2020-02-04 18:16:12 Facturación electrónica English ¿Ya conoces todas las ventajas de facturar en la nube? Aprende cómo hacerlo en México, a través del sistema de contabilidad... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/01/avel-chuklanov-DUmFLtMeAbQ-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/facturacion-electronica/como-facturar-en-la-nube-en-mexico/ Cómo facturar en la nube en México

Cómo facturar en la nube en México

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Hoy en día, las empresas no se pueden dar el lujo de verse atadas a una oficina o espacio físico. El ámbito de los negocios modernos les exige contar con esquemas de colaboración a distancia y tecnologías para responder rápidamente a las necesidades de sus clientes en todo el mundo. Por eso, también necesitan sistemas para facturar en la nube.

La facturación en la nube es una tecnología que  te permite acceder a toda tu información desde cualquier lugar del mundo, los 365 días del año y las 24 horas del día con tan solo iniciar sesión en tu cuenta a través de cualquier navegador. Es decir, podrás acceder desde cualquier dispositivo móvil, ya sea tu computadora, tu tablet o tu teléfono inteligente.

Por otro lado, los sistemas para facturar en la nube tienen distintas ventajas respecto los de escritorio. Para empezar, no necesitas realizar una instalación en tu dispositivo para utilizar tu facturador. Además, toda tu información quedará almacenada en la nube, por lo que solo necesitarás un usuario y contraseña para acceder a ella.

También tendrás la seguridad de que tu información está protegida en un servidor en línea que tiene una mayor capacidad de almacenamiento y te permitirá guardar todo tipo de información.

Por ello, si estás pensando en empezar a facturar en la nube, aquí te explicamos cómo puede ayudarte esta tecnología, cuáles son sus ventajas y cómo puedes utilizarla en México.

 ¿Qué es la nube?

Para entender los beneficios de facturar en la nube, primero debes entender qué es la nube y cómo funciona.

La nube es una red de servidores de Internet que permiten almacenar todo tipo de información. Por ejemplo, las bases de datos, las páginas web, los videos, los servicios de correo electrónico, e incluso las plataformas de streaming, que utilizas cotidianamente y que ves en Internet, se encuentran almacenadas en la nube.

La gran ventaja de la nube es, precisamente, que toda la información se encuentra disponible en internet, por lo que cualquiera puede acceder a ella desde un dispositivo conectado a la red, sin la necesidad de almacenar los archivos en el equipo. Por ejemplo: si tú guardas los documentos de tu contabilidad en tu equipo, solo podrás verlos en ese equipo o a través de algún dispositivo de almacenamiento, como una memoria USB o un CD. Sin embargo, si los guardas en la nube podrás verlos en cualquier dispositivo conectado a internet.

Además, la nube también permite ejecutar aplicaciones, y justo así es como funcionan los sistemas para facturar en la nube.

¿Qué es la facturación en la nube?

Los sistemas para facturar en la nube son aplicaciones que se ejecutan en línea y te permiten generar facturas electrónicas desde cualquier dispositivo, así como almacenarlas o descargarlas.

En la nube también puedes guardar información de tus clientes, proveedores y productos, entre otras cosas.

De hecho, los sistemas para facturar en la nube te ofrecen todos los mismos beneficios que cualquier sistema de contabilidad electrónica, como la selección automática y el auto llenado de datos, con la ventaja de que puedes hacerlo en cualquier dispositivo.

Ventajas de facturar en la nube

Además de la accesibilidad y el almacenamiento, los sistemas para facturar en la nube tienen otros beneficios.

Para empezar, son más seguros. Contrario a lo que pudiera pensarse, es más seguro almacenar información en la nube que en algún dispositivo. Sólo tú podrás ver la información que subas a la nube, a través de tu cuenta y contraseña. Con ello, estarás protegido contra el robo de información.

Además, la nube funciona como un respaldo para todos tus archivos. Así, no te arriesgas a perder tu información, si extravías el dispositivo en el que la mantenías almacenada. Al estar en la nube, todo se guarda al instante.

Por otro lado, los sistemas para facturar en la nube ofrecen actualizaciones constantes. En cambio, con los sistemas que tienes que descargar e instalar en tu computadora te quedas con las versiones que hayas adquirido, por lo que, para actualizarlos, tienes que adquirir e instalar un nuevo programa.

¿Cómo facturar en la nube con QuickBooks?

Como ya te comentamos, una de las ventajas de facturar en la nube es que no necesitas un archivo que ejecute el programa de instalación en tu máquina. Lo único que requieres es la creación de un usuario y contraseña.

En México no muchos facturadores han podido adaptarse a esta nueva tecnología por lo que realmente son pocos los que te pueden ofrecer la ventaja de facturar en la nube. Uno de ellos es QuickBooks.

Si decides contratar QuickBooks, te explicamos cómo podrías facturar desde la nube.

1.- Lo primero que necesitas hacer es crear tu cuenta.

Para crear tu cuenta, entra a la página de QuickBooks. En la página principal selecciona la opción “Adquiérelo ya”. Escoge cuál de los tres planes es el que quieres utilizar, todos ellos ya incluyen la facturación en la nube.

facturar en la nube

2.- Te pedirán tu correo electrónico, y este será tu usuario para utilizar la plataforma. Escribe tu nombre y tu apellido. Después, deberás seleccionar una contraseña segura y confirmarla.

Si gustas, puedes agregar tu número de teléfono. Esto te permite tener una cuenta verificada, por lo que es recomendable que lo proporciones; además, te puede ayudar a recuperar fácilmente tu contraseña si la olvidas.

3.- Pulsa el botón “Un paso más”. Esto te llevará a una siguiente ventana, en donde deberás colocar tus datos bancarios, como número de tarjeta, fecha de vencimiento y clave para realizar la compra de tu cuenta QuickBooks.

Puedes cancelar tu cuenta en el momento que quieras ya que no hay un contrato con letras chiquitas en el que se te cobre alguna comisión o sanción por cancelar tu cuenta.

¡Felicidades! Ahora ya tienes una cuenta de QuickBooks que te permitirá realizar facturar en la nube, y que te brindará otras ventajas y atractivas opciones para ayudar a tu negocio.

Para empezar a realizar tus facturas, solo necesitarás ingresar información adicional a tu cuenta, como tu RFC, tu e-clave y permisos del SAT.

Es recomendable que comiences la configuración de tu cuenta con tu asesor financiero o con tu contador, para que puedas proporcionar todos los datos correctamente, y así comenzar a facturar en la nube de manera rápida y eficaz.

¿Qué puedes hacer con QuickBooks?

QuickBooks es mucho más que un facturador. Se trata de un sistema con una interfaz intuitiva, que cuenta con distintas herramientas de contabilidad que te permitirán mantener tus finanzas en orden. Con él, podrás dar seguimiento en tiempo real a la información de tus ingresos, gastos, ventas y pérdidas o ganancias.

También podrás cumplir con tus obligaciones fiscales, gracias a que QuickBooks te permite generar los archivos que las autoridades solicitan, como parte del deber de los contribuyentes, que consiste en presentar su contabilidad electrónica. 

El sistema de QuickBooks genera los archivos en los formatos requeridos por el Sistema de Administración Tributaria (SAT), es por eso que podrás crear tu catálogo de cuentas y tu balanza de comprobación con tan solo unos clics.

Algunos sistemas de facturación te ofrecen un número limitado de facturas para emitir mensualmente, pero con QuickBooks podrás emitir facturas ilimitadas. También podrás generar complementos de pago y cancelar facturas sin ningún costo adicional.

Asimismo, podrás generar más de 70 variedades de reportes sobre las finanzas de tu empresa, personalizar tus reportes de acuerdo a tus necesidades, incluso programarlos para que se generen automáticamente en las fechas que elijas y para que, posteriormente, se envíen a tu cuenta de correo electrónico.

Por si fuera poco, podrás vincular tus cuentas bancarias con QuickBooks para que, en todo momento, sepas si tu saldo coincide con tu contabilidad. Al ingresar la información de tu banco también puedes llevar un seguimiento en tiempo real de todas tus cuentas. Todo al alcance de tu mano desde tu celular o computadora.

Sincronía con tu equipo

Otra de las ventajas de facturar en la nube es que, al no estar instalado en un solo dispositivo, puedes tener sincronía con uno o varios miembros de tu equipo. Generalmente los facturadores te permiten un número de usuarios pagando un costo extra.

En QuickBooks, cada paquete ya te incluye cierto número de usuarios para que decidas quién puede acceder a la información de tu empresa. Cada vez que lo necesites, puedes crear una cuenta para que tus colaboradores tengan acceso a QuickBooks. Al hacerlo, puedes elegir qué derechos de acceso tiene y qué acciones puede realizar cada usuario.

La ventaja es que tú como usuario principal o administrador puedes controlar quién puede ver o quién no cada cosa. Incluso puedes crear usuarios para que solo entren al programa a registrar sus horas de entrada y salida: esto te ayudará mucho con el pago de nómina para tus empleados. Además, puedes darle a algunos usuarios acceso para que vean los reportes de la empresa.

QuickBooks te permite distinguir entre usuarios estándar y administradores de tu negocio. Los primeros tendrán acceso restringido a ciertas cuentas de la empresa, ya sea a ventas y clientes o compras y proveedores; mientras tanto, los segundos podrán realizar casi cualquier tarea de tu PyME.

También puedes crear una cuenta para tu contador. De esta manera, siempre estarán en sincronía con la información de las finanzas de la empresa.

Ahora ya sabes cómo facturar en la nube en México con QuickBooks y qué herramientas puedes aprovechar gracias a esta nueva tecnología.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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