¿Sabías que, en México, el 80% de las pequeñas o medianas empresas (PyMEs) que comienzan operaciones fracasan antes de los dos años de vida? Existen muchos factores para que esto ocurra, sin embargo, un estudio realizado recientemente por la institución bancaria US Bank establece que el 82% de estos fracasos se debe a una crisis de flujo de efectivo.
Este tipo de crisis es el resultado de una mala gestión en la contabilidad de la empresa o debido a un mal entendimiento sobre cómo se mueve el dinero a través de la compañía, es decir, cómo la empresa adquiere y gasta el dinero.
Por si fuera poco, en la actualidad existe un tercer factor que influye en la crisis de flujo de efectivo y es la contingencia sanitaria por la que ahora atraviesa México y el mundo entero, pues esta situación afecta a todas las empresas, principalmente sus ingresos.
En tiempos como estos es necesario ajustar hábitos y actuar de inmediato, como si se tratara de una misión contrarreloj, a fin de salvaguardar tu patrimonio. Por este motivo, te damos una serie de consejos para ayudarte a contrarrestar problemas comunes con el flujo de caja. Y si todavía no sabes qué es el flujo de efectivo y cómo calcularlo, en este artículo te resolvemos todas tus dudas.
Analiza tu cadena de suministros
Realiza una evaluación concienzuda de todo el engranaje que compone tu cadena de suministros: clientes, proveedores, fabricantes, recursos tecnológicos… ¿Hay elementos en riesgo financiero? ¿Cuáles son? El objetivo de este punto es saber en qué parte del proceso del suministro debes ajustar tuercas, y qué estrategias desarrollar en caso de que un aspecto se vea afectado.
Analiza, por ejemplo, si existen necesidades por parte de tus clientes que te haga falta cubrir, y si los proveedores están en posibilidad de satisfacer dicha necesidad. Piensa también en que los demás integrantes de la cadena podrían estar pasando un momento de crisis similar e intenta ser empático y comprensivo con quienes se vean obstaculizados para cumplir sus tareas habituales. Hazlo sin dejar de lado la toma de decisiones para solucionar cada proceso.
Un ejemplo: si un proveedor queda inmovilizado por causas de fuerza mayor, en esta situación, te conviene buscar si hay manera de suplir el producto, con tal de no perder la venta o incumplir en la entrega con tu cliente.
Agiliza tus cuentas por cobrar
Cuanto más rápido comiences a ingresar dinero a tu compañía, será más sencillo resolver una crisis de flujo de efectivo. Una estrategia a la que recurren muchas empresas en esta situación es acelerar sus cuentas por cobrar al ofrecer servicios o productos por anticipado. Otras recomendaciones son:
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Hacer fácil el proceso de pago para los clientes
Con esto nos referimos a que puedes ofrecer métodos de pago más sencillos a tu clientes, por ejemplo, pagos a través de tarjetas, pagos a través de tu página web, pagos móviles como transferencias bancarias, etc.
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Solicita pagos parciales o anticipados
Para lograr ingresar dinero a tu compañía de forma rápida, puedes pedir a tus clientes pagos anticipados, es decir, antes de entregar el producto o realizar el servicio que ofreces. Esto te ayudará de alguna manera a mejorar tu flujo de efectivo sin recurrir a opciones más drásticas.
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Envía facturas independientes
Gestiona la administración de cuentas por cobrar, para que puedas facturar a los clientes independientemente después de que hayas entregado un producto o realizado un servicio, en lugar de enviar todas las facturas del mes un día específico. Esto te permitirá tener ingresos constantes y no un gran ingreso en una sola exhibición.
Reduce tus gastos hormiga
Este es un pequeño pero sabio consejo que no hay que olvidar nunca. Tiene que ver con la revisión y reducción de tus gastos variables. Aunque lo sigas esporádicamente, es muy fácil incurrir en descuidos y derrochar dinero, poco a poco, en cosas innecesarias: papelería, transportes, luz, compra de inventario equívoco, entre otras cosas.
Analiza, por ejemplo: ¿Qué insumos tienes de sobra, y por lo tanto, no hace falta resurtir por un buen tiempo? ¿Los costos de dichos insumos pueden abaratarse sin que pierdan calidad?
Vislumbra qué gastos puedes recortar para el mes próximo. Será una medida para sanar crisis de flujo de efectivo, que te brindará una solución a corto plazo.
Optimiza recursos a través de la tecnología
Dos de los recursos que hoy en día se han vuelto imprescindibles, no solo en tiempos de crisis sino en todo momento, son los siguientes:
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Implementa el trabajo en remoto
Un ejemplo ilustrativo puede ser el de optar por hacer las juntas habituales a través de videollamadas y no de manera presencial. Con esto, evitas la movilidad de todo un equipo, ahorras viáticos, sobre todo en momentos como ahora, en los que hay que extremar precauciones de salud y cuidar la integridad de tu plantilla. En tiempos como los que hoy nos atraviesan, en plena pandemia de COVID-19, es esencial que, como empresarios exista una conciencia de cuidado, que evites aglomeraciones e implementes otras medidas.
Un estudio realizado por Fundera, una plataforma que ofrece múltiples opciones de recursos para PyMEs, establece que trabajar desde casa representa un gran ahorro de dinero para el empleado y para el empleador, pues las empresas que permiten a los colaboradores hacer home office ahorran más de once mil dólares al año y el empleado ahorra más de cuatro mil dólares en gastos de gasolina, transporte, alimentos, etc.
De esta manera, puedes pensar incluso en la mudar tu modalidad de trabajo al home office. Pero si tu rubro no te lo permite, analiza qué porcentaje de tu plantilla podría prescindir de trasladarse personalmente a las instalaciones de trabajo y qué porcentaje podría desarrollar sus funciones vía remota.
Si te preocupa la productividad, hay muchos ejemplos de cómo este formato de trabajo puede aumentarla. Airtasker, una plataforma que permite a sus usuarios emplearse haciendo tareas cotidianas, se dio a la tarea de buscar las respuestas a este tema, por ello, encuestó a más de 1000 empleados acerca de sus tareas diarias y su eficiencia.
Dicha encuesta arrojó datos interesantes, pues, a grandes rasgos, los trabajadores que se desempeñaban vía remota promediaron 1.4 días de trabajo más cada mes, en comparación con otros trabajadores de tiempo completo en oficina. Este resultado se traduce en 16.8 días más al año.
Toma en cuenta 3 de los aspectos que recomiendan algunos especialistas en el teletrabajo: la flexibilidad laboral, el uso de nuevas tecnologías y el trabajo en equipo.
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Ármate con un software de gestión contable
Ninguna empresa puede elaborar estrategias sin cálculos y análisis financieros de por medio; de ser así, estaría fomentando gravemente la crisis de flujo de efectivo de tu compañía. Para asegurarte de que los datos relacionados con tus ventas, pagos a proveedores, facturas, ingresos, utilidades, entre otros, sean fiables y precisos, debes contar con un mecanismo apropiado para registrarlos.
Según la Encuesta sobre Productividad y competitividad de las micro, pequeñas y medianas empresas, el 21% de las MiPyMEs utilizan todavía lápiz y cuaderno para llevar las cuentas de su negocio y solamente el 3% utiliza un software de contabilidad electrónica.
Uno de los pasos fundamentales que hay que tomar, si todavía no cuentas con un sistema donde gestiones tus ingresos y tus gastos, es armarte de un software contable. Resguardar en un sitio seguro todas las cifras importantes de tu empresa te ayudará a tener un mejor control administrativo y contable.
Con QuickBooks, también puedes controlar tus inventarios, lo cual te ayuda a seguir el paso número 1. Nuestra solución, además, está estrechamente ligada con la de la optimización de recursos: optar por un sistema de contabilidad electrónica repercute también en el ahorro de recursos y tiempo. Invertir este sistema en la nube es una solución tecnológica a un bajo costo, con la que obtienes organización inmediata.
Negocia con tus proveedores o prestamistas
Al llevar una buena relación con tus proveedores y prestamistas, siempre habrá casos que te permitan la negociación. Puedes hacer convenios que te de oportunidad de ganar tiempo extra para capitalizarte y liquidar tus cuentas.
Esta medida es una forma de preservación para tu flujo de efectivo. No dudes en negociarla, de modo que a ambas partes les beneficie. Eso sí, procura no abusar de los plazos límite, es decir, no sobrepases los días de gracia que te conceden los proveedores.
Considera la opción de un préstamo
La crisis de flujo de efectivo ocurre principalmente cuando la empresa gasta más dinero del que recibe. La forma más simple de resarcir ese daño es aportando dinero al negocio de forma inmediata.
Este paso puede realizarse a través de un préstamo comercial, sin embargo, antes de asumir una deuda es recomendable haber considerado antes otras opciones menos perjudiciales, y en caso de que un crédito sea una solución, hay que comprender las tasas de interés. Esta medida podría resolver momentáneamente el problema de flujo de efectivo, pero si incurres en malos hábitos, en un futuro podrías exponerte a otra crisis.
Si tu empresa tiene de por sí problemas de endeudamiento, un préstamo solo sería una pequeña solución que podría empeorar gravemente el problema en un futuro.
Cierra facturas pendientes
¿Tienes facturas pendientes de pago a favor o cuentas vencidas por parte de tus clientes? Es el momento crucial para cerrarlas. Esto te permite recuperar una parte de tu flujo de efectivo. Haz las llamadas pertinentes a tus clientes, como un recordatorio e invitación a realizar sus pagos.
¿Cuáles de estos consejos consideras que te funcionarán mejor? ¿Has llevado a cabo alguno? Una vez que superes la crisis, también te ayudarán a preverla en ocasiones futuras. Recuerda que la mejor manera de afrontar una crisis de flujo de efectivo es la prevención, así que pon especial atención en los indicadores importantes como tu rendimiento y tu contabilidad. Estar siempre al pendiente de tu empresa te ahorrará grandes problemas en un futuro.