2020-07-12 20:33:57 Facturación electrónica English Cada día se hace más sencillo llevar la contabilidad y cumplir como contribuyentes; te explicamos los 8 pasos para crear una factura... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/07/dose-media-gxGtqG5ul2g-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/facturacion-electronica/8-pasos-para-crear-una-factura-facil-desde-el-sat/ %%title%% %%page%% %%sep%% QuickBooks

8 pasos para crear una factura fácil desde el SAT

11 Minutos para leer

Si estás leyendo esto, quizá estés comenzando a familiarizarte con la creación y la emisión de facturas electrónicas; tal vez te encuentras a punto de arrancar con tu pequeña y mediana empresa (PyME) o actividad empresarial, o simplemente estés buscando refrescar tu memoria y reforzar los pasos para hacer una factura fácil desde el sistema del Servicio de Administración Tributaria (SAT). ¡Y no es para menos! Sabemos lo importante que es realizar bien el procedimiento y no caer en errores que deriven en multas por parte de la autoridad tributaria ni problemas con tus clientes.

Recordemos que todos los contribuyentes, tanto personas físicas y personas morales, estamos obligadas a emitir un comprobante o factura por la actividad económica que desempeñan, así cada Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es un documento que da fe de que hubo una transacción entre un prestador de servicios y un comprador. En otras palabras, cada factura electrónica comprueba ante las autoridades tributarias cuál es la situación financiera de cada contribuyente, por medio del flujo de tus ingresos y egresos, y con ello, todas nuestras operaciones quedan registradas, sin embargo, no siempre ha sido así.

Un poco de historia…

Si bien la facturación electrónica en México comenzó hace prácticamente una década (recordemos que los CFDIs se emiten desde el 2010) fue a partir de 2017 que la creación de la factura fácil se volvió un cambio importante. Esta actualización llegó a partir del nuevo modelo de facturación 3.3, con el cual las autoridades fiscales integraron diversos catálogos y funciones. El objetivo era estandarizar la información y simplificar la labor fiscal para contribuyentes y para el propio SAT. Todo esto, gracias a la validación electrónica, lo que permitió ahorrar vueltas en los procesos, tiempo y mucho, mucho papel.

Recordemos que la contabilidad electrónica pretende evitar fraudes fiscales, como la evasión de impuestos. Además, busca ordenar la información contable y financiera de contribuyentes por medio de la innovación y la simplificación en los procesos de auditoría. Esto se traduce en obtener y gestionar la contabilidad de las personas físicas y morales de forma más fácil. Hoy en día se puede facturar fácil desde el portal del SAT o por medio de facturadores electrónicos privados, como QuickBooks.

Aunado a lo anterior, gracias a herramientas para crear una factura fácil y llevar un mejor control de la contabilidad, hemos visto mejoras en otros ejercicios, como las devoluciones de saldo a favor y compensaciones. Si te interesa conocer cómo se usa la contabilidad electrónica como herramienta de fiscalización, qué soluciones nos da a los contribuyentes y cuáles son sus ventajas, te invitamos a leer este artículo.

Y, aunque podría pensarse que estos cambios serían “pan comido”, lo cierto es que aún siguen existiendo muchas dudas por parte de los contribuyentes, y en QuickBooks estamos conscientes de ello. Es por eso que, en esta ocasión, te explicaremos a fondo los pasos a seguir durante la emisión de una factura fácil desde la plataforma del SAT, , también abordaremos algunas situaciones que podrían impedir este proceso. Te invitamos a iniciar con el pie derecho y a seguir leyendo, así que, ¡comencemos!

Asegúrate de cumplir con estos requisitos antes de crear tu factura fácil:

  • Contar con tu e.firma. Por si te preguntabas si puedes facturar sin la e.firma, te adelantamos que no es posible, pero si todavía no la tienes, puedes obtenerla de dos maneras: deberás programar una cita en las oficinas del SAT, o realizar el trámite en línea, por medio del sitio SAT ID.
  • Si quieres tramitar tu e.firma en este momento, solo necesitas tu Clave Única de Registro de Población (CURP), identificación del Instituto Nacional Electoral(INE) o pasaporte vigente. En caso de que no cuentas con estos documentos de identidad oficiales, puedes optar por presentar tu cédula profesional con fotografía.
  • Para cualquiera de los dos casos (trámite en oficinas del SAT o en línea), debes contar también con tu Registro Federal de Contribuyentes (RFC) a 13 dígitos, un correo electrónico de contacto y un teléfono celular a 10 dígitos.
  • Si aún no cuentas con tu RFC, aquí te explicamos cómo puedes solicitarlo, ya sea en línea o en las oficinas del SAT.

Una vez que ya tengas tu e.firma y tu contraseña para facturar fácil en el SAT, cerciórate de que eres persona física o moral. Para el primer caso, puedes ingresar y ejecutar el facturador en línea del SAT con solo tu e.firma.

Pasos para crear una factura fácil desde el SAT

En esencia, para crear una factura fácil desde el SAT, solo debes seguir estos sencillos pasos:

1.- Accede a la página oficial del SAT

Solo deberás dar clic aquí.

2.- Da clic en la sección de “Factura electrónica”

Verás esta opción en la parte superior de la página.

3.- Da clic en la opción “Genera tu factura”

Luego, accede a la aplicación por medio de tus credenciales, como RFC y contraseña o con tu e.firma (y certificados de sello digital). Por último, captura el captcha y oprime “Enviar”.

Como nota adicional, en caso de que sea tu primera vez en la plataforma, el sistema te pedirá leer y firmar con tu e.firma la aceptación de términos y condiciones para avanzar al paso siguiente.

4.- Configura los datos del emisor

Una vez que hayas accedido, deberás oprimir el botón “Generación” y, enseguida, dar clic en “Configuración de datos del emisor”, donde podrás ingresar la información de tus datos fiscales, en el caso de que vayas a generar tu primer CFDI o actualizar algunos datos.

Para ello, deberás ingresar tus datos fiscales como RFC, nombre y la dirección de correo que desees vincular para recibir cualquier información relacionada con tu facturación. Después, da clic en “Guardar”. Esta información quedará respaldada y aparecerá de forma predeterminada cada vez que requieras emitir facturas en el portal del SAT.

En el caso de que la información de tus datos de emisor ya se encuentre registrada, sólo deberás seleccionar la opción de “Nueva factura”.

5.- Administra los catálogos

Esta sección de la aplicación del SAT corresponde a la información que se usa para la emisión de los CFDI de manera obligatoria, donde deberás capturar datos como:

  • Régimen fiscal
  • Tipo de factura
  • Moneda
  • Forma de pago
  • Cuentas prediales
  • Conceptos
  • Métodos de pago
  • Y datos del cliente

Puedes editar estos campos cuando lo creas necesario accediendo al icono del engrane, que se localiza en la parte superior derecha de la pantalla.

6.- Registra tu(s) cliente(s)

En el apartado “Administración de catálogos”, que se ubica en la parte inferior de la pantalla, podrás ingresar datos de hasta 20 clientes distintos en el botón “Agregar cliente”. No te preocupes si cuentas con más, aunque no queden registrados, siempre que lo requieras, podrás emitir sus facturas agregando sus datos al momento de generarlas. Por ahora, nuestra recomendación es que en esta sección agregues solo a tus clientes frecuentes.

7.- Genera tu CFDI

Para iniciar con tu generación de factura fácil, dale clic a “Nueva factura”. Verás precargada la información de tus datos de emisor previamente registrados. En la sección “Datos del receptor” verás desplegada la lista de clientes que hayas registrado en el paso anterior. Si el cliente no se encuentra dentro de la lista, bastará con dar clic en “otro” para rellenarlos y continuar. En el apartado “Uso de la factura” seleccionarás la opción que aplique.

Llenado de opciones en tu factura fácil

Ahora, desplegaremos las opciones a llenar y explicamos en qué consiste cada una:

  • Da clic en “Siguiente” para capturar los datos de la sección “Comprobante”. Estos son: fecha y hora de la expedición, código postal, moneda (si es moneda extranjera, deberás especificar el tipo de cambio que aplique al momento de la emisión), forma de pago (tales como tarjeta de crédito, cheque, transferencia, entre otros), método de pago (puede ser en una sola exhibición o pago en parcialidades o diferido), serie y folio (aplicable para control interno, en caso de que lo desees).
  • En la pestaña de conceptos deberás dar clic en “Nuevo” para registrar datos como la clave del producto o servicio. En este campo aparecerán, de forma automática, las opciones previamente registradas en la sección de “Administración de catálogos”, siempre y cuando captures las primeras 4 letras de la clave de producto o servicio que vayas a seleccionar. En el caso que tengas dudas para identificar estas claves, puedes acceder aquí. El apartado de unidad es opcional, al igual que el número de identificación.
  • Impuestos trasladados o retenidos. En la misma sección de “Conceptos”, hay una pestaña de impuestos trasladados o retenidos, donde encontrarás la información previamente registrada en “Administración de catálogos”. Si deseas modificar la información dar clic en “editar” o “eliminar”.
  • Impuestos trasladados: Deberás seleccionar el tipo de gravamen: Impuesto Sobre la Renta (ISR), Impuesto al Valor Agregado (IVA) o Impuesto Especial sobre Producción y Servicios (IEPS) y, una vez que hayas registrado la información que corresponda al impuesto, tasa o cuota e importe, da clic en “Agregar”. En automático la aplicación te mostrará el total de tus impuestos trasladados.
  • Impuestos retenidos: Deberás marcar la opción de “Retención” y seleccionar el tipo de impuesto, tasa o cuota e importe y dar clic en “Agregar”.

Ya que has hecho los registros, selecciona el botón “Siguiente” para el caso de “Complementos”, tal como el certificado de destrucción, las donatarias, las leyendas fiscales, la nómina, el pago en especie, la recepción de pagos, la renovación y sustitución de vehículos, los impuestos locales y la INE. Podrás dar clic en la opción de “Guardar”, en caso de que requieras confirmar algún dato antes de sellar la factura, o si solo deseas validarla o sellarla después. Permanecerá disponible en un plazo de 72 horas antes de emitirla.

8.- Sella tu factura fácil

Las personas físicas podrán sellar su factura usando la e.firma. Si eres persona moral, sólo podrás emitir y certificar tu factura fácil con el sello digital al seleccionar la opción “Sellar comprobante”.

Y, ¡listo! Con estos pasos habrás finalizado con la emisión de tu factura fácil desde el sitio del SAT. Puedes guardar el archivo en formato XML y descargar la representación impresa en PDF, si lo deseas.

Situaciones por las que no puedes crear facturas en el SAT

¿No pudiste sellar tu factura o el sistema no te permitió finalizar? Si al momento de generar tus CFDI’s no concluiste el proceso de forma correcta, es posible que te encuentres con problemas técnicos (que pueden surgir durante el uso de la aplicación) o quizá exista otra situación que te obligue presentar una aclaración de forma directa con el SAT.

Ten presente que, a raíz de la pandemia por COVID-19, las funciones de distintas dependencias del Gobierno de México se han visto afectadas y, aunque ya han sido reportadas, es probable que persistan diversas fallas e intermitencias en el sistema en línea del SAT. Tampoco está de sobra cerciorarse de contar con una conexión a internet adecuada. Si no puedes hacer tu factura fácil en el SAT, te sugerimos recargar la página en el navegador web o reiniciar tanto tu módem como tu computadora e intentarlo otra vez.

En el caso de que tu e.firma no te permita sellar tus CFDI’s, puede deberse a que el SAT ha tomado medidas más contundentes por no cumplir con tu correspondiente declaración de impuestos en tiempo y forma. Ten presente que el SAT bloquea el Certificado del Sello Digital (CSD) como una sanción y esto obliga a los contribuyentes afectados a presentarse ante la autoridad fiscal para aclarar la situación (el SAT puede optar por esta medida cuando detecta que no has presentado declaraciones en 3 o más periodos y por hacer caso omiso a las notificaciones recibidas a través del Buzón Tributario o datos de contacto).

Otras razones, consideradas como ilícitas por el SAT y que podrían impedirte facturar, son proporcionar información falsa en el domicilio fiscal o por intentar facturar donaciones deducibles de impuestos sin que el SAT te haya dado autorización. Si requieres presentar una aclaración, puedes programar una cita en las oficinas del SAT, desde internet o por teléfono al 627 22 728 (MarcaSAT).

Podría ser más complicado de lo que parece, pero te aseguramos que una vez que te familiarices con la interfaz del SAT, te será cada vez más sencillo realizar cada una de tus facturas. Sin embargo, si prefieres realizar tus facturas en un portal que te lleve de la mano paso a paso de forma sencilla y visualmente amigable, además de integrar muchas más funciones en pro de tu negocio y ahorro de tiempo, te recomendamos darle un vistazo a las promociones que actualmente QuickBooks tiene para ti.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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