2021-02-17 04:53:49 Controla tu negocio English Conoce el uso de las etiquetas o tags de QuickBooks para realizar reportes financieros y tener mayor control de ingresos y egresos de tu... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2021/02/neenu-vimalkumar-S2oy0RCkORY-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/por-que-utilizar-etiquetas-en-tu-contabilidad/ Uso de tags en la contabilidad en línea | QuickBooks México

¿Por qué usar etiquetas en contabilidad digital?

8 Minutos para leer

Cuando creas etiquetas o tags para tu contabilidad tienes mayor control, visibilidad y seguimiento. Aprenda cómo usarlas y la importancia de etiquetar los grupos. Las etiquetas se pueden personalizar y te permiten dar seguimiento a las transacciones de la forma que desees. Puedes etiquetar facturas, gastos y facturas de proveedores.

Índice de contenidos:

  1. Introducción
  2. ¿Qué son las etiquetas en contabilidad?
    1. Utiliza tags en todo momento
    2. Mejora el seguimiento de tus transacciones
  3. Para qué sirven los tags en tu contabilidad
    1. Flexibilidad para uso de etiquetas
    2. Desarrolla grupos y etiquétalos
  4. Conclusión

 

Introducción

Llevar tu contabilidad se ha facilitado gracias al uso de los entornos digitales que permiten mayor control, precisión y orden. Cuando se manejaban solamente los asuntos contables en el mundo físico, es decir, entre archiveros y el papel, encontrar documentos era una de las tareas que más tiempo te podría llevar, por más orden que tuvieras.

Una de las grandes contribuciones de la contabilidad digital es precisamente el ahorro de tiempo y optimización de procesos. Definitivamente hay funcionalidades que en lo físico no podrían realizarse, por ejemplo, el uso de etiquetas o tags con las que puedes tener una visibilidad rápida de las transacciones que hayas marcado.

Las etiquetas en contabilidad no es algo nuevo, porque al final cumplen una función de filtro como lo que puedes hacer en un Excel, pero las plataformas modernas como software especializado o aplicaciones han llevado la implementación de etiquetas a otro nivel que te da grandes ventajas para tu negocio o emprendimiento.

Utilizar etiquetas en tu contabilidad te ayudará a ahorrar tiempo y tener un mayor control de tus transacciones. En este artículo te hablaremos de qué son las etiquetas, cómo utilizarlas en tu contabilidad y cómo te van ayudar a transparentar tus finanzas.

¿Qué son las etiquetas en contabilidad?

En contabilidad, las etiquetas son señalizaciones con las que vamos a marcar un documento, movimiento o transacción. Estos tags son un filtro eficiente para identificar los movimientos financieros de forma rápida y más visual.

Se crean etiquetas para tener orden, control y visibilidad de cualquier transacción incluyendo ingresos, gastos o facturas. Es importante destacar que son personalizables, de tal forma que las vas a nombrar con títulos que recuerdes fácilmente y que se vinculen con esa transacción que estás etiquetando.

Con estos tags en contabilidad puedes dar seguimiento a tu dinero de la forma en que lo necesites, de una manera muy versátil.

Utiliza tags en todo momento

A veces dejamos de lado esta funcionalidad, principalmente porque no identificamos cómo puede ayudar a nivel contable.

Es importante que utilices etiquetas en todo momento para lograr una organización integral en tu negocio. Con estas etiquetas puedes marcar contactos, productos, documentos y transacciones (facturas y gastos).

Algunos ejemplos de las cosas que puedes etiquetar:

  • Proyectos y tipos de proyectos
  • Campañas de promoción o asesores de venta
  • Canales de marketing

Una vez que hayas implementado tags en tu contabilidad podrás filtrar dichos documentos o transacciones, es decir, buscar lo que desees mediante un tag específico, y enseguida te saldrá toda la información que corresponda justamente a lo que has marcado con la etiqueta. Esto es muy flexible e intuitivo, lo cual contribuye a la eficiencia de tu contabilidad, de los reportes y analítica de las transacciones.

Dos de los usos más comunes de las etiquetas para hacer más eficiente tu contabilidad consisten en realizar reportes y en la búsqueda de transacciones. Para esto, es importante que agrupes etiquetas, pues de otra manera solamente podrías buscar transacciones individuales. Cuando están agrupados los tags visualizas reportes, tales como pérdidas o ganancias, además de verificar listas de transacciones por grupos.

Aunque son los usos generales, cuando usas etiquetas en todo momento habrá otros usos que les puedas dar, con base en tu creatividad y la operación específica de tu negocio.

Mejora el seguimiento de tus transacciones

Cuando utilizas la nueva función de etiquetas o tags del sistema administrativo QuickBooks, mejoras el seguimiento de tus transacciones. Lo mejor es que cuando haces esa búsqueda y seguimiento no afectas tus operaciones o libros, por lo que puedes estar haciendo revisiones y tener un amplio panorama justo de lo que quieres verificar, pero estas acciones no tendrán impacto en el orden de tu contabilidad.

Es importante hacer la diferencia de otros tipos de agrupaciones que puedes hacer para tu contabilidad:

Por ejemplo, puedes crear categorías y estas se usan en tu plan de cuentas, entonces llevas el control justamente por categorías que has establecido y estas agrupan ciertos movimientos, artículos y contactos.

También se hacen clases, que agrupan artículos de una línea en específico, así como ingresos y gastos para costos de trabajos, presupuestos o contabilidad de fondos.

Asimismo, hay otro tipo de agrupaciones que tienen que ver con las direcciones y esas son las “ubicaciones”, con las cuales agrupas ingresos, gastos y activos de varios sitios o áreas.

Para qué sirven los tags en tu contabilidad

Las etiquetas o tags en tu contabilidad te permiten ver el flujo de tu dinero de varias formas, por ejemplo:

  • A través de grupos de etiquetas personalizadas que vas a crear con la finalidad de rastrear tus facturas, ingresos y gastos.
  • Podrás generar reportes automáticos para ver dónde estás ganando y gastando.
  • Buscas y rastreas transacciones con base en las etiquetas personalizadas que has creado.

Estos son los principales usos, pero mientras más implementes etiquetas en tu contabilidad irás notando que te ayudarán en otras tareas de visibilidad y control, gracias a que puedes hacer una filtración personalizada.

Cuando tienes esa clase de seguimiento de tus transacciones el resultado es una contabilidad en orden, ahorro de tiempo, mayor control de tus operaciones, además de que mejoras la toma de decisiones de tu negocio porque sabes lo que estás gastando y lo que estás ganando de una forma clara. Tras seguir este procedimiento periódicamente, sabrás qué corregir, dónde optimizar o dónde tomar acciones.

Puedes etiquetar facturas, gastos y facturas de proveedores, agrupar las etiquetas y ejecutar reportes para ver el rendimiento de áreas específicas de tu negocio. En QuickBooks Online, las etiquetas no afectan tus libros; por el contrario, son una opción para que tu equipo dé seguimiento a la información de mayor interés para ti.

Con toda esa información mejoras tus reportes y te permite una analítica con la que tu negocio tomará una nueva dimensión, gracias a que llevarás una contabilidad eficiente, visible, en orden y con control.

Flexibilidad para uso de etiquetas

Piensa, por ejemplo, que quieres crear etiquetas para documentos como tus CFDI’s. Puedes hacerlo con base en el tipo de operación correspondiente a quien le facturas. Digamos que tienes tres fuentes de ingresos en tu negocio: clientes de tu ciudad, clientes del interior de la República y clientes recurrentes que quieres tener bien identificados. Entonces, podrías generar una etiqueta o tag para cada uno, es decir:

  • Ciudad
  • Estados
  • VIP

Cada factura llevará uno de estos tags. Cuando realices una búsqueda, vas a hacerlo con la etiqueta VIP, por ejemplo, para que todas las facturas emitidas a esos clientes que tú consideras VIP, por ser recurrentes, se hagan visibles. Es un filtro muy fácil, pero bastante eficiente.

En el caso de las etiquetas para analizar tus ingresos y gastos, puedes crear muchas etiquetas que te permitan un mejor control como: Ventas, Ventas por cliente, Ventas por producto; o Compras, Compras por proveedor, Compras por producto.

Digamos que quieres comparar entre 2 vendedores cuáles son los productos que se venden más. Puedes asignar etiquetas a sus clientes (contactos) algo como: “Vendedor1” y “Vendedor2”, y cada factura emitida para ese contacto aparecerá de forma automática con el tag del vendedor.

Desarrolla grupos y etiquétalos

Es importante que desarrolles grupos para que les coloques etiquetas, ya que cuando agrupas etiquetas tienes un mejor panorama de los aspectos antes mencionados. Cuando crees un grupo, deberás nombrarlo y etiquetarlo, de preferencia

Por ejemplo, una empresa de cata de vinos, que desea ver cuánto ganó y cuánto gastó en cada cata de vinos organizada durante su año en curso. Podría crear un grupo llamado “Cata de vinos” y después crear etiquetas para catas específicas y agregarlas al grupo.

También es recomendable que asignes etiquetas nuevas y etiquetes las transacciones, ya que puedes crear tags mientras trabajas en algún formulario; por ejemplo, en una factura o en un gasto. Ten en claro que puedes agregar tantas etiquetas quieras, pero solo puedes elegir una etiqueta por grupo de etiquetas.

Asimismo, puedes tener un mayor conocimiento a partir de las etiquetas o tags que uses en tu contabilidad, por ejemplo, al ejecutar reportes de los grupos de etiquetas para ver el rendimiento de las transacciones etiquetadas. Puedes ver más sobre cómo crear etiquetas aquí.

Con QuickBooks Online es posible utilizar etiquetas que te permiten rastrear tu dinero de la forma que quieras. Puedes crear etiquetas personalizadas para cualquier transacción, incluyendo ingresos, gastos o facturas. Puedes crear reportes personalizados para entender y controlar tus finanzas de la manera que quieras, y también visualizar tus ingresos y egresos por categoría desde la pestaña de “Etiquetas”.

Tu contabilidad es lo más importante para que tu negocio evolucione y QuickBooks Online es tu aliado estratégico. Con este software especializado en contabilidad, todas las tareas relacionadas con los aspectos contables las tendrás bajo control. Ahorra tiempo y dinero con ayuda de QuickBooks. Conoce más sobre nuestros servicios aquí.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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