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Sistemas de control de inventarios

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¿Tienes una empresa que requiera de mercancías o productos para operar? ¿Tus clientes dependen de los insumos que produce tu negocio? ¿Tu compañía depende de otros proveedores? ¿Tienes un establecimiento de alimentos y quieres reducir las mermas? Para resolver cualquiera de estos procesos, es necesario que cuentes con un sistema de control de inventarios. Te decimos qué son y cuáles son los tipos de inventarios.

Contenido

  1. ¿Qué es un sistema de control de inventarios?
  2. Tipos de inventarios
  3. ¿Qué es un sistema de inventario perpetuo o constante?
  4. Sistema de inventarios automatizados
  5. Previsión de inventario en ecommerce
  6. Anticipa problemas de inventario
  7. Ajusta tu inventario para eventos estacionales

¿Qué es un sistema de control de inventarios?

Varias empresas dependen del abastecimiento y manejo de productos ya que, sin ellos, simplemente el negocio no podría funcionar de forma adecuada, pues ciertos procesos con los que funciona una compañía se abocan en la administración y control de un inventario eficiente.

Un sistema de control de inventarios es una herramienta que puede ser digital o manual, la cual te permite gestionar la cantidad de tu producto para que siempre dispongas de los materiales que necesitas para realizar tu trabajo. El sistema te ayudará a planear tus operaciones como compra y venta de mercancías, para que siempre exista un abastecimiento adecuado.

Al tener un correcto manejo y control sobre el inventario te aseguras de que los productos no se van a deteriorar, además puedes evitar mermas o pérdidas si, por alguna circunstancia, ciertas unidades no se venden como esperas.

Otra ventaja que a todo emprendedor le interesa está en el ahorro en costos de bodega, ya que muchas veces, tener demasiados productos te puede afectar si no dispones de un espacio para otras provisiones, o, por el contrario, puede que estés pagando la renta de una bodega que no aprovechas de manera óptima, por mencionar algunas situaciones.

Tipos de inventarios

Antes de comenzar con el surtido o abastecimiento de tu inventario debes conocer la cantidad de las existencias con las que cuentas. Esto es para saber cuántas unidades de cada artículo ya tienes dentro de tu stock.

Para este fin, aquí te explicamos cuáles son algunas de las técnicas que existen para administrar el inventario. Claro, todas estas soluciones tienen sus ventajas y desventajas, algunas estrategias son más comunes para controlar el flujo del inventario de manera eficiente.

Técnica ABC

Esta técnica es muy habitual. Consiste en dividir por completo el inventario en tres categorías distintas, en función del número de unidades que se ocupan, del valor del inventario, así como del costo.

La categoría A corresponde a todos los productos que ostenten un monto elevado, es decir, un 70 por ciento del total, por lo que deben encontrarse en poca cantidad, por ejemplo, estos artículos deben representar tan solo el 10 por ciento del inventario íntegro.

En la categoría B encontraremos los productos con un valor módico, esto puede ser equivalente a un 20 por ciento de lo que debe haber almacenado, por lo que también debes tenerlos de manera moderada.

Para finalizar, la categoría C está destinada a aquellos productos que cuestan poco, alrededor de un 10 por ciento del total. Debes tener mayor cantidad de esta mercancía, y además, esta categoría debe ocupar al menos el 70 por ciento de tu inventario.

Técnica Just in Time

Como su nombre lo indica en inglés, esta técnica consiste, a grandes rasgos, en realizar los pedidos de los materiales o insumos con muy poco tiempo de anticipación. Es decir, el resurtido dependerá de qué tanto se vaya necesitando el producto.

El principal beneficio de esta manera de gestionar el inventario es que los productos no se echan a perder ni se vuelven obsoletos. Sin embargo, el problema radica en la dependencia que se tendrá de los proveedores si no queremos quedarnos sin stock.

First in first out

Esta técnica de administración de inventario sugiere vender los productos con mayor antigüedad antes de sacar de almacén los más recientes.

Dicha estrategia es ocupada por aquellas empresas que manejan productos con fecha de caducidad, pues es importante que estos artículos no se queden almacenados mucho tiempo, o, como consecuencia, se echarán a perder.

Pero si no trabajas con mercancías que tengan fecha caducidad, también es recomendable ocupar y aplicar este método, ya que los empaques o presentaciones que contienen los productos pueden estar fabricados con cartón o plástico, y corren el riesgo de desgastarse en bodega con el transcurso del tiempo.

Dropshipping

La técnica del dropshipping se utiliza para eliminar por completo el almacenamiento de mercancías. En otras palabras, consiste en que tu proveedor realiza el envío de los productos en lugar de que exista un intermediario.

Su desventaja radica en que los productos serán un poco más caros, sin embargo, el beneficio se ve reflejado directamente en el ahorro de gastos de almacenamiento y en que te evitas la obligación de gestionar un inventario.

De igual manera, recuerda que debes considerar tus ventas estacionales, es decir el aumento de la demanda en ciertas temporadas, ya que existen meses del año en el que las ventas se incrementan y otras en las que la demanda es más baja. Conoce aquí las ventajas y desventajas del dropshipping.

¿Qué es un sistema de inventarios perpetuos o constantes?

Al igual que los métodos ya mencionados, el inventario perpetuo es un sistema automatizado que registra todas las ventas y compras de la mercancía de tu empresa. Además, te permite organizar de manera más eficaz ya que todo se encuentra categorizado en distintos elementos. Este sistema permite mantener un control de los costos de todo lo que se compra en una empresa.

¿En qué consiste el sistema de inventarios perpetuos?

Este sistema consiste en manejar tres elementos o cuentas, es decir, se lleva el registro del almacén, el costo de ventas y las ventas realizadas. Una ventaja de la automatización es que no se tiene que realizar ningún cálculo manual, el sistema va actualizando tanto las compras, como descontando las unidades vendidas de las cantidades iniciales. Otra ventaja es que se pueden realizar informes financieros.

Sistema de inventarios automatizado

No olvides que si vas a hacer inventario físico no es recomendable que te hagas de provisiones una vez al año, como se acostumbra en algunas compañías, ya que puede representar mayor carga de trabajo, además en algún momento te puedes quedar sin esos artículos con los que opera tu actividad económica.

Para evitar dichas situaciones, siempre puedes recurrir a herramientas que te permitan administrar y controlar de manera más eficiente tus inventarios. Una de ellas es QuickBooks, un sistema que te puede indicar en tiempo real cómo va el abasto de tu bodega, y que te permite automatizar diversos procesos de tu compañía, conoce cómo funciona.

Con QuickBooks puedes saber en qué momento es hora de contactar a tus proveedores para realizar los pedidos, con el fin de que tu inventario sea adecuado a la demanda de tus clientes.

También te ayuda a saber qué mercancías y cuántos artículos están rezagados en tu almacén y necesitan salida, entre otros elementos de un sistema de inventarios. Esta herramienta de contabilidad no solo te ayudará a controlar tu inventario, también te apoyará en la gestión de socios y proveedores para la emisión de facturas electrónicas.

Puedes realizar de manera confiable y segura tu contabilidad, e incluso llevar la nómina de tu plantilla de trabajadores. Esta solución no requiere que tengas sofisticados equipos de cómputo: basta con que dispongas de cualquier dispositivo móvil para gestionar tu empresa y dar seguimiento a tus finanzas, es un sistema de control de inventarios en la palma de tu mano.

Previsión del inventario en un ecommerce

Si cuentas con una tienda en línea debes obtener números sólidos al ordenar artículos para el inventario. Como no eres un adivino, no hay forma de saber con certeza cuántos productos se venderán con anticipación, por lo que debes usar una estimación aproximada. Puedes basar tu estimación en las ventas de los últimos tres a seis meses o más. El pronóstico es más fácil cuando calculas teniendo en cuenta lo siguiente:

  • Tasa de crecimiento actual
  • Ventas del año anterior
  • Tendencias del mercado
  • Contratos o suscripciones existentes
  • Próxima publicidad

El truco para hacer un buen pedido de inventario es no pedir demasiado o muy poco. Ordenar demasiados artículos significa correr el riesgo de tener productos no vendidos, lo que te costará preciosos fondos que podrían gastarse mejor en otro lugar. Ordenar muy pocos artículos significa que la reputación de tu tienda podría verse afectada cuando los pedidos se cancelan debido a la falta de suministro. Con un sistema de gestión de inventario de calidad, la precisión del pronóstico debería mejorar con el tiempo.

Anticipa problemas de inventario

Los problemas de inventario pueden acercarse sigilosamente a ti. Si no estás listo, puedes tener dificultades para resolver estos problemas. Supongamos que inviertes en un «ganador seguro» que resulta ser una venta lenta. ¿Cómo deshacerse de ese inventario estancado? ¿Qué haces cuando un proveedor se queda sin producto en medio de la temporada de compras navideñas? Considera todas las cosas que podrían generar un problema para tu inventario y crea planes de contingencia para cada escenario.

Ajusta tu inventario para eventos estacionales

Muchos minoristas en línea obtienen una parte importante de sus ingresos al final de cada año, ya que los consumidores gastan dinero en regalos para Navidad y para otras fiestas. Pero esos no son los únicos días festivos que se deben tener en cuenta al abastecer sus estantes. Si vendes artículos de papelería y material de oficina, el final del verano puede ser tu temporada alta, ya que los estudiantes se preparan para volver a la escuela.

Del mismo modo, el invierno generalmente aumenta la demanda de abrigos, botas y equipos de esquí, entre otros productos, y el verano puede aumentar la demanda de gafas de sol y de trajes de baño. Usa tu temporada de gestión de inventario para rastrear el aumento y la caída de la demanda de productos para poder planificar en consecuencia y para evitar perder dinero debido a la falta de existencias.

Cuando controlas tu inventario en línea, puedes reaccionar rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado y maximizar tus ganancias. 5.6 millones de clientes usan QuickBooks. Únete a ellos hoy para ayudar a que tu negocio prospere de forma gratuita.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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