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Cómo hacer un complemento de pago en un facturador electrónico

8 Minutos para leer

Si te estás preguntando cómo hacer un complemento de pago en un facturador electrónico, entonces quiere decir que eres un contribuyente que está generando facturas, y que tus pagos a realizar serán en parcialidades o de manera diferida.

Pero, ¿a qué nos referimos con estos términos? Los complementos de pago se expiden luego de haber realizado una factura que ya se pagó. De este modo,  los contribuyentes llevan un mayor control de sus finanzas al momento de presentar sus informes y declaraciones en el Sistema de Administración Tributaria (SAT) y se evitan problemas.

Estas facturas de complementos de pagos se hicieron presentes en la actividad fiscal nacional el 1 de Julio del año 2017, sin embargo, esta primera versión tenía oportunidades de mejora.

Debido a ello, este complemento trajo consigo cambios, sobre todo en la forma de llenado del comprobante fiscal, y, con estas modificaciones, que ayudaron a los contribuyentes, se volvió obligatorio para todos en septiembre del año 2018.

¿Cuáles fueron las modificaciones en el complemento de pago?

Dichos cambios brindan orientación sobre la correcta forma de llenado de los CFDI, y entre los principales encontramos:

  • La inclusión de ejemplos en el llenado de los CFDI para egreso aplicable.
  • La muestra de ejemplos del Comprobante Fiscal Digital por Internet en el pago de divisas o monedas de otro país.
  • También se agregó una guía para ayudar en operaciones de cuentas a terceros.
  • Además, se hicieron cambios en la escritura de algunos campos, para que fuera de más fácil comprensión.

Las reglas que contienen toda la información y los requisitos para la creación del complemento de paso se encuentran en la Resolución Miscelanea Fiscal, en específico en los apartados 2.7.1.32 y 2.67.1.35.

Cabe destacar que el plazo para emitir este comprobante es el décimo día natural del siguiente mes en que se realizó el pago, y que es un requisito indispensable para deducir un gasto o acreditar un impuesto. Ahora que conoces un poco más de la historia de este complemento de pago, te explicamos más acerca de su función y utilidad.

¿Qué es un complemento de pago?

El complemento de pago es otro tipo de Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), como lo son las notas de crédito o los recibos de nómina, y es necesario para personas físicas y morales, siempre que hayan realizado compras a crédito. Esta es la razón por la cual efectúan el pago en un mes posterior al mes de la adquisición, y dicho comprobante servirá como constancia de acreditación de que determinada compra fue pagada y cumple cabalmente los requisitos de deducibilidad.

O sea que, al generar una factura, en el espacio donde dice “Método de pago”, debes colocar que ésta se efectuará en parcialidades o diferida, es decir, que se pagará el total en 3, 4 o 5 meses, según lo acordado con tu cliente.

¿Cómo beneficia al contribuyente el complemento de pago en un facturador electrónico?

Dentro de los principales beneficios del complemento de pago en un facturador electrónico se encuentra la facilidad con la que puedes conciliar las facturas con los pagos que hayas realizado. De esa manera, podrás detallar solo la cantidad que se paga y así identificar la factura que se liquida. También cumple con el requisito de registrar la forma de pago en cada uno de los comprobantes. Y uno de los más importantes beneficios consiste en evitar la cancelación de facturas que hayan sido pagadas con anterioridad.

Emite el complemento de pago en un facturador electrónico

Para expedir un complemento de pago aplicarás la misma información fiscal del cliente que realiza el pago, añadiendo información de la cuenta bancaria de donde se emitió el pago y la referencia de la operación bancaria, de ser posible.

Para obtenerlo, es necesario un sistema electrónico de facturación que sirva para tal efecto, puede ser el mismo con el que normalmente emites tus CFDI o, en su defecto, el sistema gratuito que ofrece la página del SAT.

Generación de complemento de pago en el servicio gratuito del SAT

Para generar el complemento de pago a través de este servicio del organismo fiscal, debes de ingresar al apartado “Capturar comprobante”. Una vez ahí, tienes que seleccionar la opción “P-Pago”, en el apartado “Tipo de factura” y, luego, ingresar el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del receptor.

Después. aparecerán los datos del comprobante donde deberás escribir el código postal, como único requisito de llenado. De manera opcional, puedes ingresar el número de serie y folio, datos que sirven para el control interno de tu empresa.

En el apartado “Concepto”, el sistema generará automáticamente los datos que debe de llevar el comprobante. En este punto es importante oprimir el botón “Siguiente”, el cual te llevará a la pestaña “Complemento”.

En esta pestaña, tienes que seleccionar la opción “Recepción de pagos”, y después el botón “Nuevo”, donde se desplegará un formulario de pago que deberás llenar con la información requerida. Una vez que completes los pasos, da clic en el botón “Agregar”.

Como paso siguiente, selecciona la pestaña “Documentos Relacionados”, para identificar el comprobante del cual se recibe el pago, este lo podrás consultar mediante el folio fiscal o a través de la fecha de emisión, Una vez que encuentras el folio, da clic en “Agregar seleccionados”.

En el cuadro de acciones selecciona el icono “Editar”, donde deberás de indicar la información de la factura que se paga, así como el número de parcialidad, es decir, el número del pago que se recibe de la factura, y una vez finalizado, da clic en ”Guardar” y “Finalizar”.

En este punto ya podrás sellar el comprobante, ingresando tus datos de acceso al SAT, como e.firma o contraseña. Una vez que valides esa información podrás descargar los archivos y guardarlos en tu dispositivo. Si tienes duda sobre esta herramienta gratuita, que el SAT puso a disposición de los contribuyentes, te invitamos a ver el video tutorial de la autoridad fiscal dando clic aquí.

Antes de hacer un complemento de pago en un facturador electrónico

Sin importar si utilizas los servicios de un facturador electrónico, como QuickBooks, o usas el sistema gratuito del SAT, para llenar el complemento de pago de forma correcta debes tener a la mano los siguientes datos:

  • Datos fiscales del cliente que realizó el pago.
  • Información de la factura objeto de pago (UID, fecha e importe).
  • Información de si el pago cubre en su totalidad el valor de la factura a la que está destinada o es un pago a cuenta.
  • El nombre del banco donde se emitió el pago.
  • El número de cuenta bancaria de donde se emitió el pago (al menos los últimos 4 dígitos).
  • El número de operación bancaria, en caso de transferencia electrónica.
  • O el número de cheque, en caso de que se haya cubierto por medio de ese instrumento.

¿Cómo uso un facturador electrónico?

De acuerdo a cada sistema de facturación, existe un método de emisión de comprobantes, y cada uno te mostrará sus protocolos o tutoriales que se pueden consultar en las páginas web de los proveedores, o incluso en sus canales de YouTube.

En el caso de QuickBooks, una vez que hayas elegido tu plan y te hayas registrado, sólo deberás acceder desde cualquier lugar que te encuentres y con cualquier dispositivo móvil, e ir a la columna izquierda para elegir la opción de “Ventas”.

Ahí, selecciona “Facturas a clientes” para que el sistema te despliegue las que hayas realizado. De estas, escoge la que necesites para generar el complemento de pago, y da clic en “Recibir pago” para que te muestre el formato donde, entre otros datos, están las transacciones o facturas pendientes de pago.

Al seleccionar la factura, ve hacia el lado superior izquierdo y da clic en la opción de la forma de pago que corresponda; si es necesario, puedes colocar un número de referencia para tu control interno.

Seguido de este paso, deberás indicar la cuenta a la que se depositará el pago y emitir un comprobante En ese momento, el sistema te arrojará un recuadro donde te indica si estás seguro de timbrar. Finalmente, el complemento se generará.

Por último, tienes la opción de enviar el comprobante por correo a tu cliente, descargar el archivo en PDF o imprimirlo.

Otra opciones con QuickBooks

Una segunda forma de generar tu complemento de pago en un facturador electrónico como QuickBooks es acceder desde el menú “Crear”, ubicado en la parte superior derecha, dar clic en la columna de “Clientes” y seleccionar “Recibir pago”, donde puedes buscar la factura a la que necesitas generar el comprobante, ya sea por el número de la factura o por el nombre del cliente, y de inmediato te llevará al formato de “Recibo de pago”.

Cabe mencionar que, si no se realiza el complemento de pago de una factura generada y pagada, puedes poner en riesgo la deducibilidad de la adquisición realizada por el cliente al que le hiciste la venta. Además, según las normas fiscales del SAT, para generar este comprobante sólo tienes 10 días naturales del mes siguiente a partir del pago. Si tienes más dudas al respecto, en QuickBooks te ofrecemos un videotutorial para que veas qué fácil es.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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