2019-06-06 16:49:32 Controla tu negocio English Contratar un sistema de contabilidad en línea puede traerle muchas ventajas reales a tu PyME e incluso mejorar su competitividad,... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2019/06/35.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/sistemas-de-contabilidad-en-linea-cuales-son-las-ventajas-reales-para-tu-pyme/ Cualidades de un sistema de contabilidad en línea | QuickBooks

Cualidades de un sistema de contabilidad en línea

8 Minutos para leer

El proceso contable es esencial para todos los negocios, pues de él depende el correcto funcionamiento de la empresa, y ésta es la razón por la que es recomendable utilizar un sistema de contabilidad en línea que te permita abarcar más tareas en menos tiempo.

De hecho, más allá de que el sistema de contabilidad en línea te facilite el trabajo al ayudarte a hacer un seguimiento de los ingresos, gastos y pagos de impuestos, el principal atributo con el que pueden contar es que te proporcionan datos financieros precisos y relevantes para que puedas tomar decisiones informadas y precisas, en pro del crecimiento de tu empresa.

Elegir el software que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa y de tu equipo es un paso indispensable, pero, ¿cómo diferenciar el mejor entre tantas opciones en el mercado? Aunque hay una cantidad de herramientas digitales, no todas poseen las mismas cualidades ni representan los mismos costos.

Para ayudarte a saber cual es el mejor para tus necesidades, a continuación te compartimos las cualidades de un sistema de contabilidad en línea, para que inviertas en la seguridad y el crecimiento de tu PyME.

Precisión en la contabilidad

La mayor cualidad de un sistema de contabilidad en línea es la precisión que puede brindar a las finanzas de tu negocio. Para que valga la pena el tiempo y la inversión, el sistema de contabilidad debe mantener todo los saldos precisos y actualizados en cada una de las cuentas del negocio.

Si bien pueden ocurrir algunas discrepancias o errores, un buen sistema de contabilidad  te debe de brindar las herramientas necesarias para poder solucionar el problema fácilmente, por ejemplo, brindando soporte para cualquier inconveniente u ofreciendo una página especialmente orientada a brindar ayuda a cada pregunta que tenga el consumidor o usuario.

Facturación fácil

Si bien hay muchos sistemas de contabilidad que te ofrecen un sinfín de funciones y herramientas, debes fijarte en las que son relevantes para tu empresa, para aprovechar al máximo el programa que estás pagando.

Lo mejor es que busques un programa que se adecue a tus necesidades primordiales y que tenga una interfaz amigable que te ahorre tiempo y dinero. Es por eso que la cualidad, que siempre debe de estar presente en un sistema de contabilidad en línea, es la creación de facturas de manera rápida y eficaz, pues toda empresa legalmente constituida en México debe cumplir con las normas del Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Debido a esto, la facturación es el pan de cada día de todos los emprendedores que venden productos o servicios y hacen pagos a proveedores. El sistema de contabilidad en línea adecuado te permitirá ahorrar tiempo para enfocarte en otras cosas importantes de tu negocio.

El sistema de contabilidad QuickBooks Online permite crear CFDI 3.3 de manera ilimitada cumpliendo todas las regulaciones del SAT y te ahorra alrededor de 15 horas mensuales de trabajo contable.

Escalabilidad

La escalabilidad en un sistema contable se refiere a la la capacidad de escalar de las funciones más esenciales a las más especializadas, dependiendo las exigencias que las empresas adoptan conforme van creciendo.

Esta es una cualidad distintiva, en comparación con otros programas, pues aunque muchos están enfocados en las pequeñas y medianas empresas (PyMEs), es un gran plus que cuenten con un abanico de funcionalidades. Algunas de ellas son incluir mayor capacidad de usuarios, mayor volumen de datos, herramientas más robustas, incluso que el software pueda administrarse desde distintas partes y en todo momento.

QuickBooks Online cuenta con distintos planes, para que puedes elegir el que más se adapte a la capacidad de tu empresa en el presente, y actualizar a un plan mucho más robusto en un futuro.

Es importante destacar que desde el plan más básico puedes generar y timbrar CFDI ilimitados, controlar los ingresos y egresos, hacer la conciliación bancaria y crear reportes y tener 2 usuarios en la plataforma. Pero, si tu empresa requiere en algún momento de más usuarios, puedes incrementar hasta 26 usuarios con el plan Plus.

Te permite guardar una lista de proveedores

Esta cualidad de un sistema de contabilidad es muy relevante, en especial si ya cuentas con una clientela importante. Imagínate ingresar manualmente cada uno de los datos de tus proveedores cada una de las veces que requieras un factura nueva… sería un proceso repetitivo y una gran pérdida de tiempo.

Esta funcionalidad busca resolver ese problema, pues con la creación de una lista de proveedores podrás generar una factura automáticamente solo seleccionando el nombre del proveedor. Una vez que lo hagas, dado que sus datos ya estarán guardados para cuando los necesites, la plataforma llena esa información, lo que minimiza en gran medida los errores que pueden existir al escribir mal algún dato.

Asimismo, podrás mandar la factura por correo electrónico desde el programa y también podrás registrar facturas recurrentes para que se envíen solas y te quites esa tarea de encima.

Informes detallados

Los buenos sistemas de contabilidad en línea deben incluir la capacidad de crear informes detallados, robustos y personalizados de cada una de las áreas financieras de la empresa. Esto, para que siempre estés informado del funcionamiento del negocio y tomes las mejores decisiones con la confianza de que conoces los números en tiempo real.

Esta cualidad de un sistema contable es de gran ayuda cuando requieres tomar decisiones que repercuten en la dirección de tu empresa.

Concilia tus cuentas rápidamente

Otro de los procesos de la contabilidad que llevan mucho tiempo es la conciliación de cuentas. Aunque en algunos negocios todavía se acostumbra que el contador hiciera esta tarea a mano y una vez al mes, lo mejor es actualizarse y conseguir un software que lo haga por nosotros.

Un estudio realizado por el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) sobre el emprendimiento en México, arrojó que el 28 por ciento de las empresas que inician operaciones siguen haciendo cálculos con lápiz y papel, lo que pone en un agran desventaja a estas compañías, en comparación con empresas que realizan otro tipo de trabajos contables.

De esta manera, además de actualizarse en términos de conciliación de cuentas, podrás tener una mejor competitividad y, por ende, mayores posibilidades de alcanzar el éxito. La cualidad de un sistema de contabilidad online al conciliar cuentas consiste en la eficacia con que la plataforma puede asociarse con tu institución bancaria para mostrarte la información de todas tus cuentas.

Puedes acceder en cualquier dispositivo

En la actualidad, ser emprendedor o dueño de una empresa significa mucho más que estar atrás de un escritorio. Ahora, gracias a la conectividad puedes hacer negocios y gestionar tu empresa desde donde estés, siempre que tengas conexión a internet.

Los sistemas de contabilidad entienden este nuevo rol tecnológico y, a comparación de algunos softwares que te piden instalar su programa para uso exclusivo en 1 equipo, otros permiten administrar toda tu información desde cualquier dispositivo.

La función multiplataforma es una gran ventaja en un sistema de contabilidad en línea, que te permitirá estar siempre conectado a tu empresa, así te encuentres al otro lado del mundo y sin computadora. Pues puedes ingresar desde tu celular o tableta sin ningún inconveniente y disfrutar de las mismas funcionalidades.

Información en la nube

Un buen sistema de contabilidad en línea no solo te permite acceder desde cualquier dispositivo; también te ayuda a guardar toda tu información con el mismo sistema que utilizan los bancos para guardar tu dinero.

Seguir guardando los archivos en tu computadora o dispositivo ya es cosa del pasado, ya que esta información puede perderse o dañarse. Si utilizas un sistema contable en la nube, no tendrás que preocuparte de la pérdida o el robo de tus datos. Fíjate que tu sistema contable en línea sea de confianza, para que tengas la seguridad de que estás dejando tu información en buenas manos.

Siempre habrá alguien para ayudarte

Cuando contratamos un sistema contable en línea no solo queremos tener una herramienta profesional. La necesidad de un buen servicio al cliente es innegable.

Por eso, es importante que verifiques que, si necesitas ayuda, alguien pueda atender tu llamada, contestar a un chat, o que tengas al alcance tutoriales que te permitan resolver dudas al momento.

Planes a tu medida

Algunos sistemas contables tienen un precio de adquisición muy elevado, o sus planes de renta mensual o anual resultan muy costosos, especialmente si solo ocupas pocas funciones.

Por eso te recomendamos que consideres contratar un sistema contable en línea que tenga distintos planes para que escojas el que más se acomode a las necesidades de tu empresa, y así no tengas que pagar de más.

En QuickBooks no solo tienes todas las características antes enumeradas; además, podrás escoger entre tres planes dependiendo del tamaño de tu empresa. Si quieres conocer las características de cada uno de los planes, puedes revisarlas a mayor detalle en el siguiente link.

Estas son algunas de las cualidades más destacables en un sistema de contabilidad en línea. ¡Pon manos a la obra para encontrar la herramienta que más se ajuste a tus necesidades!

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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