2021-03-17 04:29:03 Crece tu negocio English ¿Sabes cómo renovar la e.firma? Conoce en QuickBooks para qué sirve la e.firma y cómo actualizarla en línea de manera fácil desde el... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2021/03/romain-dancre-doplSDELX7E-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/crece-tu-negocio/como-obtener-la-e-firma-y-para-que-sirve/ Pasos para obtener la e.firma en línea y para qué sirve - QuickBooks

Pasos para obtener la e.firma en línea y para qué sirve

13 Minutos para leer

¿Sabes qué es e.firma portable, y si se puede sacar la e.firma por internet? Este instrumento personal, en combinación con otras herramientas, ha permitido ordenar y administrar los datos de nuestra contabilidad en bases de datos digitales. Hoy, en QuickBooks te contamos cómo se utiliza y qué beneficios ha traído consigo la firma electrónica avanzada, si se puede facturar sin ella, y cómo se obtiene.

Contenido:

  • ¿Qué es la e.firma portable?
  • Firma electrónica SAT para qué sirve
  • ¿Cómo sacar tu e.firma?
  • ¿Cómo renovar la e.firma en línea?

Con el objetivo de evitar los fraudes fiscales y la evasión del pago de impuestos, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) ha desarrollado e implementado la fiscalización electrónica. Esta permite organizar y optimizar la información contable y financiera de las personas físicas y morales, gracias a herramientas digitales como la e firma, también conocida como firma electrónica avanzada.

En este artículo repasaremos qué es la e firma y otros detalles relevantes, como su función. Si llegaste aquí tras preguntarte ¿cómo obtengo mi e.firma?, enseguida te decimos cómo hacerlo en el SAT sin contratiempos.

¿Qué es la e.firma portable?

Para entender qué es la e.firma, hay que saber el contexto previo a su existencia. Antes de la fiscalización digital, las tareas en contabilidad requerían administrar el registro de cuentas y transacciones en documentos físicos que, con el tiempo, o debido a una administración inadecuada, podían estropearse y perderse. Esto representaba varias desventajas, tanto para contribuyentes como para las mismas autoridades fiscales.

¿Has llegado a escuchar sobre las largas horas que se destinaban a la contabilidad, antes de la digitalización? ¿Llegaste a conocer las facturas de imprenta? Si faltaba una factura o documento en tu cita del SAT, tenías que regresar y volver a gestionar un mismo trámite.

Incluso, era necesario llevar consigo un cúmulo voluminoso de fotocopias de facturas y comprobantes de pago en papel, con el objetivo de cubrir cualquier margen de error. Era un trabajo demencial para ambas partes.

Entonces, las autoridades encargadas de captar las contribuciones de los ciudadanos vieron una nueva oportunidad en el uso de las tecnologías de la información.

Fue hasta 2011 que se comenzó a implementar la contabilidad electrónica, y con ella, el uso de nuevas herramientas digitales, como los facturadores en línea, los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), la e.firma portable, el Certificado de Sello Digital (CSD), entre otras más que se han integrado a nuestro día a día.

Desde entonces, es así como se ha logrado mejorar el almacenamiento de la documentación fiscal, pues los cuadernos de contabilidad convergieron a hojas de cálculo en Excel. Y del mismo modo, la firma a mano se convirtió en la e.firma portable, la cual está constituida por datos que son únicos y que garantizan la identidad de cada contribuyente.

Otro dato importante que hay que conocer, además de qué es la e.firma portable exactamente, es que el trámite para solicitarla no tiene costo. Solo tienes que preparar la documentación requerida por la autoridad, y que te diremos en los próximos apartados.

Además, también es obligación saber que la e.firma (antes firma electrónica) tiene una vigencia de cuatro años, por lo que es necesario renovarla tras este período. Dicha vigencia garantiza seguridad a este instrumento personal.

Esta herramienta de identidad debe ser resguardada o compartida únicamente con tu equipo de contaduría. ¿A quién le confiarías las llaves de tu casa o tus contraseñas de redes sociales? Si alguno de estos archivos de identificación llegase a caer en las manos equivocadas, podría ser comprometida tu información fiscal y podrían suplantar tu identidad.

Si bien, la generación de la e.firma requiere que sea presencial, las citas pueden realizarse de forma virtual. Además, se puede sacar la e.firma por internet, siempre y cuando sea renovación de contraseña o de e.firma.

E.firma SAT (antes firma electrónica) para qué sirve

Como te habrás dado cuenta, gracias a la modernización e implementación de las tecnologías de la información, el fisco ha logrado mejorar significativamente la productividad, en su tarea de auditar la contabilidad de los contribuyentes.

Esto ha dado lugar a la simplificación de los procesos de fiscalización, quehaceres que han reducido la cantidad de tiempo empleado para validar y verificar las declaraciones que presentamos los ciudadanos ante el SAT.

Esto se traduce en mayor eficiencia y beneficio para los contribuyentes. Por ejemplo, ahora es más fácil conocer si tenemos saldo a favor en el pago de impuestos y cuánto es el monto excedido que el SAT debe devolvernos.

Con ello podemos tramitar, por medio del Buzón Tributario, la solicitud de devolución de impuestos, la cual puede quedar acreditada casi de manera automática.

Pero, ¿la firma electrónica SAT para qué sirve? Al usar tu e.firma en documentos o trámites digitales, das tu visto bueno en cada registro que emites. Sirve para crear una factura electrónica en el facturador gratuito del SAT, por ejemplo, validar los montos, el nombre y Registro Federal de Contribuyente (RFC) del receptor del CFDI, y el detalle de los productos e impuestos que allí se declaran.

Es decir, para hacer una factura electrónica, necesitas contar con la e.firma y el Certificado De Sello Digital (CSD), herramienta complementaria que te permite autenticar, incluso especificar la sucursal en la que se originó la transacción (en caso de contar con más de un local comercial). Así, el SAT puede rastrear el origen de estos comprobantes fiscales. Conoce aquí cómo obtener el Certificado de Sello Digital.

De esta manera, no será posible su alteración y tendrás garantía de su autenticidad. Recuerda que, al ser un instrumento único, personal e intransferible, que promueve la ciberseguridad en la documentación que tú generes, tu e.firma portátil sirve para evitar ser víctima de fraudes.

Aunque, si eres una persona novata en el tema de la contabilidad electrónica, debes saber que no puedes emitir facturas electrónicas sin tu e.firma. No es conveniente hacerlo sin ella, ya que los comprobantes fiscales con tu firma electrónica garantizan la originalidad, legitimidad y seguridad, tanto para ti, como para quien recibe el CFDI firmado.

No olvides que la suplantación de identidad es un delito al que podemos estar expuestos, si no procuramos nuestros datos personales, como la e.firma portable.

Cómo sacar tu e.firma

Para emitir tus facturas por medio de un facturador en línea, ya sea el del SAT o un software contable privado como QuickBooks , lo primero que debes hacer, antes de obtener tu e.firma, es darte de alta como contribuyente en el RFC.

Puedes tramitarla mediante una cita por internet o en las oficinas de la autoridad tributaria. O si lo prefieres, puedes marcar directamente a las oficinas del SAT al número MarcaSAT 55 627 22 728 desde cualquier parte del país y al (+52) 55 627 22 728 para el exterior de la República.

Ahora, si te preguntas: ¿cómo obtengo mi e firma en línea? Es muy sencillo, y aunque parece engorroso, no lo es tanto. Solo sigue estos pasos:

  1. Si no tienes tu RFC, primero debes obtenerlo. Te corresponde elegir el régimen en el que vas a tributar, como persona física o como persona moral, de acuerdo al tipo de servicio que ofrece tu negocio o actividad económica a la que te dediques.
  2. Si aún no has tramitado tu e firma portable, debes ingresar a la página del SAT, a la sección “Otros trámites”.
  3. Dirígete al apartado “Identificación y firmado electrónico”.
  4. Enseguida se desplegará un menú de opciones y deberás dar clic en “Obtén tu certificado de e firma (antes firma electrónica)”.
  5. Al ingresar, en la pantalla se mostrará la opción de agendar una cita en las oficinas del SAT para presentar la documentación necesaria y dar curso a la activación de la e.firma.

Requisitos para tramitar tu e.firma

Durante tu cita, te pedirán algunos datos referentes a tu identidad, que son:

  • Credencial para votar, cédula profesional o pasaporte
  • Clave Única de Registro de Población (CURP)
  • Comprobante de domicilio original con vigencia no mayor a tres meses
  • Tus datos de contacto, como teléfono y dirección de correo electrónico.

Una vez en las oficinas del SAT, también te tomarán datos biométricos, es decir, huellas digitales, fotografía de frente, escáner del iris, así como tu firma y digitalización de los documentos originales.

Recuerda que debes presentar una impresión de la solicitud de tu e.firma, la cual puedes descargar desde el SAT. También deberás presentar una unidad de memoria extraíble (USB) en donde se almacenará el archivo de requerimiento (.req) generado en la aplicación Certifica.

¿Cómo renovar la e.firma en línea?

Si te preguntabas ¿cómo obtengo mi e firma sin necesidad de acudir a las oficinas del SAT? Ojo, porque en caso de que tu firma electrónica esté a punto de vencer, es posible solicitar su renovación en línea, de manera rápida, sencilla y desde cualquier lugar.

La modalidad online se implementó a partir del 19 de junio de 2020, como consecuencia de las afectaciones que trajo la pandemia. Asimismo, el SAT dio a conocer la modificación a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2020, con la modificación a la regla 2.2.14 , la cual señala los “Requisitos para la solicitud de generación o renovación del certificado de e.firma”. Desde entonces, se han simplificado trámites, entre los cuales están cómo renovar la e.firma en línea.

Con la finalidad de disminuir los contagios por COVID-19, a principios del año 2021, el SAT abrió una página web para actualizar la contraseña y la e.firma en línea. Este sitio se denomina SAT-ID, en el que podrás realizar trámites de actualización y generación de contraseña.

Ten en cuenta que esta opción es sólo para personas físicas y requiere que el periodo de vencimiento no sea mayor a doce meses.

Para renovar la e.firma en línea, debes realizar los siguientes pasos:

  1. Ingresa al sitio del SAT-ID o descarga la aplicación en tu dispositivo móvil.
  2. Da clic en el botón “Renovación de e firma”.
  3. Presiona el botón “Comenzar para iniciar”.
  4. Da clic en continuar, necesitarás estar de acuerdo en los términos y condiciones para proseguir.
  5. Escribe tu RFC con 13 dígitos, tu correo electrónico e ingresa un número celular con 10 dígitos. Escribe el texto de la imagen y da clic en continuar.
  6. Es importante confirmar tu correo o número telefónico, ya que el sistema enviará un mensaje a cualquiera de las dos opciones registradas. Ingrésalo en la siguiente pantalla.
  7. Después, ingresa la documentación requerida (como tu identificación oficial vigente INE, tu cédula profesional con fotografía, pasaporte, INAPAM o, en caso de ser extranjero, la forma migratoria vigente. En este caso puede ser un certificado). En caso de elegir la credencial del INE o la cédula profesional, cerciórate de capturar ambos lados de la identificación.
  8. Finalmente, confirma tu identidad mediante un video.
  9. Memoriza la frase que aparecerá en la pantalla e inicia la grabación. Al comenzar el video, debes mencionar la frase memorizada fuerte y claramente.
  10. Continúa y valida los datos. Da clic en “Firmar solicitud” y dibuja tu firma.
  11. Para finalizar el trámite, selecciona “Descargar acuse PDF”. Una vez que la solicitud sea validada y autorizada por el SAT, en cinco días hábiles como máximo a partir de tu solicitud, recibirás las indicaciones para renovar tu e.firma.
  12. Da clic en el enlace que se te envió por correo y ejecuta la aplicación Certifica.
  13. Dale clic en la opción “Requerimiento de Generación de Firma Electrónica”.
  14. Escribe tu CURP, RFC y correo electrónico.
  15. Proporciona la contraseña para tu nueva e.firma y repítela.
  16. Selecciona siguiente y continuar.
  17. Mueve tu cursos aleatoriamente, hasta que se complete la barra que aparecerá en la pantalla.
  18. Da clic en “Guardar archivos” y guarda los archivos generados para tu e firma.

Con este proceso, tendrás un nuevo certificado de e.firma con vigencia de cuatro años, con el que podrás firmar documentos electrónicos para acceder a las aplicaciones con certificado de e.firma.

Si no tienes certeza de cuándo vence tu e.firma portable, ingresa a la página oficial del SAT, localiza en el menú “Otros trámites y servicios” y da clic a ver más. A continuación se mostrará la opción “Identificación y firmado electrónico”, y ahí deberás elegir “Valida la vigencia de tu e.firma”.

Posteriormente, da clic en “Iniciar”, carga los archivos .key y .cer y captura la contraseña de la clave secreta. Finalmente, ingresa el código captcha y da clic en “Enviar”. Enseguida debe mostrarse un acuse con la fecha de vencimiento de tu e.firma.

Es importante que conozcas la fecha de vencimiento de tu firma electrónica avanzada para no dejarla al final, esto con el fin de evitar contratiempos que te impidan emitir tus facturas en línea.

Puedes validar la vigencia de tu e.firma y programar un recordatorio en tu celular con el propósito de renovarla a tiempo y así evitar acudir a las oficinas del SAT.

En conclusión, ahora que sabes con mayor detalle qué es la e.firma portable, cómo sacar tu e.firma, para qué sirve y cómo tramitarla en línea, recuerda que, sin este tipo de innovaciones tecnológicas, no sería tarea sencilla cumplir con nuestras obligaciones fiscales.

Con esta herramienta fiscal, las autoridades constatan si hemos cumplido con nuestro deber como ciudadanos, y además facilitan la recaudación fiscal.

Como consejo final, te aconsejamos evitar compartir tus archivos .cer, .key, .ren, o cualquiera vinculado a tu identidad por medio de aplicaciones de mensajería, correo electrónico o almacenamiento en la nube, pues podrías exponer esta información sin darte cuenta.

Una vez que conoces qué es e.firma portable y su importancia, lo recomendable es guardarla en una memoria USB a la que tu y tu equipo de contabilidad tengan acceso.

Para finalizar, debes recordar no proporcionar tu firma electrónica, ni ningún otro dato relacionado con tu identidad, a softwares de facturación gratuitos que no sean el portal SAT, pues estos pueden ser un anzuelo para obtener tu información y compartirla con terceras personas sin que tú lo sepas, o en peores casos, para cometer fraudes.

Si lo que buscas es optimizar tu facturación electrónica, contrata un software de contabilidad privado y facturación en línea que te garantice seguridad y datos encriptados, como QuickBooks Online.

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La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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