2019-06-05 16:56:49 Controla tu negocio English Conoce qué diferencias hay entre un sistema ERP y de administración para facilitar las tareas de tu pyme. Descubre aquí el software... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2019/06/17.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/sistemas-de-administracion-o-gestion-cual-te-conviene-mas/ Sistemas administrativos o de gestión | QuickBooks México

Cómo elegir entre un sistema de administración o de gestión para tu negocio

10 Minutos para leer

A lo largo de este texto, haremos hincapié en las diferencias entre un sistema de gestión y uno administrativo para tu negocio. Además, podrás encontrar los siguientes puntos:

  •  Administrar o gestionar: ¿qué necesitas?
  • Diferencia entre administrar y gestionar
  •  Sistemas de gestión: enfocados a procesos
  •  ¿Qué tipos de sistemas de gestión existen?
  •  ¿Qué características debe tener un buen sistema de gestión?
  •  Sistemas administrativos: enfocados en tus finanzas
  •  ¿Qué tipos de sistemas administrativos existen?
  •  ¿Qué características debe tener un buen sistema administrativo?
  •  Sistema administrativo o sistema de gestión: ¿cuál elegir?

Si buscas una solución que te ayude a gestionar y controlar los recursos de tu empresa, y al mismo tiempo obtener información contable sobre las operaciones de tu negocio, valdría la pena que sepas que existen softwares que te pueden ayudar a optimizar estos procesos. Sin embargo, debes saber las diferencias entre un sistema de gestión y un sistemas administrativo, los cuales tienen sus particularidades, los cuales te explicamos en este texto.

Una recomendación básica al momento de crear tu empresa u optimizar la organización de otra ya existente, consiste en recurrir a un sistema de administración o un sistema de gestión. Pero, ¿cuáles son las diferencias entre uno y otro?

Ambas herramientas pueden facilitar la ejecución de las operaciones de tu empresa, ademas de ayudarte a obtener información contable oportuna para la toma de deciciones basadas en datos. Ten en cuenta que estos son elementos para fomentar el crecimiento de las pymes. Por ello, antes de decidir si recurrirás a un sistema administrativo o un sistema diseñado para gestionar, es necesario considerar qué tipo de empresa o negocio tienes, y cuáles son sus necesidades específicas.

Si estás pensando en adquirir un sistema de administración de pyme o alguien te metió la espinita sobre algun sistema gestión, aquí te explicamos las diferencias entre uno y otro, y te decimos qué elementos deberías tomar en cuenta para hacer la mejor elección.

Administrar o gestionar: ¿qué necesitas?

Tanto los sistemas administrativos como los sistemas de gestión son softwares que ofrecen distintos servicios y aplicaciones a las empresas. Por ello, para decidir qué tipo de aplicativo necesitas, primero debes conocer la diferencia entre administrar y gestionar.

Diferencia entre administrar y gestionar

La administración se refiere principalmente a la organización y distribución de los recursos y bienes con los que cuenta una empresa, incluidos el capital, los activos, los inmuebles y los recursos humanos. Con base en la consideración de esos recursos, la administración también consiste en planear de acuerdo a objetivos.

Por su parte, la gestión se refiere a organizar la ejecución de un proyecto o a verificar el correcto funcionamiento de una empresa. Es, a grandes rasgos, el proceso de poner en marcha lo planificado en la administración.

Una vez establecida esta distinción, veamos qué ofrecen un programa de gestión y un sistema administrativo a las empresas:

Sistemas de gestión: enfocados a procesos

Un sistema de gestión en línea te brindarán herramientas útiles para optimizar tus recursos, ayudarte a reducir costos y, en general, a tener una mejor productividad en tu negocio. Este sistema es recomendable para las organizaciones que se dedican a la producción de bienes y servicios y que necesitan tener procesos claros y automatizados para cumplir sus metas. Sin embargo, es cada vez más común que otro tipo de pymes lo utilicen, debido a su gran utilidad y eficacia a la hora de automatizar procesos y agilizar la operación.

El punto más importante de un sistema para la gestión es que se mejore la eficacia y la eficiencia de cómo se desempeña tu negocio. Para tener un sistema exitoso es necesario definir procesos en tu empresa, y ser capaz de evaluar si estos son eficaces en los objetivos planteados.

Estos sistemas incluyen herramientas que te permiten compartir documentos, informes, objetivos y procesos con otros miembros de tu organización, aunque no estén en las mismas oficinas. Por ejemplo, en la interfaz de un programa de gestión podrás ver las actividades de tu empresa, la ruta de trabajo, las tareas prioritarias, tu calendario y la planificación de los procesos que se deben llevar a cabo.

Otra ventaja de contar con uno de estos sistemas es que mejoran la comunicación entre los miembros de un equipo para que todos estén enterados sobre las actividades. En general, un sistema para gestionar tu negocio te va a ayudar a ocuparte de la parte de planificación para definir procesos, rutas críticas y, finalmente, alcanzar y medir tus resultados de una manera más rápida y eficiente.

¿Qué tipos de sistemas de gestión existen?

Los sistemas de gestión pueden clasificarse de acuerdo a su grado de especialización y adecuación a las características y necesidades de una empresa.

Por un lado están los sistemas genéricos, que pueden servirle a cualquier empresa y tienen la ventaja de ser más económicos. Sin embargo, cuentan con menos funciones que otros enfocados a cierto tipo de giros en particular.

Por otro lado están los sistemas de uso específico,  que son los diseñados específicamente para empresas dedicadas a ramos particulares. De este modo, puede haber sistemas de gestión adecuados para empresas de marketing o publicidad, para hospitales, o para distribuidores de paquetería; cada uno con características propias para la actividad en cuestión y sus exigencias.

Y, finalmente, están los sistemas personalizados. Estos son los que se diseñan solo para la empresa que los contrata, por lo que el software debe sistematizar cada una de las actividades y procesos realizados al interior. El problema con estos sistemas es que, para optimizarlos, se depende de las actualizaciones o mejoras por parte del desarrollador del software. Además, debido a su especificidad, puede ser más complicado el proceso de cambio de proveedor.

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¿Qué características debe tener un buen sistema de gestión?

Ya sea que elijas un sistema para la gestión, genérico o personalizado, toma en cuenta que, para mejorar la productividad de tu empresa, debe cumplir con ciertas características:

  • Debe permitirte documentar todos los procesos internos para eliminar tareas repetitivas y optimizar la repartición del trabajo.
  • Debe permitirte sistematizar las funciones y objetivos de todas las áreas de la empresa, además de brindarte información en tiempo real sobre la evolución de las actividades.
  • Debe mejorar la comunicación interna y facilitar el flujo de información para que todas la áreas estén al tanto de las actividades y su evolución.
  • Tiene que contar con herramientas para la planificación de actividades y la distribución de labores.
  • Debe permitirte la unificación de estándares y formatos entre las distintas áreas de la empresa.
  • Además, debe contar con soporte técnico.

A través de estas herramientas, podrás aumentar la productividad de tu empresa, y en consecuencia, también tus ingresos. No obstante, si lo que buscas es, más bien, llevar el control de tus recursos y cumplir con tus obligaciones fiscales, lo que necesitas es un sistema de administración de pyme.

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Sistemas administrativos: enfocados en tus finanzas

Un sistema de administración te ayudará a gestionar tu negocio en lo que se refiere a contabilidad y finanzas. Es una plataforma que brinda herramientas para manejar y controlar mejor tus recursos, tus gastos, tus pérdidas y tu facturación, entre otras funciones.

Existen sistemas administrativos en línea que te permitirán llevar el control de tus finanzas de manera rápida y en tiempo real. Asimismo, es bueno que te fijes en que la interfaz sea intuitiva, para que puedas utilizar este programa con la ayuda de un tutorial y sin la necesidad de conocimientos previos. En algunos casos, además, tendrás la ventaja de conectar tus cuentas bancarias desde tu teléfono, tu computadora o tu tablet, para realizar la conciliación de tus cuentas.

Otra ventaja de este tipo de sistemas es que podrás compartir toda esta información de una forma muy rápida y sencilla, ya sea con tu contador u otros miembros de tu empresa.

Un sistema para el control administrativo es prioritario para las pymes, ya que pueden ahorrar horas y recursos en sus labores administrativas, para que los administradores se puedan dedicar a otros aspectos importantes del negocio, sin descuidar las finanzas e incurrir en errores o peligrosas omisiones.

¿Qué tipos de sistemas administrativos existen?

Al igual que en el caso de los sistemas de gestión, en el mercado podrás encontrar sistemas administrativos genéricos o específicos para ciertas industrias, incluso algunos que ofrecen un diseño personalizado. Sólo debes tomar en cuenta que, entre más específico sea, más dependerás de un tercero para su mantenimiento.

En cuanto al soporte, puede distinguirse entre dos categorías de sistemas administrativos: aquellos que funcionan en línea y aquellos que se instalan en los equipos de cómputo. Lo más recomendable es utilizar sistemas en línea, ya que tienes la posibilidad de almacenar toda tu información en la nube para mayor seguridad.

Si bien encontrarás algunos sistemas gratuitos que te pueden ayudar a adentrarte en el manejo de la contabilidad electrónica, estas opciones suelen ser muy limitadas o cobrar por ciertas funciones en particular. Es por esto que la mejor opción es un software de pago, pues te da más libertad de realizar todos los procedimientos relacionados con tus finanzas.

¿Qué características debe tener un buen sistema de administración?

Si piensas contratar un sistema administrativo, estos son algunos aspectos a evaluar:

  • Accesibilidad: 

Si quieres acceder a tu información en cualquier momento o hacer operaciones desde cualquier dispositivo, la mejor opción son los sistemas de contabilidad en línea.

  • Practicidad: 

Hay sistemas que simplifican los procedimientos y ahorran tiempo en cuanto búsqueda de información o captura de datos y detección de errores. Busca el software con la interfaz más amigable para el usuario.

  • Crecimiento: 

Verifica que el sistema te permita emitir tantas facturas como necesites y registrar la información de todos los clientes que tienes. Pero también piensa a futuro: ¿puede el sistema ofrecerte mayor capacidad si tu empresa crece?

  • ¿Puedes cumplir con tus obligaciones fiscales?

Asegúrate de que a través del sistema puedas cumplir con todos los requerimientos de la contabilidad electrónica y generar los documentos que te solicita el SAT.

Sistemas administrativo o sistema gestión: ¿cuál elegir?

Tanto un sistema para la gestión como un sistema administrativo te pueden ayudar para distintas tareas. Pero es necesario que consideres cuáles son las necesidades de tu negocio para que elijas cuál te conviene más. Si ya has solucionado la parte de procesos de tu empresa o tienes a alguien que te asesore en esta área, puedes invertir en un sistema de administración de pyme como  QuickBooks , que te permitirá tener el control de tus finanzas y contabilidad.

QuickBooks  te permite generar facturas de forma casi automática y ahorrarte horas de trabajo manual o de captura de datos. También puedes controlar tu inventario, realizar conciliaciones bancarias y generar reportes en tiempo real sobre tus finanzas, además de cumplir con todos los requisitos que te pide el Sistema de Administración Tributaria. Prueba QuickBooks, y verás lo fácil que es administrar tu negocio.

Un sistema de gestión te ayudará a optimizar procesos dentro de la operación de tu empresa, y con ello podrás sacarle el mejor provecho a tus recursos. Mientras que un sistema para la administración te puede facilitar actividades contables, de modo que ahorres tiempos y esfuerzos al momento de hacer las cuentas de tu empresa.

Si eres tienes una pyme o eres un profesional independiente, te recomendamos adquirir uno sistema de administración, como QuickBooks, con el cuál podrás obtener datos financieros y tu contabilidad en tiempo real. Esta herramienta te ayudará a conocer el estatus de tu negocio, así como cumplir con tus obligaciones fiscales de forma más eficiente.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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