¿Necesitas poner orden en tu empresa o estás a punto de constituir tu propio negocio? Entonces necesitas conocer qué es la organización administrativa y cómo implementarla para que el trabajo sea más fluido, ordenado y eficiente. La organización administrativa no es más que implementar con claridad un orden en las actividades de cada elemento de la empresa según su puesto, todo esto alineado a los objetivos que la compañía haya definido.

Principios básicos de la organización administrativa

Leonardo Pacheco Trujillo, experto en Gestión empresarial, explica que para entender la organización administrativa hay que verla desde el punto humano y desde el punto de la función o actividad. El aspecto humano se refiere a todas las personas organizadas en una unidad social construida especialmente para alcanzar los objetivos de la empresa. Es decir, es en donde las personas interactúan para lograr las metas de la compañía. Esta parte normalmente es atendida por el área de Recursos Humanos.

La organización del recurso humano puede ser formal o informal. En el primer caso se basa en la división racional del trabajo, la diferenciación, clasificación e integración de cada persona. Esta forma de organización está planeada y plasmada en un documento aprobado por la dirección de la empresa. En dicho documento se detallan aspectos como la especificación de los cargos, organigramas, reglamentos, entre otra información para delimitar cada cargo y responsabilidades.

Por otro lado, la organización informal surge de manera espontánea entre los que conforman la empresa y a partir de las relaciones forjadas entre ellos, por ejemplo, relaciones de amistad o incluso de antagonismo. Esto suele suceder en cualquier empresa y sucede a partir de afinidades entre los elementos de un equipo. Aunque la organización informal está clasificada y reconocida, lo ideal es no optar por esta, pues genera fricciones en el equipo de trabajo por no saber con exactitud las jerarquías y tareas, lo que a su vez entorpecería el trabajo de todos los miembros de la organización.

La organización administrativa formal necesita que se definan las jerarquías, correlaciones entre empleados y áreas, actividades, disposición y tiempos de trabajo y otros aspectos para ordenar el espacio, el tiempo y el trabajo de las personas.

Tipos de organización administrativa

Para crear la estructura de la organización de tu empresa, tienes que tomar en cuenta las que tipos de organización administrativa existen y cómo funcionan. El sitio Lifeder identifica 4 tipos:

1. Lineal: Es una jerarquía piramidal en donde la comunicación sigue de manera estricta una línea única y directa. La autoridad y la toma de decisiones se concentra en la punta de la pirámide, mientras que en las bases las tareas son más específicas y simples.
2. Funcional: Este tipo prioriza la especialización de cada persona y área. Divide y organiza las tareas por departamentos, lo que propicia que existan varios jefes y grados de supervisión. Cada elemento toma decisiones con base en su experiencia y conocimientos.
3. Matricial: Es una organización temporal dentro de la existente en la empresa. Incluye a personas de diferentes áreas en un equipo con la finalidad de lograr un proyecto. Esto disminuye las jerarquías, la comunicación es más fluida y el trabajo más flexible.
4. Trébol: Comúnmente conocido como outsourcing. Se implementa cuando la empresa prefiere organizar a su personal y sus tareas en aquellas que son claves para la empresa y delegar otras a compañías externas. Los beneficios de esta estructura organizacional es que no es necesario invertir en personal calificado o en la capacitación de alguien que tiene otras funciones para poder lograr una tarea de la empresa que puede ser delegada.

No tienes que elegir entre un tipo u otro de organización administrativa, pueden combinarse e intercalarse, por ejemplo, definir una estructura lineal y a la vez de trébol para ciertas tareas, o funcional que es más flexible y permite que eventualmente se formen organizaciones matriciales. Por cierto, para las organizaciones matriciales es importante monitorear el progreso de los proyectos de una manera simple. La plataforma en la nube Quickbooks cuenta con una función que te permite observar la rentabilidad de tus proyectos, revisar los costos y visualizar las ganancias de cada uno.

Para empezar la organización de la administración

Ya tienes la teoría, pero para entrar a la práctica tienes que responder a las siguientes preguntas (y escribirlas en un documento formal), recomienda Pacheco:

• ¿Cómo deben diseñarse las tareas y los puestos? De aquí saldrán los organigramas.
• ¿Qué métodos y procedimientos se deben usar? Puede que un diagrama de flujo sea lo ideal.
• ¿Quiénes son las personas idóneas para ocuparlos? Describe los puestos y los requisitos para llenarlos.
• ¿Cuál es el diseño del trabajo?

Un aspecto importante del diseño de la estructura es que debe ser flexible, es decir, que brinde la capacidad de adaptarse constantemente a los cambios del entorno para mantenerse en el mercado. Esto demanda el elemento de la creatividad y la innovación en los tomadores de decisiones y, en realidad, en cada persona que conforma la empresa.

Para seguir, supongamos que decides organizar tu administración como formal y funcional (de acuerdo a los términos que ya se describieron). Con base en esto, la división del trabajo la tienes que hacer conforme a la especialización de cada persona y dividir a la empresa en departamentos o áreas con tareas específicas, cada una debe tener una estructura ordenada, parecida a la estructura organizacional (general) que divide las tareas y la coordinación de cada una. Este será un punto para mejorar la productividad.

Para plasmar lo anterior en un organigrama, tienes que saber qué tipo se ajusta mejor a lo que quieres describir. Raúl Cortez Egusquiza, académico y profesional de la administración empresarial identifica tres estructuras:

1. Simple: “No tienen divisiones ni categorías de producto. Los usan empresas que recién empiezan”, describe el experto. Al no ser tan específico puede que las funciones se dupliquen.
2. Funcional: La especialización de los empleados y el área a la que pertenecen es más clara. Cortez lo recomienda para empresas medianas o que producen uno o más productos, porque las áreas pueden ser descritas como operaciones, ventas, finanzas, recursos humanos, etc. Aunque esta estructura parece idónea, es poco flexible a los cambios de la organización que imponga el mercado.
3. Multidivisional: Se implementa cuando la empresa tiene muchas categorías de productos y cada uno necesita su propia área de marketing, operaciones, finanzas, etc. Aunque esta estructura permite controlar mejor los problemas de cada área, requiere demasiado personal y muchas inversiones.

Al definir el organigrama y las características de cada puesto, toma en cuenta que los cargos que concentran cierta autoridad deben contar con ciertas características, dice Pacheco, una de las más importantes es la del liderazgo, el cual debe darle a la persona la capacidad de impartir una orden y que esta sea cumplida. También debes especificar las responsabilidades de estos cargos con autoridad y que ellos deben asumir las consecuencias del éxito o el fracaso de sus subdelegados. Esto no significa que los subordinados están libres de responsabilidad, sino que a mayor autoridad también cambia el nivel de responsabilidad.

Por ejemplo, si el área de ventas no cumplió con sus objetivos mensuales, la dirección general pedirá las razones. Entonces se hace una evaluación: si la causa fue uno o dos vendedores en particular que tuvieron errores, si fue una falta de comprensión de los objetivos, si no hubo un buen control o seguimiento, si faltó capacitación etc. Se tienen que evaluar las razones.

Capacitación en organización administrativa

Tomar cursos en línea de administración empresarial es una buena opción para hacer o mejorar la estructura de tu compañía, pues además de la organización de la administración, puedes aprender temas como planificación de proyectos, financiamiento, planeación estratégica, liderazgo, creación de reportes, entre otros. Dos de las plataformas digitales de aprendizaje más famosas son Coursera y edX. Ambas cuentan con cursos en línea de instituciones académicas de renombre internacional como la Universidad de Barcelona o la Universidad Austral; o nacional como la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM) o el Tecnológico de Monterrey.

Aunque algunos cursos estén inicialmente gratuitos, para obtener la certificación hay que pagar.

Estas son algunas de las ventajas de capacitarse en organización administrativa.

• Aumento de la productividad, ya que las tareas se reparten eficazmente.
• Elimina la repetición de tareas.
• Cada área cuenta con un personal especializado.
• Se fomenta la colaboración y el trabajo en equipo.
• Se crean procesos que mediante repetición se van haciendo mejores.