2021-02-21 23:06:13 Controla tu negocio English ¿Sabes cómo hacer una factura en el SAT para tus clientes? Conoce cómo hacerlo en QuickBooks, y además, los requisitos para facturar a... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2021/02/rsz_1rsz_good-faces-gy5slrw9oga-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/requisitos-para-facturar-a-clientes/?utm_term=&utm_campaign=PMAX+%3E+GG+%3E+MX+%3E+ES+%3E+PM&utm_source=adwords&utm_medium=ppc&hsa_acc=6089519323&hsa_cam=12556554926&hsa_grp=&hsa_ad=&hsa_src=x&hsa_tgt=&hsa_kw=&hsa_mt=&hsa_net=adwords&hsa_ver=3&gclid=CjwKCAiA3L6PBhBvEiwAINlJ9KiQEkojGcpVicMQlHTnMYTB-IqMzAwmz428ja4UzDBL5Tw_5nPgvxoCh6UQAvD_BwE Cómo hacer facturas para clientes | QuickBooks México

Cómo se factura a un cliente, requisitos y medios para hacerlo

12 Minutos para leer

La entrega de facturas al cliente no sólo es una obligación sino también su derecho. Pero también cuenta con ventajas en torno al manejo eficiente de nuestro negocio. Sencillas de realizar, en esta nota puedes descubrir cuáles son los requisitos para facturar a un cliente, la información que deben contener y cómo realizarlas.

Contenido

  • Cómo hacer facturas a clientes
  • A través de SAT
  • A través de un software contable
  • Requisitos para facturar a un cliente
  • ¿Por qué es importante hacer facturas para clientes?
  • Las facturas apócrifas: la “trampa” al momento de realizar facturas
  • Novedades de facturación electrónica en el 2021
  • Consideraciones finales

¿Cómo hacer facturas para clientes?

Realizar una factura es una de las actividades más básicas en la prestación de un servicio profesional o en la venta de un producto. Se trata de una actividad básica por dos motivos: por la sencillez con que se puede realizar, y en segundo lugar, porque en relación al resto de las actividades que componen el circuito contable o financiero de un negocio, es su punto de partida, desde el cual se desprenden otras tareas de mayor complejidad, como pueden ser las presentaciones bimestrales o el balance anual. Veamos entonces cómo deben hacerse y cuáles son los requisitos para facturar a un cliente.

Para confeccionar una factura electrónica, existen dos maneras de hacerlo: una de ellas puede ser a través de la plataforma del SAT (Sistema de Administración Tributaria) o bien, mediante la contratación de los servicios de un software contable, por ejemplo QuickBooks

Facturas a través del SAT

En primer lugar, para poder hacer una factura electrónica a través del SAT, es preciso contar con el RFC y una e-clave o e-firma. El RFC corresponde al Registro Federal de Contribuyentes y es una  identificación alfanumérica de 12 a 13 caracteres, única y personal para los contribuyentes que se dan de alta en el sistema, ya sean personas físicas o morales.

Al ingresar a la página del SAT, existe un apartado que dice “Factura Electrónica”. Allí se debe hacer clic y elegir la opción “Genera tu factura”. En ese momento, se solicitan los datos de acceso. A continuación, se debe elegir la opción de “Generación de CFDI” y luego “Capturar comprobante”.

Aquí se brinda información referida al emisor de la factura y a su destinatario. Respecto al emisor, no es mucha la información a completar, ya que al haber indicado nuestro RFC, el sistema ya puede reconocernos. Aquí sólo es preciso indicar el tipo de factura. A  continuación, respecto a la información referida al receptor, es preciso completar su RFC.

Finalizada esta parte, debemos hacer clic en “Siguiente”.

En la sección “Comprobante”, se completan algunos datos como fecha, hora, código postal y moneda de pago. Si el pago no es en la moneda local, se debe indicar el tipo de cambio correspondiente. Si al completar la factura, el pago continúa pendiente, en “Método de pago” la opción correcta es la de “pago diferido” y en la forma de pago, la clave “99 por definir”.

En el apartado “Conceptos”, indicar los bienes o servicios de los que se trate. Aquí hay que tener en cuenta que el SAT ya los tiene asignados previamente con códigos. Por lo cual, se trata de elegir los correctos.

Para finalizar, se debe continuar con la firma del comprobante fiscal digital, que permite capturar los datos del certificado de Sello Digital. Si deseamos realizar el sellado del comprobante en otro momento, se puede seleccionar la opción “Guardar”, aunque sólo será válido por un período de 72 horas. Como resultado final, la factura la obtenemos en dos formatos: en formato xml y en pdf.

Facturas con un software contable

Si bien existen herramientas públicas como el SAT, que se puede emplear para realizar una factura electrónica, muchos comerciantes optan por contratar un software de gestión contable para llevar el minuto a minuto de su negocio. Entonces, estamos frente a la segunda opción, si tenemos que entregar una factura a un cliente a través de un software contable, por ejemplo QuickBooks, esto es lo que hay que hacer.

Esta opción es muy elegida por todo tipo de contribuyentes, desde profesionales autónomos, pymes y grandes empresas por la sencillez que ofrece en su manejo, por su accesibilidad en términos económicos, pero sobre todo por la posibilidad de personalizar la herramienta de acuerdo a la actividad y al movimiento propio de cada negocio.

Respecto  a la sencillez de su manejo, cuenta con un diseño amigable y muy intuitivo, pero lo más valorado por sus usuarios tiene que ver con que siempre está disponible. ¡Los contables agradecen este aspecto especialmente en los días de balances y presentaciones!

En cuanto a su contratación, cuenta con planes pensados para todo tipo de profesionales y empresas, por lo que sus costos empiezan a valores bajos y accesibles. Y por último, la posibilidad de personalizar refiere a que la herramienta permite guardar los contactos de clientes, emitir facturas electrónicas, realizar conciliaciones bancarias, obtener reportes, en definitiva, todo aquello que se necesita para una gestión contable ordenada, al día y transparente.

Algunos de los puntos en común que tienen ambos sistemas  (SAT y el software contable de QuickBooks) es que se puede trabajar en línea: esto quiere decir que no se requiere de estar en una oficina o tener una computadora en particular. Este mismo aspecto también implica que la información es accesible, por lo cual no corremos el riesgo de perderla, siempre y cuando haya sido bien guardada. Por último, la información se va sincronizando en la medida es que se carga y actualiza (siempre que el sistema no se sature, en el caso del SAT): esto facilita que no haya que subir o descargar archivos cada vez que se modifique algún dato, como es el caso de algunas aplicaciones o programas que también utilizan la nube.

Requisitos para facturar a un cliente

Por definición, una factura es un comprobante de una transacción entre dos personas, que pueden ser personas físicas, es decir individuos reales, o bien morales, es decir empresas o asociaciones.  Las facturas deben entregarse por cada venta o prestación del servicio que se realice. Sin embargo, la entrega de facturas al cliente responde a criterios uniformes, su confección no es azarosa, sino que debe contar con una serie de datos para considerarse válida.

Confeccionar una factura es muy sencillo si se cuenta con toda la información en el momento en que lo estamos realizando. En caso contrario, tenemos que suspender la tarea y llamar al cliente o buscar los datos, lo cual hace que un proceso de pocos minutos se transforme en algo tedioso. Sin contar que también hacemos perder tiempo al cliente, no solo cuando nos tiene que repetir sus datos, sino también en sus propias presentaciones y actividades contables en las que precisa de nuestra factura.

La siguiente información es clave para poder confeccionar una factura electrónica:

  • Los datos del emisor de la factura: además del RFC, se pueden agregar el nombre, apellido, domicilio y algún teléfono o correo electrónico.
  • Clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de la persona a cuyo nombre se realice la factura. Al igual que en el punto anterior, se pueden agregar nombre, apellido, domicilio y algún dato de contacto como teléfono o correo electrónico.
  • Detalle de los bienes o servicios que se facturan.
  • Valor unitario de los mismos
  • Valor total de los bienes o servicios
  • Modo de pago: si es parcial, es decir en cuotas, o es total, quedando cancelado en un único pago.
  • Dependiendo de la figura del contribuyente, puede que sea necesario discriminar si se aplican, o no, determinados impuestos. En ese caso, identificar cuáles son, indicando la tasa y el valor retenido.
  • Método de pago: es decir, la forma en que se realiza el mismo. Por ejemplo, puede ser en efectivo, cheque, transferencia bancaria, pago con tarjeta de débito, entre los más corrientes.
  • En el caso de tratarse de bienes de importación, señalar el número y fecha del documento aduanero.

La ventaja que tiene un software contable respecto a los datos de los clientes es que nos permite llevar un registro de los mismos. Esto es muy importante, sobre todo en la medida en que el negocio va creciendo, ya que necesitamos optimizar la gestión del tiempo en la mayor medida posible. En segundo lugar, si bien en los comienzos de una pyme algunas tareas se manejan de manera informal es preciso profesionalizarlas, ya que esto nos brinda una ventaja competitiva. En este sentido, la posibilidad de agendar la información de los clientes nos permite disponer de sus datos directamente, sin tener que cargarlos una y otra vez, cada vez que realizamos una operación con ellos.

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¿Por qué es importante hacer facturas para clientes?

Además de que se trata de una obligación frente al fisco, hacer facturas es una ventaja para quienes son propietarios de un negocio o pyme. Veamos por qué.

  • Permite llevar un orden acerca de los ingresos de dinero.
  • Si está bien confeccionada, con el detalle de lo que se vendió, es una herramienta para llevar  un control de stock.
  • Dependiendo de nuestra categoría, cada cierto tiempo se deben hacer presentaciones al fisco acerca de nuestra situación financiera. Realizar las facturas en tiempo y orden nos ayuda a que dichas obligaciones podamos resolverlas más fácilmente.
  • Las facturas nos permiten demostrar la transparencia de nuestra actividad: un negocio que se expande pero no registra ventas porque no entrega facturas, es un negocio que no está funcionando como se debe.
  • Poder demostrar la sustentabilidad de nuestra actividad profesional o de nuestro negocio es un punto a favor al momento de solicitar algún préstamo en entidades bancarias y recibir una calificación favorable.
  • Si confeccionamos las facturas en el momento en que se debe, también podremos contar con la información en el momento en que la necesitemos, lo cual equivale a una cuestión de eficiencia. Poder disponer de la información clave y correcta es esencial cuando se trata de inversiones.
  • Por último, entregar facturas a un cliente es sinónimo de confiabilidad. Además de que es su derecho cumplir con la norma, también nos permite inspirar seguridad en el público con el que estamos tratando.

 Las facturas apócrifas: la “trampa” al momento de realizar facturas

“Hecha la ley, hecha la trampa”, dice el refrán. Y en el caso de la emisión de facturas, existen distintas prácticas ilegales, y entre ellas, la más conocida es la de las “facturas apócrifas”: se trata de aquellas que se realizan con algún dato falso o inválido para aparentar un gasto o movimiento económico de la empresa. En este caso, el objetivo final es pagar menos impuestos o la evasión fiscal.

Sin embargo, hay que tener mucho cuidado, ya que si bien a veces la seguridad de internet permite cometer algunos fraudes, también permite detectarlos y la penalización por parte del fisco no sólo es a nivel económico, a través de multas, sino también con penas de cárcel.

Aquí vale la pena detenernos para hacer una aclaración: las facturas se pueden verificar desde la página del SAT (ver opción verifica tu factura) y a partir de allí chequear que los datos sean correctos: sucede que, a veces, no se trata de una intención explícita de cometer fraude, sino de haber ingresado mal algún número en el RFC, en los montos, etc. En este caso, se puede subsanar el error. Por eso, antes de denunciar una factura electrónica como apócrifa, es mejor chequear que los datos sean correctos.

Novedades de facturación electrónica en el 2021

De momento, no hay muchas novedades respecto al 2021 en términos de facturación o declaraciones. Sólo algunos cambios sencillos a tener en cuenta. Para el caso de las facturas, si se trata de un pago diferido, se deben emitir dos comprobantes electrónicos diferentes: uno cuando se realice la operación, por ejemplo la venta de un producto, y otro cuando se realice el pago, aún si la contraprestación se liquide en una sola exhibición.

Consideraciones finales

En síntesis: la factura electrónica es el comprobante de una transacción, al mismo tiempo que es un derecho y una obligación, como contribuyentes o como compradores. Su confección es muy sencilla, pero es importante contar con toda la información de manera previa. Existen diferentes modos de realizar una factura: puede hacerse a través de la página del SAT o a través de un software contable, que cuenta con la ventaja de gestionar el aspecto económico y contable de nuestro negocio, de manera personalizada, adecuando la herramienta según las necesidades y el uso frecuente.

A modo de señal de alarma: cuando realizar una factura para un solo cliente nos toma más de algunos minutos, entonces es hora de hacer algún cambio, ya que hay algo en dicho proceso que no está siendo realizado de manera eficiente. Adquiere el software contable QuickBooks y empieza a realizar el proceso de entrega de facturas al cliente de una manera sencilla y personalizada, acorde al estado de tu empresa.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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