2021-02-26 20:23:32 Crece tu negocio English Crea reportes financieros, administrativos o de estado de flujo de efectivo, a través de los softwares de administración QuickBooks y... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2021/02/claudio-schwarz-purzlbaum-bRejy-aKxv8-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/crece-tu-negocio/reportes-personalizados-quickbooks-vs-aspel/ Informes de gestión personalizados | QuickBooks México

Reportes administrativos personalizados: QuickBooks vs. Aspel

11 Minutos para leer

Hoy en día, para continuar y permanecer en el mercado meta es elemental apoyarse de programas que automaticen las actividades de operación en los negocios, con finalidad de ofrecer una respuesta más contundente e instantánea al cliente y con ello, asegurar la preferencia del consumidor frente a tu competencia.

Índice de contenidos:

  1. Reportes personalizados
    1. Reportes administrativos
    2. Estado de flujo efectivo
    3. Reportes financieros
    4. Reportes contables
  2. Software de contabilidad
    1. Aspel
    2. QuickBooks

 

Un software a la medida de tus requerimientos empresariales te ayudará a ahorrar mucho tiempo que a la larga puede traducirse en horas laborables, que finalmente se convierte en dinero que te proveerá de una economía saludable y con la que contarás para llevar una gestión general con mayor eficiencia.

A continuación, te presentamos las mejores opciones para eficientar tus informes administrativos.

Reportes personalizados

Si bien, los reportes personalizados son elementales para erigir un futuro de la empresa, debemos tener muy presente que dichos informes sirven para construir estrategias y planificar las metas a seguir para desarrollar el potencial de la organización.

Todos los documentos que necesites para detectar el flujo de actividades de tu empresa, ingresos y egresos en general, así como reportes de contabilidad que certifican la salud financiera de la organización, pueden mostrarse mediante analíticas de toda clase que respalden la información obtenida mediante gráficos, hojas de cálculo, procesadores de texto, y presentaciones híbridas para revelar el desarrollo empresarial y el desenvolvimiento que lleva a cabo tu organización en un tiempo en particular, ya sea a pequeño, mediano o a largo plazo.

En ocasiones, es necesario hacer uso de uno, dos o tres tipos de informes diferentes, o uno con preguntas de otro, por lo que es factible adaptarlo a las características de la gestión en curso. De esta forma, los usuarios anexan la organización, el tipo de estudio, fecha de inicio y de fin del reporte, resumen de estadísticas, últimas que pueden definir gráficamente hacia dónde va  la empresa.

Con esta herramienta se tiene la posibilidad de definir y modificar los criterios para consultar toda clase de data que se requiera para interpretar la radiografía financiera de la organización.

Reportes administrativos

Al constituir tu empresa, es preciso atender los requisitos que solicitan Hacienda y las dependencias gubernamentales para que el negocio pueda funcionar cabalmente. Dichos requisitos pueden ser notificados por periodos mensuales, semestrales o anuales. Éstos y otros papeles son parte de la administración general para validar tu organización de manera formal.

Los informes administrativos se refieren a los documentos que detallan o muestran el estado de la actividad, lineamiento o proyecto administrativo del sector empresarial e incluso gubernamental.

Los reportes administrativos ayudan a todas las áreas de la empresa a ser más competitivas. A través de ellos, la fuerza de trabajo puede detectar cambios y oportunidades en el entorno. También ayudan a organizar mejor los presupuestos y recursos financieros. Pueden ser efectuado por los jefes de área, por ejemplo, el contador en turno o por los funcionarios que ejerzan la actividad contable, con la finalidad de obtener mejoras en la administración general.

Los reportes de tipo administrativo, contable, financiero y los de estado de flujo efectivo se realizan con límite de tiempo, es decir, se programan las presentaciones para detectar las diversas problemáticas para obtener mejores resultados que beneficien a la empresa.

En las empresas, los problemas de comunicación afectan de forma negativa a los procesos de negocio, de manera que siempre será más efectivo contar con un sistema interno de reportes, mediante el cual todos los colaboradores tengan acceso a la misma información actualizada y disponible en todo momento.

Un buen ejemplo puede ser el equipo que trabaja en la organización de un inventario: todos pueden mirar esa información en el momento que lo requieran y elaborar informes que le permitan tener a cada uno una visión clara sobre lo que han hecho y saber que deberán hacer en corto, mediano y largo plazo. Mira aquí cómo hacer reportes en QuickBooks para tus informes de gestión.

Estado de flujo efectivo

Se le llama estado de flujos de efectivo a los estados financieros de la contabilidad. A través de este documento se informa sobre el origen y la utilización de las corrientes de efectivo.

La información se presenta en formato de cascada, con la documentación actual y relacionada con la del año anterior. En este análisis se reflejan los cobros y los pagos realizados por la empresa durante ese año, así como las entradas y las salidas de efectivo, es decir, la tesorería acumulada en la caja de entidades y los depósitos bancarios a la vista.

Reportes financieros

Se trata de toda clase de informes que evalúen la situación económica de la organización en torno al tránsito de efectivo que tiene la empresa, en virtud del plan de negocio, en el que se incluyen los egresos, ingresos, inclusive las aportaciones que pueden realizar los inversores o los socios, en caso de tenerlos.

Otros informes financieros básicos son el plan de negocios y el balance general, además del estado bancario, una herramienta fundamental para crear el presupuesto de la empresa. Estos funcionan para evidenciar los aspectos de regulación, además de las declaraciones de impuestos, por lo que hablamos de una herramienta eficaz para el equilibrio financiero de la organización.

Una de las causas por las que el sistema de finanzas fracasa es porque no existe un control correcto de los números y, en ese sentido, podría existir una inadecuada repartición de trabajo. En tal situación, no suelen contemplarse los equívocos que entorpecen el crecimiento financiero en el negocio, por lo cual actualizar el reporte de contabilidad es una actividad que deberá ser de carácter impostergable. Incluso cuando se realiza una gestión adecuada de reportes financieros, será factible instaurar un plan detallado que defina los cronogramas de cierres mensuales.

Toda empresa debería prospectar un área de finanzas que pueda encargarse de revisar a conciencia el desarrollo de los informes por especialistas que auxilien en la identificación de los sectores que pueden mejorar, con finalidad de lograr la eficiencia en el flujo informativo de las finanzas para estipular un valor definido en la toma de decisiones.

Reportes contables

En ese sentido, es imprescindible encontrar plataformas que puedan generar diversos reportes contables, como análisis de movimientos resumidos, análisis de movimientos detallados, y listas de códigos contables, ya sea resumidas o detalladas. También se pueden realizar desde una balanza de comprobación sencilla o concentrada, al igual que de costos y gastos por sucursal o por proyecto.

Estos reportes serán el respaldo ideal y parte de las herramientas esenciales para gestionar de mejor manera el área de contabilidad y las responsabilidades de los profesionales que se encargan del área.

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Software de contabilidad

Hoy en día, es indispensable eficientar los procesos administrativos de la empresa, por lo que es conveniente hacer uso de un software que respalde al profesional para realizar reportes financieros, así como actividades de operación con mayor rapidez. Si están varios empleados implicados en el área administrativa y contable, se prioriza la viabilidad de contar con una plataforma en nube, para que todos los involucrados puedan participar de forma activa al mismo tiempo y así reducir significativamente los plazos de entrega.

Gestionar impecablemente tu organización puede volverse una realidad, siempre y cuando se controle la contabilidad de manera adecuada, por lo que es esencial apoyarse de herramientas que faciliten los procesos.

El plan de trabajo y la delimitación de una fecha a corto, mediano o largo plazo será factor determinante para llevar a cabo las metas propuestas.

Administrar los gastos, ingresos, inversiones y plan de ventas, en medida de la capacidad de expansión de la empresa, dependerá de la antigüedad de la organización y de cómo planteas mantener un sistema financiero sustentable.

Aspel

Esta plataforma se especializa en la administración de procesos de tipo contable para medianas y grandes empresas.

A través de este software se reduce el tiempo invertido al realizar reportes administrativos que usualmente se efectúan en la computadora.

La compañía mexicana cuenta con 39 años de experiencia, por lo que lleva largo tiempo en la digitalización empresarial mediante sistemas de aplicaciones y, recientemente, la introducción de servicios de nube.

Aspel es una aplicación para empresas que ofrece la posibilidad de gestionar operaciones de compra-venta y factura, a la cual se puede acceder desde cualquier lugar.

  • Además de poder emitir documentos de venta, el usuario puede manejar proveedores y terceros, contar y controlar con un catálogo de productos y servicios, saber el inventario en existencia en tiempo real, realizar facturación electrónica, registrar documentos de compra, crear operar un punto de venta digital, y acceder a reportes y estadísticas de las actividades que realiza el usuario.
  • El usuario tiene la opción de contratar tres planes diferentes, el más costoso permite hasta la adquisición de cien facturas (la vigencia de los timbres es de un año), la posibilidad de crear un catálogo de productos o servicios, la capacidad de expedir comprobantes de complementos fiscales, acceder a un módulo de cotizaciones y emitir comprobantes de recepción de pagos.
  • También se puede tener acceso a tutoriales sobre temas específicos y webinars que pueden ayudar a que el usuario se mantenga actualizado en la realización de operaciones digitales administrativas.

QuickBooks

El software de contabilidad QuickBooks es la herramienta idónea para simplificar las labores financieras en tiempo real.

Desde el navegador, pues no es necesario descargar ninguna aplicación, la plataforma funciona como una nube que conserva la información y que solo requiere conexión a Internet para trabajar en ella, inscribirse e ingresar con un perfil con el pueden acceder varios usuarios simultáneamente, lo que impulsa la economización del tiempo.

Esta plataforma está diseñada a la medida de tus requerimientos empresariales: cuenta con capacidad para obtener información al instante cuando requieras saber sobre cómo va tu negocio. Esto es posible gracias a los reportes de QuickBooks.

  • Podrás adaptar hasta 70 reportes diferentes a un modelo utilitario, es decir, puedes personalizarlos según las necesidades de tu empresa, además de enviarlos automáticamente a tu correo o al de tus colegas de forma regular.
  • Podrás mantener un estatus financiero controlado y con la facilidad que una adecuada administración de recursos puede ofrecer: un informe de pérdidas y ganancias para ver cuánto estás ganando y gastando cada mes.
  • También ofrece la posibilidad de configurar reportes recurrentes con los que podrás generar documentos de forma periódica desde la nube.
  • Para generar todo tipo de reportes, sólo tienes que introducir los datos que al instante te brindarán informes administrativos casi en automático. Selecciona los periodos, información personal e intervalos de tiempo y alertas que quieras agregar y QuickBooks diseñará los reportes a tu medida; podrás descargar, imprimir o enviar por correo electrónico a tus inversores, clientes o socios.
  • QuickBooks te permite monitorear el estado de flujo de efectivo que genera tu organización, por lo que podrás evitar desagradables sorpresas al conocer con exactitud tus ingresos y egresos.
  • La plataforma es intuitiva para el usuario: ofrece una interfaz sencilla y fácil de manejar en la que los procesos serán fáciles de identificar, en la realización de reportes de pérdidas y ganancias y varios más que te apoyarán en la adecuada toma de decisiones.
  • Controla los ingresos, egresos, genera facturas y timbres al compartir información para rentabilizar los proyectos y potenciar el desarrollo de tu negocio.
  • Organiza y crea procesos inexistentes que automatizarán las actividades en el área contable y administrativa.

Existen tres planes de contratación distintos, conócelos aquí, todos ellos te brindan facturas ilimitadas. Entre las funciones que ofrece están la de conciliación bancaria, la posibilidad de controlar ingresos y egresos, así como la gestión de ventas e impuestos, con un monitoreo constante de las facturas por pagar, el seguimiento de la rentabilidad y la administración del inventario. Todo esto, respaldado por una asistencia en la configuración de la plataforma con acceso a diversos tutoriales y webinars actualizados que brindarán conocimiento del software y los procesos contables.

Sumada a las ventajas anteriores, la plataforma ofrece la posibilidad de programar recordatorios para gestionar las fechas de los diversos pagos, así como controlar las entradas y salidas que estructurarán la base de una adecuada salud financiera.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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