2019-06-04 23:23:11 Controla tu negocio English ¿No sabes en qué se va constantemente el dinero de tu PyME? Controla las fugas con estos 9 sencillos tips para el control de viáticos en... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2019/06/9.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/tips-para-el-control-de-fuga-de-viaticos/ Estos son los tips para el control de viáticos | QuickBooks

9 tips para el control de viáticos

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Organizaciones de todo tipo, como pequeñas y medianas empresas (PyMEs), instituciones gubernamentales o privadas, así como las asociaciones civiles no lucrativas, realizan actividades que requieren que algunos miembros de su personal efectúen viajes por motivos laborales. Aunque es obligación de la organización cubrir todos los gastos que se lleven a cabo en dicho viaje, también es útil y recomendable llevar un control de viáticos, donde se determine cuánto y en qué se están destinando tales recursos. Es decir, necesitan de un proceso que registre y administre el dinero que se otorgan a sus empleados para cubrir los costos derivados.

En dicho contexto, se ha reportado que al menos 20 por ciento de la fuga de capital en una empresa se hace en viáticos, tanto en viajes de negocio nacionales como en traslados internacionales, debido a que, a veces, no existe un seguimiento adecuado de los recursos destinados con estos propósitos. En este artículo encontrarás tips para el control de viáticos, con el propósito de ahorrar costos y hacer una mejor gestión de los capitales que utiliza tu negocio en estos egresos.

¿Cuál es la importancia de tener un control de viáticos?

Como es bien sabido, los recursos destinados a viáticos son necesarios cuando una PyME o compañías más grandes requieren que alguien de su plantilla haga un viaje de negocios. Por ello, los recursos son reservados frecuentemente para que cubran las necesidades de estos traslados, desde el pasaje de transportación al destino, hasta la movilidad en la ciudad que se visita, el alojamiento, los alimentos, la renta de automóviles, algunos eventos, entre otros gastos.

Imagina que a un trabajador, en su viaje de negocios, le haga  falta dinero para liquidar los gastos de alojamiento, o que el monto que asignes para un traslado se agote en una sola transacción, ¿qué pasaría? Para evitar malentendidos tu negocio, debes tener un control de viáticos que contemple presupuestos para tales encomiendas; debes programar con anticipación un itinerario, designar a una persona responsable, y disponer de una tarjeta corporativa.

Puedes determinar el control de viáticos para tu negocio tomando en consideración todas las actividades que son competencia de la empresa para que estos no afecten a tu negocio ni a tus colaboradores.

¿Cuáles son los aspectos más comunes dentro del control de viáticos?

El gasto destinado a pasajes debe contemplar desde la transportación al destino como la compra de los boletos de avión, autobuses, o taxis, el servicio de transporte privado (como Uber, Cabify, Beat, Didi). Incluso, si los viajes no son muy largos, pero requieres que alguno de tus empleados se transporte a otros estados, el pago de peaje y la gasolina también entran en este rubro.

Si los viajes requieren que las personas encomendadas dediquen más de un día completo, debes considerar su hospedaje y las comidas, así como el pago de los insumos que requieran para cumplir con las actividades que son de su facultad, las cuales varían en función de cada negocio.

¿Cómo establecer un control de viáticos eficiente?

En algunas organizaciones se establecen normas y políticas que determinan límites en los montos, así como el uso que se le van a dar a estos gastos. Además, deben ser comprobables, muchas veces, en términos fiscales.

1.- Crea un formato de asignación de recursos

Es necesario que, cuando se realice un viaje ya exista en tu negocio un formato modelo de cómo se pedirán los viáticos. Esto es muy útil, ya que mediante esta información se podrá realizar un cálculo de qué presupuesto en promedio se deberá otorgar. Entre la información que se debe pedir están:

  • Cuántas personas van a realizar el viaje.
  • A qué lugar van (local, nacional, internacional).
  • Cuánto tiempo durará.
  • Y la periodicidad con la que se realizan los traslados.

A partir de esta información se puede calcular un presupuesto. Hay varias maneras de llevar un registro y control de viáticos, aquí te proponemos algunos tips que pueden ayudarte a evitar que se presenten fugas de capital en cada viaje de negocios.

2.- Planea con anticipación

Una de las razones por la que los viajes de trabajo pueden ser más costosos de lo que se espera es porque no se planean con tiempo. También puede deberse a que se hagan reservaciones de último momento, a que haya duplicidad de gastos por falta de coordinación, entre otras posibilidades. Especialmente los viajes al extranjero pueden ser mucho más costosos si se compran boletos de avión con poca anticipación o se realizan reservaciones de hotel en temporadas altas.

3.- Asigna a un responsable para el control de viáticos

Para hacer la entrega de los recursos destinados a viáticos, debes designar a una persona comisionada para que se encargue de la gestión y autorización de este proceso. Esta persona recibirá el formato mencionado y asignará el presupuesto con el que contará el empleado que haga el viaje. Pueden existir diferentes personas que participen en este asunto, siempre en apego a las reglas de la empresa a las que estén sujetos.

Las personas facultadas para el control de viáticos también deberán hacer un desglose de qué rubros se están considerando en el presupuesto, por ejemplo: pago de hoteles, taxis, comidas, etcétera. También es recomendable que las autorizaciones se realicen con anticipación, así se tendrá mayor tiempo para investigar costos y realizar una planeación. Esto nos lleva al siguiente punto.

4.- Establece un límite para gastos

Es bueno que en los viáticos exista una pequeña “cantidad extra” si se trata de cheques o efectivo, por si hay algún imprevisto que la persona deba resolver, sin embargo, se deben poner límites en cada rubro que se está cubriendo. Por ejemplo, un límite en el costo por noche de la habitación del hotel, o un máximo en el costo de alimentos o el pago de transporte.

5.- Utiliza tarjetas corporativas para controlar los viáticos

Recientemente varias instituciones bancarias han lanzado productos financieros para PyMEs como tarjetas corporativas, las cuales te permiten llevar un mejor control de viáticos, ya que se le puede dar seguimiento a los gastos que realice el personal que las use, al perimirte saber de manera más precisa cuándo, dónde y en qué se está gastando el presupuesto destinado para este rubro, por lo que todo se puede revisar en línea para un mayor seguimiento de los egresos y así evitar fugas de capital por estos conceptos. Con esta medida evitarás que tu negocio termine cubriendo los gastos personales de los empleados que realicen viajes de negocios.

Además, prescindes de realizar depósitos a la cuenta de nómina del empleado y que él realice pagos en efectivo, así no utilizas su dinero personal al separar de su sueldo el presupuesto destinado a viáticos. Recuerda que, si incluyes el monto destinado para viáticos dentro de la nómina, esto puede traer problemas para tu personal al declarar sus impuestos por diferencias fiscales ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), ya que se puede entender que está gastando más dinero del que percibe en realidad.

Otras ventajas de contar con una tarjeta corporativa consisten en la facilidad de la comprobación de gastos con fines laborales. Esto te permite registrar de manera detallada cada transacción y así podrás ahorrar en gastos específicos en tu empresa.

6.- No hagas excepciones

Cuando una empresa ha crecido lo suficiente y tiene mayores recursos, a veces, deja de prestar importancia al presupuesto. Los gastos más grandes en viáticos entonces son de las personas con rango más alto que utilizan la tarjeta corporativa en pagos que, en ocasiones, pueden dañar las finanzas de los negocios debido al descuido de los administradores.

7.- Realiza comprobaciones de gastos

Cuando existen recursos disponibles destinados para viáticos muchas empresas solicitan a los empleados que entreguen comprobantes de gastos, así como sus respectivas facturas. Esto es muy importante, ya que nos permite conocer exactamente en qué se gastó el dinero.

Sin embargo, es necesario que también se determine a una persona que revise cómo se utilizaron tales recursos y que el uso de éstos haya sido el adecuado. Por el contrario, en caso de que haya existido un mal uso de los recursos o si se detectan anomalías, se deben aplicar sanciones a los responsables.

8.- Utiliza un software contable o especializado en finanzas

Muchas veces, al hacer las cuentas de forma manual se pueden cometer errores y se pueden llegar a perder los recibos físicos. Por esto, es mejor tener una herramienta que te permita llevar las cuentas de manera electrónica e incluso guardar recibos en línea de forma sencilla. Nuestro sistema contable, QuickBooks, te permite concentrar toda esa información y conectar tus cuentas, incluidas tus tarjetas corporativas.

También, al utilizar QuickBooks, puedes concentrar mejor los datos de la contabilidad de tu empresa y con ello automatizar procesos que te ahorrarán tiempo al momento de analizar los datos financieros de tu negocio, así como al presentar tus declaraciones ante las autoridades tributarias.

9.- Utiliza una tarjeta prepagada

Estas formas de pago son especialmente útiles si se va a realizar un viaje al extranjero, ya que puede haber mucho descontrol, en especial con el cambio de divisas. De esta manera, se puede asignar un presupuesto, incluso en dólares, para el viaje, sin el riesgo que conlleva que tu personal porte dinero en efectivo.

Esperamos que estos 9 tips para el control de viáticos te ayuden a controlar los gastos de tu empresa. ¿Cuáles de ellos aplicas ya?

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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