2021-09-29 15:43:04 Controla tu negocio English https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2021/09/rsz_redmind-studio-sw1e1vnfppg-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/que-es-una-tarjeta-de-credito-empresarial/ ¿Qué es una tarjeta de crédito empresarial?

¿Qué es una tarjeta de crédito empresarial?

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Es muy común que algunos emprendedores utilicen una misma cuenta bancaria o tarjeta financiera para llevar sus finanzas personales y las de su empresa, sin embargo, esto puede generar complicaciones que ponen en peligro el desarrollo del negocio. Hoy revisaremos las ventajas que ofrecen las tarjetas de crédito empresarial para la gestión de pymes.

Contenido:

  1. ¿Tarjeta de la empresa o tarjeta para gastos personales?
  2. Tipos y funciones de la tarjeta de crédito empresarial
  3. Lo que debes saber antes de tener una tarjeta corporativa
  4. La movilidad empresarial

Según datos de la Universidad Panamericana , 4 de cada 10 emprendedores utilizan una tarjeta personal para gastos empresariales, principalmente por cuestiones de practicidad, pues les brinda mejores vías de gestión. Sin embargo, es muy fácil que “se crucen” los gastos de la despensa mensual con la compra de una maquinaria, incluso cuando se cuenta con auxilio contable.

Otra gran desventaja es no saber cómo se está comportando el negocio, pues sus operaciones se tropiezan con otras transacciones unificadas en una sola cuenta. Y aunque a simple vista parece una solución efectiva, sobre todo para los negocios que van empezando, lo cierto es que es mejor separarlas para evitar complicaciones: desde una mala gestión de nuestros impuestos hasta tener que pagar más por no separar las deducciones e ingresos adecuadamente; desde tener incongruencias entre los gastos cruzados hasta penalizaciones impuestos al no poder comprobar determinados ingresos.

1. ¿Tarjeta de la empresa o tarjeta para gastos personales?

Las tarjetas de crédito empresarial o corporativas están diseñadas por las instituciones financieras para responder a las necesidades de una persona moral o persona que realiza actividad mercantil con actividad empresarial y que tiene vinculación con empleados. Por otro lado, los instrumentos personales presentan más limitaciones, tanto presupuestarias como de un margen con mayores intereses, pues no tienen una actividad comercial que sea redituable o que posea potencial de inversión para la institución bancaria.

Teniendo clara esta diferencia, que al principio puede parecer un poco obvia, es importante saber en qué momento de nuestro negocio debemos empezar a disponer de herramientas financieras dirigidas a las empresas. Una recomendación podría ser manejar un crédito corporativo desde el inicio del emprendimiento, sin embargo, está muy alejada de la realidad y, sobre todo, sería muy poco práctica debido a que, cuando un negocio empieza, no cuenta con la estabilidad financiera ni con la experiencia presupuestal para absorber las responsabilidades que vienen con un crédito corporativo. Además, un emprendedor que apenas está cimentando su negocio no debe arriesgarse en comprar insumos o elementos de producción que puedan vulnerar su capital primario, sino solo los necesarios para su demanda real y teniendo muy claro el punto de equilibrio entre los costos de producción y las ganancias.

Entonces, en una primera etapa del negocio, resulta más práctico utilizar una tarjeta de crédito o débito regular, pero que no sea la misma para su contabilidad personal. A esta nueva cuenta se le debe sumar un registro minucioso de cada uno de los movimientos, impuestos y todos los trámites financieros que deban hacerse, según la administración tributaria, para evitar sanciones o fuga de recursos. Cuando la empresa haya alcanzado una etapa de consolidación comercial suficiente para solicitar préstamos bancarios, es el momento adecuado para considerar la adquisición de una tarjeta corporativa.

2. Tipos y funciones de la tarjeta de crédito empresarial

Las cuentas bancarias orientadas a las empresas se dividen en 2 tipos y cada una de ellas tiene beneficios particulares:

  • Tarjeta corporativa de crédito y/o débito: Sus fondos están respaldados por los ingresos que genera la compañía a través de la comercialización de un producto o servicio. Funciona de manera muy similar a las tarjetas personales y son ideales para adquirir maquinarias pequeñas o para la gestión de viáticos, representación empresarial, servicios básicos (luz, agua, teléfono) y otros gastos dirigidos a la administración empresarial (comprar un software contable como QuickBooks Online, por ejemplo). Generalmente tienen mejores tasas de intereses, descuento con determinados proveedores y hasta un acceso mejorado a otros mecanismos de financiamiento.
  • Tarjeta asociada a un crédito: En esta modalidad hay una determinada cantidad disponible que corresponde al préstamo o plan de financiamiento que haya otorgado la institución financiera. También hay un mayor número de condiciones, además, contablemente debe ser tratado de manera distinta, pues, si bien hay disposición de dinero, también se deben ingresar pagos para cubrir la deuda adquirida. A diferencia de la anterior, es aconsejable tener una tarjeta de esta naturaleza solo cuando hay un plan definido de inversión (cubrir un pedido a gran escala, por ejemplo) y no utilizarla para generar gastos diarios o rutinarios porque puede volverse una deuda cíclica: es decir, siempre se generará una nueva tarjeta asociada a crédito para cubrir la anterior.

3. Lo que debes saber antes de tener una tarjeta corporativa

El primer paso, y quizás el más fundamental, es hacer una minuciosa evaluación del comportamiento y estado financiero de tu negocio. Los puntos clave que debes identificar son: constante flujo de caja, punto de equilibrio entre los gastos empresariales y el margen de ganancia que genera, formalidad fiscal y/o empresarial, la regularización con el buró de crédito y un historial financiero adecuado; todo esto les permitirá a las empresas financieras hacer una evaluación de los recursos que tienen y facilitará el trámite de acceso a una tarjeta corporativa. Incluso, gracias al impacto económico que generó la pandemia, diversos organismos bancarios facilitaron el trámite de un gran número de créditos, por lo que debes aprovechar esta flexibilidad para tener todas tus cuentas en orden.

El segundo paso es encontrar un objetivo claro y determinado para desarrollar un plan tentativo del uso de la tarjeta de crédito empresarial, ya sea en su modalidad corporativa o asociada a un préstamo. Debes considerar en qué gastarías los recursos obtenidos y cómo puedes ir subsanando las responsabilidades o inversiones que debas hacer durante el contrario bancario, sobre todo si tu tarjeta estará asociada a un crédito. Teniendo esto claro puedes comenzar la búsqueda de un plan adecuado.

En ese sentido, la minuciosidad será la clave. Como ya mencionamos, existe una amplia oferta de instrumentos financieros para emprendedores, sobre todo si consideramos el gran empuje que tienen para la economía nacional y lo significativos que son para la recuperación del país. Como ya lo abordamos en otro momento, las pymes aportan el 52% del PIB nacional, además de concentrar el 78% de los empleos en todo el país, y aún con algunos retrocesos o pérdidas causadas por pandemia siguen siendo una gran fuerza financiera. Por todo esto, los bancos y otras instituciones de financiamiento han mejorado la accesibilidad a tarjetas de crédito empresarial, ampliando la oferta disponible. Algunos puntos que debes considerar al momento de elegir la mejor opción para tu negocio son:

  • El nivel de adaptabilidad a la estructura, sector y funcionamiento de negocio, es decir, una tarjeta corporativa que calce a la perfección con tus necesidades financieras.
  • Los beneficios que te ofrece: ofertas, otros mecanismos de financiamiento, descuentos, reducción de gastos de manejo de cuenta, control de saldos, información detallada en los estados de cuenta, etcétera.
  • Penalidades, sanciones y restricciones: debes tener muy claras cuáles son las sanciones que puedes adquirir si te retrasas en un pago o si rescindes el contrato precipitadamente. Este es un punto de suma importancia, pues se trata de hacer una revisión y cuestionamiento exhaustivo a los ejecutivos de cuentas para asegurar que no tengas ninguna duda respecto al funcionamiento de la tarjeta y evitar penalidades a causa de omisiones provocadas por el desconocimiento.

Además de estos 3 puntos, es importante que te asegures de tener la infraestructura administrativa adecuada para gestionar cada uno de los movimientos que realices con la tarjeta corporativa y, en el caso de tener más de un plástico, garantizar que el personal encargado de su utilización sea de confianza. Para esto, es necesario considerar la posibilidad de apoyar a tu equipo contable con un software que automatice ciertas actividades rutinarias, como el registro de transacciones o el monitoreo de adquisiciones que hagan los empleados responsables de las tarjetas. Gestores contables digitales, como QuickBooks, pueden dar el seguimiento y proyecciones necesarias no solo para garantizar el correcto balance de tus finanzas, sino ayudándote a proyectar en cuánto tiempo comenzarás a recibir beneficios por la utilización de estos instrumentos financieros. Conoce más acerca de QuickBooks Online y los beneficios de este software contable.

En ese sentido, muchos expertos empresariales señalan que el momento adecuado para adquirir una tarjeta corporativa es cuando la empresa ha logrado pasar los 2 años de vida sin grandes deudas y manteniendo amplios márgenes de ganancia. Nunca es recomendable utilizar una de estas tarjetas para cubrir una deuda, ya que puede provocar una bola de nieve crediticia que empeore el problema en lugar de solucionarlo. No hay que olvidarlo: la tarjeta empresarial está para favorecer el crecimiento, no para obstaculizarlo.

4. La movilidad empresarial

Si algo dejó claro la crisis financiera generada por la pandemia es que los negocios, empresas o tiendas de todas las escalas necesitan adaptarse a los nuevos comportamientos del mercado y a sus compradores, para garantizar su continuidad. En ese sentido, las tarjetas de crédito empresarial ofrecen una gran oportunidad para agilizar el proceso de adaptación digital y mejorar la movilidad empresarial de la misma. Pero, ¿a qué nos referimos cuando hablamos de movilidad empresarial?

Se trata de la apertura que tiene una empresa o núcleo organizacional de aplicar técnicas de trabajo remoto para generar una serie de cambios que favorezcan su crecimiento y consolidación a través de un rendimiento mejorado de sus elementos; todo esto, a través de una arquitectura laboral, administrativa y financiera con las suficientes estrategias para garantizar que sea segura.

Las tarjetas de crédito empresariales, sobre todo aquellas que permiten tener más de un plástico, son sumamente favorables para esta nueva modalidad de trabajo, pues permiten, además de la posibilidad de la organización remota, una estructura mucho más horizontal que posibilita al director de una empresa delegar ciertas actividades para que pueda concentrarse en otras que demandan mayor atención. Por ejemplo, un emprendedor que puede dejar de preocuparse por ir adquirir los insumos para la producción mensual, puede concentrarse en el proceso de innovación de sus artículos y así ofrecer mejores alternativas al sector comercial al que pertenezca.

Sin embargo, considerando los altos índices de inseguridad que combaten la mayoría de las ciudades del país, que un empleado vaya a realizar la compra de los insumos con efectivo no es la solución más práctica. Con una tarjeta de crédito empresarial puede hacerlo desde la comodidad de su oficina o home office. La reducción del uso de efectivo también puede traerte múltiples beneficios fiscales, sobre todo si consideramos que la autoridad tributaria se está poniendo más atenta a las transacciones realizadas con efectivo, pues muchas veces eran utilizadas para evadir impuestos. Entonces, si tienes manera de comprobarle al fisco cada una de tus compras e ingresos, al momento de declarar tus impuestos tendrás más probabilidad de acceder a condonaciones o pagos más accesibles.

Un viejo refrán dice: “cuentas claras, amistades largas”, y algo así podría aplicarse a la separación de los gastos personales de aquellos que competen a nuestro negocio. Aprovechar el mayor número de ventajas para formalizar y, en especial, organizar el patrimonio generado por la empresa no solo garantizará su crecimiento, también asegurará su consolidación. Esto es sumamente vital para los directores de las pymes, sobre todo en un mercado que cada año se hace más competitivo, tanto por las condiciones financieras que atraviesa todo el mundo, como por los avances tecnológicos que facilitan la administración de los recursos.

Iniciar la movilidad financiera de una pyme a través de la adquisición de una tarjeta de crédito empresarial es, sin duda alguna, un movimiento muy favorable, siempre y cuando se encuentre lista para generar un flujo constante de ingresos, tenga un equipo de confianza para la gestión de los recursos y cuente con softwares de apoyo para automatizar la gestión administrativa y, por lo tanto, aumente el rendimiento de todo el negocio.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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