2020-02-26 12:31:57 Controla tu negocio English ¿Buscas un software de contabilidad? En Intuit QuickBooks te contamos qué tipos de software contable existen en México y cómo... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/02/rsz_austin-distel-imc-iozdmxc-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/tipos-de-software-contable-en-mexico/ Tipos de programas contables en México | QuickBooks México

Qué tipos de software contable existen en México

12 Minutos para leer

Para que las empresas y los negocios generen ganancias, así como lograr ajustes que las vuelvan más productivas para desarrollarse mejor, es un hecho que requieren de herramientas que ayuden a poner orden en su contabilidad. Te platicamos qué tipos de software contable existen en México y qué debes considerar antes de elegir una de estas soluciones.

  •  ¿Estás interesado en adquirir una solución de contabilidad?
  •  Por su función
  •  Software de hojas de cálculo
  •  Facturación electrónica
  •  Softwares contables para administración de nómina
  •  Por su costo
  •  Softwares contables gratuitos
  •  Softwares contables por pago de licencia
  •  Softwares contables por suscripción mensual
  •  Por su almacenamiento
  •  Software contable mediante instalación
  •  Softwares contables en la nube
  •  Cómo elegir el software contable ideal para tu negocio

Actualmente existen diversos software contables que ofrecen una amplia gama de soluciones, tanto para personas físicas como para personas morales, con las que se puede simplificar de manera significativa los procesos para administrar la actividad de cualquier negocio.

De este modo, en México se ofertan distintos tipos de software contable que te pueden ayudar con este tipo de procesos, aunque no todos disponen de las mismas características ya que, incluso, varían los precios y periodos de pago. Algunos pueden incluir herramientas que se enfoquen a diferentes áreas de la contabilidad.

En ese sentido, podrás encontrar varios programas contables en México que brindan facilidad para cualquier tipo de procesos contables, algunos ayudan a crear facturas a través de un sistema de facturación electrónica, otros programas de contabilidad simplifican las técnicas para calcular el monto de los impuestos a pagar, de acuerdo con cada concepto; existen aquellos que te pueden llevar el registro de los inventarios, así como el abasto y desabasto de estos. Por otra parte, también puedes encontrar los que te asisten en el seguimiento de pagos y los que te indican cuándo y cuánto debes cobrar, entre otras posibilidades.

Por ello, cada vez estos software de contabilidad se hacen más populares alrededor del mundo, aunque dependiendo del país se pueden encontrar programas contables con características similares. Sin embargo, es importante remarcar que, para el caso de México, estas soluciones digitales deben contar con la certificación del Servicio de Administración Tributaria (SAT), lo que brinda respaldo y confianza a los contribuyentes para que puedan utilizarlos.

¿Estás interesado en adquirir una solución de contabilidad?

Si te interesa mejorar y optimizar tus procesos contables y no sabes cuál de estos tipos de programas contables en México se ajustan a tus necesidades, nosotros te explicamos cuáles ocupan más las empresas, así como cuál le conviene a tu negocio. No obstante, también existen alternativas gratuitas, aunque estas probablemente no sean la mejor opción.

Cabe precisar que cada programa se puede clasificar con base en sus características, así como sus funciones principales y sus aspectos más destacados.

Por su función

Software de hojas de cálculo

Hay que aclarar que los programas de ofimática no son un tipo de software contable, sin embargo, son una de las herramientas más utilizadas a la hora de llevar el registro de tus operaciones.

Una de las soluciones más utilizada, conocidas mundialmente y que llevan décadas en el mercado es Excel de Microsoft, que, bajo el pago de una licencia o suscripción, puedes instalar en computadoras con sistemas operativos como Windows, MacOS, incluso en tabletas y teléfonos inteligentes con Android o iOS, y te permite realizar procesamiento de datos y operaciones en hojas de cálculo.

De igual manera, existen otros softwares de hojas de cálculo similares, incluso compatibles con archivos en formato .xlsxque puedes instalar como Numbers, que está diseñado para dispositivos de Apple, o programas que puedes utilizarlos directamente en cualquier navegador de internet como Google Sheets.

Aunque estos programas son muy útiles para guardar información, crear listas de gastos o procesar cálculos, registrar la información de tus cuentas puede no ser tan eficiente, ya que no permiten automatizar muchas de las actividades que desarrolla tu empresa. Por lo que es recomendable contar con la ayuda de un software más sofisticado y especializado en procesos contables, lo cual te puede facilitar la reducción de tiempo y esfuerzo.

Softwares de facturación electrónica

La mayoría de estos sistemas de contabilidad se especializan en procesos relacionados con la facturación electrónica, por lo que podrás crear facturas, dar seguimiento a pagos y cobros, registrar datos de tus clientes y proveedores.

Pero la desventaja de estos tipos de software contables es que muchos de ellos se limitan a este aspecto y no ofrecen más soluciones. Además, pueden estar limitadas a un número de facturas o cobrarte dependiendo de la cantidad de importes que realices, lo que se traduce en más gasto de dinero.

Softwares contables para administración de nómina

Un aspecto esencial de la contabilidad, especialmente para las pequeñas y medianas empresas (pymes), es el control de la nómina. Por esta razón, existen algunos tipos de software contable que se enfocan solo a calcular el pago de sueldos a la plantilla de personal, registrar las horas de cada trabajador, tabular el pago de obligaciones, entre otros trámites administrativos.

Su desventaja radica en que solo ofrecen y se limitan a este tipo de funciones, al mismo tiempo no añaden herramientas que ayuden a la contabilidad de tu empresa en otras áreas. Incluso, muchos de estos programas contables en México todavía requieren instalación y actualizaciones que pueden ser tediosas.

Por su costo

Softwares contables gratuitos

También, existen algunos tipos de software contable que no tienen un costo en su plan más básico. Sin embargo, esto muchas veces puede ser un anzuelo atractivo para atraer a los clientes con la finalidad de venderles, más adelante, los diferentes esquemas adicionales u ofrecer más características del programa que no se encuentran incluidos en la versión gratuita.

Del mismo modo, la mayoría de los softwares contables de calidad tienen un precio, que no necesariamente tiene que ser elevado y hay algunos muy asequibles en el mercado. Por supuesto, es importante que sepas, si alguna compañía de software contable te ofrece un programa gratuito, este puede ser un indicio de que pretendan recopilar tu información para después venderla, o incluso tener intenciones de instalar en tu equipo de cómputo algún programa maligno, también conocidos como malware, lo que puede poner en riesgo tus datos.

Es por esa razón que no es recomendable recurrir a la instalación de este tipo de programas contables y mucho menos brindarle acceso a tus archivos sensibles como tu e-firma (.key ) y certificado digital (.cer).

Softwares contables por pago de licencia

Estos tipos de software contable requieren que pagues una licencia por única ocasión o con una suscripción anual para que puedas acceder a las funciones del software de contabilidad. El costo de un permiso puede variar en función de muchos factores, por ejemplo, un número limitado de computadoras en el que se puede instalar para utilizarlo.

De este modo, la desventaja de estos sistemas es que para actualizar la versión del programa de contabilidad se debe pagar cierta cantidad extra, así como volver a realizar instalaciones en cada equipo que lo necesite, derivando en tediosas configuraciones para cada computadora. Tampoco te permiten compartir la información de tu registro ni hacer cambios de manera remota.

Softwares contables por suscripción mensual

Acorde a la actualidad, donde cada vez se necesita la optimización de tiempo y la movilidad, con datos e información disponible en cualquier momento, así como realizar la administración de manera remota y segura, ha propiciado que varias empresas de software contables ofrezcan servicios en la nube, los cuales brindan la opción de pago por suscripción mensual.

Estas soluciones permiten el acceso a su plataforma y utilizar todas las características y herramientas disponibles de acuerdo con el plan que sea contratado. Conjuntamente, el pago por esta suscripción puede realizarse al domiciliar una tarjeta bancaria, de crédito o débito, incluso pueden emplear sistemas de pago como  PayPal. También te permiten elegir entre distintos períodos de pago, ya sea de forma mensual o incluso adelantarlos, de manera que te benefician al ahorrar un porcentaje de este, dependiendo del esquema y de cada software de contabilidad.

Aunado a lo anterior, es importante que el suscriptor revise que no se hagan cargos por concepto de penalización si se desea cancelar, así como conocer qué facilidades ofrece para poder realizar cambios de plan en el momento en que lo requiera.

Por su almacenamiento

Software contable mediante instalación

Estos tipos de software contable pueden ser útiles si no se dispone de acceso a internet o si la conexión a la red es lenta. Se pueden adquirir tanto en establecimientos físicos como a través de tiendas en línea, generalmente se instalan por medio de un CD o se descargan una sola vez.

De igual forma, la desventaja es que en muchas ocasiones la licencia limita la instalación a una computadora, es decir, si se requiere que más colaboradores utilicen el software de contabilidad, solo una persona podrá acceder a esta. Además, los datos no se pueden compartir, tampoco se puede actualizar o es caro implementar mejoras al programa.

Softwares contables en la nube

En la actualidad, la última generación de los software contables dispone de funciones y herramientas remotas, pues su principal característica está basada en operar en la nube. De esta manera, el usuario no necesitará realizar ninguna instalación en su equipo de cómputo, también permiten que la información del negocio se pueda alojar en los servidores de estos sistemas.

Incluso admite que las gestiones puedan ser realizadas y revisadas desde cualquier dispositivo como celulares inteligentes, tabletas o computadoras. Adicionalmente, estos tipos de software contable se apoyan en sincronizar los datos con otras cuentas, con el objetivo de tener la información a la mano y disponible en cualquier momento.

Como en los casos anteriores, es importante que antes de contratar estos servicios verifiques que opere bajo un sistema de seguridad que te garantice la protección de tus datos e información. Y si no sabes cuál de estos es el mejor para tu empresa, prueba QuickBooks, una herramienta en la nube, con planes muy accesibles y que te permitirá ahorrar tiempo y recursos, permitiéndote realizar una facturación más amigable de tu pyme o empresa.

Cómo elegir el software contable ideal para tu negocio

Como hemos repasado, dependiendo de las necesidades de tu empresa, es recomendable que evalúes y definas qué quieres resolver con un software de contabilidad y qué aspectos de tu negocio quieres impulsar. Las opciones y tipos de programas contables en México son muchas y es probable que esto no te permita tomar una decisión de forma sencilla.

Por ejemplo, si lo único que deseas es facilitar la manera en cómo emites o gestionas tus facturas electrónicas, probablemente solo requieras de un facturador electrónico. Si quieres un software de contabilidad que no te haga depender de un solo dispositivo para gestionar tu información, lo mejor sería adquirir uno de los software contables que funcionan en la nube.

También puedes plantearte preguntas que te conduzcan a encontrar la mejor solución: ¿Quieres que más colaboradores usen estos programas de contabilidad, o solo tú y tu contador tendrán acceso a los datos? ¿Quieres controlar inventarios? ¿Quieres automatizar procesos? ¿Qué tantas facturas mensuales requieres emitir?

Puedes comenzar por formular este tipo de preguntas y de esta manera encontrarás las soluciones que quieras resolver y el tipo de software contable que te conviene. En todo caso, si deseas un tipo de software que sea asequible, que sea de fácil acceso y con una interfaz que sea intuitiva, QuickBooks es para ti. Si deseas conocer sus precios, no dudes en consultar aquí.

¿Buscas un software que sea asequible y que disponga de las funciones básicas en contabilidad? Si quieres encontrar un aplicativo que integre facturación electrónica, sincronización de registros y libros de contabilidad, que haga respaldos seguros en la nube y que te permita obtener reportes personalizados, además de optimizar procesos de gestión y administración, los programas que se ofrecen bajo suscripción mensual pueden ser ideales para ti.

En el caso de QuickBooks Online, tú puedes obtener esta información con un pago mensual, en tres distintos esquemas. Cada plan incluye las funciones básicas, pero si en algún momento necesitas mejorar tus opciones, puedes cambiarte al plan más completo. O por el contrario, si empiezas con el plan más completo pero te das cuenta que no ocupas todas las herramientas, puedes reducir el abanico de funciones por las que realmente ocupas en tu empresa.

Incluso QuickBooks te permite cancelar tu plan cuando lo requieras, sin penalizaciones o cargos extras, y volver a activar cuando decidas regresar, sin ningún problema. Esta, sin dudas, es la mejor opción frente a los programas que requieren de pagos por uso de licencia, pues no son necesarias instalaciones ni configuraciones complicadas.

Además, ¿te preocupa el tema de las configuraciones o asistencia para utilizar este tipo de programas? el pago por suscripción de QuickBooks ya incluye acompañamiento y soporte técnico disponible para usuarios. Es decir, si en cualquier momento requieras de asesoría o resolver dudas, puedes recurrir a los canales de soporte donde expertos te escucharan y te ayudaran a resolver cualquier contratiempo relacionado con tu cuenta QuickBooks Online.

Recuerda que pueden ser atractivas las soluciones que se ofrecen como gratuitas, pero si no se trata de herramientas de contabilidad, como el facturador en línea del SAT, lamentamos decirte que no son de confiar, mucho menos para utilizar información sensible como tus transacciones y reportes de operaciones.

Como te habrás dado cuenta, existen muchos tipos de software contable en México, por lo que es importante que antes de elegir uno, determines qué problemas quieres solucionar en tu negocio con estas herramientas. Sabemos que en la actualidad las mejores soluciones en software contables son las que nos permiten concentrar todo desde un solo lugar y que no nos mantengan atado a un solo dispositivo y que nos permita tener sincronizada, respaldada y actualizada nuestra data. Puedes comenzar por ahí.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

Artículos relacionados

Características de un software contable para hacer tu negocio rentable

Si estás buscando un software contable que facilite el control administrativo de…

Lee mas

Tipos de uso de CFDI y sus aplicaciones contables

Cuando inicias una actividad económica, ya sea como persona física o moral,…

Lee mas

¿Cuáles son los tipos de CFDI y cómo se usan?

Como bien sabes, todos los contribuyentes están obligados a emitir Comprobantes Fiscales…

Lee mas