2021-07-02 17:05:34 Controla tu negocio English Conoce en QuickBooks cómo se realiza la gestión de compras en una empresa y la importancia del control de calidad para este proceso.... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2021/07/atoms-u0wT070J_io-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/que-es-gestion-de-compras/ Planeación de compras en una empresa | QuickBooks México

¿Qué es y en qué consiste la planeación de compras en una empresa?

9 Minutos para leer

Conoce los detalles sobre qué es la gestión de tus compras, cuál es su papel en una Pyme y cómo se divide el proceso, es decir, el paso a paso de la logística de compras. Además, encontrarás técnicas para que te sea más sencillo comenzar a planificar las compras de tu negocio. Este es el índice de contenidos:

  1. ¿Qué es la gestión de compras?
  2. Proceso de la gestión de compras
    1. Antes de la compra
    2. Durante la compra
    3. Después de la compra
  3. Ventajas de la administración de compras
  4. ¿Cómo medir la efectividad de la gestión de compras?
    1. Genera y envía órdenes de compra con QuickBooks
    2. Crea reportes automáticamente y analiza tus resultados
  5. ¿Cómo calcular las necesidades de abastecimiento?
  6. ¿Quién se encarga del proceso de compras?
    1. Roles del gestor de compras
  7. Conclusiones

¿Qué es gestión de compras?

Es una verdad universal que el éxito de un negocio no llega mediante la improvisación, pero en ocasiones las empresas primerizas se rigen por impulsos y no por una metodología en sus procesos. Entre estos impulsos está el comprar por comprar, o, como dicen, comprar “a ojo de buen cubero”, sin analizar condiciones previas de la administración de compras y abastecimiento, como la demanda, el cálculo de unidades, el almacenamiento, etcétera.

Dentro del área específica de las compras, que involucran desde la materia prima, mobiliario, equipo, insumos, hasta servicios de transporte, entre otras, es absolutamente esencial llevar una planeación y dar seguimiento de los productos y servicios necesarios para que el negocio funcione y cumpla (o supere) con sus expectativas y con las de los clientes. Y, para lograrlo, es necesario llevar un proceso para gestionar las compras, es decir, una organización metódica a favor del servicio al cliente, el abastecimiento y suministro de productos y servicios, y/o la fabricación de mercancía.

A continuación, y para entender la relevancia de la organización en esta área empresarial, veremos con lupa cómo se compone el paso a paso para gestionar las compras.

Proceso de la gestión de compras

Una correcta gestión de compras ayuda a que una empresa garantice su proceso productivo, pero, ¿cómo saber si se está haciendo una gestión adecuada o no? Básicamente, la respuesta está en abastecer el negocio con los productos necesarios (no más, no menos), en el tiempo preciso (antes de que se agoten) y al precio que mejor convenga, sin dejar de lado la calidad.

La logística de compras abarca tanto el antes, el durante y el después de  las compras, que a su vez de dividen en los siguientes pasos:

1. Antes de la compra

  1. Búsqueda de proveedores: este es el punto de partida que consiste en identificar a los proveedores, de acuerdo a las necesidades de la empresa. En este punto, todavía no es necesario analizar el costo, sino realizar una lista con los debidos contactos, además de una búsqueda de la reputación de cada proveedor: qué opinan otros clientes en Internet, cuál es su antigüedad y volumen, dónde se ubican, cómo entregan sus productos, etcétera.
  2. Comparativa de opciones: es momento de hacer contacto con cada proveedor para evaluar sus catálogos, cuál o cuáles ofrecen la mejor calidad y precio, qué condiciones de pago tienen y con qué frecuencia de entrega, entre otros detalles.
  3. Etapa de negociación: en ocasiones confundimos la negociación con el regateo. En esta fase, lo que interesa a la empresa es hacer trato con los mejores proveedores, pactar condiciones de compra-venta, convenios, posibles promociones por mayoreo, etcétera. Se trata de hacer una alianza y garantizar futuras operaciones.
  4. Previsión y planeación de compras: consiste en un boceto de cuáles y cuántos son los primeros productos y/o servicios a adquirir, hacer un presupuesto y la fecha ideal en que se requieren.

2. Durante la compra:

  1. Orden de compra: es el momento en que se efectúan los pedidos, se da un primer plazo o anticipo o se paga por completo, todo según el trato previamente acordado.
  2. Seguimiento: esta fase consiste en monitorear el estatus del pedido, para que no haya retraso. El seguimiento también abarca la recepción de las compras, así como el control de calidad de las mismas. Siempre es recomendable cotejar los productos con lista en mano, de preferencia ambas partes: proveedor y comprador; revisar que la mercancía ha llegado en buen estado, incluso que no haya discrepancias con los costos.

3. Después de la compra:

  1. Fluctuación de calidad y precio: esta fase de la logística de compras requiere de minucia. Dado que la alianza con proveedores suele hacerse pensando a largo plazo, es necesario dar un seguimiento periódico a las variantes de los productos. Tal vez lo que en un inicio costaba $500, en 2 meses suba a $523, por lo que la ganancia no será la misma, si se sigue vendiendo al mismo precio al público. Cualquier fluctuación, incluso en calidad (de producto como de entrega) repercutirá directamente en las decisiones y acciones a tomar en la empresa.
  2. Seguimiento de datos: esta opción abarca el durante y el después de la gestión de tus compras, pues se trata de monitorear los resultados de tus acciones y decisiones tomadas. Para dar un adecuado seguimiento, te recomendamos utilizar un sistema de control que te ayude con la administración de compras y abastecimiento. De esto hablaremos en el apartado de cómo medir la efectividad de la gestión de tus compras.

Ventajas de la administración de compras

Como puedes notar, los beneficios de llevar una adecuada administración de compras y abastecimiento conlleva a unas finanzas más sanas y a una mejor atención al cliente, pero también hay más:

  • Obtienes mayor ventaja competitiva
  • Reduces los riesgos de rezago de mercancías por baja demanda o deterioro
  • Ahorras costos de almacenamiento
  • Garantizas los suministros de tu empresa en poco tiempo
  • Control de calidad
  • Reducción de costos

Ventajas de la administración de compras_QuickBooks

¿Cómo medir la efectividad de la gestión de tus compras?

Llegados hasta este punto, en donde hemos destacado la importancia de este tipo de gestión, seguramente te preguntarás, bueno, ¿y cómo medir la efectividad de la gestión de tus compras? ¿Cómo saber si ha funcionado la estrategia? ¿Cómo comprobarlo con datos duros?

La respuesta corta está en aliarte con la tecnología, en vez de realizar estas operaciones de forma manual. De este modo, optimizas tiempo y esfuerzos, además de que disminuyes las posibilidades de cometer errores de cálculo.

  • Genera y envía órdenes de compra con QuickBooks

El sistema de QuickBooks Online, una herramienta en la nube que funciona a modo de asistente personal para tu negocio, te acompaña de lleno en la gestión de tus compras. ¿Cómo funciona en este aspecto? Muy fácil. Puedes crear tus órdenes de compra y enviarlas por correo a tus proveedores, una vez que hayas planeado tu lista de mercancía. Dichas listas se nutren con los productos que previamente has ingresado a tu inventario, así que una vez que comienzas a usar QuickBooks los procesos se automatizan.

De esta manera, puedes añadir a tus órdenes los artículos específicos que deseas y sus unidades. Luego, una vez que los proveedores aceptan tu orden de compra, entonces puedes ir al siguiente paso: agregarla a la sección de gastos y facturas.

Esta es una de las tantas áreas en las que puedes controlar tu negocio, con la ayuda de un sistema administrativo como QuickBooks Online, conoce aquí todos sus beneficios y planes.

  • Crea reportes automáticamente y analiza tus resultados

El catálogo de reportes que ofrece QuickBooks Online es enorme, pues cuenta con más de 70 formatos predeterminados para que atiendas todas las áreas que necesites, y lo mejor es que es de forma automática.

Dado que tú y tu equipo de trabajo alimentan día con día la información del sistema, olvídate de reingresar datos para obtener tus resultados. Tampoco es necesario que crees los reportes desde cero y te quiebres la cabeza con fórmulas estilo Excel; en cambio, puedes personalizar a tu gusto los formatos ya existentes y quitar o agregar opciones.

QuickBooks valora el tiempo de todas esas pequeñas y medianas empresas que buscan optimizar al máximo sus recursos e invertir esas horas en otros asuntos.

Entre los reportes que pueden ayudarte a medir objetivamente los resultados de la gestión de tus compras están los siguientes:

  • Lista de contactos de proveedores
  • Detalles de compras por proveedor
  • Detalles de compras por producto/servicio
  • Detalles de compras por ubicación
  • Detalles de órdenes de compra abiertas
  • Detalles de compras por clase
  • Lista de órdenes de compra abiertas
  • Lista de transacciones por proveedor

¿Quieres más? Estos son los reportes que incluye tu suscripción a QuickBooks Online.        

¿Cómo calcular las necesidades de abastecimiento?

A continuación te compartimos una técnica para calcular las necesidades de abastecimiento de tu empresa. Se divide en 3 sencillos pasos:

  1. Lo primero es proyectar las ventas que estimas tener en determinado periodo, que puede ser semestral o mensual, aunque lo más común es que se haga una planificación anual. También puedes considerar la proyección para cumplir cierto proyecto o campaña.
  2. Según los resultados de tus ventas proyectadas, deberás calcular cuáles son las necesidades de abastecimiento, es decir, qué insumos, materias primas, repuestos y materiales en general consideras que debes adquirir para cumplir con esa proyección.
  3. Una vez hechos ambos cálculos, lo siguiente es crear tu orden de compra y realizar el pedido.

Estos pasos aplican tanto para una empresa nueva, que apenas va a diseñar su inventario inicial, como para empresas que ya llevan tiempo operando. Conoce aquí cómo hacer una orden de compra para tus proveedores.

¿Quién se encarga del proceso de compras?

Ahora que conoces qué es gestión de compras, en qué consiste y cómo se divide su proceso, es importante destacar que hay un rol específico para estas funciones, y es el del gestor de compras.

Sabemos que las Pymes que apenas inician suelen tener un personal reducido, y que en ocasiones son los mismos socios o los propios dueños quienes absorben la mayor parte de responsabilidades.

No obstante, conforme se de la evolución de cada negocio, es importante considerar que hay tareas específicas que idealmente deberían ser cubiertas por un trabajador en específico. De este modo, se puede hacer un mejor trabajo en cada área, y concentrarse cada uno en sus roles y metas específicas.

Roles del gestor de compras

Roles gestor de compras_QuickBooks_México

Conclusiones

Como puedes ver, gestionar correctamente las compras de una empresa puede ser una actividad de tiempo completo en sí misma, pero con ayuda de herramientas tecnológicas, como QuickBooks, además del uso estratégico de las mismas, es posible lograr un control óptimo de tus suministros.

Con esta información, estás listo para ofrecer al mercado un servicio de excelencia y productos cuidados en el tiempo preciso. Además, podrás ser capaz de cumplir con las altas expectativas de tus clientes y lograr una mayor competitividad.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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