2019-06-05 16:52:18 Crece tu negocio English Conoce cuánto tiempo puedes ahorrar al mes al utilizar un software administrativo para empresas, aprende qué otro tipo de ventajas tiene... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2019/06/16.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/crece-tu-negocio/este-es-el-tiempo-que-puedes-ahorrar-usando-un-software-administrativo-para-empresas/ Ahorra tiempo usando un software contable para PyMEs%%page%% %%sep%% QuickBooks

Ahorra tiempo usando un software contable para pymes

8 Minutos para leer

Al momento de emprender nuestra propia pequeña o mediana empresa (PyME) nos encontraremos con distintos aspectos o situaciones que requieren de toda nuestra atención, sin embargo, varias tareas pueden reducir su tiempo y esfuerzo con la implementación de un software contable. ¿Has sentido que dedicar mucho tiempo a actividades relacionadas con la contabilidad y gestión de recursos de tu empresa?

Mantener un negocio puede ser una tarea que consuma la mayor parte de nuestro tiempo, por eso es importante que aprendamos a administrar, no solo los recursos con los que dispone nuestra PyME, sino también el tiempo que ocupamos en cada actividad relacionada con nuestra compañía para que logremos poner dedicación a cada uno de los procesos que requiere nuestra organización para lograr el éxito que buscamos.

En ese sentido, la administración de una empresa es una de las partes fundamentales y más importantes a la hora de emprender, ya que de ésta dependerá que logremos nuestros objetivos a corto, mediano y largo plazo. Por fortuna, en el mercado ya existen muchas soluciones y herramientas especializadas para ayudarte a gestionar tu PyME, que tienen como principio ahorrar tiempo y esfuerzos. Así podrás dedicar ambos a otras tareas relacionadas con tu negocio o, simplemente, disfrutar de mayor tiempo libre al destinar menos horas en la oficina.

¿Sabías que existen softwares contables en México diseñados para PyMEs con los cuales puedes automatizar distintos procesos como generar reportes personalizados? QuickBooks es un software contable para empresas que te ayudará a ahorrar tiempo en varios procesos, desde tu facturación en línea hasta la contabilidad de tu negocio.

En este artículo te explicamos las razones por las que deberías decidirte a adquirir un software contable, te contamos qué tareas puedes realizar específicamente a través de QuickBooks, cuántas horas al mes podrías ahorrarte utilizándolo, así como todos los beneficios que traerá a tu PyME y a tu vida implementar un sistema de gestión en línea.

Facturación en línea rápida, segura y amigable

Desde hace unos años, la facturación electrónica es una realidad en México, la cual tiene como objetivo reducir los tiempos en trámites fiscales de los contribuyentes, como las declaraciones mensuales y anuales, así como evitar la evasión fiscal. Aunque el Sistema de Administración Tributaria (SAT) dispone de su propia aplicación de facturación en línea, esta herramienta no responde a las necesidades de empresas con un volumen grueso de facturación, además de las constantes fallas que llega a presentar.

En dicho contexto, el software contable QuickBooks cuenta con una herramienta de facturación en línea que permite generar cada Certificado Fiscal Digital por Internet (CFDI) desde cualquier dispositivo. Y lo mejor de este aspecto es que la facturación no tiene un número límite de emisión, ni costos adicionales, ya que, sin importar el número de CDFI que tu negocio emita, todas están incluidas en el plan que hayas contratado.

Automatiza facturas y cancela desde un solo lugar

¿Cansado de los errores de facturación por typos o datos cruzados? Con QuickBooks basta que ingreses una vez los datos de tus clientes para que estos se guarden y se autocompleten al momento de crear una factura nueva. Con esto evitarás errores al facturar.

Además, si tu negocio ya tiene una cartera de clientes frecuentes, con el software contable de QuickBooks puedes adelantar la generación de sus respectivos comprobantes fiscales y hacer que estos se envíen automáticamente a sus correos. Asimismo, si deseas cancelar alguna o varias facturas, bastará con que busques, encuentres y selecciones el comprobante en la lista de CFDI emitidos y dar clic en anular. Así de fácil, ya no tienes que ingresar a tu cuenta en el portal del SAT.

Incluso, si QuickBooks detecta que aún no se han pagado algunas facturas, el sistema envía recordatorios automáticos. De esta manera, podrás darle seguimiento a cada una de las facturas que generaste para que sepas cuáles ya se pagaron y cuáles aún están pendientes. ¡Genial!, ¿no lo crees?

Conciliación automática y sencilla

La conciliación de cuentas es necesaria en los negocios al momento de realizar la contabilidad. Este proceso nos ayuda a conocer si hemos registrado de forma adecuada cada una de las transacciones que la empresa ha realizado por medio de una cuenta de banco. Esta tarea se puede hacer en distintos lapsos, por ejemplo, de manera semanal, quincenal o mensual. Así, monitorear nuestras cuentas nos da la certeza sobre dónde queda el dinero de nuestra PyME.

Para llevar una adecuada contabilidad de las operaciones que realiza tu negocio es importante que tus cuentas bancarias estén conciliadas con los gastos que realizas en tu empresa. Puedes vincular tu cuenta de QuickBooks con tus cuentas en el banco para realizar este proceso de manera rápida, y así cada cierre de mes te ahorrarás horas que te servirán para dedicarte a otras tareas prioritarias.

Controla tus gastos e ingresos

Algo que hace destacar a QuickBooks del resto de programas contables es que funciona en tiempo real, es decir, cada que realices gastos o depósitos podrás consultar cómo van tus finanzas al abrir tu cuenta en cualquier dispositivo. Disponer de esta información en cualquier momento te permitirá tomar decisiones importantes para tu empresa con la confianza de que tienes los datos de tus finanzas al día y sin errores.

Además de obtener los datos financieros de tu negocio por medio de los reportes, también puedes establecer presupuestos de gastos para tu PyME. QuickBooks te permite llevar un registro detallado de tu contabilidad, gestionarlo de una manera sencilla y rápida, incluso dar seguimiento a los presupuestos que hayas establecido previamente y, con ello, determinar si son necesarios ajustes en tu operación diaria.

Crea reportes

Generar reportes sobre las operaciones que haya llevado a cabo nuestra empresa es necesario para que tengamos herramientas estadísticas que nos permitan una mejor toma de decisiones. Recuerda que los datos contables nos dan mucha información relevante sobre nuestro negocio, que pueden indicar si nuestras finanzas son saludables, si hemos registrado ganancias, o, incluso, determinar si es momento de solicitar algún financiamiento o crédito ante el banco.

Con QuickBooks podrás generar automáticamente reportes financieros, como el reporte de pérdidas y ganancias. Sin tanto esfuerzo en conocer el balance general de tu negocio, podrás conocer rápidamente en qué estado se encuentra tu PyME y así priorizar cómo se ocuparán los recursos disponibles. También podrás implementar planes de acción para evitar fugas de dinero.

Además, este software contable tiene otras herramientas que te permitirán ahorrarte hasta 15 horas al mes en tareas relacionadas con la administración, contabilidad y facturación. Otra ventaja es que es muy fácil configurarlo y aprender a utilizarlo debido a su interfaz amigable con la o el usuario. Así que no perderás tiempo como con otros programas que requieren de muchas horas y tutoriales para aprender su funcionamiento y a configurarlo.

Control inventarios automático

Como sabrás, llevar un control de inventario nos permite gestionar eficientemente la rotación de nuestros productos y su almacenamiento adecuado, además de controlar el flujo de información relacionado con este procedimiento dentro de la PyME. Incluso esta tarea se vuelve indispensable para las empresas que deben pedir mayores insumos cada cierto periodo, cuando se trata de artículos perecederos, ya que estos no pueden permanecer almacenados mucho tiempo por el riesgo a caducar o a echarse a perder.

Con QuickBooks puedes administrar y controlar de forma eficiente tu inventario, monitorear en tiempo real cómo va el abasto de tu almacén, ya que este software contable te permite automatizar esta tarea y así determinar en qué momento es necesario hacer los pedidos para abastecer tu almacén. Recuerda que no controlar el inventario puede resultar en pérdidas de tiempo y dinero.

Almacena tus registros contables completos en la nube

El SAT puede llegar a solicitar a las personas físicas y morales sus comprobantes fiscales en cualquier momento, por si surge la necesidad de atender cualquier duda o aclaración relativa a sus operaciones. Por esas razones, los contribuyentes deben mantener resguardados durante cinco años sus registros; tanto sus facturas, declaraciones, así como las transacciones que realizaron todo ese tiempo.

No obstante, gracias a la facturación electrónica es fácil tener esta información en formato digital, sin embargo, es probable que tengas que actualizar constantemente el archivo donde guardas tus datos contables, incluso pueden surgir problemas cuando uno de tus dispositivos donde guardas estos archivos se destruye. Puedes perder la totalidad o parte de tu registro.

Con QuickBooks tienes la certeza de que, aunque pierdas tu dispositivo, todos tus datos estarán protegidos. Esto es posible gracias a que los datos están encriptados y, básicamente, tu usuario y contraseña son la llave para acceder a ellos. Solo tienes que tener tu información almacenada y sincronizada directo con la nube. Así no tendrás ningún problema al consultar el registro de todos tus archivos.

Olvídate de las instalaciones y configuraciones

Como QuickBooks es un software contable basado en la nube, no requiere que realices instalación en tus dispositivos; solo es necesario ingresar al navegador web, iniciar sesión con tu cuenta y hacer lo que necesites hacer. Otros programas dependen de su instalación en un número limitado de computadoras, incluso exigen configurarlos para su uso, y eso requiere, en muchas ocasiones, de personal con conocimiento especializado en sistemas o soporte técnico.

Además, si llegas a tener dudas o problemas con tu cuenta, QuickBooks te brinda soporte y acompañamiento en el momento en que lo necesites.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

Artículos relacionados

Conoce estas opiniones sobre QuickBooks México

A pesar de que la contabilidad es el sistema de control y…

Lee mas

Cómo elegir entre un sistema de administración o de gestión para tu negocio

A lo largo de este texto, haremos hincapié en las diferencias entre…

Lee mas

¿Cómo la tecnología en la nube puede ayudar a tu PyME?

Muchas personas que poseen pequeñas y medianas empresas (PyMEs) desconocen o aún…

Lee mas