2020-02-22 18:35:16 Controla tu negocio English En esta ocasi贸n te compartimos los mejores consejos para el adecuado control egresos de tu empresa. 隆Reduce tus gastos y aumenta tu... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/02/blake-wisz-xn5fbem9564-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/tips-para-mantener-un-buen-control-de-egresos/ 10 tips para mantener un buen control de egresos

10 tips para mantener un buen control de egresos

9 Minutos para leer

驴Eres consciente de todos los gastos que genera tu empresa? 驴Sabes c贸mo contrarrestar esas 鈥減eque帽as鈥 fugas de dinero? Realizar un control de egresos de tu negocio es una de las estrategias financieras m谩s efectivas para economizar, no solo en ocasiones de crisis sino como una pr谩ctica habitual.

Cuando hablamos de egresos, nos referimos a todas las salidas de capital de tu empresa. Eso incluye los gastos, inversiones y cr茅ditos, entre otros rubros. Sin embargo, es com煤n que muchas empresas ignoren, en mayor o menor medida, los gastos que originan y que, en consecuencia, tomen decisiones basadas en la percepci贸n y no en datos tangibles.聽

Una mala toma de decisiones puede ocasionar que la empresa pierda rentabilidad y que se creen gastos superfluos. Para evitar esto, es recomendable tomar acciones precisas, con tal de optimizar tus gastos y cuidar el futuro de tu empresa a trav茅s de un adecuado control de egresos.

En este art铆culo te explicaremos la importancia de tener un buen control de egresos en tu empresa, te diremos las distintas formas en las que puedes clasificar tus gastos y te compartiremos algunos tips para identificar tus egresos y reducir costes, evitando fugas innecesarias que impiden el ahorro.聽聽

聽驴Por qu茅 es importante el control de egresos?

Antes que nada, es crucial que conozcas las importancia de realizar un adecuado control de egresos.

Como sabes, la operaci贸n de toda empresa implica gastos e inversiones. Por un lado, hay que adquirir materia prima, pagar a empleados, adquirir maquinaria y realizar otros gastos relacionados con los procesos de producci贸n de tu negocio. Por otro, es necesario realizar algunos gastos para mantener la empresa funcionando, independientemente de los procesos relacionados con los productos. Dentro de este tipo de egresos se incluyen la renta de oficina, el pago de servicios como tel茅fono electricidad o internet, entre otros.

Un adecuado control de egresos te permitir谩 conocer con exactitud cu谩ntos recursos destinas a la operaci贸n de tu empresa, entre la elaboraci贸n de los productos que comercializas y el funcionamiento del negocio. De este modo, tambi茅n podr谩s identificar si est谩s realizando alg煤n gasto innecesario, un pago indebido, o simplemente podr谩s saber si podr铆as economizar en alg煤n proceso.

El objetivo de toda empresa es ser rentable; es decir, que sus ingresos superen sus gastos. Y eso solo puede lograrse a trav茅s de un correcto control de egresos.

驴C贸mo controlar tus egresos?

Un adecuado control de egresos contempla rubros tan diversos como la gesti贸n de pagos, la administraci贸n de deudas y la optimizaci贸n de recursos. A continuaci贸n, te compartimos los mejores tips para reducir tus gastos y aumentar la rentabilidad de tu empresa:

1.- Registra d铆a a d铆a los gastos de tu empresa

Para controlar tus gastos, antes que nada, debes registrar los costes que se efect煤an diariamente en tu negocio. Puedes llevar registros desde la forma m谩s sencilla, guardando cada ticket y factura, hasta m茅todos m谩s complejos que incluyen el uso de hojas de c谩lculo, softwares y sistemas de contabilidad electr贸nica.聽

聽2. Clasifica tus gastos

Por otro lado, para un adecuado control de egresos es necesario que sepas en qu茅 est谩s utilizando los recursos. Para ello, es recomendable clasificar tus gastos de acuerdo con distintos criterios. Recuerda que los egresos comprenden tanto gastos como inversiones; asimismo, conviene identificar qu茅 distingue a cada uno para luego gestionarlos mejor y descartar aquellos que no sean relevantes.聽

En primer lugar, es recomendable distinguir entre compras y gastos. Las compras son adquisiciones relacionadas con el proceso de producci贸n de todo aquello que ofertas en tu negocio. Incluye materias primas, mercanc铆as, equipo y maquinaria, entre otros aspectos.

Por otro lado, lo gastos son las erogaciones necesarias para mantener la operaci贸n de la empresa. Estos incluyen la renta de un local o una oficina, el transporte de productos o mercanc铆as, servicios como electricidad o internet, gasolina, etc茅tera.聽聽

Ahora que tienes claro qu茅 son los gastos puedes clasificarlos de algunas de las siguientes formas:

Gastos variables

Tal como su nombre lo indica, este tipo de gastos fluct煤a de acuerdo al ritmo de producci贸n o actividad de tu empresa: a mayores ventas, mayores gastos y viceversa. Por ejemplo, la materia prima a utilizar, seg煤n la demanda de tus clientes, la mano de obra que solicites, el consumo energ茅tico de tus instalaciones, etc茅tera.聽聽

Gastos fijos

Los gastos fijos, en cambio, son aquellos costes inamovibles que, mes tras mes, exigen ser cubiertos, sin importar si el nivel de actividad de tu empresa aumenta o disminuye. Un ejemplo es el alquiler o tu plan de internet.聽

Gastos marginales

Estos se generan cuando es necesario fabricar una unidad adicional. El gasto marginal representa el costo de producci贸n de una unidad extra en el total de producci贸n.聽

Gastos mixtos

Estos gastos tienen un comportamiento fijo y a su vez pueden fluctuar de manera abrupta, de acuerdo al nivel de actividad de la empresa, es decir, combinan tanto los gastos fijos como los variables. Un ejemplo es el pago fijo de un supervisor: supongamos que el supervisor inspecciona a 3 empleados y su costo representa $10,000 pesos, pero de pronto aumenta la actividad de tu empresa y requieres a 5 empleados; en ese caso, habr谩 que contratar los servicios de otro supervisor, por lo tanto el costo ascender谩 a $20,000 pesos. Si el volumen de la actividad aumenta, entonces la variabilidad del gasto tambi茅n.聽

Gastos directos e indirectos

Los gastos directos son aquellos que guardan relaci贸n inmediata con el producto o servicio que tu empresa proporciona. Un ejemplo de 茅ste es el material que utilizas para la elaboraci贸n de un producto. Por otro lado, los gastos indirectos son los que no est谩n estrechamente ligados al producto o servicio que ofrece tu empresa, y que por lo general se presentan durante el proceso de producci贸n. Un ejemplo es el gasto de comercializaci贸n de tu producto.

Gastos en efectivo

Este tipo de costes tambi茅n son llamados gastos con flujo y son los que conllevan a desembolsar un pago en efectivo, mientras que los gastos sin flujo son los que impactan sobre los beneficios de tu empresa, como es el caso de las amortizaciones.聽

Una vez que sepas reconocer cu谩les son tus gastos y a qu茅 categor铆as pertenecen, es momento de ser cr铆tico con aquellos que resultan in煤tiles. 驴Has logrado detectar por fin esos gastos que bien podr铆an descartarse? 驴C贸mo puedes optimizar los recursos para reducir costes?

3.- Aprovecha tu inventario

Para un adecuado control de egresos, deber谩s eliminar gastos innecesarios. Lo m谩s recomendables es empezar por tus adquisiciones. Revisa tu inventario y aprovecha los recursos que tienes a tu disposici贸n para evitar compras que podr铆as ahorrarte. Si tienes insumos de alguna compra anterior que no sean perecederos, puedes pedir un poco menos en tu siguiente compra, sabiendo que tienes una reserva en inventario.

4.- Busca al mejor proveedor

Como empresa, tambi茅n eres consumidor de los productos o servicios de otras empresas que se convierten en tus proveedores. Y como consumidor, tambi茅n tienes el poder de buscar las mejores ofertas.

Compara las cotizaciones que te ofrecen distintos proveedores y elige la que m谩s te convenga. Para ello, tendr谩s que hacer un balance entre calidad y precio, pero tambi茅n entre condiciones de pago. Una buena forma de hacer un control de egresos consiste en acudir con proveedores que te ofrezcan cr茅ditos. De ese modo, podr谩s dosificar los gastos en mercanc铆as y adquisiciones.

5.- Conoce tu proceso de producci贸n

No puedes hacer un control de egresos adecuado si no est谩s al tanto de todas las erogaciones que requiere tu negocio para funcionar. Un error com煤n, sobre todo al iniciar una empresa, consiste en pensar que los gastos de producci贸n y los costos de operaci贸n son los 煤nicos egresos que realizar谩s. Sin embargo, tambi茅n deber谩s tomar en cuenta gastos indirectos como publicidad o distribuci贸n. Recuerda que tu producto no se dar谩 a conocer solo, ni llegar谩 a los clientes por s铆 mismo.

6.- Aj煤state a un presupuesto

Una vez que conozcas tu proceso de producci贸n y tus gastos de operaci贸n, elabora un presupuesto para tu empresa y aj煤state a 茅l. Un control de egresos consiste precisamente en presupuestar los gastos necesarios para el funcionamiento de la compa帽铆a, procurando que ello te permita tener un margen de ganancia.

7.- Optimiza el uso de recursos

Como administrador de una empresa, debes procurar que los recursos de la empresa se utilicen eficientemente para evitar incurrir en gastos innecesarios. Verifica si algunos de los materiales que utilizas se pueden reciclar o si puedes sacarle provecho de alguna otra forma.

8.- Gestiona tu deuda

Si necesitas solicitar alg煤n cr茅dito, aseg煤rate de buscar el que te otorgue mayores facilidades de pago. Toma en cuenta los intereses y los plazos de pago, para que puedas liquidar a tiempo sin que incremente tu deuda.

9.- Paga a tiempo

Asimismo, si ya tienes alg煤n cr茅dito abierto con un banco, es importante que realices tus pagos a tiempo para evitar recargos. De igual modo, en el caso de tus proveedores, pagar a tiempo genera una relaci贸n de confianza que te permitir谩 obtener mejores ofertas o descuentos.

10.- Usa un sistema de contabilidad electr贸nica

La mejor herramienta para un control de egresos efectivo es un software de contabilidad electr贸nica como QuickBooks.

El sistema de QuickBooks te permite registrar f谩cilmente todos tus gastos. Tambi茅n puedes vincular tu cuenta bancaria y hacer conciliaciones al instante para verificar que tus libros est茅n actualizados. Asimismo, podr谩s generar reportes personalizados para tener informaci贸n actualizada y tomar las mejores decisiones, as铆 como generar tus balanzas de comprobaci贸n mensuales para cumplir con tus obligaciones fiscales ante el SAT.

Adem谩s, no olvides tener en cuenta lo siguiente:

  • Prioriza tus necesidades. Ahora que has reconocido la clasificaci贸n de tus gastos puedes seleccionar cu谩les son prescindibles.聽
  • Traza metas objetivas y medibles para la optimizaci贸n de recursos.聽
  • Involucra a toda tu plantilla de personal, de modo que ellos tambi茅n se hagan conscientes de c贸mo reducir costes. Una estrategia que beneficia a ambas partes es implementar bonos: quienes logren mayor recorte de gastos obtendr谩n un incentivo.
  • Negocia descuentos con tus proveedores.聽
  • Abarata los costes. Si comparas de forma efectiva, es probable que encuentres alternativas menos costosas.聽
  • Haz una comparativa de los resultados mes tras mes. Esto te ayudar谩 a analizar con mayor perspectiva si los objetivos propuestos han sido cumplidos, o por el contrario, si hay medidas por mejorar todav铆a.聽
  • Por 煤ltimo, determina tus presupuestos de gastos. De esta manera, podr谩s prever con base en tus necesidades reales y no gastar谩s por impulso, por improvisaci贸n o por mala planeaci贸n.聽

No olvides actualizarte con m谩s tips que te ayuden a ahorrar en tu empresa. Buscar informaci贸n constante es una pr谩ctica que te dotar谩 de m谩s experiencia y te mantendr谩 al tanto de m谩s estrategias. Recuerda que eliminar egresos no se logra dando un seguimiento espor谩dico de la actividad de tu empresa, sino que es necesario forjarse el h谩bito de llevar un control financiero d铆a con d铆a.

La informaci贸n puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / informaci贸n no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situaci贸n financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado est谩 destinado a ser general. P贸ngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener informaci贸n espec铆fica de su situaci贸n.

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