2019-06-05 16:21:06 Facturación electrónica English Aprende a automatizar todas tus facturas electrónicas. En este artículo te explicamos cómo facturar en línea fácilmente en 5 pasos con... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2019/06/12.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/facturacion-electronica/como-facturar-en-linea-facilmente-en-cinco-pasos-con-quickbooks/ Cómo facturar en línea fácilmente en 5 pasos con QuickBooks

Cómo facturar en línea fácilmente en 5 pasos con QuickBooks

8 Minutos para leer

Realizar una factura en línea es una de las tareas que parecen sencillas de llevar a cabo para los negocios como las pequeñas y medianas empresas (PyMEs), así como para los profesionales independientes, por ejemplo, las personas físicas con actividad empresarial. Sin embargo, también son una de las actividades que más atención requieren por parte de los contribuyentes.

Hay que tener presente que las facturas electrónicas son los comprobantes fiscales con los cuales podemos dar fe de nuestras operaciones financieras ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), donde se reflejan los ingresos producidos por los servicios y productos que ofrecemos. Por esta razón es convente apoyarnos en el uso de herramientas como los softwares contables, como QuickBooks, para que nuestra contabilidad sea lo más eficiente posible.

Crear y certificar facturas electrónicas es un proceso esencial en todo negocio. Sin embargo, las herramientas para facturar en línea pueden ser difíciles de utilizar para las personas que no dominen o que no tengan conocimiento en contabilidad. Incluso, muchas ocasiones pueden encontrarse con sistemas que cobran precios excesivos por rebasar cierto número de facturas emitidas.

Aunque los contribuyentes tienen a su disposición herramientas gratuitas para facturar en línea, como la que se encuentra en el portal del SAT, emitir facturas electrónicas por medio de esta aplicación puede llegar a ser una tarea tardada, y más si el sistema falla, se cae o está saturado. Es por eso que, en ocasiones, generar el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) puede ser un verdadero dolor de cabeza. Peor aún si tú o tu negocio presentan un grueso volumen de operaciones. Por esas razones, lo más conveniente es manejar un software contable como QuickBooks.

Gracias a QuickBooks tienes la posibilidad generar y enviar facturas 3.3 de forma automatizada, sin complicaciones y preocupaciones, ya que cumplen con la normativa de la autoridad tributaria en México. Con ello, tu negocio se beneficiará en ahorrar muchas horas en captura información, además de poder gestionar y controlar otras tareas de tu empresa.

Cabe señalar que QuickBooks está pensado y diseñado para que cualquier persona lo pueda utilizar, no importa si cuenta con conocimientos en contabilidad, ya que emplea una interfaz de usuario amigable que permite facturar en línea fácilmente. Te explicamos por qué es conveniente que realices tu contabilidad por medio de este software, el cual te permitirá optimizar este proceso, así como obtener otras ventajas para hacer más eficiente la gestión de tu negocio.

Aquí te guiamos paso a paso para facturar en línea con QuickBooks, con cinco pasos a seguir. Lo mejor de todo es que, con este software contable, la emisión de tus facturas electrónicas no tiene límite ni costos adicionales sobre tu suscripción.

¿Cómo facturar en línea con QuickBooks?

No olvides que las facturas electrónicas que emitamos serán la única forma de comprobar ante las autoridades fiscales los ingresos que obtengamos, así como los gastos que generen nuestras operaciones, con las cuales se determinan los montos por conceptos de impuestos que debemos tributar al SAT. Por estas razones, los CFDI 3.3 contienen la información detallada sobre las transacciones como la fecha en que se realizan, el importe por la prestación de servicios o productos que vendamos, la forma y el método de pago, el desglose de los impuestos relacionado, así como datos de los clientes como su nombre y el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), etcétera.

Al facturar en línea se pueden cometer errores humanos, por ejemplo, al capturar esta información manualmente, lo que puede implicar desde la pérdida de tiempo hasta sanciones por parte del SAT. Es aquí donde QuickBooks puede ayudarte a facilitar este proceso, ya que permite automatizar muchos de estos pasos.

Por ejemplo, QuickBooks tiene la opción de que hagas una lista de clientes frecuentes para que los selecciones fácilmente y no tengas que volver a capturar sus datos.

Recuerda que no es necesario que instales ningún programa en tu dispositivo, incluso puedes ingresar a tu cuenta QuickBooks desde cualquier  equipo de cómputo, tableta o teléfono inteligente con conexión a internet. Ahora sí, te guiamos a detalle para que sepas cómo facturar en línea con QuickBooks.

1.- Ingresa a la plataforma en línea

Ingresar a QuickBooks es muy fácil, solo escribe la dirección en tu navegador web, captura tu cuenta y contraseña. Una vez dentro, podrás visualizar en la pantalla tu perfil con toda la información de tu empresa.

En tu perfil encontrarás la opción de Crear, selecciónala y posteriormente elige el botón de Factura a cliente. Enseguida QuickBooks te mostrará el formato que deberás llenar, con los datos de tu cliente, como el RFC, el concepto de la factura, método, forma de pago, entre otros.

Si se trata de una factura para un cliente nuevo, podrás añadirlo a tu lista; solo tienes que capturar su nombre o razón social, su RFC y su dirección de correo electrónico. Tras completar todos los campos solicitados, da clic en Guardar. En el caso de que se trate de un cliente previamente registrado en el sistema, la plataforma de QuickBooks llenará de forma automática todos sus datos, una vez que lo elijas de tu lista.

2.- Utiliza la herramienta de creación de facturas

Ya que ingresaste a la herramienta de creación de facturas, encontrarás el formato para hacer una nueva de manera rápida. Deberás completar el formato con los datos de el CFDI. Captura el uso de la factura electrónica y señala el concepto de ésta. Luego, selecciona el método de pago y la forma de pago que acordaste con tu cliente.

Es importante que tengas presente que la forma de pago puede ser por medio de pago en efectivo, un cheque, una transferencia de fondos, entre otras maneras de liquidar la factura. Mientras que el método de pago puede ser “Pago en una sola exhibición (PUE)”, cuando la factura será pagada en un solo momento o “Pago en Parcialidades o Diferido (PPD)”, en caso de que el pago se liquide en cuotas. Considera que, si la transacción se liquida en parcialidades, deberás realizar un complemento de pago cada vez que recibas una cuota por dicha operación.

Tras haber indicado la forma y el método de pago, tienes que registrar la fecha en la que el cliente va a ejecutar el pago de la factura, ésta la puedes seleccionarla directo en el calendario que se desglosa en dicho apartado.

Después, captura los productos o servicios que vendiste. Una vez que completaste el formato solo tienes que ingresar tu certificado digital y tu contraseña del SAT para crear y timbrar tu factura. Además, el Impuesto al Valor Agregado (IVA), Impuesto Sobre la Renta (ISR) e Impuesto Especial Sobre Producción y Servicios (IEPS) son calculados automáticamente por el sistema.

3.- Crea y envía facturas ilimitadas desde tu perfil

Después de facturar en línea, se mostrará la representación impresa de tu CFDI, es decir, en formato .pdf, junto con fichero en .xml y podrás descargarlos directo en tu dispositivo. No obstante, desde tu cuenta QuickBooks puedes enviar a tu cliente ambos archivos a través de correo electrónico, solo da clic el botón de Enviar, que te aparece en la pantalla. En el formulario que te aparecerá en pantalla, edita el asunto, así como el mensaje que va a contener tu correo con los archivos de tu factura adjuntos.

Distintos softwares para crear facturas te cobran cierta cantidad cada vez que emites una factura distinta, lo que puede llevar a un incremento en el costo si llegas a facturar en línea con mucha frecuencia. Sin embargo, en QuickBooks tienes un número ilimitado de facturas ya incluidas en tu plan.

Además, si vinculas tus cuentas bancarias con tu perfil en QuickBooks, podrás conciliar tus operaciones al conocer cuál fue el pago que realizó tu cliente y, de esta manera, podrás cotejar la transacción del ingreso con el CFDI que emitiste.

4.- Programa facturas recurrentes desde tu lista de clientes

Lo mejor de facturar en línea y disponer de la lista de clientes es que solo debes ingresar su información una vez y estará guardada para cada ocasión que lo necesites. Además, podrás programar facturas electrónicas recurrentes a cualquiera de tus clientes de manera regular. Esto te ahorrará mucho tiempo y te permitirá llevar un mejor control de tu contabilidad.

5.- Haz un seguimiento de tus facturas y controla cobros

Con QuickBooks será muy sencillo que veas una lista de todo lo que has facturado. Ahí también se muestra cuál es el estatus de cada CFDI en la lista de transacciones. Por ejemplo, si necesitas enviar un comprobante de pago, o cancelar una factura, también podrás hacerlo desde esa herramienta.

Además, también puedes crear los complementos de pago en caso de que tus clientes liquiden de forma diferida. QuickBooks te ayuda a realizar un seguimiento de todas tus facturas y envío de recordatorios de pago, en caso de que tengas cobros pendientes.

Con QuickBooks toda tu información contable está a la mano, en un solo lugar, para que puedas consultar y analizar reportes y así tomar decisiones importantes de tu negocio en tiempo real.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

Artículos relacionados

¿Qué se necesita para facturar y cómo iniciar?

Si leíste el manual de llenado de CFDI del SAT, quizá tuviste…

Lee mas

¿Cómo puedo facturar en OXXO y en otras tiendas?

Para llevar una buena contabilidad es importante tomar en cuenta hasta los…

Lee mas

Cómo facturar en la nube en México

Hoy en día, las empresas no se pueden dar el lujo de…

Lee mas