2020-02-23 12:54:25 Controla tu negocio English Conoce el funcionamiento de QuickBooks Online en español, el software para pymes con el que podrás manejar tu sistema de facturación... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/02/maliha-mannan-8gn_whkv8ns-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/prueba-quickbooks-online-en-espanol/ Funciones del sistema contable QBO | QuickBooks México

Funciones de QBO para hacer tu negocio rentable

8 Minutos para leer

QuickBooks es un software de contabilidad electrónica desarrollado y lanzado al mercado en el año 2002 por la compañía estadounidense Intuit. Esta herramienta está especialmente orientada a pequeñas y medianas empresas (pymes), pues ayuda a simplificar el trabajo contable de este tipo de negocios en crecimiento, y lo mejor, a un precio muy accesible.

Dado que primero se comercializó en Estados Unidos, este producto estaba configurado solo en inglés, aunque luego se tradujo a otros idiomas, como el francés. Desde entonces, ha sido lanzado en al menos diez países alrededor del mundo, adaptándose a las necesidades y especificidades de cada área, y brindando planes accesibles para empresas de distintas geografías.

Fue hasta el año 2019 cuando Intuit lanzó QuickBooks en México, el décimo país en recibir el programa. Además, fue la primera vez en que se introdujo el servicio de QuickBooks Online en español.

Dicho programa te permite mantener el control de las finanzas de tu negocio en un solo lugar: en él puedes crear facturas, ya que cumple con las regulaciones del Servicio de Administración Tributaria (SAT), hasta controlar los ingresos y egresos desde donde estés, gracias a su sistema multiplataforma. Además, al ser un software en la nube, te permite simplificar y automatizar procesos desde internet, con la máxima seguridad y confianza de que los datos están seguros y respaldados. 

Este sistema se ha destacado por su gran utilidad para quienes necesitan ayuda contable en sus negocios, y para que optimicen mucho tiempo, gracias a sus funciones automatizadas y a su interfaz intuitiva, que permite realizar las tareas de forma muy sencilla.

Si no sabes las ventajas de utilizarlo, en esta ocasión ahondaremos en por qué debes probar un sistema de contabilidad electrónica como QuickBooks Online en español.

Ahorra hasta 15 horas al mes

QuickBooks Online tiene diferentes herramientas que te permitirán ahorrar tiempo en tus procesos de facturación y contabilidad. Por ejemplo, respecto a la facturación, puedes generar tus elementos fiscales desde tus dispositivos móviles de manera muy sencilla. También puedes programar facturas recurrentes y pagos; gestionar tus facturas de proveedores, así como consultar y categorizar tus gastos, todo en tiempo real. Conoce los planes de QuickBooks Online, que te ayudarán a hacer tu negocio más rentable.

Todo en uno

QuickBooks Online no solamente es un facturador electrónico que te dará timbres ilimitados; también te ayuda con todo tu proceso administrativo y contable, realiza conciliación bancaria, reportes personalizados, información para tu declaración anual de impuestos, etc. Otra ventaja: sigue todas las regulaciones del SAT y el sistema ya tiene integrado los impuestos y requerimientos que solicita esta institución.

Genera y envía facturas ilimitadas

Todos los planes de QuickBooks Online permiten simplificar la emisión, generación y conciliación de facturas electrónicas de forma ilimitada, esto para que nunca te preocupes por el costo adicional que otros sistemas contables te obligan a pagar si te excedes del límite.

Este servicio de facturación electrónica está diseñado para cumplir con las  regulaciones del SAT, y esto es posible gracias a la conexión del software con el Servicio de Administración Tributaria y a la alianza con varios Proveedores Autorizados de Certificación (PAC), que ofrecen el timbrado ilimitado de facturas a sus clientes.

Además puedes crear una lista de proveedores y clientes con toda su información para simplificar el proceso de crear facturas, haciéndolo mucho más sencillo. Incluso puedes elegir los impuestos más comunes de una lista desplegable y dar seguimiento a cada una de tus facturas para que nunca pierdas el control.

Conecta tu banco

Con QuickBooks Online es posible conectar tus cuentas bancarias a la plataforma de contabilidad electrónica, lo que te permitirá importar toda la información de gastos y egresos en tiempo real, sin tener que recurrir a la banca electrónica.

También puedes organizar cada una de las transacciones realizadas en las cuentas bancarias, esto para tener un clasificación efectiva de toda la información financiera  de las cuentas de la empresa. A través de esta clasificación se pueden programar pagos y facturas de cuentas específicas para que siempre sepas en qué y cómo has gastado tu dinero.

Esto también es importante a la hora de realizar tu conciliación de cuentas, ya que puedes cotejar tus ingresos y gastos en un instante. Esto te evita esperar a que recibas el estado de cuenta, incluso entrar a tu banca electrónica y descargar la información. En conclusión, gracias a esta función, puedes hacer un cierre contable por mes, quincena o semana en un dos por tres.

Reportes personalizados

Los reportes o informes son uno de los dolores de cabeza a la hora de tener que recopilar la información, pero con QuickBooks Online podrás generarlos con tan solo un clic. Ya sean reportes informativos básicos hasta reportes personalizados sobre ganancias, pérdidas, cuentas por cobrar y gastos de cierto periodo, entre otras opciones.

Con estos reportes también podrás monitorear el flujo de efectivo, para evitar sorpresas y saber exactamente cuánto vas a pagar y cuánto vas a ganar. Cuando ocurre algún inconveniente financiero en la empresa, puedes crear reportes a la medida para tomar las mejores decisiones o soluciones informadas para tu negocio.

Si el reporte no te ofrece la información que necesitas, personaliza tu propio reporte con los detalles que requieras. 

Directo en la nube

En la actualidad no es necesario que instales un software en alguna computadora para tener todos los beneficios que brinda un programa, pues la tecnología te da la oportunidad de utilizar herramientas más innovadoras, fáciles y de mayor seguridad, a través de un sistema denominado en la nube.

Este es un espacio de almacenamiento totalmente digital, que te permite el acceso con tan solo tener a la mano un usuario, una contraseña y un dispositivo electrónico que se pueda conectar a internet.

De esta manera, existen sistemas electrónicos contables como QuickBooks Online, que permiten, a través de las credenciales de acceso, disfrutar todas sus funcionalidades. Aprovechar esta tecnología te ayuda a evitar tediosas instalaciones o actualizaciones de software, ya que no necesitas tenerlo almacenado en una computadora o celular.

Ten la confianza de que la información que se muestra en tu cuenta tiene todos tus registros de ingresos y egresos, pues para QuickBooks la seguridad y datos de los clientes es la mayor prioridad. Es el motivo por el que QuickBooks Online realiza una copia de seguridad de todos tus datos, con el mismo nivel de seguridad que lo realizan los bancos u otras instituciones financieras. Esta copia de seguridad automática se realiza cada día en la noche, para no interferir con tu trabajo diario. Pon la tecnología al servicio de tu empresa para disminuir la carga de trabajo.

Mejor control de inventarios

Para todos los que manejan inventarios, contar con la herramienta de control de inventarios de QuickBooks te permitirá realizar procesos de manera más rápida y ordenada, pues puedes conocer y administrar la totalidad de tu productos en tiempo real, ya sea organizándolos en imágenes, por categorías y por precios, de modo que, cuando un cliente compra alguno de tus productos, éste ítem se visualiza automáticamente en la pantalla del programa, y te permite conocer cuáles siguen en stock y cuáles están agotados.

Si tu inventario es bajo, la plataforma te enviará notificaciones para que nunca te quedes con un producto en cero y puedas seguir vendiendo. Esto gracias al seguimiento a órdenes de compra y a la revisión del flujo de ventas de la empresa en general.

Administración multimoneda

Muchas empresas en México realizan operaciones denominadas multimoneda o multidivisa. Éstas se refieren específicamente a la capacidad contable que tienen de aceptar operaciones financieras en una moneda extranjera distinta a la de uso común.

QuickBooks permite la facturación multimoneda, pues puedes configurar la moneda de tu elección en cada una de las cuentas registradas en la plataforma. Además, te permite facturar a clientes extranjeros utilizando el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) genérico del SAT.

Lleva tus operaciones en la moneda que tu elijas, revisa tus balances y genera reportes, todo con el tipo de cambio de tu preferencia.

Si te interesa configurar este apartado dentro de QuickBooks te invitamos a anotar las instrucciones del siguiente artículo, que te guiará paso a paso para lograrlo.

Plataforma multiusuario

Puedes trabajar en equipo desde el mismo programa y ahorrar tiempo, pues es posible asignar permisos a tu cuenta, ya sea para personal de ventas, gerentes, socios, contador, entre otros usuarios. Cada uno de estos accesos que otorgues puede tener diferentes niveles, dependiendo la responsabilidad que tengan tus colaboradores, incluso puedes establecer horas de entrada y de salida para llevar un registro.

A través de esta opción también es posible compartir reportes sobre varios aspectos de tu negocio con socios, con inversionistas o con personal que tu designes.

Distintos planes a tu medida

No todas las empresas tienen las mismas necesidades, especialmente porque tienen tamaños, procesos y un volumen de facturación distinto. Es por esto que QuickBooks Online ofrece tres planes para sus clientes en México. Empieza a partir de los $300 pesos por mes, hasta los $1,000, sin contar las promociones que hay de manera constante. Además, todos los planes incluyen: facturas ilimitadas, asistencia telefónica sin costo, acceso mediante tu smartphone ya sea Android o iOS. Puedes cancelar cuando quieras sin penalización y con la seguridad de que tus datos bancarios y la información de tu empresa está protegida.

Únete a más de 6 millones de usuarios alrededor del mundo y comprueba por qué todos ellos escogen QuickBooks para ayudar a sus pequeñas o grandes empresas.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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