2021-04-29 22:37:02 Crece tu negocio English Mira la importancia que tienen los servicios de facturación para tu pyme y las diferencias de facturar en línea en QuickBooks vs.... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2021/04/christina-wocintechchat-com-f6wB7D_xISY-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/crece-tu-negocio/facturacion-manual-vs-quickbooks/ Facturación electrónica vs. manual | QuickBooks México

Diferencias entre facturación en línea vs. manual

12 Minutos para leer

Los retos y responsabilidades a los que se enfrenta un empresario de una pequeña o mediana empresa son múltiples; sin embargo, administrar efectivamente todas las finanzas de tu negocio será pieza clave en la gestión económica, causando un efecto dominó que derivará en una clara repercusión positiva en todas las áreas.

Índice de contenidos:

  1. La importancia de los servicios de facturación
    1. ¿Qué es una factura?
    2. Conceptos a incluir en la facturación manual
    3. ¿Para qué facturar?
  1. Facturación electrónica
    1. ¿Qué es la factura electrónica?
    2. Diferencias entre la factura manual y la factura digital
  1. QuickBooks: factura en línea

Responder efectivamente a los requisitos fiscales es esencial para llevar una adecuada gestión de tu organización, por lo cual es vital que la facturación esté al día.  A continuación te presentamos la diferencia entre factura manual y electrónica.

La importancia de los servicios de facturación

Si aún no has edificado tu negocio, o estás en la estructuración de éste, seguro te has dado cuenta que la organización de los diversos departamentos entre sí es necesaria para el desarrollo de la empresa, así como para cumplir con las actividades que comparten una o más áreas.

Esta planeación será fundamental para evitar futuras dificultades, por lo tanto, es elemental contar con una óptima organización contable, de la mano con una facturación electrónica ágil y, sobre todo, mantener una salud financiera constante en lo referente a la relación empresa-Hacienda, con el objeto de prescindir de las sanciones y las temibles multas estipuladas. Incluso, si se cuenta con la factibilidad de poseer documentos comprobatorios de transacciones realizadas o si se realiza una gestión contable eficiente, podría obtenerse saldo a favor en Hacienda.

Si bien, existen dos opciones a la hora de realizar una factura, hay una marcada diferencia entre factura manual y electrónica.

La primera de tipo manual, como especifica su nombre, es realizada introduciendo todos los datos a mano en un documento previamente autorizado por el fisco, que consta de original y copia. El original se quedará en poder del proveedor o prestador de servicio o del también llamado emisor, y el cliente recibirá la copia de la factura emitida.

Antes, dicho documento solía expedirse en un papel que se imprimía en establecimientos certificados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), con un folio que respondía a las necesidades en función de las facturas emitidas. El emisor escribía con letra de molde o imprimía los datos necesarios y se los entregaba al cliente.

Con la transformación originada por las nuevas tecnologías y el surgimiento del internet, la segunda denominada facturación electrónica, e-Factura o facturación digital, se volvió una realidad y con el paso de los años, un proceso cotidiano expedir facturas a través de la red.

¿Qué es una factura?

En cuanto a qué es una factura, se trata de un documento de índole mercantil que señala la compraventa de un producto o la prestación de un determinado servicio. Dicho documento tiene validez de tipo fiscal y legal, dado que puede presentarse como prueba física que celebra la operación efectuada por un vendedor y un comprador; hace constar que la transacción comercial se realizó de manera correcta y conveniente, validando la conformidad entre ambas partes.

Además, legitimiza la transacción realizada y facilita que el contribuyente logre la comprobación de sus ingresos y egresos, certificando de manera formal la operación entre proveedor y cliente. Para ello, deberá contener una serie de datos que deben procurarse al pie de la letra para evitar caer en invalidación de la misma.

La factura puede presentarse en dos formatos: manual y electrónica.

Ejemplo de factura_QuickBooks México

(Ejemplo de e-Factura)

Conceptos a incluir en la facturación manual

Para que una factura manual tenga validez deberá contener una serie de datos que se mencionan a continuación.

En caso de que exista omisión de cualquier concepto se podrá invalidar la factura en Hacienda. Los campos que componen una factura manual son:

Fecha y lugar de emisión: En cada factura es esencial indicar el día, mes y año en que se realizó la transacción, así como el lugar en el que se efectuó. Usualmente se especifica en la cabeza del documento.

Número de factura: Todas las facturas tienen que enumerarse para llevar un orden. El número de factura se inicia con el 1 en el mes de enero y se termina hasta el último día del año en curso. Al comenzar un nuevo año, se iniciará la numeración a partir del 1. Se asigna el folio en función del número de facturas que expide el emisor.

Datos fiscales del proveedor y cliente: En esta área se especifica el nombre, el régimen fiscal, si se trata de persona moral o física, así como la dirección establecida por el régimen registrado.

Descripción del producto y/o servicio: Este concepto se refiere a la prestación de un servicio o la adquisición de un artículo, debe detallarse el número de productos que se recibieron y pormenorizar la clase de mercancía que se entregó.

Cantidad: Se refiere a la cantidad total que se pagó expresada con letra.

Subtotal: Es la cantidad que se pagó, sin impuesto, de los artículos o servicios facturados.

Impuesto al Valor Agregado (IVA): Es la cantidad del impuesto de los artículos o servicios que serán facturados.

Total: Se define como la cantidad pagada con el impuesto de los servicios o productos que se facturan.

¿Por qué facturar en línea?

En todo caso, cualquier empresario o empleado autónomo e incluso, cualquiera que labore por su cuenta (freelance) está obligado a facturar por la prestación de servicios y la venta de artículos.

La excepción es para los trabajadores asalariados, por lo que las empresas u organizaciones que contratan a los asalariados deben realizar un recibo de pago, de forma que se exenta la labor de emitir facturas del empleado.

Como se ha mencionado con anterioridad, la factura es el comprobante de la transacción efectuada por dos partes, por lo que, cuando un negocio o empresa aporta facturas por sus productos o servicios prestados, se deduce el IVA que se aporta. O bien, puede ser contabilizada como ingreso alguna operación que se pagó con dicho documento, dado que este comprobante es válido ante cualquier inspección de la Agencia Tributaria.

Para comprobar gastos: Una de las bondades de este documento es que facilita la comprobación de egresos ante las autoridades y ante Hacienda, lo que deriva en una mayor gestión de tus finanzas. Sobre todo, en la época de la temida declaración anual, por lo que tu departamento contable podrá organizar con mayor simplicidad los gastos.

Deducir impuestos anuales: Algunos gastos que genera una persona física pueden ser periódicos e inevitables, no obstante, tienen la virtud de ser deducibles de impuestos.

En el momento de realizar la declaración anual, puedes presentar los consumos efectuados a lo largo del año y, de esta manera, se podrá evaluar el saldo a favor para ser candidato a la devolución de impuestos.

Acreditar los bienes: Es probable que la empresa haya adquirido algún bien material o haya hecho una renovación de mobiliario, operación de la que pueden aprovecharse los proveedores en caso de que no cuentes con la facturación que acredita que los muebles son de tu propiedad. Inclusive, para hacer válida cualquier tipo de garantía que necesites ratificar, la factura en línea será el comprobante que demuestra que adquiriste el producto o servicio en cuestión y te permitirá legitimar lo que es de tu propiedad.

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Facturación electrónica

A partir de 2013, la facturación electrónica se volvió de carácter obligatorio en México, por lo que cada vez es más común solicitar una factura y que el proveedor la envíe a un correo electrónico solicitado. Para esto, solamente se requerirán los datos fiscales de la persona u organización que requiere la facturación, incluyendo el RFC, además de la dirección del mail del receptor.

El proveedor rellenará los campos necesarios y expedirá la factura, enviando un correo electrónico compuesto por dos archivos: un PDF y un archivo XML, en caso que no estén integrados, no serán válidos.

Se trata de una forma sencilla, rápida y eficaz para evitar traspapelar los documentos y mantener una organización continua en la contabilidad de la empresa.

¿Qué es la factura electrónica?

Con la proliferación de la globalización y la homologación de transacciones comerciales, la transición a una nueva era de las tecnologías de la información y comunicación, apareció la facturación electrónica.

En México, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) llevó a la práctica las facturas electrónicas. Se trata de un sistema de generación de archivos en línea que emite facturas a través de medios digitales. Con estos documentos es posible comprobar los egresos e ingresos de los contribuyentes, con los cuales se ofrece una seguridad total para quien expide y recibe una factura como lo es, por ejemplo, una empresa consolidada o una persona física, quien a través de dicho documento corrobora el vínculo entre la identidad del emisor y su clave, cerciorándose de su legitimidad.

La factura es también llamada Comprobante Fiscal Digital por Internet o CFDI. Esta e-Factura se emplea como certificado fiscal, el cual avalará la transacción realizada y se sellará para certificar la operación.

No obstante, para que el CFDI tenga validez, debe incluir el timbre, que se compone por un código de seguridad y verificación, que se creará a partir del nexo correspondiente con el SAT.

Diferencias entre la factura manual y la factura digital

Pese a que la factura manual es la clara antecesora de la electrónica, la diferencia entre factura manual y electrónica suele ser pequeña pero sustancial.

Electrónica: Para expedir dicha factura, es necesario contar con la firma electrónica o FIEL; posee la facilidad de enviarse por correo electrónico y consta de dos archivos adjuntos: el PDF y el XML.

El primero es un archivo de representación gráfica de tipo digital, el cual es la evidencia visual de la transacción y sirve para agilizar cualquier tipo de aclaración o dato por confirmar. Otra peculiaridad es que Hacienda no certifica el PDF como documento oficial.

Por otra parte, el archivo XML se refiere al conjunto de datos detallados de la factura que facilitan el intercambio entre diversas plataformas, el cual posee la ductilidad de adaptarse a la lectura en cualquier sistema operativo.

En ese sentido, es esencial verificar que el archivo XML no se encuentre dañado, ya que es el comprobante que validará Hacienda durante la declaración anual.

Al tratarse de un documento electrónico, tiene la ventaja de haber pasado por un control previo y, aunque éste transite por distintas manos y en diversas plataformas, es difícil que alteren sus datos.

Otra de sus ventajas es que el tiempo de vida se extiende, dado que los archivos pueden trasladarse a cualquier dispositivo e incluso subirse a una nube, por lo que es posible acceder a ellos desde cualquier lugar con acceso a internet.

Se pueden expedir facturas en tiempo récord, es decir, en minutos y a múltiples destinatarios; además, puedes llevar un control más preciso que no suele compararse con un registro manual, en el que abundan las equivocaciones.

Los CFDI’s son mayormente legibles, en ese sentido, los números no gozan de dobles interpretaciones, como ocurre al tratar de descifrar las letras de algún nombre que hayan sido escritas a mano.

Manual: En cambio, la factura manual es impresa, y corregir sus datos, en caso de que existan errores, suele ser más engorroso. Posee un folio, por lo que tiene que cancelarse y crear una nueva factura para que se corrija.

Una ventaja de la factura manual sobre la electrónica es que, como el documento es físico, los archivos no se dañan, sin embargo, puede borrarse la tinta o desteñirse el papel y desintegrarse.

QuickBooks: factura en línea

Con la premura de los tiempos actuales, es necesario responder a los requerimientos cotidianos, por lo que te recomendamos el uso de plataformas de contabilidad que agilicen los procesos de gestión administrativa de tu negocio.

QuickBooks Online es el software de contabilidad más efectivo de México y la mejor plataforma de sistema contable que organiza tus facturas en línea de manera eficiente y continua.

Crea y envía facturas electrónicas ilimitadas, potencializa tus servicios de facturación, complementos del pago y toda clase de documento fiscal que cumple con los requisitos del SAT, conoce aquí cómo funciona.

Además, QuickBooks expide las facturas que necesitas de una manera sencilla y al instante, personalizando los impuestos que desees agregar, con un informe detallado de las condiciones de pago para mantener un control de tus finanzas empresariales.

Factura electrónica_QuickBooks Online

(QuickBooks facilita la automatización para expedir facturas electrónicas)

Con QuickBooks Online podrás digitalizar cualquier tipo de proceso, timbrar las facturas, descargar los archivos PDF y el XML directamente a tu ordenador o, si prefieres, enviarlos directo a tu cliente vía correo electrónico. Además, puedes realizar el seguimiento del estado de las facturas pendientes de pago, o bien, actualizar el envío de recordatorios de pago.

Genera complementos de pago y mantente al día con la actualización financiera de tus bancos y de los egresos e ingresos que tiene tu organización, y posiciónate con una sana gestión de finanzas con una poderosa herramienta como QuickBooks Online.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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