además, podrás priorizar tareas y establecer un estatus.

También puedes agregar paneles Kanban ilimitados así como utilizar plantillas predeterminadas. Otra ventaja es que puedes integrar tu presupuesto, por lo que siempre sabrás los costos de cada área, así como ver el progreso. Es una gran herramienta colaborativa ya que incluye chat, comentarios para cada tarea, áreas de trabajo específicas y la posibilidad de invitar a un grupo de miembros de un equipo de forma rápida.

Todoist

Cuenta con un diseño clásico y sencillo, enfocado principalmente a la creación de listas. Es perfecto para uso individual, aunque han realizado distintos cambios para que pueda ser utilizado por pequeñas o medianas empresas. Además, te permite fijar tareas recurrentes, priorizar, agregar subtareas y tiene aplicación para Android y IPhone. En su versión premium podrás crear recordatorios, notificaciones por email, y colaborar en tareas por correo electrónico. Una desventaja es que no te permite agregar a múltiples personas a una tarea.

También ofrecen recompensas para mantenerse productivo, como puntos de karma e incluso niveles. Tus datos estarán encriptados y guardados en la app para que no tengas miedo de perder tu información. Su principal desventaja es que no cuentan con paneles Kanban ni con cronogramas, y dificulta el trabajo colaborativo.

Proofhub

Este sistema contiene diversas herramientas de gestión de trabajo, puedes crear tareas para cada equipo y delegar a cada miembro, con la seguridad de que se puede establecer el nivel de privacidad para cada tarea. Podrás ver tus tareas con una vista en forma de tabla, en paneles Kanban, así como cronogramas. Puedes crear fases ilimitadas para tus proyectos y recibir notificaciones cada vez que se finaliza alguna de las etapas. Sobre trabajo colaborativo, podrás comentar diseños o documentos. Asimismo cuenta con chat, comentarios en tareas, discusiones, anuncios, así como responder por email.

Otra de sus ventajas es que te permitirá crear reportes de progreso. Cuenta con calendario, compartir archivos adjuntos, chats grupales, crear roles específicos, sin duda incluye muchas opciones de personalización, sin embargo no cuenta con una versión gratuita. Y su plan más sencillo empieza en los 45 dólares mensuales.

TaskQue

Este sistema incluye distintas herramientas tanto para mejorar la productividad, administrar tareas, y trabajo colaborativo. Para quienes son project managers, les permitirá crear distintos paneles de trabajo para distintos proyectos, y además, cuenta con una herramienta para automatizar tareas recurrentes. Asimismo, puedes dar seguimiento a tareas específicas, medir progresos, se puede utilizar con Scrum, paneles Kanban, entre otros procesos de administración de tareas.

Aunque no cuenta con una versión gratuita, puedes utilizar la prueba de 60 días que te permitirá ver si es lo que necesitas en tu empresa. Cuenta con listas, notificaciones, flujos de trabajo, comentarios, resumen de tareas, filtros, controles de acceso, herramientas de productividad, calendario, etc. Una de sus grandes ventajas es que asignará tareas a cada área, dependiendo de su carga de trabajo.

Freedcamp

Es una herramienta de gestor de tareas que te permite tener listas, paneles kanban, subtareas, cronogramas, así como la posibilidad de tener tareas privadas. Incluye una versión gratuita y una premium. Otras herramientas que puedes utilizar son: calendario, discusiones, metas, organizar documentos con su propio historial, así como seguimiento temporal de actividades. También tiene versión móvil para Android y Mac. Otra de sus funciones es que puedes crear facturas a clientes, basados en el tiempo que te tardaste en realizar una tarea. También cuenta con plantillas de proyecto y CRM para que tengas la información de tus clientes en orden. Debido a que se encuentra en la nube, toda tu información está respaldada, su versión premium te permite crear tableros para compartir con clientes. Podrás resguardar y compartir archivos desde Freedcamp e incluso editarlos. Se puede integrar con Google y Dropbox.

Airtable

Es una herramienta distinta a las otras ya que te permite personalizar tu espacio de trabajo de la manera en la que quieras. Puedes agregar paneles Kanban, calendarios y tienen 50 tipos de apps distintas que puedes agregar a tu espacio. Es recomendable para administradores de proyectos que utilizan multimedia o con grandes equipos. Sin embargo, es una herramienta más compleja por lo que es necesario familiarizarse con todas sus posibilidades para empezar a utilizarla. Cuenta con plantillas de proyecto predeterminadas, también permite diversas integraciones con aplicaciones, control de acceso, importar y exportar datos, así como integración con correo electrónico y redes sociales. Otra ventaja es que es gratuita para equipos, la versión premium mejora el almacenamiento de información, así como otras herramientas más complejas para equipos más grandes.

Como puedes ver, hay muchas herramientas de trabajo que te permitirán mejorar tu productividad y organizar tus tareas. Para ordenar tus finanzas, inventarios y facturas, prueba QuickBooks, un software contable y de facturación que te permitirá llevar el control de tu empresa, generar reportes y automatizar facturas, todo con la protección y seguridad de un software en la nube.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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