2021-02-22 16:43:11 Facturación electrónica English Conoce cómo funciona la carga paso a paso y consulta CFDI en los sistemas administrativos QuickBooks y Aspel, para que puedas elegir la... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2021/02/windows-Wzn5IgxXWKo-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/facturacion-electronica/cargar-cdfi-quickbooks-vs-aspel/ Programas para cargar el CFDI en línea | QuickBooks México

Carga, consulta y procesos CFDI: QuickBooks vs. Aspel

11 Minutos para leer

Conoce cómo funciona la carga y consulta CFDI en los sistemas administrativos Aspel y QuickBooks Online. En esta entrada te daremos todos los pasos a seguir para importar un CFDI en línea, y otros detalles importantes a considerar antes de invertir en la mejor opción para tu empresa:

 

Índice de contenidos:

  1. Introducción
  2. Pasos para cargar un CFDI en línea con Aspel
  3. Pasos para cargar un CFDI en línea con QuickBooks
    1. Consulta CFDI’s importados
    2. Procesos CFDI a través de QuickBooks
    3. Procesos CFDI que no puedes realizar
  4. QuickBooks vs. Aspel
    1. Principales similitudes
    2. Principales diferencias
    3. Precios QuickBooks vs. Aspel
  5. Recomendaciones adicionales y conclusiones

 

Antes de pasar del sistema gratuito del Servicio de Administración Tributaria SAT a un sistema contable-administrativo de paga, con mayores y mejores funcionalidades para las pequeñas y medianas empresas, es preciso preguntarse por sus herramientas, posibilidades y limitaciones para definir su relación costo-beneficio.  En este punto, es común que algunos contribuyentes se pregunten si pueden importar el XML de un CFDI en línea a cualquier sistema de administración empresarial, ya que es un procedimiento indispensable para controlar la gestión de facturas desde un mismo sistema y sin enredos.

A continuación artículo te daremos la respuesta a partir de una  comparativa útil entre dos programas reconocidos en el mercado: Aspel ADM y QuickBooks Online.

Pasos para cargar un CFDI en línea con Aspel

El sistema Aspel ADM permite importar en formato XML tanto facturas o CFDI’s, recibos de honorarios, notas de crédito y arrendamiento. Con esta información, el programa da de alta clientes y productos.

Para hacerlo, es necesario seguir minuciosamente esta serie de pasos:

  1. Antes de cargar cualquier archivo XML, el sistema exige configurar la siguiente información de la empresa:
  2. Datos generales
  3. Documentos e impuestos
  4. Detalles del certificado digital
  5. Formatos y decimales
  6. Firma del contrato
  7. Y cuentas por cobrar y pagar
  8. Una vez concluido lo anterior, los usuarios deberán acceder al programa y dar clic sobre la segunda opción de la barra lateral azul, que indica “Facturas”, luego dar clic en el submenú desplegable, donde “Importador”.

Cargar CFDI Aspel

  1. Deberán seleccionar la opción de “Añadir archivos”, y el sistema abrirá una ventana para que el usuario seleccione uno por uno los XML a importar.
  2. Posteriormente, darán clic sobre el recuadro que indica “Configuración avanzada”.
  3. En la pantalla aparecerán diversas opciones que los usuarios deberán seleccionar de forma manual, por ejemplo, si desea guardar o no los RFC’s duplicados de sus clientes, indicar un prefijo en la opción de productos, para identificar los CFDI’s que no sean versión 3.3, o en caso de que sí sean CFDI’s 3.3, indicar el número de identificación como clave del producto.

Cargar CFDI Aspel

  1. A continuación, los usuarios tendrán que indicar los documentos a importar, seleccionando uno a uno o mediante la opción “Seleccionar todos”, en caso de que así lo desee. En caso de que, por error, se hayan cargado archivos que no sean un CFDI, entonces el sistema los rechazará automáticamente.
  2. El siguiente paso consiste en corroborar la serie de los documentos, en caso de que los CFDI’s no cuenten con serie o folio, y dar clic en “Siguiente”.
  3. Aparecerá la información general sobre los clientes, facturas y productos procesados durante la carga. También podrá desplegarse el detalle de cada transacción.
  4. Para validar la información importada, es necesario que los usuarios se desplacen a la barra lateral y den clic a “Productos” y nuevamente, en el submenú, a “Productos”.

Pasos para cargar un CFDI en línea con QuickBooks

Veamos ahora cuáles son los pasos a seguir para la importación de un CFDI mediante el sistema de QuickBooks:

  1. Si aún no eres usuario de QuickBooks, el primer paso será, por supuesto, completar la configuración de tu empresa, que te llevará muy pocos minutos. En caso de que ya uses QuickBooks, solo deberás seguir 3 pasos esenciales:
  2. Dentro de tu panel de control de QuickBooks Online, selecciona “Transacciones importadas”. Esta función se encuentra en la primera opción, en la barra gris que está a tu lado lado izquierdo.

Cargar CFDI QuickBooks

  1. Tras dar clic, aparecerá la leyenda “Carga todos tus archivos XML”. Selecciona el botón de “Comenzar”.
  2. Ahora puedes arrastrar los archivos XML que requieras sobre la barra punteada. O puedes dar clic simplemente sobre ella y automáticamente se abrirá la ventana para que selecciones los documentos correspondientes.

Cargar CFDI QuickBooks

Consulta CFDI’s importados

Puedes revisar fácilmente los archivos que vayas importando debajo de la barra de importación. En caso de que hayas subido un XML no deseado, también podrás eliminarlo tras un solo clic.

Una vez importada la totalidad de tus transacciones, el sistema arrojará la opción de “Revisar importación”. Consulta CFDI’s importados, continúa con la carga de archivos y comienza a analizar tu información financiera mediante reportes.

Cargar CFDI QuickBooks

Procesos CFDI a través de QuickBooks

¿Qué funcionalidades obtienes tras la importación de CFDI en línea mediante QuickBooks?

Llevar a cabo procesos CFDI como estos, mediante tu sistema de facturación QuickBooks, te permitirá mayor claridad en el análisis de tu pyme. Además, podrás gestionar desde un mismo lugar todas tus facturas, en vez de tenerlas desperdigadas en varios sistemas, equipos y carpetas.

Al importar tus facturas, QuickBooks se nutre de la información que contienen, como los clientes, los productos y servicios. Después, esta información te arrojará el feedback que necesitas para analizar de lleno tus finanzas, pues podrás generar automáticamente hasta 70 reportes distintos, que funcionan a modo de resumen financiero, según lo que necesites verificar en tu empresa, entre ellos:

  • Facturas a clientes y pagos recibidos
  • Reporte de comparación de pérdidas y ganancias
  • Instantánea del negocio
  • Detalle de antigüedad de cuentas por cobrar
  • Resumen de ingresos por cliente
  • Lista de productos/servicios

¡Y la lista sigue!

Así es como un pequeño detalle (un pequeño tag) contribuye a la toma de decisiones para el porvenir de la empresa.

En QuickBooks, puedes cargar todos los archivos XML que necesites en cuestión de segundos, al igual que imprimir, enviar y descargar CFDI’s y reportes en muy pocos pasos. Además, este sistema en la nube te ofrece la opción de importar clientes, proveedores, productos y servicios.

Entre otros procesos relacionados con las facturas que importes al sistema, podrás:

  • Timbrar, revisar y descargar CFDI’s ilimitados
  • Modificar las fechas de pago de tus facturas PUE (Pago en una sola exhibición)
  • Cambiar la cuenta bancaria en la que se registró el pago de la factura PUE
  • Revisar los productos y servicios importados
  • Editar el nombre de los productos y servicios importados

Procesos CFDI que no puedes realizar

  • Importar complementos de pago sin la factura original
  • Importar CFDI’s en versión 3.2
  • Importar CFDI’s cuyos clientes posean más de una moneda
  • Cargar CFDI’s del tipo N Nómina
  • Cargar CFDI’s del tipo T Traslado
  • Importar adendas y complementos

Si quieres mayor información, te recomendamos consultar algunas preguntas frecuentes respecto a los procesos de importación de CFDI’s en QuickBooks aquí.

QuickBooks cuida de ti y de lo que más valoras: tu tiempo. Por eso, es capaz de quitarte hasta 15 horas mensuales de carga administrativa, para que tú te dediques a lo más prioritario. Haz de QuickBooks tu asistente personal y comienza a optimizar los procesos administrativos de tu negocio.

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QuickBooks vs. Aspel

Veamos a modo de repaso algunas de las similitudes y diferencias que existen entre QuickBooks Online y Aspel ADM. De esta forma, sabrás cuál de estos dos sistemas cubre tus necesidades específicas y cuál se adapta mejor a tu pyme.

Principales similitudes

  • En ambos sistemas puedes timbrar, revisar y  descargar CFDI’s ilimitados, aunque en Aspel, esta función está disponible en 2 de sus planes, mientras que QuickBooks la ofrece en cualquiera de sus 3 planes.
  • Ambos sistemas operan en la nube y pueden utilizarse en smartphones, tablets y computadoras.
  • Los dos programas administrativos están integrados a las normativas del Servicio de Administración Tributaria, y emiten facturas 3.3.
  • Ambos están diseñados principalmente para las pequeñas y medianas empresas.
  • Tanto con QuickBooks Online como Aspel ADM puedes elaborar cotizaciones para clientes.
  • Los dos programas manejan divisas multimoneda.

Principales diferencias

  • QuickBooks posee planes escalables sin compromiso de suscripción mensual, es decir, los usuarios pueden cancelar el servicio en el momento en que deseen, en caso de que decidan prescindir del software o cambiar de programa.
  • Aspel ADM ofrece a los usuarios hasta 5 reportes diferentes, que son el corte de caja, estados de cuenta de clientes, kárdex, lista de precios y resumen de documentos.
  • QuickBooks ofrece una variedad de hasta 70 reportes personalizados. Mira cuáles son los reportes incluidos en tu suscripción a QuickBooks Online.
  • Aspel puede funcionar offline y sincroniza la información una vez que el usuario se reconecta.
  • QuickBooks ofrece desde 2 hasta 25 usuarios, dependiendo el plan a elegir.
  • Aspel soporta únicamente 3 sesiones simultáneas.
  • QuickBooks ofrece la función de conciliación bancaria automatizada, en cualquiera de sus 3 planes.
  • Aspel ADM, en su plan básico mensual incluye la licencia del aditamento ADM Tienda, sin embargo, no indica si sus planes están sujetos a un plazo forzoso.

Precios QuickBooks vs. Aspel

Sabemos que, para muchos emprendedores o pymes, el momento decisivo para elegir qué software contable-administrativo les conviene más es cuando se enfrentan a los precios de cada plan de pago. Por más que encuentren el programa más completo, si el costo no se adecua a su presupuesto, no sirve de nada contemplar tal o cual sistema.

Ahora que sabes cuáles son las principales diferencias y similitudes entre QuickBooks y Aspel, será necesario evaluar la relación costo-beneficio de cada uno. Por eso, nos hemos adelantado para ahorrarte tiempo y búsquedas.

Por un lado, Aspel, en su versión ADM, cuenta con 3 planes distintos:

  • Básico, por $99 pesos mensuales.
  • Premium, por $149 pesos mensuales (ambos ofrecen CFDI’s ilimitados).
  • Además, para los usuarios que no deseen los servicios anteriores y solo deseen utilizar facturas, ofrece paquetes de CFDI’s limitados, que va desde 20 facturas, a un precio de $209, hasta 100 facturas en $812 pesos.

Cabe mencionar que Aspel ofrece actualmente una prueba gratuita por 30 días.

Mientras que QuickBooks Online cuenta con 3 planes, y actualmente ofrece promociones especiales del 70% al 90% de descuento durante 3 meses:

  • Simple Start, por un precio actual de $90 pesos al mes.
  • Essentials, por la cantidad de $210 pesos mensuales.
  • Plus, que hoy en día cuesta $100 pesos al mes, y es el que más funciones ofrece.

Conoce las funcionalidades de cada plan de QuickBooks Online aquí.

Recomendaciones adicionales y conclusiones

En este punto, ya conoces la información más relevante sobre estos sistemas de tipo ERP (sistemas de planificación de recursos empresariales) en el mercado, que están diseñados para agilizar la carga administrativa y contable de las empresas.

Hemos visto que, en esencia, la carga o importación de CFDI en línea es muy sencilla, pero los pasos y el tiempo a invertir depende en gran medida del sistema contable-administrativo que utilices.

Antes de decidirte por uno, es recomendable definir las funciones específicas que requieres en tu negocio, y a partir de ello, cotejar en cuál puedes hacerlo de forma más sencilla. No solo eso, también es importante que, si vas a pagar por un software de esta índole, evalúes el valor agregado que cada uno te ofrece, si el precio de pago mensual es forzoso o flexible (si te compromete o no a pagar una cuota mensual durante determinado tiempo), y qué tan fácil o intuitivo es; si requiere de un uso altamente especializado, de una o varias capacitaciones previas, y si existe un equipo de soporte que respalde tu inversión y te apoye en cualquier momento, ya sea técnicamente y/o mediante recursos adicionales, por ejemplo, tutoriales, artículos informativos, foros de discusión, webinars, etcétera.

Si nos acompañaste hasta aquí, esperamos haberte ayudado no solo en el paso a paso de cómo cargar un CFDI en línea a QuickBooks o Aspel, sino a facilitar tu búsqueda de un programa administrativo capaz de adaptarse a los requerimientos de tu negocio.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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