2019-06-04 21:29:30 Facturación electrónica English Si todavía no estás seguro de que tu empresa necesita un software de facturación, lee estas seis señales de que es urgente que te... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2019/06/25.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/facturacion-electronica/6-senales-de-que-tu-empresa-necesita-un-software-de-facturacion/ Señales de que tu empresa necesita un software de facturación

Señales de que tu empresa necesita un software de facturación

8 Minutos para leer

Cuando comienzas con un negocio piensas en todas las dificultades y tareas a las que te vas a enfrentar. En especial, al experimentar un crecimiento, aquellos procesos que antes hacías rápido, de pronto se hacen complejos. Esto también te puede suceder en la administración de tu empresa, a la hora de facturar o de presentar tus impuestos. Pero, antes de que eso pase, considera estas señales de que tu empresa necesita un software de facturación.

Tienes un programa diferente para cada uno de los procesos

Es importante que analices cómo los empleados de tu empresa registran, rastrean y procesan la información y la facturación.

Si el personal de contabilidad usa un software para cuentas por pagar y para cobrar, y tu área de ventas utiliza otra plataforma para ingresar los pedidos, y tus empleados de almacén todavía registran manualmente el inventario todos los días, y en tu empresa se hace la facturación de forma manual a través de las herramientas del Servicio de Administración Tributaria (SAT), probablemente tengas más problemas que soluciones al momento de conjuntar toda esta información.

Tener varios sistemas que se ejecutan por separado puede causar más errores que beneficios, por lo tanto, evita que tu empresa funcione de manera óptima. Por ejemplo, si no tienes datos precisos de las ventas y éstas se actualizan hasta que uno de los empleados registra en un sistema toda la información, la gestión correcta del inventario puede verse afectada. No contar con información actualizada y precisa sobre la contabilidad y la facturación de la empresa puede desencadenar un efecto dominó que termine por arruinar la empresa en su totalidad.

Sin embargo, un software de facturación o contabilidad como QuickBooks integra cada una de estas áreas de la contabilidad para tener toda la información financiera de tu empresa centralizada en un solo lugar.

Si te desesperas cada vez que facturas

No te culpamos: muchas veces, hacer facturas con las herramientas gratuitas que te brinda el Servicio de Administración Tributaria genera problemas. Aunque, a veces estos problemas no sean por el servicio mismo; más bien porque las páginas no están disponibles, o porque necesitan actualización, o porque se cayó el sistema.

Para deshacerte de ese tipo de preocupaciones, siempre tienes al alcance la posibilidad de contratar un software de facturación que no te genere más obstáculos, para que factures en el momento en que lo desees de un manera simple y rápida.

Una plataforma como QuickBooks te permite crear y enviar facturas ilimitadas 3.3, y con ello, cumplir con todos los requisitos del SAT, gracias a la validez oficial como software autorizado y a su alineación con las normativas fiscales del país.

Si no tienes fácil acceso a la información de tu negocio

Si algún día necesitas información urgente sobre el margen de ganancia que tiene tu empresa, ¿cuánto tiempo te llevaría averiguarlo?; si necesitas encargar nuevos insumos con los proveedores, ¿tienes una lista exacta de los productos que te hacen falta y te sobran en el inventario? Si no es así, probablemente tengas un serio problema de acceso a la información de tu propio negocio.

Pero, la falta de información no solo engloba los dos ejemplos anteriores; incluye cada uno de los aspectos contables de tu compañía, desde la medición de ingresos y egresos hasta la facturación. La desinformación te puede hacer tomar decisiones equivocadas y perjudicar tu negocio.

Tener una empresa que confía en sistemas aislados u hojas de cálculo donde se lleva la contabilidad, puede ser una barrera que te impida el crecimiento. Resulta muy laborioso encontrar fácilmente la información que requieres en métodos casi obsoletos como esos.

En la actualidad, el ritmo de negocios y la toma de decisiones es más rápida que nunca, y esto se traduce en que tanto tú como tus empleados necesitan acceso inmediato a los datos clave de tu empresa.

Con un software de facturación, como QuickBooks, puedes tener una visión general y en tiempo real de tu negocio. También puedes gestionar accesos a determinados usuarios en la plataforma, para que tus empleados puedan revisar información que les sea de utilidad en el momento que lo requieran.

Si tus clientes se quejan de que no les mandas sus facturas

Entre todas las cosas que hay que atender en un negocio, está el envío de facturas a clientes o proveedores regulares, pues de estos depende en gran medida el flujo de efectivo de tu empresa.

Si más de una vez uno de tus clientes te recordó que le mandes su factura, entonces ya es tiempo de que contrates un software de facturación electrónica, en el que puedas programar facturas recurrentes y enviarlas al instante y desde la misma plataforma al correo del destinatario.

QuickBooks, además de permitirte crear, enviar y darle seguimiento a facturas, también te permite gestionar la lista de clientes y manejar tu inventario. Esto es gracias a que, con cada factura emitida, se actualiza automáticamente tu catalogo de productos y servicios.

Y, además de revisar en tiempo real tus ingresos y egresos, ya que este software rastrea quién te ha pagado y, en caso de que el pago todavía no haya sido efectuado, QuickBooks genera recordatorios automáticos para eficientar el pago de tus clientes.

Si la contabilidad y la facturación te llevan mucho tiempo

Regularmente las primeras señales de que necesitas un software de facturación vienen de tu departamento de contabilidad o de tu mismo contador. Pues, si tus empleados siguen confiando en instrumentos análogos como el lápiz y el papel, o en las hojas de cálculo, quizá pasen horas ingresando los datos y perdiendo tiempo importante que un software de facturación podría ahorrarles.

Según información del estudio denominado ENAPROCE, realizado por el Instituto Nacional de Geografía y Estadística (INEGI), que evaluó la situación de 4 millones de pequeñas y medianas empresas (PyMEs) en México, establece que el 21 por ciento de estas empresas sigue utilizando una libreta de apuntes para llevar todos sus registros contables, y que solo el 3 por ciento utiliza en software de contabilidad. Increíble, ¿no?

Estos datos se traducen en una mala gestión contable por parte de las empresas pues, están perdiendo mucho tiempo ingresando datos de forma manual, lo cual es un paso que se podría realizar a través de una plataforma fácil y en minutos.

QuickBooks te permite ahorrar a hasta 15 horas mensuales de trabajo, gracias a sus múltiples herramientas. Recuerda que, en la actualidad, el tiempo es dinero, y tener más horas disponibles al día, también te permitirá dedicarle más tiempo a otros asuntos y enfocarte en hacer crecer tu empresa.

Si siempre se te olvidan los datos para facturar

Cada vez que hacemos una factura necesitas recordar el nombre o la razón social y el RFC de tus clientes. Al principio es una tarea sencilla, pero entre más clientes tengas, menos podrás memorizar su información de manera correcta.

Como te comentábamos antes, realizar el procedimiento a la vieja escuela de anotar todo en un papel, te pone en una seria desventaja competitiva, en comparación con las empresas que ya tienen automatizado todo su proceso contable en un software de facturación.

Una plataforma como QuickBooks te permite guardar toda la información, incluyendo los datos fiscales de todos y cada uno tus clientes. Así, cada vez que requieras crear una nueva factura, basta con seleccionar al cliente guardado y automáticamente se pondrán todos los datos del cliente, incluyendo nombre y RFC.

Este proceso, además de permitirte ingresar toda la información correcta, también minimiza en gran medida los errores que puedas cometer al escribir la información de manera manual.

Si te tardaste mucho tiempo en presentar tus impuestos

Presentar los impuestos ante el Servicio de Administración Tributaria es una de las tareas más complicadas y laboriosas para toda PyME, pues cualquier error puede desencadenar el pago de multas o impuestos extra, lo que para una pequeña o mediana empresa puede ser un golpe importante a sus finanzas.

Aunque, en muchos casos, las empresas tienen a su propio contador, es necesario que ellos también cuenten con las herramientas necesarias, que les ayuden a calcular más rápido los impuestos de forma correcta.

Llevar las cuentas debe ser un proceso regular y de todos los días. Si siempre lo dejas al último minuto o se te junta el trabajo, tal vez ya sea momento de que te consigas tus propio software de facturación para automatizar este proceso y brindar de mayores herramientas a tu equipo.

Si te preocupa perder tu información

Hay muchas maneras en las que puedes respaldar tu información, como un disco duro físico o con las nuevas opciones en línea, pero, muchas veces, para hacer cambios o modificaciones, necesitas bajar de nuevo la información. Esto te hará perder tiempo y no siempre tener los datos a la mano.

Con un software de facturación como QuickBooks, puedes respaldar toda la información y todos tus datos en la nube, para que estés seguro que ninguno de tus archivos contables se va a perder.

Recuerda que esta plataforma contable trata tus datos con la máxima seguridad, realiza un respaldo diario de tu información con el mismo sistema de seguridad que los bancos utilizan para cuidar tu dinero. Además, te permite guardar tus facturas hasta cinco años, el tiempo que exige el SAT.

Utilizar un sistema contable como QuickBooks te brinda muchas ventajas para cuidar las finanzas de tu empresa, y ayuda a cada uno de tus empleados a realizar mejor su trabajo, en menor tiempo y con la mayor seguridad, para que tu solo te preocupes en hacer crecer tu empresa cada día más. Cabe destacar que los planes y precios de QuickBooks son muy competitivos. ¡Conócelos y realiza una inversión para tu patrimonio!

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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