2021-05-30 22:24:36 Controla tu negocio English Descubre en QuickBooks por qué contar con la gestión de inventario en tu empresa y la importancia de hacer el control de stock de tus... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2021/05/rsz_tetiana-shyshkina-6ktqgfsi_xe-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/por-que-tener-un-sistema-de-inventario/ Cómo hacer un control de inventario | QuickBooks México

¿Por qué tener un sistema para el control de inventario?

11 Minutos para leer

Tener un sistema de inventarios aporta numerosas ventajas al control y organización del negocio a nivel interno, pero también se traduce en mensajes a nivel exterior: nos permite mostrarnos como una empresa que puede cumplir en tiempo y forma con sus obligaciones.

Contenido

  • Motivos por los cuáles tener un sistema de inventario
  • Tipos de control de sistemas de inventario
  • ¿Cómo se puede hacer un control de inventarios?
  • Algunos criterios para organizar un control de inventarios
  • ¿Qué herramientas podemos usar para llevar un control de inventario?

¿Por qué tener un sistema de inventario?

¿Te ha pasado qué encuentras una promoción en internet, haces la compra y recibes un email diciendo que no contaban con ese producto? Es posible que en algún momento te haya ocurrido, y seguramente te hayas enfadado. ¿Para qué  hacen una oferta si no tienen el producto? Clientes enojados, una marca que no cumple, un sistema de inventario que no existe o que resulta ineficaz.

Para evitar estas situaciones, es importante tener al día la cantidad de productos en stock, y también poder contar con otra información adicional: por ejemplo, la tasa de reposición de dichos productos, su estacionalidad de venta, si hay una fecha próxima de vencimiento, entre otras cosas. Como vemos, tener un software de control de inventario es mucho más que identificar qué productos tengo y en qué cantidad. Veamos cuáles son sus ventajas y cómo podemos organizarlo.

 Motivos por los cuales tener un sistema de inventario

En primer lugar, se trata de una cuestión de control. Es decir, conocer los bienes y productos con los que cuenta una empresa es sumamente importante para poder ofrecer su servicio en tiempo y forma.

  • Evitar gastos cuantiosos por compras de emergencia 

Por no tener un stock actualizado, podemos encontrarnos en la incómoda situación de que nos falta un producto crucial. Por ello, incurrimos en gastos significativos para poder lograr esa reposición cuanto antes. Sabemos que contar con tiempo nos permite movernos con otros plazos y lograr mejores negociaciones.

  • Anticiparse a situaciones no previstas 

La compra a proveedores no solo está sujeta al momento en que necesitemos reponer nuestros productos: también influyen variables macro, como las económicas y contextuales. Por ejemplo, el cierre de importaciones, una situación mundial como la pandemia de Covid-10 que obligó al cierre de fronteras durante un tiempo, etc. Además, hay situaciones de demanda que no siempre son predecibles, y por no contar con stock podemos perder una gran oportunidad. ¿Recuerdan cuando empezó el confinamiento que hubo una gran demanda de productos de limpieza e higiene? Es decir, llevar al día nuestro stock de productos también nos permitirá ensayar distintos escenarios y contar con un cierto back-up nos permitirá evitar las situaciones límite.

  • Evitar el robo “hormiga”

En general, las sustracciones y mermas de inventario en una empresa no suelen suceder en grandes cantidades, sino de a poco. Sin embargo, ante la falta de control, en muchos casos solo logran darse cuenta cuando encuentran alguna “pista, por ejemplo una caja semi abierta, y no por el faltante de la caja en sí ¡porque no se conoce cuántas cajas había!

  • Mejor aprovechamiento de los productos y evitar pérdidas

Seguramente te ha sucedido que alguna vez tuviste que tirar una lata de alimentos  porque la encontraste en el fondo de la alacena, vencida. Ahora bien, imagina lo que significa esa pérdida en una empresa. Cuando no se lleva un software para control de inventario prolijo, con toda la información que se necesita, es posible que no se pueda diseñar estrategias comerciales oportunas para su venta y que se pierdan productos por haber superado la fecha de caducidad.

  • Recuperar la inversión

Todas las veces que una empresa invierte en la compra de un producto, debe diseñar estrategias para poder recuperar dicha inversión. Cuando tenemos un exceso de productos “parados”, perdemos la posibilidad de su venta, y por lo tanto,  las finanzas se ven afectadas.

  • Brindar un servicio de calidad

Como se planteó al inicio, las demoras en entregas o las cancelaciones de compras tienen un impacto negativo en la percepción del cliente de nuestra marca. Como empresa, es importante que podamos cumplir con nuestra promesa de valor. Si no conocemos los productos en stock con los que contamos, estamos propensos a cometer errores.

  • Conocer el negocio

Tener un control del inventario también nos permite diseñar una planificación estratégica para nuestro negocio, ya que podemos conocer el movimiento y la rotación de los productos, y así comprender qué se vende más, en qué momento debo realizar nuevos pedidos, por cuáles productos los clientes no están interesados, modificar nuestras políticas de precios, entre otras cosas.

  • Optimizar los gastos de almacenamiento

Para aquellas empresas que pagan alquileres por locales para almacenar sus productos, llevar un inventario al día es crucial para decidir si esa inversión es inteligente, si se necesita un lugar más reducido o más grande. Si no conocemos qué tenemos y qué necesitamos, difícilmente podremos saber cuánto espacio es lo justo.

Tipos de control de software de control de inventarios

Se pueden realizar controles periódicos o diarios. Los controles periódicos se realizan cada una determinada cantidad y es una actividad más rigurosa y profunda. Incluso hay empresas que deciden sacrificar un día de atención, cerrar el negocio y trabajar con el personal en la identificación de stock.

Los controles diarios son aquellos en los que al finalizar el día se realiza un chequeo de las ventas para reponer los productos o planificar nuevas compras. Por ejemplo, pensemos en el caso de los supermercados: la sección de lácteos debe ser repuesta a diario, al mismo tiempo que es importante saber cuántas cajas se usaron y cuántas más deben comprarse. Lo mismo sucede con los comercios que ofrecen comida preparada en el día, como los restaurantes.

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¿Cómo se puede hacer un control de inventarios?

Se pueden seguir una serie de recomendaciones para poner al día nuestro control de stock y para organizarlo.

1. Elegir la herramienta o el software que nos permitirá plasmar esta información

Con una orientación práctica, es importante determinar de antemano de qué software de control de inventario nos valdremos para poder contar con la información de modo oportuno y para llevar la gestión del stock. En otro apartado, lo veremos en detalle, pero se recomiendan los software que nos permitan obtener la información actualizada y accesible a diferentes áreas de la empresa.

2. Identificar los productos

Ya sea con códigos alfanuméricos o con un código de barras, es necesario contar con un listado completo y muy exhaustivo sobre los productos que ofrece la empresa. Luego, cada uno de ellos debe ser identificado de una manera unívoca, de tal modo que podamos ir cargando datos, actualizaciones de precios, etc. Un ejemplo: la leche de almendra puede ser (LECHALM)  y la leche de soja (LECHSOJA). Un sistema que puede ser práctico es el sistema UPC (código de producto universal).

3. Caracterizar los productos según categorías

Una vez que identificamos los productos y les asignamos su código, podemos dar un paso más en la información sobre ellos. Por ejemplo, se suelen usar como criterios si se trata de productos de alta rotación, productos que responden a cierta estacionalidad o productos excepcionales. En el primer caso, se trata de productos de consumo permanente, que deben ser repuestos de manera permanente; en el segundo caso, son productos que no son de consumo permanente, sino que son demandados en determinado momento (por ejemplo, una mayor compra de bebidas alcohólicas en las fiestas de fin de año) y por último, los excepcionales son aquellos que son solicitados por determinado nicho de mercado.

4. Establecer una periodicidad para el control de inventarios

Ya identificamos los controles periódicos y los diarios. Ahora bien, es importante no dejarse estar con la carga y actualización de la información. Es importante respetar los tiempos en que se requiere realizar esta tarea para que verdaderamente resulte útil y provechosa.

5. Actualizar el inventario

Realizar un control de stock no solo implica conocer su cantidad, sino también hacer una “limpieza” según los productos que se ofrecían y ya no.

Algunos criterios para organizar un control de inventarios

Existen diferentes criterios al momento de organizarse para conocer cuáles son los productos en stock. Aquí será muy importante que las empresas personalicen estos métodos y puedan hacer uso de aquellos que valgan la pena. Veamos algunos procedimientos.

Criterio mínimo y máximo

A partir de conocer el movimiento del negocio, podemos determinar mínimos y máximos óptimos de stock que necesitamos para funcionar bien. Por ejemplo, pasarse de ese máximo implica que habrá un menor flujo de dinero, ya que hemos invertido demás, y mayores gastos de almacenamiento. Pasarnos del mínimo identificado supone que tenemos menos margen de maniobra y que en cualquier momento podemos quedar “al descubierto”. Es decir, con este criterio, se busca determinar una cantidad en equilibrio. Esto no implica que en algún momento no podamos aprovechar alguna oportunidad de compra, pero justamente es una oferta, y no una constante.

Por fechas

Este método se emplea para reponer el inventario y para poner a circular con mayor énfasis los productos cuando se encuentran cerca de fechas de vencimiento. Sin embargo, no se recomienda que sea el único criterio a tener en cuenta, sino cruzarse con otro tipo de información, ya que si tenemos una gran cantidad de productos con fecha próxima de caducidad, es porque antes nos hemos saltado algún otro control.

Método PEPS (Primeras entradas y primeras salidas)

Se refiere a la organización del inventario según los productos que ingresan primero a stock y que deben ser de los primeros en venderse para evitar su acumulación o su pérdida. Además de la fecha de ingreso, es importante que la información sobre su precio al público y la fecha de salida queden bien registradas.

Método ABC o método 80/20

Los productos son clasificados según su importancia, valor y cantidad. Aquellos que se identifican como categoría A son aquellos que representan en cantidad el 20% del inventario, pero hasta un 80% de su valor. Tienen una baja frecuencia de ventas. Los productos de tipo B son aquellos que se venden de manera moderada, representan el  40% del inventario en cantidad y un 15% del valor del inventario.

Los productos de clase C son aquellos que representan el 40% en términos de cantidad del inventario, pero un 5% de su valor. Son productos de alta reposición por su frecuencia de ventas

¿Qué herramientas podemos usar para llevar un control de inventario?

Cada empresa debe poder identificar el modo en que quiere llevar el control de inventario ya que depende de su tamaño y de sus necesidades. Lo importante es que la información esté disponible, sea fácil de comprender y el acceso al detalle de aquellos datos que permiten la toma de decisiones. Hoy en día, existen diferentes herramientas y software que permiten llevar el control de stock de productos. Una de ellas es QuickBooks, que es un software contable que cuenta con diferentes módulos, uno de ellos destinado a inventario y stock, desde donde se puede registrar esta práctica. Es una herramienta muy accesible para negocios de todos los tamaños, además de que su uso es muy intuitivo, conoce aquí cómo funciona.

En conclusión,tener un sistema de inventario al día y detallado nos permite tomar decisiones estratégicas que van mucho más allá de conocer cuántos productos en stock hay o cuáles son los nuevos pedidos. Es recomendable incorporarlo tanto como una práctica diaria, como periódica, y en todos los momentos que implican al producto: tanto en la compra, como en la entrega, almacenamiento y distribución.

Para evitar que sea una tarea tediosa o poco eficiente, que termine siendo abandonada en el tiempo, podemos valernos de diferentes herramientas que nos ayuden a ordenar la información y a automatizarla. En este sentido, cada empresa deberá elegir la forma que le resulta más práctica, pero siempre debe guiarse por la disponibilidad de la información en el momento en que se la necesite. Un software para control de inventarios resulta muy útil para ello y nos permitirá seguir el “pulso” del inventario mediante reportes automatizados. No poder conocer nuestro negocio, nos limita en su crecimiento.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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