2021-04-19 06:59:55 Crece tu negocio English ¿Llevas el control de ingresos y egresos de tu pyme? Conoce en QuickBooks cómo automatizar este proceso y tener al día las finanzas de... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2021/04/rsz_the-9th-coworking-qeagaujw_fw-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/crece-tu-negocio/control-de-gastos-manuales-vs-quickbooks/ Automatización de control de gastos | QuickBooks México

Control de gastos de una empresa manual vs. QuickBooks

12 Minutos para leer

La evolución natural que mantendrá en pie tu capital y por consiguiente, tu salud mental, será la adecuada administración de las finanzas de la organización en función de la consolidación de tu empresa. Por lo que es imprescindible utilizar herramientas que faciliten el registro de los pagos que realizas y un formato de control de gastos para mantener las cuentas sanas de tu organización.

Contenido

  • ¿Por qué es importante tener un control de gastos?
  • Control de egresos manuales
  • Diagnostica la organización
  • Gastos manuales versus automatización de gastos
  • Gastos manuales
  • Automatización de gastos
  • QuickBooks: la aplicación más eficiente

Día con día, las pequeñas y medianas empresas (pymes) realizan gastos necesarios y no necesarios de artículos y/o productos para llevar a cabo sus actividades cotidianas, proveedores, entre otros, por lo que es preciso contabilizar los egresos por fecha.

Por ello, es necesario que el personal de cada área de la empresa posea conciencia y control sobre los movimientos, ingresos y proyectos que se realizan, por lo cual te mostramos a continuación los beneficios de elaborar una administración de gastos ya sea de forma manual o automática.

¿Por qué es importante tener un control de gastos ?

Para que una organización funcione adecuadamente es imprescindible que se realice una correcta gestión con respecto a los egresos empresariales. La administración engloba puntos claves como la entrada, salida y los egresos, así como las modificaciones internas que se producen continuamente.

En ese sentido, hay distintas clases de gastos que un negocio puede tener, tales como los gastos variables, mismos que están sujetos a los procesos que realiza la organización y fluctúan con base en los egresos así como en los ingresos.

Algunos de los egresos que tienen las organizaciones son derivados de los costos de los empleados, transporte de artículos y materias primas o productos, también pueden ser por concepto de pago de servicios prestados. Por lo cual, para mantener un control general de gastos es básico realizar un análisis integral de las necesidades y elementos de cada una de las áreas.

Si bien toda organización tiene gastos de operación, es vital saber el destino de los pagos, concepto, proveedor y la fecha en la que se efectúo, con la finalidad de evitar gastos innecesarios o fuga de egresos.

En tal caso, se definirán las actividades, productos y servicios en los que invertirá ya sea para obtener materia prima o establecer enlaces en los que la empresa actúe como maquila. Más allá de la administración del control de gastos de una empresa, el departamento que lleve a cabo la gestión de egresos tendrá que tener en cuenta que el propósito de organizar las cuentas no es aminorar los gastos de todas las áreasm sino establecer un plan de balance entre ellas.

Ciertamente, con la premisa presente de que el ingreso monetario deberá ser varias veces superior al egreso, y que este último pretenderá mantener niveles estables. Esto con finalidad de observar si las ganancias se encuentran en un nivel aceptable y con el tiempo, proyectar futuras inversiones.

1. Control de egresos manuales

Hasta hace tan solo unos años, la administración de gastos manuales implicaba a diversas personas en la organización, así como el empleo de numerosos documentos físicos. Sin embargo la tecnología ha puesto en disponibilidad el proceso de automatización, logrando la aceleración de la actividad, a la vez que aporta ventajas sustanciales durante el proceso.

La organización de las finanzas de una empresa es una tarea complicada, no obstante, si se tiene la continuidad, la metodología y la paciencia requerida, se podrán evidenciar con premura los gastos innecesarios. #sto permitirá que se aproveche al máximo el presupuesto de egresos que tiene cualquier tipo de organización, ya sea grande o pequeña.

Años atrás, el control de los egresos solía llevarlo el dueño de la empresa. Conforme pasaron las décadas se implementó un departamento de administración y finalmente, el contable, que mediante las herramientas tecnológicas derivó en control de gastos mediante Excel , automatizando los procesos de organización de ingresos y egresos de la empresa.

Una particularidad que posee la administración de egresos de forma manual es que realizarla demora mucho tiempo y generalmente, hay mayor posibilidad de contener errores durante los procesos. Esto es debido a que, como su nombre lo indica, lo realiza un administrador o contable que pasan a mano las cantidades, los artículos, los proveedores, las fechas, las direcciones y otros datos que se requieran, por lo cual puede traspapelarse e incluso confundirse un número con otro, tergiversar información, omitir datos, por ejemplo.

2. Diagnostica la organización

Diagnosticar la situación financiera es la columna vertebral para hacer el ejercicio en la gestión de los pagos a todos los que prestan servicios en la empresa. En ese sentido, se recomienda que se guarden todas las facturas, recibos y notas en las que se expiden los gastos que realiza la organización para tener una conciencia clara de la evolución de la economía de la empresa.

No obstante, hay egresos por los que por su naturaleza no suele ofrecerte notas o comprobantes, en ese caso, habrá que anotarlos manualmente y destinarlos a los egresos de la caja chica. Sólo a través de una adecuada gestión de gastos manuales se identificará si es rentable tu negocio o si el presupuesto es el adecuado.

Entre los factores principales se encuentran la actuación de las personas encargadas y la posibilidad de cometer errores. Para realizar el control de egresos es necesario que el encargado reúna los tickets, notas y facturas, ya sea físicas o en línea; envíe un reporte de gastos, se verifique por un supervisor, posteriormente se determinará si es aceptado o no, y finalmente se introducirán los datos respectivos en el software contable.

¿Quieres hacer crecer tu negocio?

Descubre cómo QuickBooks te puede ayudar a lograrlo.

3. Gastos manuales versus automatización de gastos

Si bien las transacciones manuales se traducen en que el contador, administrador o encargado de ventas registre los gastos que se realizan en el diario general y hoja de trabajo, eicho proceso se completa por cualquier persona únicamente escribiendo los datos en papel y hojas de contabilidad. O mediante la realización de control de gastos Excel, un programa de hoja de cálculo.

Esta actividad es considerada manual, dado que cada dato se introduce de manera individual. En caso de que la actividad esté mal realizada o existan datos inexactos, derivará en un coste administrativo y económico para tu organización.

  • Gastos manuales

Algunas personas creen que este método es arcaico y que el proceso resta mucho tiempo de la proactividad del empleado, ya que como se ha comentado con anterioridad, el control de todo tipo de gastos será mayormente efectivo si sólo lo efectúa una persona. Por el contrario, otras disfrutan y hasta consideran agradable el proceso que implica el registro manual de las cuentas, por lo que existe diversidad de opiniones en cuanto al método se refiere.

Un sistema de control de egresos de forma manual requiere un registro diario, habilidad para reconocer los gastos de tipo hormiga y pericia para rastrear todo tipo de notas de compra. Dicho proceso puede realizarse a partir de la escritura en papel hasta la creación de tablas y fórmulas en un software universal en el que se especifique el control de gastos excel.

Como ventaja se puede añadir que los errores que detectan los programas son más fáciles de detectar en la administración de egresos, ya que se tiene la oportunidad de revisar las hojas en caso de así requerirse.

  • Automatización de gastos

Un sistema que automatice la administración de gastos te proveerá de características que no te ofrece el proceso de gastos manuales.

Entre las ventajas de la digitalización de los procesos de control de egresos están:

Tiempo: se trata de una ventaja notoria que salta a primera vista, nunca será la misma cantidad de tiempo destinada si se elaboran el control de egresos de forma manual a la disminución considerable de horas respecto a la utilización de las herramientas digitales ya sea software o apps de control de gastos .

Las aplicaciones que te ayudan en la administración de los gastos son más rápidas para introducir información.

Además, el ahorro de tiempo ayuda en el extravío de notas, facturas o tickets e incluso, en la pérdida de gastos empresariales.

Reducción de fallas: una problemática que se asocia con los procedimientos manuales y el formato de control de gastos es aquél que suele ocurrir durante el traspapeleo de notas, facturas de gastos, un simple error de equivocarse en los dígitos de una suma se convierte en todo un problema que altera toda la operación y que puede evitarse al digitalizar el proceso del control de egresos.

Simplicidad: este punto es probablemente el más importante, simplificar las acciones que se realizan para obtener una gestión de egresos eficiente y libre de equívocos, ahorrará mucho tiempo y esfuerzo a la compañía. Aunada a la simplicidad hoy en día de tener dispositivos móviles como tabletas o celulares inteligentes además de una conexión a internet, puede tramitarse cualquier gestión que incluya la administración de gastos.

Todo esto puede ayudarte a economizar el tiempo que destinas a organizar las cuentas o trabajar de forma remota mediante una aplicación móvil, así como trabajar en conjunto desde la sencillez de una nube.

Comodidad: un gran beneficio que suele apreciarse mayormente por aquellos que tramitan constantemente el control de egresos, al eficientar las tareas y evitarse la engorrosa práctica de rellenar formularios una y otra vez. Un software especializado resolverá estos inconvenientes y agrupará un respaldo de información financiera de la organización.

Datos manipulables: los datos pueden compilarse con mayor rapidez en un sistema digital, que a diferencia del control manual, se toma el tiempo para buscar el libro y revisar los datos.

Factibilidad: la capacidad de que una aplicación sea posible gestionar los gastos con mayor eficacia.

4. QuickBooks: la aplicación más eficiente

Tras todas las observaciones anteriores, resulta primordial que todos los egresos generados por tu organización sean registrados con el fin de gestionar el control de gastos a detalle, actividad que te ayudará a identificar los gastos extraordinarios, los gastos invisibles o denominados “hormiga” e inclusive, las fugas de dinero. Con esta revisión previa, si es necesario realizar algún ajuste o reducción de presupuesto de la empresa, emplea el registro de egresos para evaluar la mejor opción.

Para fortalecer este punto, es importante establecer un informe de corte mensual y anual, en los cuales se indiquen la fluctuación de egresos y la forma en la que se distribuye el presupuesto a lo largo del año, señalando cualquier tipo de cambio, ya sea de proveedor, ingreso de personal, cambio de materias primas, entre otros.

En ese sentido, el uso de aplicaciones contables potencializa la velocidad del control de egresos de tu organización, es primordial realizar una elección acertada.

Una de las herramientas más prácticas y productivas en el rubro de apps de control de gastos es QuickBooks, plataforma de facturación que auxilia cada una de las necesidades contables de tu negocio.

Entre las ventajas que ofrece este software es su capacidad para concentrar los datos y efectuar un control de gastos de una empresa con efectividad, velocidad y con la disponibilidad para que interactúen en la nube simultáneamente.

QuickBooks es la plataforma ideal en la que puedes administrar tus gastos e incluso, te permite cotejar las transacciones. Posee una opción que muestra cuánto gastas en función de la categoría que se le especifique.

control de gastos quickbooks

Además, registra las facturas con posfechadas para actualizar el formato de control de gastos y sabrás la cantidad que debes por mes. De tal forma que anexes datos como el nombre del proveedor, la fecha en la que se depositará, el número de pagos que acordaron, artículos o los servicios por los que estás pagando.

Recuerda que al importar las facturas electrónicas así como los datos bancarios, se automatiza la lista de los gastos. Descubre aquí cómo funciona el sistema administrativo de QuickBooks para optimizar las tareas contables en tu negocio.

Incluso, QuickBooks brinda la posibilidad de vincular tus cuentas bancarias, por lo que las transacciones pueden verse y se actualizan automáticamente. Mediante la opción de reportes, podrás observar cuánto debes a cada uno de los proveedores, al mismo tiempo que asegurarte si estás atrasado respecto a los egresos.

reportes control de gastos

Con esta plataforma puedes monitorear los gastos generales y detectar cómo se administra el presupuesto para continuar con un negocio saludable. Al contar con el registro de los egresos de forma automática, podrás administrar a cabalidad el control de gastos de la organización con la accesibilidad de cualquier dispositivo conectado a internet.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

Artículos relacionados

10 tips para mantener un buen control de egresos

¿Eres consciente de todos los gastos que genera tu empresa? ¿Sabes cómo…

Lee mas

Funciones de un sistema de administración y control empresarial

El control en una empresa va mucho más allá de la supervisión…

Lee mas

¿Por qué tener un sistema para el control de inventario?

Tener un sistema de inventarios aporta numerosas ventajas al control y organización…

Lee mas