2020-07-27 04:13:45 Facturación electrónica English ¿Buscas del mejor facturador que cuente con las exigencias que tu negocio necesita? Conoce estas características de un facturador... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/07/aditya-wardhana-ooZ3a5k7GFQ-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/facturacion-electronica/caracteristicas-de-un-software-facturador-electronico/ %%title%% %%page%% %%sep%% QuickBooks

Características de un software facturador electrónico

8 Minutos para leer

Aunque la facturación electrónica en México comienza en el 2004, a través de la creación del primer esquema de facturación, que consistió en la emisión del Comprobante Fiscal Digital, fue hasta el 2014 cuando se cimentó un cambio muy significativo para los contribuyentes. Fue así como la facturación electrónica se volvió obligatoria, y, hoy en día, tal como lo señala el Servicio de Administración Tributaria (SAT): “es el factor de simplificación y control más significativo en la administración tributaria”.

Sin duda, este hecho marcó una evolución en la manera convencional de llevar la contabilidad, y ha permitido al SAT y a los contribuyentes por igual, ganar seguridad y transparencia, simplificar procesos, y el ahorro palpable de tiempo y dinero.

Y, aunque el SAT cuenta con una aplicación gratuita para que los contribuyentes puedan cumplir con sus obligaciones fiscales y emitir facturas electrónicas, no todos los usuarios encuentran tan sencillo su uso al momento de utilizar la plataforma. Es por eso que existen diversos softwares privados, autorizados para realizar la facturación electrónica en cumplimiento con las normas fiscales del SAT. Estos son conocidos como facturadores electrónicos autorizadosy algunos de ellos ofrecen una experiencia mucho más amigable e intuitiva, a un costo muy accesible.

Software contable vs. registro manual

¿Sabías que, según la Encuesta Nacional sobre Productividad y Competitividad de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas, elaborada en el año 2018, el 21 por ciento de las empresas encuestadas en México siguen realizando sus procesos contables de manera tradicional? Sí, es decir, a lápiz y libreta. Esto, sin lugar a dudas, los pone en una seria desventaja competitiva frente a empresas que tienen sus procesos administrativos y fiscales automatizados.

La misma encuesta aseguró que el 3 por ciento de las MiPyMEs ya utiliza un software de contabilidad, y que el 7 por ciento hace uso de otros medios, como la aplicación en la plataforma del SAT. Y, aunque este porcentaje ha ido creciendo hasta este momento, muchas empresas siguen llevando sus finanzas como en épocas anteriores, ya que desconocen las ventajas de actualizarse con programas que simplifican todo el trabajo.

Si estás en busca del mejor software facturador electrónico que cuente con las exigencias que tu negocio necesita, toma nota: te compartiremos las principales características que éste debe tener.

Principales características de un facturador electrónico

Validez oficial

Una de las principales características de un facturador electrónico es tener validez oficial ante la institución fiscal del país donde ofrece su servicio. Si te encuentras en México, es imprescindible que tu facturador cumpla con las regulaciones del SAT y se encuentre debidamente avalado dentro de la lista de Proveedores Autorizados de Certificación (PAC).

Como lo comentamos ya, los PAC son las únicas empresas avaladas por el organismo fiscal para timbrar y sellar comprobantes fiscales digitales. ¿No sabes cómo distinguirlos? No hay problema. Puedes revisar la lista de los Proveedores Autorizados de Certificación que están dados de alta en el SAT, mediante este enlace.

Sistema en línea: accesibilidad desde cualquier lugar

Aunque hay softwares de facturación electrónica que pueden instalarse físicamente en equipos específicos, en la actualidad existen programas que funcionan mediante tecnología en la nube, es decir, desde un servidor externo a tu computadora, y al que puedes acceder con tan sólo ir a la página web oficial del software e ingresar tu usuario y contraseña.

Con este modelo, te ahorras la fatiga de llenar tu computadora de programas pesados. Debido a que se encuentra alojado en la nube, puedes acceder desde cualquier lugar y dispositivo, siempre y cuando tengas conexión a internet. Así, no importa si viajas en carretera o estás de vacaciones: siempre podrás mantenerte al tanto de tu negocio.

Además, entre las ventajas que ofrece un facturador electrónico en la nube es que puedes acceder a él a través de cualquier dispositivo móvil, ya sea tu smartphone, tu tableta o tu computadora de escritorio o laptop. De esta manera, evitarás la limitante de acudir a tu oficina, en un horario laboral, para emitir facturas o consultar información de tu negocio.

Seguridad en todo momento

Otra de las características de un software facturador electrónico más relevantes es la seguridad de tus datos y el respaldo para evitar la pérdida de tu valiosa información.

Cuando usas un software que limita su uso sólo en ciertos equipos específicos, te expones a la vulneración de tus datos, pues se vuelve más factible el acceso a la información por usuarios no autorizados o, en palabras sencillas, te vuelves mucho más sensible al hackeo.

Es así como un software con estas características te permite dar accesos específicos a tu personal  y te brinda mayor seguridad, pues también te brinda la oportunidad de elegir a qué información puede acceder cada uno de tus empleados.

La recomendación para mantenerte al margen de ataques informáticos o al robo de información es elegir un software facturador que cuente con todos los estándares de seguridad en la nube, de modo que te permita respaldar tus datos con un proceso seguro y dar acceso a la información sólo a las personas que estén acreditadas para ello. Y, si tu facturador electrónico te da la facilidad de hacerlo desde cualquier dispositivo móvil, sin tener que utilizar un equipo único o de escritorio, mucho mejor.

Facturación integral

Hay softwares de facturación que sólo cuentan con funciones básicas, como la emisión y la cancelación de facturas, limitando además el número de timbres, según su costo de licencia o de mensualidad.

Por eso, considera un facturador electrónico que te permita una gestión integral de la facturación, que te ofrezca la emisión de facturas ilimitadas, incluso la automatización de procesos, como el seguimiento de facturas pendientes, la programación y el envío de recordatorios de pago, la creación de cotizaciones, entre otras funciones. Recuerda siempre elegir al programa que tenga validez ante el organismo fiscal, pues de los contrario podrías estar fomentando un delito sin saberlo.

Almacenamiento de CFDI’s certificados

Además de tomar en cuenta la emisión ilimitada de CFDI’s, busca un facturador con el que puedas almacenarlos una vez emitidos, ya que el SAT obliga a que los contribuyentes conserven sus comprobantes para cualquier aclaración posible.

Interfaz práctica

De poco serviría acceder a un software que cumpla con las características de un facturador electrónico sin que cuente con un diseño y manejo amigable e intuitivo. De lo contrario, poco se diferenciaría del facturador del portal SAT.

Busca un software facturador que te permita hacer uso de todas las funciones de manera sencilla y que te resulte amigable al completar esos procesos cuya naturaleza es compleja. Un buen software facturador debe contar con elementos fáciles de identificar, estar ordenado y ser claro en sus herramientas y su uso.

De la misma manera, un software completo te brinda varias herramientas extra para que su usabilidad sea más sencilla. Por ejemplo: un equipo soporte dispuesto a ayudarte en cualquier momento o una página web enfocada en la resolución de dudas sobre el software, de su funcionamiento y de sus procesos. Te recomendamos elegir un programa que cumpla con estas características para hacer tu trabajo más llevadero y eficaz.

Infraestructura y actualizaciones gratuitas del software

Otra de las características de un facturador electrónico confiable es que cuente con la infraestructura adecuada para desempeñar su labor. Esto significa que debe contar con los servicios y herramientas más novedosos y confiables, para que tú y tu empresa puedan seguir creciendo al ritmo que necesitan. Por ejemplo, disponer de un servicio en la nube que cumpla con todas características de última generación y de un sistema de seguridad que cumpla todas las exigencias a nivel mundial para protección de datos y de información.

De hecho, algunos de ellos utilizan el mismo sistema que usan los bancos para guardar tu dinero, pero, en este caso, es para conservar tu información administrativa, financiera y fiscal completamente fuera del alcance de ladrones y 100 por ciento segura ante cualquier robo o filtración.

Otra gran certeza que podría darte un buen facturador electrónico es que cuente con constantes actualizaciones y mejoras gratuitas del sistema, ya que sería muy poco viable tener que pagar costos extras por acceder a alguna actualización.

¡Buenas noticias!

¡No tienes que seguir buscando un sistema con las características de un software facturador electrónico óptimas! QuickBooks cumple con todas estas características de un facturador electrónico, pues facilita llevar a cabo tu facturación electrónica.

Además, te ofrece ventajas que te permiten complementar tus necesidades contables y administrativas, a través de diversas funciones como la alianza que tiene con varios Proveedores Autorizados de Certificación, lo que le permite contar con todas las normas y disposiciones vigentes del SAT al momento de timbrar facturas de manera ilimitada.

También tienes acceso desde cualquier lugar, pues QuickBooks se encuentra en la nube y está respaldado por altos niveles de seguridad para que tu información esté siempre segura. Sumado a lo anterior, si tienes alguna duda, su soporte técnico siempre estará listo para ayudarte.

No es casualidad que sean cada vez más las personas que eligen QuickBooks para cumplir con sus obligaciones fiscales, ya que contamos con presencia en todo el mundo y ya son casi 7 millones de usuarios que avalan la eficacia y el valor agregado este sistema en la nube. ¡Te invitamos a conocer nuestros planes y costos promocionales aquí!

 

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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