2021-02-21 23:45:58 Crece tu negocio English ¿Sabes qué son las cuentas por cobrar? Conoce la diferencia entre QuickBooks y Bind, la solución para llevar la administración de... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2021/02/rsz_surface-8hplpr3hebu-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/crece-tu-negocio/control-de-cuentas/ Cuentas por cobrar en un negocio | QuickBooks México

Control interno de cuentas por cobrar: QuickBooks vs. Bind

10 Minutos para leer

Descubre qué son las cuentas por cobrar y cuál es la importancia de que tengas una administración y control de todas las cuentas por cobrar para que tu negocio tenga el flujo de dinero que requiere para cumplir con sus compromisos. Hacemos una comparativa entre la solución de QuickBooks Online y Bind.

Contenidos

¿Qué son las cuentas por cobrar?

  • Tipos de cuentas por cobrar

¿Por qué necesitas una administración de cuentas por cobrar?

  • Ventajas del control interno de las cuentas por cobrar
  • Flujo de efectivo sano
  • Errores comunes en el control de cuentas por pagar

Comparativa entre QuickBooks Online y Bind

Conclusión

 

La contabilidad es orden, control y visibilidad, sin importar el giro del negocio, la dinámica u operación de este, esos tres pilares garantizan el éxito de la empresa o el emprendimiento; pero cuando hay vacíos o uno de esos aspectos se va perdiendo hay que estar alertas  porque puedes estar en serios problemas. Tomemos por ejemplo la administración de cuentas por cobrar, algo esencial para tu flujo circulante.

Alguna vez escuché decir a un emprendedor que su negocio iba muy bien porque tenía diversos clientes que adquirían su servicio cada mes, pero cuando lo cuestioné sobre sus cuentas por cobrar me dijo que no tenía, ya que así como tomaban su servicio le pagaban. En apariencia un negocio sano, ¿no?

Así es, pero no tan recomendable, si tu negocio va creciendo y conforme tienes más clientes lo más natural es que varios clientes te adeuden y no porque sean malos pagadores, sino porque tú estarás brindando tu producto o servicio y acordarás un plan de pagos parciales o totales para días o meses después. Esto se convierte en un flujo pendiente.

Por igual no parece haber ningún problema con tener pagos que llegarán después, pero si esto no lleva un orden y un control pierdes visibilidad, si no lo tienes en cuenta se olvida o se vuelve un caos porque ya no sabes ni quién te debe, ni cuándo, etcétera. Aquí la importancia de que tengas en cuenta este aspecto en tu contabilidad.

Necesitas tener un control interno de cuentas por cobrar, que realmente tengas orden y visibilidad de lo que te deben, porque tal vez no sea solamente un cliente el que se ubique en este rubro, puedes tener a colaboradores u otras figuras que de alguna forma le deben dinero a tu negocio.

En este artículo veremos trataremos todo sobre este tema, qué son, la necesidad de administrarlas y haremos una comparativa entre la solución de QuickBooks Online y Bind, que son plataformas con las que puedes tener la certeza de quién te debe, cuándo debe pagar, etcétera.

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Estamos hablando de uno de los activos más importantes para un emprendimiento o para un negocio en general, se trata de la venta de productos o servicios cuya remuneración o pago ingresará tiempo después de que fue adquirido, en parcialidades o en un pago total. Es importante para tu contabilidad porque es un activo líquido que debes administrar.

La correcta administración de ese flujo de efectivo que todavía está por entrar a tu negocio te dará una guía del seguimiento que requieres hacer del dinero que se le debe a tu empresa. Si no haces este seguimiento tendrás problemas porque estarás perdiendo recursos o tiempo para que llegue ese capital.

Conocí una revista cuyos pagos pendientes eran diversos, pero no las tenía en vista, para este medio de comunicación realmente era como si no existieran, solo cuando tuvo problemas económicos y empezó a meter orden a su contabilidad detectó todo ese flujo que estaba perdido.

Nada mejor que unos ejemplos para entender que todo dinero que se le deba a tu empresa pasa a este rubro. Si tienes 20 facturas emitidas que no han sido pagadas se convierten en cuentas por cobrar, igual si te compraron tus productos o servicios, pero el pago de los mismos será a 3 o 6 meses; si tú das crédito a un cliente o si das un préstamos a un colaborador.

Tipos de pagos pendientes

Todo dinero que se le deba a la empresa entra en esta categoría, pero podríamos distinguir algunos tipos de cuentas por cobrar de acuerdo con la naturaleza de las mismas, por ejemplo, las podemos clasificar por el tiempo que le hemos fijado en:

  • Corto plazo: Aquellas que requieren disponibilidad inmediata en un periodo menor al año de operación que está circulando. Hay que estar muy atento de estas porque significan pagos inmediatos acerca de nuestros productos o servicios.
  • Mediano plazo: Aquí empieza el criterio de administración porque en un periodo de tres o seis meses sabremos que nos llegará el dinero por esas operaciones.
  • Largo plazo: Se trata de operaciones cuya remuneración caerá a nosotros pasando un año. Es importante tenerlos en cuenta porque así podremos dar seguimiento y organizar cuando esos recursos se integren al flujo de la empresa.

También las podemos clasificar por medición, es decir, aquellas que vamos a medir por el costo histórico, aquellas por el valor expresado en la factura o documento de cobro equivalente.

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Descubre cómo QuickBooks te puede ayudar a lograrlo.

¿Por qué necesitas una administración de cuentas por cobrar ?

Principalmente para ganar un mayor control, orden y visibilidad en tu contabilidad. No tienes problemas desde la emisión de las facturas electrónicas para respaldar tus actividades económicas y comerciales, hasta generar estados de cuenta de clientes para establecer acciones efectivas de cobranza.  

Con un software especializado vas a tener la visibilidad de las cuentas por cobrar, a través de los estados de cuenta.

Ventajas del control interno

Cuando los compromisos de pagos rebasan los tiempos establecidos para recibir la remuneración pendiente por los productos adquiridos o los servicios prestados entonces estamos hablando de una cartera vencida.

Una cartera vencida está integrada por entidades o clientes que acordaron contigo pagar el usufructo de un bien o un servicio, un periodo estipulado que ya rebasó los tiempos de pago, es decir te siguen debiendo. Podríamos hablar de una cartera vencida, a la cual hay que atender para que no se convierta en un problema, porque a esta hay que destinar tiempo y recursos para lograr que haya pagos derivados de esos adeudos.

Esto lleva a un proceso diferente y, por tanto, inversión de tiempo y recursos para que esa cartera vencida vuelva a ser una oportunidad para el negocio. Todo el flujo que esté pendiente de pago puede convertirse adeudo que lleva otro proceso. Necesitas cobrar lo que te deben para tener la suficiente liquidez para poder cumplir con tus compromisos.

Flujo de efectivo sano

Se trata de tener la capacidad productiva o nivel de prestación de servicios, mapas de los costos y el margen de utilidad. Esta política puede ser flexible y variable en el tiempo según las necesidades de la empresa y del ambiente externo.

Cuando tienes un flujo efectivo y te haces valer de la automatización para darle un seguimiento a las cuentas por cobrar ganas en aspectos como:

  • Mayor control
  • Cobros más rápidos y en tiempo
  • Seguimientos adecuados
  • Menos recursos y tiempos aplicados en el cobro de los adeudos

Errores comunes en el control de cuentas por pagar

De entrada hay muchos casos en los que las empresas no tienen cuidado de clasificarlas y mucho menos darle un seguimiento adecuado.

Algo en lo que no debes caer es otorgar créditos sin una estrategia, porque esto es un factor fundamental del control y siempre va a dificultar la administración de las cuentas por cobrar.

También debes tener muy bien coordinado la parte de facturación para que la cobranza tenga los elementos clave para darle seguimiento a lo que le deben al negocio, de nada sirve darle seguimiento si no sabemos cuánto o cómo deben. Descubre aquí cómo hacer facturas electrónicas de manera más fácil y sencilla.

Lo más recomendable es contar con un software automatizado con el cual puedas llevar el control de todos estos aspectos en tu contabilidad. Cuando automatizas estas tareas tendrás ventajas como:

  • Una mejor clasificación de tus cuentas por cobrar; ya sea por clientes, montos y pagos.
  • Dar seguimiento a los pagos pendientes de manera eficiente.
  • No otorgar crédito de manera libre y establecer políticas claras en este rubro.
  • Establecer plazos para pagos y fechas de saldos vencidos.
  • Asegurar el envío y recepción de facturas electrónicas.
  • Actualizar los datos de los clientes, incluyendo las facturas enviadas.
  • Utilizar un software administrativo para ejecutar los puntos anteriores.
  • Implementar acciones de controles a las cuentas por cobrar

Comparativa entre QuickBooks Online y Bind

Existen diferentes soluciones para llevar tu contabilidad. En esta ocasión hacemos un comparativo entre la solución de QuickBooks Online y Bind. Ambas plataformas tienen la tarea de facilitar todas las actividades de contabilidad para los pequeños negocios. Sin embargo, QuickBooks Online destaca por su precio y toda la gama de servicios que brinda para los contadores, empresas y emprendedores, así como toda persona que su actividad requiera de orden y control en su contabilidad.

Podemos destacar que la plataforma de QuickBooks es más intuitiva, flexible y adaptable a cualquier actividad o negocio. También resalta por su precio y calidad, así como el nivel de escalabilidad que presenta, es decir, que su solución se adapta para cualquier empresa, ya que puedes iniciar con cierto nivel de tareas e ir escalando conforme tu negocio se vuelva más complejo.

El proceso de transición es otra ventaja para QuickBooks Online porque es más fácil, siempre acompañado de un representante especialista para brindar la mejor solución, sin importar cual sea el nivel operacional que tengas.

En este sentido, otro factor en el que debes considerar a QuickBooks Online es su nivel de especialización, ya que no es una plataforma pretenciosa que te dice hago de todo, sino que se centra en la contabilidad y los aspectos administrativos que tu negocio requiere para hacer frente al mundo cada vez más competitivo.

Bind es una herramienta que requiere más pasos para toda ejecución y que no tiene el nivel de especialización y escalabilidad de QuickBooks Online.

administración de cuentas por cobrar

Lo más importante es que administres tus cuentas por cobrar y que lleves una contabilidad en orden que te permita un gran control y visibilidad de lo que estás haciendo para que ahorres tiempo y dinero. Esto es fundamental y QuickBooks Online lo sabe, por eso se convierte en tu aliado estratégico, no solo para la parte de control y seguimiento del flujo que le deben a tu empresa, sino para que automatices muchos procesos que siempre son consumidores de tiempo y que a la larga le restan rentabilidad a un negocio. Conoce más sobre sus servicios aquí.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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