2021-04-26 16:48:51 Crece tu negocio English ¿Sabes cómo hacer la validación de comprobantes fiscales? QuickBooks te muestra qué son los folios fiscales, para qué sirven y saber... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2021/04/rsz_1samuel-bourke-foh9owahxng-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/crece-tu-negocio/que-son-los-folios-digitales-y-para-que-sirven/?utm_term=&utm_campaign=PMAX+%3E+GG+%3E+MX+%3E+ES+%3E+PM&utm_source=adwords&utm_medium=ppc&hsa_acc=6089519323&hsa_cam=12556554926&hsa_grp=&hsa_ad=&hsa_src=x&hsa_tgt=&hsa_kw=&hsa_mt=&hsa_net=adwords&hsa_ver=3&gclid=Cj0KCQiAraSPBhDuARIsAM3Js4rOLHFVIzByjOVkpZDqf2ZG7N48Ff3d6DdRhBL1jZ1pkV7yd5QptjMaAmVZEALw_wcB ¿Qué es el folio fiscal de una factura electrónica? | QuickBooks México

¿Qué es el folio fiscal de una factura electrónica?

10 Minutos para leer

Conoce en esta entrega cuál es el folio fiscal de una factura, quién valida cada folio, para qué sirven y cómo se componen los folios digitales online  de tus comprobantes fiscales. Todos los detalles a continuación:

Contenido:

  1. Introducción
  2. ¿A qué llamamos folios digitales online?
  3. ¿Cómo se componen los folios digitales 3.3 online?
  4. ¿Cómo identificar en una factura cuál es el folio fiscal?
  5. Lo que quizá no sabías de los folios digitales online
    1. Folios digitales facturación
  6. ¿Qué es lo que da validez a un folio digital?
    1. ¿Quién asigna estos folios digitales 3.3 online?
    2. Facturación ilimitada con QuickBooks Online
  7. ¿Dudas con tus comprobantes? Verifica tus folios fiscales
    1. Pasos a seguir para validar tus CFDI’s mediante la PC
    2. Si aparece vigente
    3. Si no aparece vigente
    4. Pasos a seguir para validar tus CFDI’s mediante la aplicación móvil
  8. Conclusiones

Aunque todos sabemos de forma general qué es una factura, pocos sabemos a detalle cuál es su estructura, y menos aún, cómo identificar cuál es el folio fiscal de una factura, a menos, claro, que pertenezcas de lleno al ámbito contable y/o administrativo.

Por eso, en esta ocasión hablaremos a profundidad sobre cuál es el folio fiscal de una factura y por qué resulta tan importante su verificación.

Al hablar de folios digitales en una factura electrónica u otro comprobante de carácter fiscal, nos referimos a la manera en que se identifican a partir de números y letras.

Tal como llevamos un control de nuestros documentos físicos en nuestra oficina, casa o escuela, en el ámbito digital lo ideal es llevar también un registro y orden administrativo.

Los folios digitales son el número de serie que viene a facilitarnos la vida como contribuyentes, pues le da sentido de consecución a nuestros documentos, y lo mismo hace ante la autoridad fiscal; de otro modo, nuestro orden contable y el del país entero sería un caos total.

En las siguientes secciones conocerás con mayor detalle cómo está compuesta dicha clave, cómo reconocer la validación de folios fiscales y otros datos básicos, pero relevantes dentro del mundo de la contabilidad, para cualquier empresario, emprendedor, incluso para los autónomos.

¿A qué llamamos folios digitales online?

Llamamos clave alfanumérica, también conocida como folio fiscal, al número de serie que se encuentra en la esquina superior derecha de nuestros Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI).

En otros facturadores, la colocación del folio fiscal puede variar, pero siempre es muy fácil de identificar gracias a las siguientes características.

¿Cómo se componen los folios digitales 3.3 online?

Se componen de 32 dígitos (en números y mayúsculas), y están separados por guiones en 5 subgrupos . Un ejemplo de folio fiscal en una factura electrónica 3.3 es el siguiente código generado al azar:

3CD2821A-594D-2538-8879-DCA4BDA28DCF

Dicha clave alfanumérica se rige por un Identificador Universalmente Único (UUID) y se genera de forma automática al emitir cualquier comprobante mediante el sistema gratuito del SAT o por medio de un facturador privado oficial.

Una forma sencilla de identificar su composición es la siguiente:

Folio fiscal = 8 caracteres + 4 caracteres + 4 caracteres + 4 caracteres + 12 caracteres.

Algo importante por agregar es que, para la generación de cada folio digital, el SAT no sigue un sistema claro y predeterminado, como sí lo hace el RFC con la homoclave o nuestro CURP.

¿Cómo identificar en una factura cuál es el folio fiscal?

Reconocer el folio fiscal en tus facturas electrónicas es muy sencillo.

reconocer folio fiscal factura

Lo que quizá no sabías de los folios digitales online

Por cierto, esta clave o folio digital online no solo se encuentra en las facturas electrónicas, sino en otros comprobantes fiscales, por ejemplo, las notas de crédito, las cartas porte, los recibos de honorarios, de nómina y arrendamiento, así como las notas de cargo y devolución.

Si quieres saber algunas de las preguntas frecuentes de los usuarios en torno a los folios digitales 3.3 online, te invitamos a consultar este artículo.

Folios digitales facturación

Entre estos comprobantes, la factura 3.3 es la que encabeza la lista, debido a que suele utilizarse para comprobar transacciones comerciales, sin embargo, los demás también son documentos que avalan tus transacciones contables ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), y que, dependiendo tu rubro y otros factores, tendrás que emitir o solicitar con mayor o menor frecuencia.

A todo este tipo de documentos se le conoce como Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Al respecto, el Código Fiscal de la Federación (CFF)  indica que, como contribuyentes mexicanos o extranjeros que tienen negocios dentro del territorio nacional, es necesario cumplir con nuestras obligaciones fiscales, entre ellas, la emisión de los CFDI’s y nuestras declaraciones periódicas de impuestos.

Por otro lado, la función primordial de estos folios es que tanto tú como el fisco identifiquen fácilmente a qué transacción corresponde determinado comprobante. Además, estos folios ayudan a verificar otros datos esenciales, como el emisor, el valor de la transacción comercial, etcétera. En resumen, estos folios sirven para rastrear tu actividad dentro del comercio y lograr un control fiscal óptimo.

Otra de las ventajas de un folio digital es que, con esta clave el SAT se da cuenta de si un CFDI ha sido emitido con errores, cancelado, o generado una vez más y, posteriormente, vinculado con su folio anterior.

¿Qué es lo que da validez a un folio digital?

Parte de la importancia de conocer cómo se configura un folio fiscal, sin importar el formato que tenga tu CFDI, es poder detectar cuando un comprobante digital no cuenta con folio, o bien, cuando posee uno falso o con duplicidad.

Y, en este punto es importante saber que existen empresas fraudulentas que buscan cualquier forma de evadir su pago de impuestos o que, directamente, cometen defraudación. Por eso, es esencial saber de quién viene la facultad de generar estos folios y atribuírselos a los CFDI’s. Si quieres conocer más, te invitamos a leer esta entrada acerca de qué son los EFOS y EDOS.

¿Quién asigna estos folios digitales 3.3 online?

No cualquiera cuenta con la autoridad y legalidad para emitir la validación de estos folios: es el SAT quien se encuentra en la facultad de hacerlo o, en su defecto, de dar el permiso a los Proveedores Autorizados de Certificación, conocidos por su siglas como PAC.

Los PAC también son empresas como cualquier otra, pero éstas se especializan en el timbrado de los comprobantes fiscales de otras tantas compañías y autónomos. Esto es posible gracias a una autorización especial que les otorga el SAT mediante trámites y, posteriormente, la aprobación oficial en su lista de proveedores certificados, que puedes consultar aquí, en donde además se encuentra una serie de recomendaciones a tomar en cuenta antes de contratar algún servicio de este tipo.

Lo anterior también es una medida de seguridad para prevenir posibles fraudes por parte de empresas que no están autorizadas para dar validación de folios fiscales y, no obstante, venden sus servicios a clientes poco informados.

Por eso, antes de pagar por un facturador externo al del Servicio de Administración Tributaria (SAT), es conveniente detenerse y averiguar la reputación de la empresa a la cual queremos contratar para estos servicios.

Facturación ilimitada con QuickBooks Online

Por ejemplo, QuickBooks Online es la empresa líder en sistemas de facturación electrónica en línea, y ofrece a las pequeñas y medianas empresas la emisión ilimitada de folios digitales 3.3 a partir de sus planes de renta mensual, conoce aquí sus planes y precios. Además de estar totalmente validado y en norma con el SAT, gracias a su alianza con varios PAC’s , ofrece múltiples herramientas para el control financiero, convirtiéndose en mucho más que una empresa que vende folios por paquete.

La compra de folios sueltos no solo es más cara a largo plazo, sino que, en caso de que los usuarios se equivoquen en la captura de algún dato, la factura o comprobante fiscal quedan arruinados y descontados del paquete.

¿Dudas con tus comprobantes? Verifica tus folios fiscales

Con la finalidad de prevenir cualquier posible fraude y detectar si tus comprobantes fiscales están duplicados o son apócrifos, existe una opción muy sencilla y al alcance de todos que te ayudará a verificar cada folio fiscal.

Lo que necesitas antes de hacer tu validación de folios fiscales es:

  • Disponer de tu RFC
  • Contar con el RFC del emisor
  • Tener a la mano el folio fiscal de tu factura

Pasos a seguir para validar tus CFDI’s mediante la PC

  1. Para comenzar con la verificación, solo tienes que ir a la página oficial del SAT.
  2. Dar clic en la opción del menú desplegable superior, que indica “Factura electrónica” y luego en “Verificación de Comprobantes Fiscales Impresos”.
  3. Una vez dentro, llena los campos de: Folio fiscal, RFC emisor y RFC receptor.
  4. Por último, completa el código captcha y da clic en “Verificar CFDI”.

Y ¡listo!, de esta manera sabrás si tu comprobante está en norma: podrás ver los datos generales de tu factura, su fecha de expedición, el valor, y algo muy importante, que es el estatus de tu CFDI.

Si aparece vigente

Si aparece vigente, entonces será válido y estará totalmente avalado por el SAT y/o su PAC; de lo contrario, el sistema arrojará el siguiente mensaje: “el comprobante no se encuentra registrado en los controles del Servicio de Administración Tributaria”.

Si no aparece vigente

Si tu caso es el segundo, considera que los CFDI pueden tardar de 48 a 72 horas en registrarse dentro de la plataforma oficial. Es recomendable que, pasado este lapso, verifiques nuevamente. Si la respuesta sigue siendo negativa, no dudes en contactar de inmediato a la autoridad.

Toma en cuenta que, cuando se genera una factura electrónica, ésta no se registra en el sistema del SAT al instante. El periodo para que un CFDI se registre en el sistema es de 2 a 3 días.

Descarga App SAT Móvil

Otra de las vías para la verificación de tus folios fiscales consiste en la App SAT Móvil, disponible de manera gratuita para equipos con sistema operativo Android e iOS.

Por medio de esta aplicación puedes descubrir la autenticidad de tus comprobantes, y debido a su portabilidad, el proceso se vuelve mucho más ágil que si lo hicieras mediante tu computadora personal. Su funcionamiento también es sencillo y opera mediante la lectura de un código QR, que se sitúa en la parte inferior izquierda de tu comprobante fiscal. De este modo ya no es necesario capturar los datos de forma manual.

Pasos a seguir para validar tus CFDI’s mediante la aplicación móvil

Una vez hecha la configuración inicial de tu cuenta en SAT Móvil , deberás seguir estos pasos:

1. Seleccionar el menú de “Generales” dentro de la App.

2. Dar clic en la opción “Verificar códigos”.

3. Encuadrar el código QR de tu comprobante dentro del recuadro de lectura.

4. Dar clic en “Escanear”.

En caso de que tu CFDI no resulte válido, conviene denunciar ante el SAT. Para ello, una de las ventajas que tiene la aplicación móvil es que puedes denunciar desde la misma, seleccionando la opción correspondiente en el menú y llenando el formulario de quejas que te aparecerá enseguida.

En síntesis, el folio digital online, algo que para la mayoría de nosotros puede ser fácilmente ignorado o de importancia secundaria, en realidad tiene una razón de ser en nuestra documentación fiscal, y juega un papel crucial para el control fiscal a nivel micro y macro.

El folio en una factura funciona para la prevención de fraudes, debido a que la facturación apócrifa y la evasión fiscal es un delito muy latente en los últimos años, y para rastrear con mayor facilidad la actividad de los contribuyentes.

Ahora que sabes cómo identificar en una factura cuál es el folio fiscal, no dejes pasar por alto detalles como éste y sigue informándote en material contable y financiero a través de nuestro centro de recursos gratuitos, donde podrás acceder a videos, tutoriales, artículos informativos y otros contenidos, como webinars y mucho más.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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