2021-03-01 15:52:13 Crece tu negocio English Si eres contribuyente SAT necesitas conocer todo sobre la factura inteligente 3.3, sus beneficios e importancia para el control fiscal.... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2021/03/rsz_surface-r8by83ydxny-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/crece-tu-negocio/el-abc-de-la-factura-inteligente/ ¿Qué es la factura inteligente? | QuickBooks México

Factura inteligente online: evolución, desafíos y beneficios

13 Minutos para leer

Llegó la hora de hablar de la factura electrónica y de su importancia, así que no te preocupes pues no es un tema tan complicado como a veces pensamos pero sí crucial en nuestros días. Te explicamos qué es a través de este contenido.

Contenido

  • Introducción
  • Qué es la factura inteligente
  • La evolución de la factura
  • 5 beneficios de la factura inteligente
  • Los desafíos de la factura electrónica
  • Factura sin desembolsar un peso
  • QuickBooks, una gran opción para facturar

Qué es la factura inteligente

Resulta que a este documento también se le conoce como Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) o factura inteligente debido a toda la tecnología que emplea para su generación, procesamiento, transmisión y almacenamiento de datos.

La importancia de la factura electrónica radica en su función para que personas físicas y morales puedan comprobar ante el Servicio de Administración Tributaria, mejor conocida como el SAT, tanto sus ingresos como egresos. Para garantizar que los CFDIs que se emitan sean únicos y válidos, México optó por utilizar estándares internacionales de seguridad en la materia.

Por lo tanto, la facturación electrónica es obligatoria para todos los contribuyentes del SAT y por eso es importante que sepamos más sobre dicho documento digital ya que estamos en contacto casi a diario con uno de estos, aunque a veces no les prestemos la atención que realmente necesitan.

Con la emisión de una factura inteligente se comprueba la realización de una operación entre dos partes, básicamente es su objetivo. Un ejemplo de esto puede ser la venta de un producto o servicio o la renta de un inmueble, entre otros.

Pero la función de la factura electrónica no solo queda en esto sino que se emplea para comprobar gastos con fines de deducción en materia de Impuesto Sobre la Renta (ISR), así como para trasladar y pagar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) correspondiente.

En el momento que emitas o que te den una factura inteligente online es importante que pongas atención a diversos detalles entre ellos que cuente con Firma Electrónica y Sello Digital, lo cual servirá para verificar al autor que haya emitido dicho documento, así que se incluirá al emisor, al proveedor autorizado en caso de que se haya usado uno y a la propia autoridad fiscal.

Seguramente en este momento te estarás preguntando pero para qué tanto rollo, pero lo anterior ha ayudado a la autoridad fiscal a identificar y a rastrear todas las facturas que se emiten en el país y así obtener un mayor control y tener todo muy claro a la hora del pago de impuestos.

A mayor control de esto, pues menor será la evasión fiscal o por lo menos eso es lo que las autoridades intentan hacer con tantas medidas. Una factura inteligente se da de alta, transmite, envía y archiva en canales electrónicos, pero también se puede imprimir bajo ciertas especificaciones que otorga el SAT.

En papel se puede registrar el contenido de un CFDI, pero esto es imposible que ocurra con la información que corresponde al formato Extended Markup Language o XML ya que para este solamente se emplea lenguaje electrónico. Algo importante que debes de saber es que la representación impresa de una factura no tiene ningún valor, así que el documento digital, a través del archivo XML, es el único que tiene validez.

Dicho lo anterior, por eso es muy importante que prestes atención a la hora de hacer una factura inteligente 3.3 o que alguien te emita una. Todo el mundo, tanto las personas físicas como las morales, deben de contar con un respaldo de las facturas que emitan y reciban, con un lapso no mayor a 10 años, ya que el SAT realiza auditorías al azar, así que nunca se sabe cuándo tendrás que presentarlas para corroborar que todo se encuentra en orden y que no hay ninguna discrepancia fiscal. Mira aquí cómo hacer facturas electrónicas SAT para este año.

La evolución de la factura: pasar del papel a lo digital

México comenzó a planear e implementar un sistema de facturación electrónica a finales de la década de los 90, así que de esto ya han pasado varios años y no todo fue tan sencillo como se llegó a pensar en un principio. Resulta que entre las primeras cosas que se hicieron para poder construir el marco legal necesario fue el de crear el Comité de Factura Electrónica, conformado por 45 empresas que en aquel momento pertenecían a la Asociación Mexicana de Comercio Electrónico.

Después de mucho análisis y de estudiar varias opciones existentes en el mundo, México optó por seguir los pasos de países como España y Chile, así que de ellos tomaron la idea de usar la Firma Electrónica como medio para comprobar quién es el emisor de una factura electrónica.

Tuvieron que pasar varios años, ya que no fue hasta 2004, cuando se aprobó la emisión y uso de la factura electrónica que en dicho momento recibió el nombre de Comprobante Fiscal Digital o CFD. En materia fiscal, el año de 2004 fue importante ya que también se estableció el uso de la Firma Electrónica para poder realizar trámites ante el Servicio de Administración Tributaria.

Por un lapso de 9 años, es decir, de 2005 a 2014 resulta que tanto la factura de papel como la electrónica estuvieron coexistiendo. Todo un estire y encoge el proceso, pero al final se logró alcanzar la meta. Justo un año antes de que desaparecieran por completo las facturas de papel, en 2009, ocurrió algo importante: los contribuyentes pudieron emitir facturas inteligentes a través de medios propios o de terceros.

En 2010 el SAT ordenó que se incorporara un código de barras a las facturas de papel para monitorear a las mismas. El proceso era tedioso ya que se debía descargar dicho código de barras de su página y luego pedir a quien estuviera a cargo de la imprenta que lo colocara en las nuevas facturas. También en ese año fue cuando se creó el Comprobante Fiscal Digital por Internet, el cual seguramente te suena debido a que hasta ahora sigue vigente y actúa como base para el modelo de factura electrónica que actualmente usamos todos los días.

Y si ese año no hubiera estado lo suficientemente movido en materia fiscal, pues resulta que nacen los famosos Proveedores Autorizados de Certificación (PAC), empresas que se encargan de validar facturas para posteriormente enviarlas al SAT. Cuatro años más tarde, en 2014, finalmente la factura electrónica se hace obligatoria para absolutamente todos los contribuyentes.

factura inteligente

5 cosas realmente buenas de la factura inteligente online

Después de muchos años que han transcurrido para perfeccionar dicho documento digital, pues es bueno que sepas lo que se obtiene con este, así que por acá te dejamos los puntos más relevantes.

– Induplicable. Por los estándares de seguridad con los que cuenta, los cuales son altísimos, una factura no puede ser duplicada ni falsificada.

– Verificabilidad. Quien haya emitido el documento, ya sea una persona física o moral, no podrá negarlo debido a que la factura contiene todos sus datos fiscales.

– Agilidad. Gracias a la tecnología con la que actualmente contamos, en cuestión de minutos cualquier persona puede generar una factura sin mayor problema ni conocimiento del tema, además de que buscar una viejita no te llevará horas, como antes, pues debías de revisar cada una.

– Cero impresiones. Olvídate de gastar cientos (o hasta miles de pesos) en la impresión de facturas de papel que solo se iban acumulando en horrendas cajas que también te quitaban un montón de espacio en tu oficina u hogar.

– Control total sobre tu información. Algo realmente bueno es que si no te acuerdas en qué USB o carpeta dejaste alguna factura que emitiste o que te mandaron, pues no tienes que preocuparte en pedir otra ya que puedes volverla a descargarla al acceder a la plataforma del SAT o de contabilidad con la que cuentes.

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Los desafíos de la factura electrónica

Para conocer todo lo relacionado a la factura inteligente debemos de hablar sobre los retos a los que actualmente hace frente. En México, un país donde el ingenio está a flor de piel, resulta que uno de los mayores problemas con los que el SAT se ha topado es el de las factureras.

¿Pero qué son estas dichosas factureras? Pues nada más y nada menos que compañías que son dadas de alta solamente para emitir facturas, pero que no operan realmente, solo simulan que lo hacen. El problema con esto es que hay diversas personas y empresas que optan por buscar factureras para que les emitan CFDIs a un bajo costo y así obtener algunos efectos fiscales como deducción.

Esto, como ya te podrás imaginar, es en verdad un grave problema, por lo que desde el año pasado es considerado un delito que afecta la seguridad nacional y puede llegar a desembocar en prisión preventiva oficiosa. Y el segundo desafío, pero no por eso menos importante reto, es la complejidad de la facturación electrónica.

En los últimos años con tantos cambios que se han llevado a cabo, aunque a veces son mínimos, a las personas físicas así como a las pequeñas y medianas empresas les cuesta muchísimo el poder cumplir con todas las nuevas normas ya que hay que estar capacitándose en la materia e invertir en un buen sistema de facturación.

Factura sin desembolsar un peso

Para quienes deciden no pagar por un sistema de facturación, el SAT pone a disposición de los usuarios una herramienta sumamente útil que les ayuda a emitir dicho documento digital.

Aquí te va el paso a paso para que lo logres, sin que quieras aventar tu computadora por la ventana.

  • Ingresa a: www.sat.gob.mx
  • Pon tu cursor sobre el apartado Factura electrónica y luego selecciona Genera tu factura.
  • En la nueva ventana que te aparece deberás de poner tu RFC, tu Contraseña y el código Captcha para iniciar sesión. Al terminar selecciona Enviar y listo.
  • En caso de que sea la primera vez de que utilices la plataforma, lo primero que te aparecerá será la Administración de catálogos para que elijas la información favorita que posteriormente aparecerá precargada en la generación de tus facturas.
  • Es importante subrayar que una vez que configures la Administración de catálogos, la próxima vez que ingreses al portal entrarás en automático al apartado de Capturar Comprobante.
  • Un cintillo con la información marcada como favorita en Administración de catálogos se desplegará en la parte superior de la pantalla.
  • Tu RFC aparecerá en automático en el apartado Datos del emisor, así que si así lo decides, por ser opcional, podrás capturar tu nombre o razón social.
  • De acuerdo a los datos que hayas seleccionado como favoritos en Administración de catálogos será como aparecerán tu Régimen fiscal y Tipo de factura.
  • En Datos del receptor deberás, si es el caso, capturar el RFC genérico XAXX010101000, el cual siempre se usa en la emisión de facturas por operaciones con el público en general. En caso de que el RFC ya está configurado en Administración de catálogos, pues solo deberás de seleccionarlo del combo desplegable.
  • En Uso de la factura deberás de seleccionar Por definir (P01). Es importante que, en caso de que necesites modificar la información, recuerdes que lo puedes hacer en cualquier instante.
  • Para seguir con la generación del CFDI, da click en Siguiente.
  • En el apartado Comprobante se mostrará la Fecha y hora de expedición de forma automática, según el horario local.
  • Lo siguientes campos se precargarán con los datos que hayas configurado en Administración de catálogos.
  • Para la emisión de facturas por operaciones con Público en general, la Forma de pago será aquella con la que se haya liquidado el comprobante.
  • Siempre registra la clave de PUE (Pago en una sola exhibición) en el campo Método de pago.
  • En Conceptos, da click en Nuevo para agregar el producto o servicio que vas a facturar.
  • Los conceptos que se desplegan corresponden a la información que se guardó en los catálogos.
  • Los demás datos se desplegarán en automático al seleccionar el producto o servicio.
  • Cuando emitas facturas por operaciones con Público en general , la clave de producto o servicio que debe registrarse es 01010101, en Cantidad el valor 1, la unidad el valor ACT (Actividad) y en Descripción debe registrarse Venta.}
  • Para aplicar las reducciones en los impuestos del IVA e IEPS, en las actividades realizadas con el Público en general, los contribuyentes del RIF en ningún caso deberán realizar el traslado del impuesto en forma expresa y por separado. Por tanto, no se debe de seleccionar el apartado Impuestos.
  • Da click en Agregar información.
  • Cuando guardes los conceptos, podrás ver el Subtotal y Total de la factura.
  • En caso de que necesites mayor información, cuentas con la opción de apoyarte en los íconos de ayuda marcados con el signo de interrogación. Recuerda que es muy importante que no dejes vacío ningún campo marcado con asterisco.
  • Para generar la factura, da click en el botón Sellar, enviar y descargar.
  • Descarga y guarda tu comprobante y archivo XML.
  • Como último paso cierra la sesión para salir de la plataforma del SAT.

QuickBooks, una gran opción para facturar

Si lo anterior te resultó algo confuso y complicado, pues debes de saber que existe QuickBooks, una gran alternativa para hacer sencillo lo que puede ser un verdadero tormento. QuickBooks, plataforma número 1 de contabilidad en el mundo, cuenta con un sistema realmente sencillo para facturar y administrar cualquier negocio, ya sea pequeño, mediano o grande.

La ventaja que obtienes al contratar QuickBooks, plataforma certificada por el SAT, es que siempre estarás al día con los lineamientos y disposiciones, así que de eso no tendrás que preocuparte. Si eso no resulta lo bastante atractivo pues resulta que podrás facturas desde cualquier dispositivo inteligente (computadora, tableta o celular) que cuente con conexión a Internet, pues toda tu información la hallarás en la nube.

Y lo mejor de todo, en verdad, es que contratar el servicio de QuickBooks es realmente accesible ya que encontrarás paquetes que van desde los $90 pesos al mes.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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