2019-06-05 16:23:02 Crece tu negocio English Simplifica el cumplimiento de tus obligaciones fiscales con QuickBooks y conoce las diferencias entre facturadores electrónicos para pymes... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2019/06/rsz_airfocus-ioinvpqe738-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/crece-tu-negocio/que-es-un-facturador-electronico-y-como-puede-servirle-a-tu-pyme/ ¿Qué es un facturador electrónico? | QuickBooks México

Programas para facturar en línea

12 Minutos para leer

La importancia de facturar radica en que al emitir un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es con lo único que puedes constatar ante la autoridad que has vendido un producto o servicio, así que el que factures (y lo hagas correctamente) resulta de suma importancia. Por eso en este artículo averiguarás todo lo que necesitas saber sobre la labor que realiza un facturador electrónico.

Contenido

  • Los pormenores de un facturador electrónico
  • Facturador del SAT vs. Facturador de paga
  • Lo que ganas al utilizar un facturador electrónico de paga:
  • a) Accesibilidad a tu información en todo momento
  • b) Blindaje de tu información
  • c) Almacenamiento
  • d) Actualizaciones gratuitas
  • e) Conciliación bancaria con solo un click
  • f) Reportes personalizados
  • g) Cancelación de facturas en minutos
  • h) Apoyo técnico en todo momento

Facturar es una palabra que resulta clave en la vida de cualquier persona que tiene un negocio o que está dada de alta ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) como persona física con actividad profesional. Por lo tanto, si el que emitas una factura es algo tan relevante, entonces el que cuentes con la herramienta que te apoye a hacerlo de la forma ideal es un tema al que le debes de prestar toda tu atención ya que será algo que te ayudará a agilizar dicha tarea o que te complicará por completo, como muchas veces pasa.

De lo anterior también se desprenderá la forma en la que puedes organizar todos los CFDI que emitas como los que recibas y esto estará directamente relacionado con tu contabilidad, ese tema que mes a mes se vuelve algo sencillo o que te embrolla la vida de una forma inimaginable por la cantidad de cosas que requiere, como el presentar tu declaración mensual, bimestral o anual y realizar cancelaciones de facturas, además de hacer balances y monitoreo normal de inventario. Conoce aquí los tipos de CFDI y cuáles son sus aplicaciones contables.

Llevar orden de todo lo anterior será mucho más fácil (y cuando decimos mucho eso quiere decir abismalmente) si cuentas con las herramientas indicadas, como un buen y amigable facturador electrónico. Te explicamos los aspectos que debes fijarte para que elijas el mejor y este te ayude a hacer tu trabajo más sencillo y no te complique más la vida.

Los pormenores de un facturador electrónico

Lo primero que debes de tener súper claro es lo que es un facturador electrónico y para lo que sirve, ya que muchas veces por ahí empieza la confusión. Esta es una herramienta digital que se encarga de emitir los CFDI que necesitas dar por la venta de productos o la prestación de servicios que realizas. Un buen facturador electrónico facilitará tu trabajo enormemente, lo que agradecerás a fin de mes cuando veas que tienes todo en orden y sin mayor complicación.

En la actualidad puedes encontrar facturadores en línea gratuitos como el que pone el SAT a disposición de sus usuarios y facturadores de paga que están certificados y avalados por las autoridades a los cuales se les conoce como Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). Si decides que vas a contratar un facturador de paga debes saber (y revisar) la lista completa de los PACs autorizados por el SAT para verificar que esté todo en orden con la empresa que te ofrece el servicio y no vayas a tener un problema más adelante. Es algo sumamente sencillo que no te quitará mucho tiempo y te puede ahorrar bastantes dolores de cabeza. Por acá te dejamos el enlace donde puedes ver los PACs autorizados, pues siempre es bueno contar con la información.

Facturador del SAT vs Facturador de paga

Ya sabes que tienes que emitir facturas y que quien te ayudará a hacer esto es un facturador electrónico. El siguiente paso a dar es el de elegir la herramienta ideal. La cosa no es tan complicada en un principio, pues lo primero que deberás de decidir es si utilizarás la herramienta gratuita o alguna que pagues. No nos vamos a ir más lejos en esta primera parte ya que hay que ahondar en las ventajas y desventajas de cada una de estas y lo que implica esta decisión.

Dos son los primeros obstáculos que debes vencer en materia de facturación: el primero es cultural y el segundo operativo. Sobre el aspecto cultural debes de contemplar y aceptar que tendrás limitantes de tiempo y conocimiento ya que muchas veces debido a que los recursos son limitados, uno es quien debe de encargarse de las finanzas, facturación y contabilidad, aunque no se esté preparado para ello. Por lo tanto aquí resulta crucial la educación e información previa que se obtenga para tener claras y presentes las opciones y obligaciones a las que habrá que hacer frente.

Sobre el obstáculo operativo hay que asegurarse de contar con la infraestructura adecuada para evitar que el manejo de facturas consuma mucho más tiempo de lo realmente necesario. Esto significa que lo ideal es buscar un facturador electrónico que realmente ayude a cumplir con todo lo que se necesite, pues a veces solo se considera un aspecto y eso no basta.

El facturador del SAT puede resultar bastante útil para miles de contribuyentes que cuentan con tiempo (y paciencia) para hacer sus facturas, pero si requieres hacer varios CFDIs en un breve lapso de tiempo esto resultará sumamente abrumador ya que deberás de invertir muchísimas horas. La gran desventaja que presenta el facturador electrónico del SAT a la hora de hacer un CFDI es que sus procesos no están automatizados, así que cometer un error o varios puede ser algo relativamente sencillo. Un ejemplo de esto es que tendrás que capturar manualmente los impuestos por lo que tendrás que estar súper concentrado a la hora que te pongas a emitir todas las facturas y a hacer los cálculos correspondientes.

Y si hablamos sobre las cancelaciones de un CFDI , pues ahí sí lo mejor será que te sientes, pongas algo de música, vayas por algo que comer y le dediques un buen rato de tu día para poder hacerlo ya que si te animas a hacerlo a través del portal del SAT, deberás de dar un montón de pasos para que ubiques la factura que no sirve. En caso de que sean varias las facturas a cancelar, pues literalmente una mañana o tarde, sino que es todo el día, lo deberás apartar para que cumplas con la titánica tarea.

Con un facturador electrónico de paga todo lo antes mencionado y varias cosas más las resolverás en un par de pasos y muy poco tiempo ya que buscan que las cosas las hagas de forma sencilla y sin tener que seguir decenas de pasos.

¿Quieres hacer crecer tu negocio?

Descubre cómo QuickBooks te puede ayudar a lograrlo.

Lo que ganas al utilizar un facturador electrónico como QuickBooks

Accesibilidad a tu información en todo momento

Hoy en día no existe nada mejor que contar con toda la información necesaria en la nube, sobre todo si es de tu negocio, ya que siempre podrás conectarte a esta. Los softwares para facturar que se instalan físicamente en ciertos equipos atan a sus usuarios a solamente poder trabajar desde dicho punto, lo que no resulta nada práctico con las necesidades actuales. Uno nunca sabe qué es lo que pueda pasar y prevenir es de sabios.

QuickBooks es el software contable que cuenta con el facturador ideal para quien busca flexibilidad ya que el usuario puede utilizar el dispositivo electrónico de su elección (computadora portátil, de escritorio, celular inteligente o tableta) para acceder a la plataforma, conoce aquí cómo funciona.

Blindaje de tu información

Uno de los grandes miedos que todas las personas sufren actualmente es el de perder o que les roben información. Existen un millón de posibilidades que van desde el robo de computadoras y aparatos electrónicos con todos los datos cruciales de un negocio o de una persona hasta el caer en manos de ciberdelincuentes a través de un hackeo.

Justo por eso lo recomendable, por lo menos en materia contable y fiscal, es contratar el servicio de un facturador electrónico que cuente con un servicio en la nube, como QuickBooks, pues este tendrá todos los estándares de seguridad necesarios. En caso de que extravíes o de que te roben alguna de tus herramientas electrónicas no tendrás que preocuparte de recuperar tu información contable ya que todo se encontrará en la nube, lo que vale oro molido. Solo necesitarán acceder con tu usuario y contraseña desde donde lo desees para obtener facturas, balances o conciliaciones.

Almacenamiento

¿Te acuerdas cuando tenías que guardar decenas de facturas por si necesitabas hacer alguna aclaración ante el SAT? Bueno, pues afortunadamente todo esto cambió desde el 2004 cuando se empezó a usar la factura electrónica.

Un facturador electrónico como QuickBooks no solo emite CFDI’s sino que cuenta con almacenaje, así que cualquier factura que necesites consultar te tomará solo unos minutos ya que para ubicarla cuentas con filtros de fechas, clientes o servicios, una verdadera maravilla.

Actualizaciones gratuitas

Mantenerse al tanto de los cambios que realiza el SAT no es cosa sencilla ya que hay que estar al pendiente y capacitándose al respecto. A veces son pequeñas cosas como cambios al catálogo de productos y servicios, pero eso consume tiempo que en muchas ocasiones no se tiene.

En caso de que decidas contratar el servicio de QuickBooks, esto no será algo de lo que debas de preocuparte ya que el programa será actualizado y tú contarás con la información necesaria al hacer solo un click. Otra ventaja es que quien se encargará de realizar las actualizaciones en materia de seguridad será QuickBooks, así que esos tiempos en los que debías de hablarle a un especialista para que corriera nuevas versiones de un programa que necesitabas usar ya quedaron atrás.

Conciliación bancaria con solo un click

Llevar todo en orden es sumamente complicado si no se cuenta con las mejores herramientas, además de que es sumamente desgastante el darle seguimiento a todo. Saber en donde estás parado financieramente hablando es realmente importante. Afortunadamente una plataforma como QuickBooks hace de tareas sumamente complejas y absorbentes, como es elaborar una conciliación bancaria, algo muy sencillo.

La cosa es tan fácil que lo único que deberás de hacer es vincular tu cuenta bancaria a la aplicación de QuickBooks, registrar tus gastos en la misma, consignar el saldo final de tu estado de cuenta y poner tu fecha de corte. Al final de lo único de lo que te encargarás será de comparar las operaciones registradas en tu estado de cuenta y en QuickBooks, lo que te tomará unos minutos. Una vez que revises que no existe discrepancia alguna entonces podrás generar, si así lo deseas, un informe de conciliación que podrás compartir con tu contador o con quien necesite dicha información.

Reportes personalizados

El dicho dice que información es poder y esto es totalmente cierto y más en materia de negocios y finanzas personales. QuickBoks no solo es un facturador electrónico sino un poderoso software contable que te ayudará a llevar mejor tu negocio, pues puede generar reportes de tus pérdidas y ganancias en el momento que se lo pidas.

Si esto no te parece genial con lo siguiente te quedarás totalmente asombrado ya que puedes hasta configurar el sistema para que estos reportes se hagan automáticamente cada determinado tiempo (semanalmente, quincenalmente o mensualmente, entre otros) y te lleguen directo a tu correo electrónico.

Cancelación de facturas en minutos

Como anteriormente lo habíamos mencionado, el cancelar una factura a través del SAT puede convertirse en una tarea tortuosa, pero si lo haces con un sistema como el de QuickBooks es la cosa más sencilla ya que todo está hecho para quitarte el menos tiempo posible y que sea realmente práctico.

Con QuickBooks te olvidas de realizar varios pasos, pues lo único que debes de hacer es acceder a la factura que deseas cancelar y darle click en Cancelar factura. Esto lo harás en menos de un minuto y sin mayor problema podrás ponerte hacer otras cosas.

Apoyo técnico en todo momento

La diferencia entre el facturador electrónico que pone a disposición de los usuarios el SAT y uno de paga es enorme justo en este apartado ya que en el primero, pues deberás de arregártelas tú solo pero en caso de que decidas usar el de QuickBooks literalmente todo el tiempo estarás acompañado por si te llegas a atorar con algo. Para resolver dudas QuickBooks cuenta con varios canales que van desde una llamada telefónica hasta un chat de ayuda, además de que siempre estarán disponibles tutoriales que te ayudarán a elaborar tus facturas.

Así que ya lo sabes, facturadores electrónicos hay muchos, algunos hasta gratuitos como el del SAT, pero tener un software contable como QuickBooks, que posee dicha herramienta y muchas otras más, hará una gran diferencia en la manera en la que llevas tu negocio ya que no tendrás que dedicar horas a las tareas que se pueden automatizar y hacer en minutos.

Y si lo que te preocupa es el costo de algo que es tan completo, te tenemos una gran noticia ya que QuickBooks cuenta con planes realmente accesibles que empiezan desde los $90 pesos mensuales por promoción, así que de lo único que te tienes que preocupar es de hacer lo que te gusta hacer y listo.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

Artículos relacionados

Programas de facturación electrónica en México

Conoce las características, ventajas y aspectos que debes saber sobre los programas…

Lee mas

¿Qué se necesita para facturar y cómo iniciar?

Si leíste el manual de llenado de CFDI del SAT, quizá tuviste…

Lee mas

Gestionar facturas con un programa de facturación electrónica

Para llevar una óptima contabilidad y cumplir con nuestras obligaciones fiscales, no…

Lee mas