2020-05-09 12:17:40 Facturación electrónica English ¿Necesitas ayuda para organizar tu contabilidad electrónica? Sigue esta guía para crear facturas electrónicas en el SAT para 2021.... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/05/rsz_alejandro-escamilla-dl6jeyfihlk-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/facturacion-electronica/como-hacer-facturas-electronicas-en-el-sat-2020/ Cómo hacer una factura electrónica 2021 | QuickBooks México

¿Cómo hacer una factura electrónica SAT para el 2021?

17 Minutos para leer

Año con año se realizan cambios en nuestras obligaciones fiscales y este 2021 no es la excepción. Algunos de estos cambios se relacionan con las facturas electrónicas, pero no te preocupes, pues no es algo que implique grandes ajustes sino simplemente afinar un par de detalles en la emisión de las mismas. Conoce los detalles a continuación:

Índice de contenidos:

  1. Introducción
  2. Lo que tienes que saber antes de emitir un CFDI 2021
  3. Cómo hacer una factura electrónica: checklist de datos esenciales
  4. Cambios en la factura electrónica 2021
  5. CFDI 2021: Cambios en la Resolución Miscelánea Fiscal
  6. ¿Qué necesitas para crear una factura electrónica SAT?
  7. Agrega tu logo y nombre comercial a tu factura electrónica
  8. Personalización de recibos de ventas, facturas y cotizaciones con QuickBooks
  9. Verifica las facturas que emitas
  10. Cómo cancelar tus facturas
  11. Algunas recomendaciones adicionales
  12. ¿Qué opciones hay si no quieres crear tus facturas electrónicas en el SAT?
  13. Ventajas de facturar en QuickBooks Online
  14. Activa tus recordatorios de pago
  15. Conclusiones

Quienes no están familiarizados con el mundo de las finanzas, suelen sufrir dolores de cabeza cuando escuchan palabras como facturación, balances, comprobantes y bancos. Sin embargo, también son conscientes de que involucrarse con estos aspectos es algo completamente necesario para llevar adelante un negocio, y que además hay que actualizarse de manera constante respecto a cualquier cambio oficial. Por eso, en este artículo encontrarás todos los detalles sobre cómo hacer una factura electrónica en 2021, y además, daremos un repaso por los cambios que sufrió el CFDI 3.3 al arrancar el año.

Lo que tienes que saber antes de emitir un CFDI 2021

No es la primera vez que comentamos que México es uno de los países que encabezan la lista de complejidad fiscal, según los expertos. Pero, aunque la contabilidad electrónica implica muchos retos y aprendizajes, también es posible simplificar algunos procesos, con ayuda de un software, herramientas digitales e información como la que compartimos a menudo en QuickBooks, conoce aquí cómo funciona.

Lo primero que debes saber, en caso de que seas nuevo en el ámbito contable, es que el SAT es el Servicio de Administración Tributaria y éste ofrece herramientas para que el contribuyente realice diferentes trámites, entre ellos, el de la creación y emisión de facturas electrónicas.

Tal y como existe el portal gratuito del SAT también hay otros sistemas privados y de paga que puedes contratar para el mismo fin, es decir, para llevar a cabo la facturación de tu negocio y para estar al día con tu contabilidad, entre otras funciones adicionales. Si quieres saber más respecto a las diferencias entre ambos y a los beneficios que ofrece un software de contabilidad electrónica para tu negocio, te invitamos a consultar este enlace al finalizar este artículo. En él verás cuáles son las ventajas que tiene un sistema de facturación privado por encima de uno gratuito.

Cómo hacer una factura electrónica: checklist de datos esenciales

Antes de aprender cómo hacer una factura electrónica, es necesario saber que el proceso de facturación desde el SAT, en ocasiones, puede resultar tedioso si no cuentas con todos los datos necesarios. Por eso, te recomendamos antes que todo tener a la mano esta serie de puntos.

Para la emisión del comprobante fiscal digital necesitas:

  • La Clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de la persona a quien deseas emitir factura electrónica.
  • El detalle de los bienes o servicios a facturar.
  • El valor unitario de los mismos.
  • El valor total de los bienes o servicios.
  • El modo de pago, es decir: si es parcial (en diferentes pagos o “cuotas”) o si es total (en una sola exhibición).
  • Si corresponde, deberás identificar los impuestos aplicados: tanto la tasa como el valor retenido. Para mayor información, consulta nuestra guía de impuestos para principiantes.
  • Identifica el método, es decir: efectivo, cheque, transferencia bancaria, pago con tarjeta de débito, entre otros. Ojo: no hay que confundir el método de pago con el modo de pago.
  • Si se trata de bienes de importación, debes identificar el número y la fecha del documento aduanero.
  • Nota: Como verás en el siguiente apartado, para realizar un CFDI 3.3 en 2021 es necesario tomar en cuenta las nuevas reformas del Código Fiscal de la Federación, debido a que las claves del catálogo han cambiado, y utilizarlas del modo en que lo hacías antes podrían ocasionar errores en tu factura.

Dicho lo anterior, a continuación te ofrecemos una guía práctica para que a la hora de hacer una factura electrónica en el SAT no tengas ningún problema. Además, al final de este artículo, te daremos una serie de recomendaciones para ahorrar más tiempo en la elaboración de tus Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI’s).

antes de hacer una factura electrónica 2021_QuickBooks

Cambios en la factura electrónica 2021

Uno de los primeros desafíos al iniciar con una Pyme tiene que ver con familiarizarse con la facturación digital en el SAT. Así que lo más importante que debes de contemplar para este 2021 es que, si un pago es diferido y liquidado en una sola exhibición, entonces deberás emitir dos facturas electrónicas. Nada que sea terriblemente complicado, pero sí lo debes tener presente.

Lo anterior queda especificado en la Fracción VII, Inciso B, del Artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación y explica que: cuando el pago se haga de forma diferida, se deberá emitir un comprobante fiscal digital al realizarse la operación y otro cuando se haga el pago, incluso cuando la contraprestación se liquide en una sola exhibición.

CFDI 2021: Cambios en la Resolución Miscelánea Fiscal

Otra de las reformas cruciales que afectan el cómo hacer una factura electrónica en 2021 consiste en que, tanto la cantidad, como la clave de unidad de medida, la clase de los bienes o mercancía y la descripción del servicio, del goce o uso que amparen, deberán incluirse explícitamente en los CFDI 3.3 de acuerdo a los catálogos indicados en el anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal. Por este motivo, te recomendamos verificar dicho anexo para evitar errores al llenar los campos de tu factura.

Este cambio entró en vigor el pasado 1ro de enero de 2021 y fue anunciado el 8 de diciembre de 2020 a través del Código Fiscal de la Federación.

Cambios en la factura electrónica 2021_QuickBooks

¿Qué necesitas para crear una factura electrónica SAT?

En primer lugar, para poder acceder al sistema, necesitas tener RFC y una “e-clave”, clave digital, o una e.firma (como mejor es conocida actualmente). Recuerda que el RFC hace referencia al Registro Federal de Contribuyentes y sirve para identificar a todas las personas físicas y a las empresas (o personas morales) que realizan actividades económicas. Se trata de una identificación alfanumérica, cuya tramitación se puede iniciar por internet.

  1. El primer paso para comenzar con la creación de facturas electrónicas en el SAT es ingresar a su página oficial: gob.mx.
  2. Una vez allí, deberás seleccionar la opción “Factura electrónica” y elegir “Genera tu factura”. Luego de acceder con tus credenciales, es decir, RFC, contraseña, e.firma portable y el código captcha que aparece hasta abajo, podrás entrar al sistema del SAT para dar clic a la opción de “Generación de CFDI” y a continuación “Capturar comprobante”.

Este apartado puede pensarse con 2 estructuras: los datos del emisor y los datos del receptor, es decir, la persona a quien se le confeccionó la factura SAT.

Los datos del emisor ya están cargados debido a que el sistema nos identifica a raíz del RFC. Entonces, en esta sección solo es necesario completar el tipo de factura.

La “segunda estructura” es la referida al receptor: aquí nuevamente tienes que completar el RFC.

  1. A continuación, deberás hacer clic en “Siguiente”.
  2. Ingresa en el apartado “Comprobante”. Ahí deberás completar los datos correspondientes a la fecha y hora, al código postal y a la moneda de pago. En el caso de que el pago se realice en moneda extranjera, debes completar también el tipo de cambio correspondiente.

Si al emitir factura electrónica aún no has recibido el pago, entonces, en “Método de pago” deberás seleccionar la opción de pago diferido, mientras que, en la forma de pago, deberás seleccionar la clave “99 por definir”.

  1. En la sección de “Conceptos”, completarás con los bienes o servicios que están previamente establecidos con códigos por el SAT. Si tienes dudas sobre cómo saber el concepto de una factura del SAT, solo ingresa a este enlace, donde te guiamos en este procedimiento paso a paso.
  2. En relación a los impuestos o descuentos, no se puede hacer un registro global, sino por cada producto o servicio. Una vez realizado este paso, elige la opción “Agregar” y luego vuelve al apartado “Concepto”.
  3. El último paso para la facturación electrónica es la firma del comprobante fiscal digital, que captura los datos del Certificado de Sello Digital. Ahí deberás completar las claves correspondientes.
  4. En caso de que, por alguna razón, desees postergar el sellado del comprobante, solo elige la opción “Guardar”. Atención: esto solo es válido por 72 horas. Para sellarlo posteriormente, ingresa a la opción “Generación CFDI”, y luego a la opción para consultar comprobantes no certificados.

Nota: Si no estás del todo familiarizado con las nuevas actualizaciones del anexo 20, necesarias para el correcto llenado de tu factura, puedes consultarlo en la página oficial del SAT o dando clic aquí.

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Agrega tu logo y nombre comercial a tu factura electrónica

Si optas por usar la plataforma del SAT para generar tus facturas electrónicas y lo que buscas es darles una mayor formalidad, te tenemos buenas noticias, ya que ésta permite que agregues, sin costo alguno, tu nombre comercial.

Lo anterior suena genial, pero lo primero que debes de saber es que hay tres tipos de facturas, las cuales desglosamos, para que elijas la que más te conviene.

1) La timbrada en el SAT, es decir, que fue emitida dentro de dicho portal de forma gratuita, sin marca comercial ni logo. Este CFDI solo cuenta con el nombre del contribuyente, los datos fiscales, el tipo de servicio o producto que se vende, cantidades desglosadas y el código QR, así como las cadenas originales del SAT.

2) La emitida por un proveedor autorizado, la cual se ve más formal, pues trae el logo de la empresa, así como su nombre comercial. Suele ser más atractiva visualmente por el diseño que tiene, lo que da una mayor confianza a quien la recibe.

Personalización de recibos de ventas, facturas y cotizaciones con QuickBooks

Por ejemplo, al utilizar el sistema de QuickBooks Online, puedes elaborar comprobantes como tus recibos de ventas, facturas y cotizaciones con un diseño personalizado, altamente profesional, y sin necesidad de especializarte como diseñador o invertir gran tiempo en la creación de plantillas, que una vez guardadas podrás usar en cualquier momento.

3) La timbrada en el SAT, pero con marca comercial. Al igual que las otras dos contiene absolutamente todos los datos fiscales, así como el código QR.

Y bueno, ya antes te explicamos cómo dar de alta una factura SAT de manera sencilla, pero ahora te daremos los pasos para que agregues tu nombre comercial.

  1. Dirígete al apartado de “Factura electrónica” y luego a “Genera tu factura”.
  2. Ingresa al portal SAT, ya sea con tu RFC y contraseña o utilizando la FIEL o e.firma.
  3. Ve al apartado de “Generación de CFDI” y llena todos los datos del emisor, que es quien expide la factura. En este caso eres tú.
  4. En la esquina superior derecha, en donde dice “Generación”, seleccionarás el primer apartado que es “Configuración de datos del emisor”.
  5. Entre los datos que deberás proporcionar se encuentran los siguientes: RFC, nombre o razón social, correo electrónico y el nombre comercial.
  6. Una vez que hayas llenado todos los apartados, recuerda seleccionar el botón de “Guardar”.
  7. Ve a la esquina superior derecha y selecciona “Generación” para dar de alta una “Nueva factura”.
  8. El procedimiento para llenar dicha factura es el mismo que explicamos antes, así que no temas, ya no tendrás que hacer nada diferente.
  9. Al final tu nombre comercial aparecerá en la parte superior de la factura SAT, con lo que tus clientes sabrán a golpe de vista de quién es el comprobante fiscal.

Verifica las facturas que emitas

En algunas ocasiones tus clientes te pedirán la verificación, además del archivo PDF y XML, de las facturas electrónicas que emitas. ¿No sabes cómo hacerlo? No te angusties. Te diremos cómo sacar dicho comprobante en unos cuantos minutitos y sin costo alguno en la plataforma del SAT.

  1. Como siempre, lo primero que debes de hacer es entrar al SAT y dar clic en el botón de “Factura electrónica” para luego seleccionar el apartado de “Verifica tus facturas”.
  2. En la página que se desplegará deberás de ingresar tres datos (folio fiscal, RFC del emisor y RFC del receptor), los cuales podrás sacar de cada CFDI.
  3. Por lo general, el folio fiscal lo hallarás en la parte superior derecha de una factura, así que cópialo con mucho cuidado y pégalo en el apartado correspondiente.
  4. Lo mismo deberás de hacer con el RFC del emisor y el RFC del receptor.
  5. Al final, deberás de dar clic en el botón de “Verificar CFDI” e inmediatamente, si todo está bien, te aparecerá la información básica de la factura SAT, así que puedes mandarlo a imprimir para que guardes la información en tu computadora, en formato PDF, o la imprimas, en caso de que así lo requieras.
  6. Por último, tendrás tres archivos derivados de tu factura: el XML, que es el cifrado, el documento en PDF, que es la vista general, y el documento verificado.

Cómo cancelar tus facturas

Si has tenido algún error de dedo o te han enviado mal un dato de la factura, no te preocupes. Cancelarla es posible siempre y cuando cumplas con ciertos requisitos.

Desde 2018, la cancelación de algunas facturas está sujeta a la aprobación de la persona a quien se le expidió el CFDI (este caso solo es aplicable a las facturas mayores a $5,000.00 pesos). Por lo que, una vez hecha tu solicitud de cancelación, el portal SAT notifica al receptor, quien podrá aceptar o cancelar la petición en un límite de 3 días hábiles o de lo contrario, automáticamente, el sistema procederá a la cancelación inmediata.

Ahora, ¿cómo cancelar una factura? Muy fácil: una vez dentro del sistema del SAT, debes ir a la opción de “Trámites”, luego a “Factura Electrónica”, posteriormente a “Consultar, Cancelar y Recuperar” y, por último, seleccionar tus CFDI emitidos de acuerdo al rango de fecha y folio fiscal. Cuando la factura en cuestión te aparezca, selecciónalo y presiona clic en “Cancelar seleccionados”.

Y, si acaso tienes alguna duda sobre si la cancelación se completó exitosamente o no, puedes realizar la verificación de facturas descrita en el apartado anterior, y ¡listo!

Algunas recomendaciones adicionales

En caso de que tengas alguna duda respecto a la información de llenado de tus facturas electrónicas en el SAT, cerciórate de verificarla con tu receptor. Esto te evitará cualquier error, aunado a la fatiga de cancelar tu factura y rehacerla.

No te olvides de ir guardando la información, una vez que completes los campos. Esto es porque puedes dejar almacenados los clientes, de modo que, si todos los meses emites una factura a su nombre, no necesitas cargar siempre los datos. Con la opción de “Cargar nuevo RFC”, puedes agendar un nuevo contacto.

¿Qué opciones hay si no quieres crear tus facturas electrónicas en el SAT?

Ahora, en caso de que, por alguna razón no quieras realizar tus facturas electrónicas en el SAT, también tienes al alcance otras alternativas de pago, muy accesibles y completas.

Quizá te preguntes, ¿por qué optar por un sistema de paga cuando se tiene el portal gratuito del SAT? Bueno, debido a que se trata de un sistema muy concurrido día a día por miles de contribuyentes, a menudo se satura y se ralentiza, provocando que los usuarios tengan que esperar, salir y entrar de nuevo, o que incluso renuncien a sus necesidades hasta nuevo aviso.

Además, una característica importante es que este portal no suele ser muy intuitivo para los usuarios, de modo que, al principio, pueden presentarse muchas dudas durante el proceso de emisión de una factura que, en teoría, no debería llevar más de 5 minutos.

Entonces, una alternativa amigable para todos los usuarios, desde los más nuevos en el ámbito de la contabilidad hasta los más experimentados, es utilizar un software de contabilidad electrónica, para amenizar los procesos administrativos y contables de cada negocio.

Ventajas de facturar en QuickBooks Online

Si quieres facilitar aún más el camino de facturación digital, puedes utilizar la herramienta de QuickBooks, la cual te permite crear facturas sin complicaciones, pues su interfaz es práctica y sencilla de usar.

Además, con QuickBooks Online puedes automatizar procesos, como guardar tus clientes frecuentes, activar recordatorios de pago, incluso algunos que se extienden más allá de la facturación electrónica, como realizar conciliaciones bancarias, controlar tus inventarios, incluso crear reportes, desde los más básicos hasta los más avanzados y personalizados a la medida de tus necesidades.

De este modo, QuickBooks es más que un facturador electrónico: se trata de un aliado para tu negocio, que te ayudará a mejorar tus controles administrativos y, con ello, ahorrar hasta 15 horas al mes, en promedio.

Activa tus recordatorios de pago

Una de las ventajas al usar QuickBooks, en comparación del sistema gratuito del SAT, consiste en enviar, automática o manualmente, recordatorios de pago a tus clientes, en caso de que tus facturas estén próximas a vencer o ya hayan vencido. De esta forma, puedes configurar tu cuenta para que estos avisos sean enviados días previos o posteriores a su vencimiento, y lo mejor de todo: no tienes que quebrarte la cabeza pensando en quién te debe, o llamando de uno en uno con el riesgo de olvidarte de alguien. Además, dichos avisos pueden ser genéricos o personalizados, según como decidas.

Si ya eres usuario de QuickBooks o estás interesado en volverte parte de esta familia, puedes consultar en este enlace el ABC para activar recordatorios de pago para tus clientes. ¡Verás qué sencillo es!

Muchos contribuyentes creen que contratar un sistema de contabilidad electrónica es costoso, y esto dependerá, por supuesto, del tipo de software que contrates y de las funciones que acoja. Sin embargo, hoy en día, casi 7 millones de empresas a nivel mundial avalan que QuickBooks es la opción más completa y accesible del mercado; te invitamos a conocer sus distintos planes y todas las herramientas que ofrece para las pequeñas y medianas empresas.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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